HubSpot-Automatisierung: Der ultimative Leitfaden für 2026

Wenn Sie HubSpot nutzen, wissen Sie, dass es ein Kraftpaket von einem CRM (Customer-Relationship-Management) ist. Und das Herzstück dieses Systems ist die HubSpot-Automatisierung – der Motor, der die kleinen Dinge erledigt, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Aber seien wir ehrlich: Bei der Automatisierung geht es heutzutage nicht mehr nur um das Einrichten einfacher Trigger. Es geht darum, intelligent und skalierbar zu sein.

Dieser Leitfaden führt Sie durch das, was die HubSpot-Automatisierung leisten kann, wie Sie die nativen Tools (einschließlich der KI-Funktionen) maximieren und wie Sie ein System aufbauen können, das im Jahr 2026 für Ihr Unternehmen wirklich effizient ist.

Was ist HubSpot-Automatisierung?

Im Kern ist die HubSpot-Automatisierung eine Reihe von Tools, die darauf ausgelegt sind, Ihnen wiederkehrende Marketing-, Vertriebs- und Serviceaufgaben abzunehmen. Sie legen die Regeln fest, und das System macht sich an die Arbeit: Leads pflegen, Daten bereinigen und Kunden helfen – oft ohne dass Sie für jede Kleinigkeit einen Finger rühren müssen.

Lassen Sie uns die wichtigsten Bestandteile aufschlüsseln, mit denen Sie arbeiten werden.

Workflows in der HubSpot-Automatisierung

Workflows sind das Hauptereignis in der HubSpot-Automatisierung. Stellen Sie sich diese als eine Reihe von „Wenn dies, dann das“-Befehlen vor. Wenn ein Kontakt, ein Unternehmen oder ein Deal eine bestimmte Bedingung erfüllt (das „Wenn“), führt HubSpot automatisch eine entsprechende Reaktion aus (das „Das“). Sie können sie nutzen, um Follow-up-E-Mails zu senden, Kontaktinformationen zu aktualisieren, Aufgaben für Ihr Team zu erstellen und vieles mehr. Sie sind unglaublich flexibel und können auf Kontakte, Unternehmen, Deals, Support-Tickets und sogar auf von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Objekte (Custom Objects) angewendet werden.

Sequenzen in der HubSpot-Automatisierung

Sequenzen sind eher ein vertriebsorientiertes Werkzeug. Es handelt sich dabei um eine Reihe von Eins-zu-eins-E-Mails auf Vorlagenbasis und Aufgabenerinnerungen, die Ihren Vertriebsmitarbeitern helfen, individuell bei einzelnen Leads nachzufassen. Im Gegensatz zu einem großen Workflow, der Tausende von Menschen per E-Mail anschreiben könnte, schreibt ein Vertriebsmitarbeiter normalerweise nur einen Kontakt nach dem anderen in eine Sequenz ein. Das Beste daran? Die Sequenz stoppt automatisch in der Sekunde, in der die Person antwortet, sodass Ihr Mitarbeiter direkt einsteigen und ein echtes menschliches Gespräch führen kann.

Pipeline und einfache HubSpot-Automatisierung

Über den leistungsstarken Workflow-Editor hinaus bietet HubSpot einfachere Automatisierungen, die direkt in andere Tools integriert sind. Innerhalb Ihrer Deal- und Ticket-Pipelines können Sie grundlegende Regeln festlegen, wie zum Beispiel das automatische Erstellen einer Aufgabe für einen Manager, wenn ein Deal in den Status „Abgeschlossen und gewonnen“ (Closed Won) verschoben wird. Sie können auch einfache Automatisierungen zu Ihren Formularen und Marketing-E-Mails hinzufügen, um schnelle Aktionen auszulösen, wie das Versenden einer Willkommens-E-Mail, sobald sich jemand anmeldet.

Zentrale Anwendungsfälle für die HubSpot-Automatisierung

Zu wissen, was die Tools sind, ist die eine Sache, aber sie zur Lösung echter Probleme einzusetzen, ist der Punkt, an dem der eigentliche Wert liegt. Hier sind einige hochwirksame Automatisierungen, die Sie einrichten können, um ziemlich schnell einen Unterschied zu machen.

Leads ohne Kopfschmerzen verwalten

• Lead-Scoring: Hören Sie auf zu raten, welche Leads bereit für ein Gespräch sind. Sie können die HubSpot-Automatisierung nutzen, um Leads basierend darauf zu bewerten (Score), wer sie sind und was sie tun. Haben sie Ihre Preisseite besucht? Geben Sie ihnen 10 Punkte. Lautet ihre Jobbezeichnung „Direktor“? Fügen Sie 5 Punkte hinzu. Sobald ein Lead eine von Ihnen festgelegte Punktzahl erreicht, kann ein Workflow automatisch Ihr Vertriebsteam benachrichtigen, dass ein heißer Interessent bereitsteht.

• Round-Robin-Lead-Zuweisung: Um die Lead-Verteilung fair und die Antwortzeiten kurz zu halten, können Sie einen Workflow erstellen, der neue Leads automatisch rotierend Ihren Vertriebsmitarbeitern zuweist. Keine manuellen Zuweisungen mehr und kein Risiko, dass gute Leads kalt werden.

• Interne Benachrichtigungen: Halten Sie alle auf dem Laufenden, ohne noch mehr E-Mail-Rauschen zu erzeugen. Sie können einen Workflow erstellen, der eine kurze Benachrichtigung an einen Slack-Kanal oder eine E-Mail an einen Manager sendet, wann immer ein wertvoller Lead etwas Wichtiges tut, wie zum Beispiel eine Demo anzufordern.

Ihre Kontaktdaten sauber halten

• Standardisierung von Daten: Unordentliche Daten sind ein Rezept für schlechte Berichte und verschwendete Mühe. Ein einfacher Workflow kann als Hausmeister für Ihr CRM fungieren. Sie können beispielsweise einen Workflow haben, der das Feld „Jobbezeichnung“ prüft und es in einer Eigenschaft „Hierarchieebene“ standardisiert, indem er zum Beispiel „VP of Sales“ in „VP-Ebene“ umwandelt.

• Verwaltung des Marketingkontakt-Status: Die Preisgestaltung von HubSpot basiert teilweise darauf, wie viele Marketingkontakte Sie haben. Sie können eine Automatisierung einrichten, um Kontakte als „Nicht-Marketing-Kontakte“ zu markieren, wenn deren E-Mails mehrfach unzustellbar (Bounce) sind oder wenn sie sich abmelden. Das hält Ihre Datenbank ordentlich, verbessert Ihre E-Mail-Zustellbarkeit und kann Ihnen Geld sparen.

Onboarding neuer Kunden und Reaktivierung ehemaliger Kunden

• Willkommens-Serie: In dem Moment, in dem ein Deal als „Abgeschlossen und gewonnen“ markiert wird, kann ein Workflow in Aktion treten. Er kann eine persönliche Willkommens-E-Mail vom neuen Customer Success Manager senden, eine Checkliste mit Onboarding-Aufgaben erstellen und den Kunden in eine E-Mail-Serie einschreiben, die erklärt, wie er das Beste aus Ihrem Produkt herausholt.

• Reaktivierungskampagnen: Haben Sie Kontakte, von denen Sie länger nichts gehört haben? Sie können einen Workflow erstellen, der jeden findet, der beispielsweise seit 90 Tagen keine E-Mail geöffnet oder Ihre Website nicht besucht hat. Von dort aus können Sie sie automatisch in eine „Win-Back“-Kampagne (Rückgewinnungskampagne) mit einem speziellen Angebot einschreiben, um zu sehen, ob Sie ihr Interesse neu wecken können.

Dieses Video bietet einen kompletten Leitfaden zu HubSpot-Workflows, der perfekt geeignet ist, um die Kernkonzepte der HubSpot-Automatisierung zu verstehen.

Optimierung der HubSpot-Automatisierung für Skalierbarkeit

Die Tools von HubSpot sind wirklich großartig, um Aufgaben zu automatisieren, die innerhalb der Plattform stattfinden. Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Sie vielleicht nach Wegen suchen, das Wissen Ihres Unternehmens über alle Orte hinweg zu vernetzen, an denen es gespeichert ist.

HubSpot ist eine exzellente zentrale Anlaufstelle, und viele Teams versuchen, dessen Leistung mit externen Quellen zu verknüpfen.

Anbindung externer Wissensquellen an HubSpot

HubSpot-Workflows sind ein primäres Werkzeug zur Verwaltung interner CRM-Daten. Für Teams, die dies mit Dokumentationen in Google Docs, internen Wikis wie Confluence oder historischen Daten in anderen Support-Systemen verbinden möchten, ist die Nutzung einer ergänzenden KI-Ebene eine beliebte Wahl. Dies ermöglicht es Ihnen, die Antworten zu nutzen, die Ihr Team bereits an anderen Stellen erstellt hat. Ein hervorragender Weg dies zu tun ist die Verwendung eines Tools, das diese verstreuten Quellen verbindet – genau dafür sind Plattformen wie eesel AI konzipiert.

Fortgeschrittenes Testen für HubSpot-KI-Workflows

Die KI von HubSpot ist ein fantastischer Weg, um mit der Automatisierung zu beginnen. Für Unternehmen, die komplexere konversationsbasierte KI-Erlebnisse (Conversational AI) aufbauen möchten, können zusätzliche Test-Tools hilfreich sein. Moderne KI-Plattformen wie eesel AI ergänzen HubSpot, indem sie es Ihnen ermöglichen, KI-Antworten anhand von Tausenden Ihrer vergangenen Support-Tickets zu testen. Dies liefert eine präzise Prognose der Leistung vor jeder echten Kundeninteraktion.

Erweiterung der HubSpot-Automatisierung über Ihren gesamten Tech-Stack

Die Nutzung von HubSpot als zentraler Knotenpunkt für Ihre Automatisierungslogik ist eine bewährte Strategie. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, diese Intelligenz auf andere Plattformen wie Slack oder ihren eigenen Website-Chatbot auszuweiten. Ein flexibler Ansatz beinhaltet eine KI-Ebene wie eesel AI, die sich in Ihre bestehenden Tools einklinkt: HubSpot, Zendesk, Slack und mehr. So können Sie Ihre Logik einmal aufbauen und sie dann überall dort einsetzen, wo Ihr Team oder Ihre Kunden sie am dringendsten benötigen.

Über die HubSpot-Automatisierung hinausgehen mit einer dedizierten KI-Ebene

Das Hinzufügen einer dedizierten KI-Ebene kann Ihnen helfen, das volle Potenzial Ihres HubSpot-Setups auszuschöpfen, indem alle Wissenspunkte in Ihrem Unternehmen miteinander verknüpft werden.

Vereinheitlichen Sie all Ihre Wissensquellen

Zusätzlich zu den Daten innerhalb von HubSpot lassen sich Tools wie eesel AI über einfache Integrationen mit verschiedenen Plattformen verbinden. Sie können es an HubSpot, Zendesk, Confluence, Google Docs und viele andere Apps anbinden. Die KI lernt aus Ihren vergangenen Tickets, Hilfeartikeln, internen Wikis und Produktdokumenten, um präzise Antworten zu liefern. Sie kann sogar auf Basis Ihrer historischen HubSpot-Tickets trainiert werden, um die häufigsten Probleme Ihrer Kunden vom ersten Tag an zu verstehen.

In wenigen Minuten einsatzbereit, bei voller Kontrolle

Der Einstieg in leistungsstarke KI ist ein unkomplizierter Prozess. eesel AI ist so konzipiert, dass Sie sich anmelden und innerhalb von Minuten loslegen können. Sie haben die vollständige Kontrolle darüber, was automatisiert wird. Das erlaubt Ihnen, klein mit einfachen Tickets wie Passwort-Resets zu beginnen und die Automatisierung schrittweise auszuweiten. Zudem können Sie mit einem Prompt-Editor die genaue Persona und Tonalität der KI definieren und sogar benutzerdefinierte Aktionen erstellen, wie zum Beispiel das Nachschlagen von Bestellinformationen in Shopify.

Testen und verbessern Sie Ihre Automatisierung mit echten Daten

Mit dem Simulationsmodus von eesel AI können Sie Ihr Setup an Tausenden Ihrer eigenen vergangenen Tickets testen, bevor Sie live gehen. Sie sehen genau, wie die KI auf frühere Kundenfragen geantwortet hätte, was Ihnen ein klares Bild Ihrer potenziellen Lösungsquote vermittelt. Das Reporting ist zudem darauf ausgelegt, Lücken in Ihrer Wissensdatenbank aufzuzeigen. Es wird sichtbar, welche Fragen Kunden stellen, für die möglicherweise eine neue Dokumentation erforderlich ist.

Preise für die HubSpot-Automatisierung

Die Funktionen der HubSpot-Automatisierung sind über die verschiedenen „Hubs“ und Preisstufen verteilt, um unterschiedlichen Teamgrößen und Anforderungen gerecht zu werden. Für die leistungsstärkste Automatisierung, wie das Workflow-Tool, werden Sie in der Regel die Professional- oder Enterprise-Pläne benötigen.

Hier ist ein Blick auf die Marketing-Hub-Pläne, in denen die wichtigsten Automatisierungswerkzeuge zu finden sind.

Funktionsebene	Marketing Hub Professional	Marketing Hub Enterprise
Ab	800 $/Monat	3.600 $/Monat
Enthaltene Lizenzen	3 Core Seats	5 Core Seats
Wichtigste Automatisierungsfunktionen	Omni-Channel-Marketing-Automatisierung, Benutzerdefiniertes Reporting, A/B-Testing, Einfaches Lead-Scoring	Multi-Touch-Umsatzattributionsberichte, Customer Journey Analytics, Prädiktives Lead-Scoring, Benutzerdefinierte Events
Workflow-Limit	Bis zu 300 Workflows	Bis zu 1.000 Workflows
Onboarding-Gebühr	Erforderlich, einmalig 3.000 $	Erforderlich, einmalig 7.000 $

Die Preise basieren auf einer jährlichen Verpflichtung und können sich ändern. Für die aktuellsten Informationen ist es immer am besten, die offizielle HubSpot-Preisseite zu besuchen.

Bauen Sie Ihre HubSpot-Automatisierung auf dem richtigen Fundament auf

Die HubSpot-Automatisierung ist eine fantastische Plattform, um Ihre Arbeit zu optimieren und Ihr Team effizienter zu machen. Sie kann alles übernehmen, von der Lead-Rotation bis zur Datenbereinigung, und spart Ihrem Team so eine beträchtliche Menge an Zeit.

Für eine konversationsbasierte KI, die auf den gesamten Wissenspool Ihres Unternehmens zugreift, entscheiden sich viele Teams für eine zusätzliche dedizierte KI-Ebene. Die Zukunft der Automatisierung liegt in einem intelligenten Knotenpunkt, der all Ihre Tools und Ihr Wissen verbindet – und HubSpot ist der perfekte Ort, um diese Reise zu beginnen.

Ihr nächster Schritt zu einer besseren HubSpot-Automatisierung

Sind Sie bereit zu sehen, wozu Ihre HubSpot-Automatisierung wirklich fähig sein könnte? Sie können HubSpot in nur wenigen Minuten mit eesel AI verbinden und eine kostenlose Simulation Ihrer vergangenen Tickets durchführen, um zu sehen, wie hoch Ihre Lösungsquote sein könnte. Es sind keine Entwickler erforderlich.

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