¿Cómo se sincronizan los resúmenes de Thena AI con HubSpot? Una visión completa

Intentar que todos sus equipos orientados al cliente estén en la misma sintonía puede parecer una batalla constante. Cuando su equipo de soporte gestiona conversaciones en Slack y su equipo de ventas vive en HubSpot, es fácil que el contexto importante se pierda en el camino. Es por eso que sincronizar los chats de soporte en un CRM es un objetivo tan común, especialmente para los equipos B2B. Esto permite que todos tengan una visión más clara de la relación completa con el cliente.

Herramientas como Thena AI prometen cerrar esta brecha sincronizando los resúmenes de las conversaciones de Slack directamente en sus registros de HubSpot. Pero, ¿cómo funciona eso realmente? ¿Qué información se transfiere, cuáles son las consideraciones principales y existe una manera de mejorar aún más su flujo de trabajo de soporte dentro de su CRM?

Esta guía le explicará exactamente cómo funciona la sincronización de resúmenes de Thena AI. Analizaremos qué es lo que hace bien, cómo funcionan sus actualizaciones programadas y exploraremos cómo se ve un enfoque de IA más profundamente conectado para un equipo de soporte moderno.

Entendiendo las herramientas involucradas

Antes de entrar en los detalles de la sincronización, hagamos una breve introducción a las dos plataformas de las que estamos hablando.

¿Qué es Thena AI?

Thena AI es una plataforma de atención al cliente diseñada para ayudar a las empresas B2B a gestionar las conversaciones que ocurren en lugares como Slack y el correo electrónico. Su propósito principal es organizar esos chats no estructurados en tickets que usted pueda rastrear, ayudarle a construir una base de conocimientos (knowledge base) y utilizar la IA para que el proceso de soporte sea un poco más fluido.

¿Qué es HubSpot?

Probablemente ya haya oído hablar de HubSpot. Es la plataforma CRM líder en la industria para innumerables empresas, ayudándolas a gestionar todo, desde el marketing y las ventas hasta el servicio al cliente. En su esencia, HubSpot es un ecosistema maduro y confiable diseñado para crear una línea de tiempo única y unificada de cada interacción que un cliente tiene con su empresa.

La pregunta principal: ¿Cómo se sincronizan los resúmenes de Thena AI con HubSpot?

Muy bien, vayamos al grano. Usted tiene conversaciones importantes con clientes en Slack y necesita que ese contexto esté disponible en HubSpot. ¿Cómo establece Thena AI esa conexión? Todo el proceso gira en torno a su IA que genera resúmenes y luego los envía a HubSpot como notas históricas confiables.

Cómo funciona el proceso de sincronización

Así es como funciona. La IA de Thena monitorea las conversaciones de Slack que usted mantiene con cuentas de clientes específicas. Luego, basándose en un horario que usted elija, agrupa esos chats y crea un resumen. El punto clave aquí es que esto ocurre como una actualización programada para mantener su CRM organizado.

• Diariamente: Se crea un resumen a las 00:00 UTC, que cubre todos los chats del día anterior.

• Semanalmente: Se crea un resumen cada lunes a las 00:00 UTC para toda la semana anterior.

• Mensualmente: El primer día del mes, se crea un resumen del mes que acaba de terminar.

Una vez que el resumen está listo, Thena lo envía a HubSpot, donde aparece como una Nota en los registros relacionados de Empresa (Company) y Negocio (Deal). Un detalle útil: estos resúmenes solo se adjuntan a los negocios que están en una etapa activa del pipeline. Esto asegura que sus registros de negocios activos en HubSpot se mantengan relevantes y actualizados.

graph TD
    A[Conversación de Slack] --> B{Thena AI supervisa};
    B --> C[Generación programada de resúmenes (diaria, semanal o mensual)];
    C --> D{Envío a HubSpot};
    D --> E[El resumen aparece como una nota en el registro de Empresa/Negocio];

¿Qué contiene el resumen?

Los resúmenes son más que un simple bloque de texto. La IA de Thena extrae información estructurada para proporcionar un contexto útil dentro del feed de actividad de HubSpot.

Campo	Descripción
Título de IA	Un titular corto generado por IA para el resumen.
Resumen de IA	El desglose detallado de lo que se discutió.
Etiquetas de IA	Palabras clave que la IA extrajo de la conversación.
Participantes	Los nombres de todos los involucrados en el hilo de Slack.
Sentimiento	La mejor estimación de la IA sobre el tono de la conversación.
Elementos de acción	Cualquier tarea específica o pasos a seguir que se mencionaron.

Configuración de la conexión

Para que todo esto funcione, necesitará realizar una pequeña configuración y tener acceso de administrador en HubSpot. Instalará la aplicación desde su panel de Thena, pasará por el proceso estándar de autenticación de HubSpot y luego ajustará la configuración. El paso principal es encontrar y activar el interruptor de "AI Summary Generation" para iniciar el proceso. Es una configuración sencilla que aprovecha el mercado seguro de HubSpot.

Más allá de la sincronización de resúmenes: La integración completa

La integración hace un poco más que solo sincronizar resúmenes, y es bueno entender cómo complementa su entorno de HubSpot.

Funciones principales de sincronización de datos

Además de las notas generadas por IA, la integración gestiona otras sincronizaciones de datos básicas.

• Sincronización de Contactos y Empresas: Thena puede extraer sus datos de contactos y empresas de HubSpot, y usted puede mapear campos personalizados para asegurarse de que la información correcta llegue al lugar adecuado.

• Sincronización Filtrada: Puede crear reglas para controlar qué contactos o empresas se sincronizan, lo que le da cierto control sobre qué datos se mueven entre los sistemas.

• Mapeo de Roles: Thena le permite mapear roles internos, como "Propietario de la cuenta", a los campos de usuario correctos en HubSpot para que la propiedad quede clara.

Consideraciones para la sincronización unidireccional

Aunque tener resúmenes en su CRM es una excelente manera de mantener la visibilidad, es útil entender el flujo de trabajo específico que admite esta integración.

• Registro histórico: La información fluye principalmente en una dirección: de Thena hacia HubSpot. Esto significa que la integración actúa como una potente herramienta de registro. Aunque no puede entrar y responder al hilo original de Slack directamente desde la nota de HubSpot, proporciona un registro coherente de lo que se discutió para sus equipos de ventas y cuentas.

• Actualizaciones programadas: La sincronización se ejecuta según un horario, que puede ser cada 4, 8, 12 o incluso 24 horas. Este enfoque está diseñado para informes detallados en lugar de chats en tiempo real. Asegura que HubSpot siga siendo un sistema de registro (system of record) estable donde la información se consolida periódicamente.

• Registros estáticos confiables: El resumen de IA es una "Nota" en el feed de actividad, creando una instantánea permanente de la interacción. Esto es útil para pistas de auditoría y seguimiento de cuentas a largo plazo, sirviendo como una base sólida para el contexto histórico de su equipo.

Una opción complementaria: Acciones en tiempo real

Los resúmenes estáticos son excelentes para mantener registros, y pueden ser aún más efectivos cuando se combinan con herramientas que ayudan a los agentes a resolver problemas en tiempo real. La verdadera promesa de la IA en la atención al cliente consiste tanto en registrar el historial en HubSpot como en tomar medidas inmediatas para el cliente.

Qué puede usar como un agente de IA integrado

Muchos equipos buscan herramientas que actúen como un asistente en tiempo real, trabajando junto con los robustos datos que ya están en sus registros de HubSpot. Aquí es donde una herramienta como eesel AI puede complementar su flujo de trabajo. En lugar de solo proporcionar resúmenes diferidos, eesel AI trabaja dentro de su entorno de soporte para brindar ayuda instantánea y procesable.

• Implementación rápida: Puede conectar su centro de ayuda con unos pocos clics y tener un agente de IA (AI agent) funcionando en minutos. Está diseñado para ser una plataforma de autoservicio que le permite ponerse en marcha rápidamente.

• Conocimiento unificado de la empresa: Mientras que los resúmenes se basan en chats de Slack, eesel AI puede conectarse a todo, desde sus tickets de soporte pasados hasta wikis internos en Confluence y guías compartidas en Google Docs. Esto proporciona una amplia gama de contexto que complementa sus datos de HubSpot.

De los registros a los flujos de trabajo activos

Repasemos un escenario común de soporte para ver cómo estas herramientas trabajan juntas.

Con Thena, usted obtiene una nota confiable en HubSpot que proporciona contexto histórico para sus gerentes de cuenta. Es una excelente manera de asegurar que el equipo de ventas esté al tanto de lo que sucedió en la trayectoria de soporte de un cliente.

Con una herramienta complementaria como eesel AI, puede añadir una capa de tiempo real a este flujo de trabajo:

1. El agente de IA ve inmediatamente la pregunta del cliente sobre un pedido.

2. Utiliza una acción personalizada segura para buscar el estado del pedido directamente desde su tienda de Shopify u otro sistema interno.

3. Luego, redacta una respuesta perfecta y precisa para que un agente humano la apruebe o, si lo ha configurado así, resuelve el ticket instantáneamente.

4. Mientras hace eso, también puede etiquetar el ticket, manteniendo su mesa de servicio de HubSpot organizada y limpia.

Esta combinación le permite tener tanto un sistema de registro maduro en HubSpot como una capa de automatización activa e inteligente para realizar el trabajo.

Comparación de precios: Thena AI vs. eesel AI

El costo siempre es parte de la conversación, y ambas plataformas ofrecen diferentes enfoques para adaptarse a las necesidades de su equipo.

Precios de Thena AI

Thena utiliza un modelo de precios estándar por usuario al mes.

• Gratis (Free): Bueno para hasta 10 usuarios y 1,000 tickets/mes, con funciones esenciales.

• Estándar (Standard): Comienza en $79/usuario/mes (con facturación anual), que añade funciones de IA y chat web.

• Enterprise: $119/usuario/mes (facturación anual) para soporte avanzado como Microsoft Teams.

Precios de eesel AI

Los precios de eesel AI se basan en las interacciones de la IA en lugar del número de usuarios, lo que algunos equipos prefieren para la escalabilidad.

• Team: Comienza en $239/mes (facturación anual) e incluye hasta 3 bots y 1,000 interacciones de IA.

• Business: Comienza en $639/mes (facturación anual) para bots ilimitados, 3,000 interacciones de IA y funciones como entrenamiento con tickets pasados y acciones de API personalizadas.

Este modelo está diseñado para ser predecible, escalando con su uso real de la IA en lugar de con su número de empleados.

De la sincronización de resúmenes a la verdadera automatización

Entonces, ¿cómo se sincronizan los resúmenes de Thena AI con HubSpot? Proporcionan una copia programada y unidireccional de notas generadas por IA en su CRM. Es una forma confiable de registrar el historial de conversaciones para que sus equipos de ventas y cuentas puedan revisarlo dentro de la potente interfaz de HubSpot.

Para los equipos de soporte que desean maximizar las capacidades de HubSpot, añadir automatización en tiempo real puede marcar la diferencia. El soporte al cliente moderno consiste tanto en mantener un sistema de registro sólido como en resolver los problemas en el momento en que ocurren.

El verdadero valor de la IA reside en combinar estos dos enfoques. Si su equipo busca registrar conversaciones mientras también responde preguntas comunes automáticamente y ofrece respuestas instantáneas a los agentes, puede construir un ecosistema muy potente aprovechando el entorno de HubSpot.

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