SharePoint AI: Características, limitaciones y alternativas

¿Qué es SharePoint AI?

En pocas palabras, SharePoint AI es simplemente la inteligencia artificial que Microsoft ha integrado en SharePoint. Estas capacidades provienen principalmente de servicios como SharePoint Premium, Microsoft Syntex y AI Builder. Básicamente, la gran idea con SharePoint AI es eliminar parte del trabajo tedioso de la gestión de contenido. Piensa en automatizar cosas como el manejo de documentos, facilitando mucho más encontrar lo que necesitas y, en general, haciendo que los flujos de trabajo en torno a tus archivos y datos en SharePoint funcionen de manera más fluida. Se basa en el aprendizaje automático y los modelos de lenguaje grande que son parte del mundo más amplio de la IA de Microsoft.

Lo que SharePoint AI realmente hace (y no hace)

Las características de IA de SharePoint están diseñadas para cambiar la forma en que manejamos las tareas diarias de gestión de contenido, con el objetivo de hacer las cosas más rápidas e inteligentes. Desglosaremos sus capacidades y limitaciones basadas en criterios clave.

Características y capacidades

SharePoint AI ofrece herramientas que ayudan a automatizar tareas de contenido directamente dentro de la plataforma.

El procesamiento inteligente de documentos puede extraer información específica de archivos y completar automáticamente las columnas de metadatos. Por ejemplo, las Columnas de Autocompletar pueden responder a preguntas como “¿Cuál es la categoría del documento?” o “Extraer la formación académica del candidato”, y llenar campos en tu biblioteca con esos datos. También puedes entrenar modelos para manejar documentos no estructurados como contratos o facturas, incluso si su diseño varía.

Etiquetado automatizado facilita la organización de todo sin necesidad de entrada manual. El etiquetado de imágenes aplica palabras clave basadas en lo que hay en la imagen, mientras que el etiquetado de taxonomía etiqueta documentos utilizando términos predefinidos, ayudándote a encontrar archivos más rápido y mantener tu sistema limpio.

Búsqueda mejorada utiliza IA para entender lo que realmente estás buscando y ofrece resultados más inteligentes basados en tu actividad pasada. También potencia sugerencias de contenido y recomendaciones personalizadas para que los archivos, noticias o enlaces más relevantes aparezcan primero.

Flujos de trabajo impulsados por IA utilizan datos extraídos para activar procesos automatizados. Puedes dirigir documentos como facturas basándote en su contenido, y SharePoint Advanced Management ofrece información sobre contenido envejecido o sensible que podría necesitar atención.

• Pros:
  • Integrado en el entorno de SharePoint, no se necesita configuración adicional
  • Reduce el esfuerzo manual con etiquetado, clasificación y extracción de datos
  • Utiliza herramientas de Microsoft en las que muchos equipos ya confían
• Contras:
  • La mayoría de las características avanzadas requieren licencias adicionales
  • La IA se centra solo en el contenido almacenado en SharePoint
• Conclusión general: Excelente para equipos que buscan mejorar cómo gestionan y trabajan con documentos en SharePoint. Maneja bien los flujos de trabajo de contenido interno, pero se queda corto en el apoyo más amplio o en las necesidades de automatización.

Integración estrecha, pero solo con herramientas de Microsoft

En su esencia, SharePoint AI está diseñado para trabajar con contenido almacenado en SharePoint. Se trata de documentos, listas y bibliotecas.

• Pros:
  • Integrado sin problemas dentro del ecosistema de Microsoft 365.
• Contras:
  • No está realmente configurado para capturar o hacer cosas con datos que residen en otros sistemas que son muy importantes para muchas empresas.
  • Su inteligencia se mantiene prácticamente dentro de la burbuja de SharePoint, limitando su uso con mesas de ayuda dedicadas (como Zendesk, Freshdesk o Intercom), CRM (como Salesforce) o plataformas de comercio electrónico (como Shopify o Magento).
• Conclusión general: SharePoint AI sobresale dentro del entorno de Microsoft, pero está limitado en su capacidad para integrarse profundamente o aprovechar datos de herramientas comerciales externas que no son de Microsoft.

Flexibilidad decente, pero solo hasta cierto punto

Si bien puedes entrenar modelos para tipos de documentos específicos o para extraer ciertos datos, ajustar la IA para tareas más sutiles puede ser un poco complicado.

• Pros:
  • Permite el entrenamiento de modelos para necesidades específicas de procesamiento de documentos.
  • Se pueden configurar reglas básicas para flujos de trabajo.
• Contras:
  • Construir flujos de trabajo complejos que salten a través de múltiples obstáculos y necesiten extraer datos de o hacer que las cosas sucedan en muchos sistemas diferentes puede requerir mucho código personalizado o simplemente no se sentirá tan fácil en comparación con plataformas diseñadas específicamente para automatizar cosas a través de diferentes herramientas.
  • Ajustar la IA para tareas más sutiles puede ser un desafío.
• Conclusión general: SharePoint AI ofrece una personalización moderada para el procesamiento de contenido dentro de la plataforma, pero carece de flexibilidad para flujos de trabajo complejos y transversales.

Tendrás que pagar extra por las cosas buenas

Una de las primeras cosas que probablemente notarás es que las características de IA más avanzadas no siempre están incluidas en tu plan estándar de Microsoft 365.

• Pros:
  • Las características básicas de IA pueden estar incluidas en planes estándar.
• Contras:
  • Cosas como SharePoint Syntex necesitan licencias adicionales para cada usuario (como se detalla en este artículo).
  • Este costo por usuario puede volverse bastante elevado, especialmente para empresas más grandes o cuando muchos empleados necesitan acceso a la IA.
  • Estos costos suelen ser por persona, lo que puede sumar bastante.
• Conclusión general: Si bien se incluye algo de IA básica, acceder a las características más potentes requiere licencias adicionales, potencialmente costosas, por usuario, lo que impacta la escalabilidad para equipos grandes.

Construido para la gestión de contenido, no para el soporte al cliente

SharePoint AI ayuda a gestionar el conocimiento en sí mismo – tus documentos, políticas y archivos de datos.

• Pros:
  • Excelente para equipos enfocados en mejorar la gestión interna de documentos y la búsqueda.
• Contras:
  • No actúa como un agente de IA que pueda realmente chatear con un cliente en tu sitio web.
  • No ayuda a un agente humano redactando una respuesta en un ticket de mesa de ayuda.
  • No responde instantáneamente a la pregunta de un empleado en una herramienta de chat como Slack o Teams extrayendo información de todo tipo de lugares.
  • Está más centrado en hacer que el contenido sea inteligente, no en potenciar conversaciones directas de IA para soporte.
• Conclusión general: SharePoint AI es más adecuado para mejorar los procesos internos de gestión de contenido que para potenciar interacciones directas de soporte al cliente o empleado.

Cuando necesitas más que SharePoint AI

SharePoint AI es excelente para gestionar contenido dentro de su propio espacio. Pero muchas empresas necesitan IA que vaya más allá. Eso podría significar chatear con clientes, responder preguntas de empleados a través de herramientas internas o extraer conocimiento de más de una plataforma.

eesel AI construye agentes y asistentes de IA que se conectan con SharePoint y más de 100 otras herramientas para ofrecer un soporte más amplio y flexible.

esel AI utiliza tus bibliotecas de SharePoint como una de muchas fuentes de conocimiento. Puede potenciar conversaciones en el chat de tu sitio web, plataformas de mesa de ayuda como Zendesk o Freshdesk, y herramientas internas como Slack o Microsoft Teams. En lugar de reemplazar SharePoint, trabaja con él, haciendo que ese contenido esté disponible donde las personas hagan preguntas o necesiten ayuda.

SharePoint AI vs. eesel AI: Una comparación

Veamos cómo se comparan SharePoint AI nativo y eesel AI, especialmente cuando estás pensando en usar IA para soporte y llevar conocimiento a las personas a través de todas tus diferentes herramientas comerciales.

Característica	SharePoint AI	eesel AI
Enfoque Principal	Gestión y Procesamiento de Contenido dentro de SharePoint	Agentes y Asistentes de IA para Soporte y Conocimiento
Características Clave de IA	Procesamiento de Documentos, Etiquetado, Búsqueda, Flujos de Trabajo Básicos	Automatización de Nivel 1, Triage, Borradores de Respuestas, Recuperación de Información, Acciones Personalizadas
Fuentes de Entrenamiento	Contenido dentro de SharePoint (documentos, listas)	SharePoint, etc.), Tickets Pasados
Sincronización de Conocimiento	Actualizaciones manuales para algunas características	Personalización	Moderada (entrenamiento de modelos, reglas básicas)	Capacidades de Prueba	Pruebas limitadas antes de la implementación	Alcance de Integración	Principalmente ecosistema de Microsoft 365	Mesas de Ayuda>, Colaboración>, Comercio Electrónico>, APIs Personalizadas) – Ver todas las integraciones
Modelo de Precios	Por Usuario + Complementos	Ver precios
Mejor Caso de Uso	Automatización de tareas de contenido en SharePoint	Automatización de Soporte/Q&A Interno a través de herramientas, aprovechando el conocimiento de cualquier lugar

Entonces, mientras que SharePoint AI es increíble para hacer que el contenido interior de SharePoint sea más inteligente, eesel AI está específicamente diseñado para crear agentes y asistentes de soporte de IA que pueden utilizar el conocimiento de todas tus herramientas, incluyendo SharePoint, para ayudar a clientes y empleados justo donde están.

Veredicto final

SharePoint AI definitivamente aporta algunas capacidades genuinamente útiles para automatizar tareas de gestión de contenido dentro de su propio mundo. Puede ahorrar una buena cantidad de tiempo en cosas como etiquetar, clasificar y extraer datos, haciendo que tus bibliotecas de documentos sean mucho más eficientes. Sin embargo, tiene sus límites en cuanto a costo (esas licencias por usuario para las cosas geniales pueden acumularse), su alcance es prácticamente solo el contenido interior de SharePoint, y cuán flexible es para construir flujos de trabajo complejos que abarcan muchos sistemas diferentes para soporte.

Decidir qué solución de IA tiene más sentido para ti realmente se reduce a lo que realmente necesitas que la IA haga por tu equipo. Si tu objetivo principal es automatizar tareas como clasificar documentos, extraer datos de archivos, etiquetar contenido automáticamente y mejorar la búsqueda .dentro de tus bibliotecas de SharePoint, y estás de acuerdo con los posibles costos por usuario de las licencias, entonces las funciones de IA integradas en SharePoint podrían ser justo lo que estás buscando.

Pero, si necesitas que la IA haga más que solo gestionar contenido y en su lugar hable directamente con las personas – ya sea respondiendo preguntas de clientes en tu sitio web o en tu mesa de ayuda, proporcionando información instantánea a los empleados en Slack o Teams, o incluso haciendo cosas específicas como verificar el estado de un pedido conectándose a otro sistema – entonces una plataforma de IA dedicada como eesel AI probablemente sea una opción mucho mejor. eesel AI está diseñada específicamente para estas situaciones de soporte directo y acceso al conocimiento, utilizando información de donde sea que se encuentre.

Para las empresas que necesitan agentes o asistentes de IA que puedan trabajar a través de múltiples herramientas comerciales, obtener conocimiento de todo tipo de lugares (incluyendo SharePoint, mesas de ayuda, documentos internos, ¡lo que sea!), y ofrecer muchas formas de personalizar las cosas con precios que puedes predecir, una plataforma como eesel AI ofrece una solución más completa y adaptable. También es bueno recordar que no siempre tienes que elegir solo una. Puedes usar SharePoint AI para procesar contenido dentro de SharePoint y también usar eesel AI para extraer ese conocimiento procesado de SharePoint y hacerlo disponible para un agente de IA que trabaje en tu mesa de ayuda o en tu sitio web. De esta manera, puedes utilizar las mejores partes de ambas plataformas para diferentes trabajos de IA.

Haz que tu conocimiento trabaje de manera más inteligente, en todas partes

Imagina tener IA que no solo se queda en una herramienta, sino que puede acceder y utilizar todo el conocimiento disperso a través de todas tus plataformas comerciales, rompiendo finalmente esos molestos silos de información. Eso es lo que sucede cuando conectas tu conocimiento.

eesel AI se conecta sin problemas con plataformas como SharePoint, Zendesk, Slack, y muchos otros para potenciar agentes y asistentes de IA inteligentes. Estas herramientas de IA pueden automatizar preguntas de soporte, dar respuestas instantáneas y asegurarse de que tus clientes y empleados obtengan la información que necesitan, justo cuando la necesitan, sin importar qué herramienta estén usando.

¿Listo para ver cómo eesel AI puede tomar tu base de conocimiento existente (sí, incluso tu contenido de SharePoint!) y usarlo para automatizar el soporte, aumentar la eficiencia y mejorar las cosas para todos?

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