Automatización de HubSpot: La guía definitiva para 2026

Si usted utiliza HubSpot, sabe que es un CRM sumamente potente. Y en el corazón de ese sistema se encuentra la automatización de HubSpot, el motor que se encarga de las tareas pequeñas para que usted pueda concentrarse en lo que realmente importa. Pero seamos realistas, la automatización ya no se trata solo de configurar activadores simples. Se trata de ser inteligente y escalable.

Esta guía le mostrará lo que la automatización de HubSpot puede hacer, cómo maximizar sus herramientas nativas (incluidas sus funciones de IA) y cómo puede construir un sistema que sea verdaderamente eficiente para su negocio en 2026.

¿Qué es la automatización de HubSpot?

En esencia, la automatización de HubSpot es un conjunto de herramientas diseñadas para eliminar de su lista de pendientes las tareas repetitivas de marketing, ventas y servicio. Usted establece las reglas y el sistema se pone a trabajar nutriendo prospectos, limpiando datos y ayudando a los clientes, a menudo sin que usted tenga que mover un dedo para cada pequeña acción.

Desglosemos las piezas principales con las que trabajará.

Flujos de trabajo (workflows) en la automatización de HubSpot

Los flujos de trabajo (workflows) son el evento principal en la automatización de HubSpot. Piense en ellos como una serie de comandos de tipo "si pasa esto, entonces haz aquello". Si un contacto, empresa o negocio cumple con una condición determinada (el "si"), HubSpot realiza automáticamente algo en respuesta (el "entonces"). Puede usarlos para enviar correos electrónicos de seguimiento, actualizar información de contacto, crear tareas para su equipo, y mucho más. Son increíblemente flexibles y se pueden aplicar a contactos, empresas, negocios, tickets de soporte e incluso objetos personalizados que usted haya creado.

Secuencias (sequences) en la automatización de HubSpot

Las secuencias son más bien una herramienta enfocada en las ventas. Son una serie de correos electrónicos uno a uno, basados en plantillas, y recordatorios de tareas que ayudan a sus representantes a realizar un seguimiento personal de los prospectos individuales. A diferencia de un flujo de trabajo masivo que podría enviar correos a miles de personas, un representante de ventas suele inscribir a un solo contacto a la vez en una secuencia. ¿La mejor parte? La secuencia se detiene automáticamente en el momento en que la persona responde, lo que permite que su representante intervenga y tenga una conversación humana real.

Pipeline y automatización simple de HubSpot

Más allá del potente constructor de flujos de trabajo, HubSpot tiene una automatización más simple integrada en otras herramientas. Dentro de sus pipelines (flujos de ventas) de negocios y tickets, puede configurar reglas básicas, como crear automáticamente una tarea para un gerente cuando un negocio pasa a "Cerrado ganado". También puede añadir automatizaciones simples a sus formularios y correos de marketing para activar acciones rápidas, como enviar un correo de bienvenida en cuanto alguien se suscribe.

Casos de uso principales para la automatización de HubSpot

Saber qué son las herramientas es una cosa, pero usarlas para resolver problemas reales es donde reside el valor. Aquí hay algunas automatizaciones de alto impacto que puede configurar para marcar la diferencia rápidamente.

Gestión de prospectos (leads) sin dolores de cabeza

• Calificación de prospectos (Lead Scoring): Deje de adivinar qué prospectos están listos para hablar. Puede usar la automatización de HubSpot para calificar prospectos según quiénes son y qué hacen. ¿Visitaron su página de precios? Otórgueles 10 puntos. ¿Su cargo es "Director"? Añada 5 puntos. Una vez que un prospecto alcanza una puntuación que usted haya establecido, un flujo de trabajo puede notificar automáticamente a su equipo de ventas para avisarles que tienen un cliente potencial interesado.

• Asignación de prospectos de forma rotativa (Round-Robin): Para mantener una distribución justa de los prospectos y tiempos de respuesta rápidos, puede crear un flujo de trabajo que asigne automáticamente los nuevos prospectos a sus representantes de ventas de forma rotativa. Se acabaron las asignaciones manuales o el dejar que los buenos prospectos se enfríen.

• Notificaciones internas: Mantenga a todos informados sin crear más ruido de correo electrónico. Puede crear un flujo de trabajo que envíe una notificación rápida a un canal de Slack o un correo electrónico a un gerente cada vez que un prospecto de alto valor realice una acción importante, como solicitar una demostración.

Mantenimiento de la limpieza de sus datos de contacto

• Estandarización de datos: Los datos desordenados son una receta para informes deficientes y esfuerzos desperdiciados. Un flujo de trabajo simple puede actuar como conserje para su CRM. Por ejemplo, puede tener un flujo de trabajo que analice el campo "Cargo" y lo estandarice en una propiedad de "Antigüedad laboral", convirtiendo "VP de Ventas" en "Nivel VP".

• Gestión del estado de los contactos de marketing: El precio de HubSpot se basa en parte en cuántos contactos de marketing tiene. Puede configurar una automatización para marcar contactos como "no de marketing" si sus correos rebotan varias veces o si se cancelan la suscripción. Esto mantiene su base de datos ordenada, ayuda a la entregabilidad de sus correos electrónicos y puede ahorrarle algo de dinero.

Incorporación de nuevos clientes y reactivación de los antiguos

• Serie de bienvenida: En el momento en que un negocio se marca como "Cerrado ganado", un flujo de trabajo puede entrar en acción. Puede enviar un correo electrónico de bienvenida personal del gerente de éxito del nuevo cliente, crear una lista de tareas de incorporación y registrarlos en una serie de correos que les enseñe cómo sacar el máximo provecho de su producto.

• Campañas de re-engagement (reactivación): ¿Tiene contactos que se han quedado en silencio? Puede crear un flujo de trabajo que encuentre a cualquier persona que no haya abierto un correo electrónico ni visitado su sitio en, por ejemplo, 90 días. A partir de ahí, puede inscribirlos automáticamente en una campaña de "recuperación" con una oferta especial para ver si puede despertar su interés de nuevo.

Este video proporciona una guía completa sobre los flujos de trabajo de HubSpot, lo cual es perfecto para comprender los conceptos fundamentales de la automatización de HubSpot.

Optimización de la automatización de HubSpot para escalar

Las herramientas de HubSpot son realmente excelentes para automatizar tareas que ocurren dentro de la plataforma. A medida que su negocio crece, es posible que se encuentre buscando formas de conectar el conocimiento de su empresa en todos los lugares donde reside.

HubSpot es un centro de operaciones excelente, y muchos equipos buscan tender un puente entre su potencia y las fuentes externas.

Conexión de fuentes de conocimiento externas con HubSpot

Los flujos de trabajo de HubSpot son la herramienta principal para gestionar los datos internos del CRM. Para los equipos que desean conectar esto con la documentación que se encuentra en Google Docs, wikis internas como Confluence, o datos históricos en otros sistemas de soporte, el uso de una capa de IA complementaria es una opción popular. Esto le permite aprovechar las respuestas que su equipo ya ha creado en otros lugares. Una excelente manera de hacerlo es mediante el uso de una herramienta que conecte estas fuentes dispersas, que es exactamente para lo que plataformas como eesel AI están diseñadas.

Pruebas avanzadas para flujos de trabajo de IA de HubSpot

La IA de HubSpot es una forma fantástica de comenzar con la automatización. Para las empresas que buscan construir experiencias de IA conversacional más complejas, contar con herramientas de prueba adicionales puede ser de gran ayuda. Las plataformas de IA modernas como eesel AI complementan a HubSpot permitiéndole probar las respuestas de la IA en miles de sus tickets de soporte pasados, proporcionando un pronóstico preciso del rendimiento antes de cualquier interacción con el cliente.

Extensión de la automatización de HubSpot a través de su ecosistema tecnológico

Utilizar HubSpot como su centro neurálgico para la lógica de automatización es una estrategia probada. Muchas empresas eligen extender esta inteligencia a otras plataformas, como Slack o su propio chatbot del sitio web. Un enfoque flexible implica una capa de IA como eesel AI que se conecta a sus herramientas existentes: HubSpot, Zendesk, Slack y más. Esto le permite construir su lógica una vez y luego desplegarla donde su equipo o sus clientes más la necesiten.

Ir más allá de la automatización de HubSpot con una capa de IA dedicada

Añadir una capa de IA dedicada puede ayudarle a aprovechar todo el potencial de su configuración de HubSpot al conectar todos los puntos de su empresa.

Unifique todas sus fuentes de conocimiento

Además de los datos dentro de HubSpot, herramientas como eesel AI se conectan a diversas plataformas con integraciones sencillas. Puede conectarlo a HubSpot, Zendesk, Confluence, Google Docs y muchas otras aplicaciones. La IA aprende de sus tickets pasados, artículos de ayuda, wikis internas y documentos de productos para proporcionar respuestas precisas. Incluso puede entrenarse con sus tickets históricos de HubSpot para comprender los problemas comunes de sus clientes desde el primer día.

Póngalo en marcha en minutos, con control total

Comenzar con una IA potente es un proceso directo. eesel AI está diseñada para que pueda registrarse y empezar en minutos. Usted tiene control total sobre lo que se automatiza, lo que le permite empezar poco a poco con tickets simples como restablecimientos de contraseñas y expandirse gradualmente. Además, un editor de instrucciones (prompts) le permite definir la personalidad y el tono exactos de la IA, e incluso crear acciones personalizadas, como buscar información de pedidos en Shopify.

Pruebe y mejore su automatización con datos reales

Con el modo de simulación de eesel AI, puede probar su configuración en miles de sus propios tickets pasados antes de lanzarla en vivo. Puede ver exactamente cómo habría respondido la IA a las preguntas anteriores de los clientes, dándole una imagen clara de su tasa de resolución potencial. Los informes también están diseñados para resaltar brechas en su base de conocimientos, mostrándole qué preguntas están haciendo los clientes que podrían necesitar nueva documentación.

Precios de la automatización de HubSpot

Las funciones de automatización de HubSpot se distribuyen en sus diferentes "Hubs" y niveles de precios para adaptarse a diferentes tamaños de equipo y necesidades. Para la automatización más potente, como la herramienta de flujos de trabajo, normalmente tendrá que recurrir a los planes Professional o Enterprise.

Aquí tiene un vistazo a los planes de Marketing Hub, donde se encuentran las principales herramientas de automatización.

Nivel de funcionalidad	Marketing Hub Professional	Marketing Hub Enterprise
Comienza desde	$800/mes	$3,600/mes
Asientos incluidos	3 asientos principales	5 asientos principales
Funciones clave de automatización	Automatización de marketing omnicanal, Informes personalizados, Pruebas A/B, Calificación simple de prospectos	Atribución de ingresos multi-toque, Analítica del viaje del cliente, Calificación predictiva de prospectos, Eventos personalizados
Límite de flujos de trabajo	Hasta 300 flujos de trabajo	Hasta 1,000 flujos de trabajo
Tarifa de incorporación (Onboarding)	Obligatoria, pago único de $3,000	Obligatoria, pago único de $7,000

Los precios se basan en un compromiso anual y pueden cambiar. Para obtener la información más reciente, siempre es mejor consultar la página oficial de precios de HubSpot.

Construya su automatización de HubSpot sobre la base adecuada

La automatización de HubSpot es una plataforma fantástica para agilizar su trabajo y hacer que su equipo sea más eficiente. Puede encargarse de todo, desde la rotación de prospectos hasta la limpieza de datos, ahorrando a su equipo una cantidad significativa de tiempo.

Para una IA conversacional que se nutra de todo el conjunto de conocimientos de su empresa, muchos equipos optan por añadir una capa de IA dedicada. El futuro de la automatización consiste en tener un centro inteligente que conecte todas sus herramientas y conocimientos, y HubSpot es el lugar perfecto para comenzar ese viaje.

Su próximo paso hacia una mejor automatización de HubSpot

¿Listo para ver de qué podría ser capaz realmente su automatización de HubSpot? Puede conectar HubSpot a eesel AI en solo unos minutos y ejecutar una simulación gratuita sobre sus tickets pasados para ver cuál podría ser su tasa de resolución. No se necesitan desarrolladores.

Pruebe eesel AI gratis.