Como os resumos da Thena AI sincronizam com o HubSpot? Uma visão geral completa

Tentar manter todas as suas equipas de contacto com o cliente na mesma página pode parecer uma batalha constante. Quando a sua equipa de suporte está a gerir conversas no Slack e a sua equipa de vendas vive no HubSpot, é fácil que o contexto importante se perca na comunicação. É por isso que sincronizar as conversas de suporte para um CRM é um objetivo tão comum, especialmente para equipas B2B. Dá a todos uma visão mais clara de toda a relação com o cliente.

Ferramentas como a Thena AI prometem preencher esta lacuna, sincronizando resumos de conversas do Slack diretamente para os seus registos do HubSpot. Mas como é que isso realmente funciona? Que informação é transferida, quais são os pontos cegos e, honestamente, existe uma forma melhor de ligar o seu fluxo de trabalho de suporte ao seu CRM?

Este guia irá explicar-lhe exatamente como funciona a sincronização de resumos da Thena AI. Vamos analisar o que faz bem, onde falha e explorar como seria uma abordagem de IA mais profundamente conectada para uma equipa de suporte moderna.

Compreender as ferramentas envolvidas

Antes de entrarmos nos pormenores da sincronização, vamos fazer uma breve introdução às duas plataformas de que estamos a falar.

O que é a Thena AI?

A Thena AI é uma plataforma de suporte ao cliente concebida para ajudar empresas B2B a gerir conversas que ocorrem em locais como o Slack e o e-mail. O seu principal objetivo é organizar essas conversas não estruturadas em tickets que pode realmente acompanhar, ajudá-lo a construir uma base de conhecimento e usar IA para tornar o processo de suporte um pouco mais suave.

O que é o HubSpot?

Provavelmente já ouviu falar do HubSpot. É a plataforma de CRM de eleição para inúmeras empresas, ajudando-as a gerir tudo, desde marketing e vendas a serviço de apoio ao cliente. No seu cerne, o HubSpot visa criar uma única linha do tempo unificada de cada interação que um cliente tem com a sua empresa.

A questão principal: Como é que os resumos da Thena AI se sincronizam com o HubSpot?

Muito bem, vamos ao que interessa. Tem conversas importantes com clientes no Slack e precisa desse contexto disponível no HubSpot. Como é que a Thena AI faz a ligação? Todo o processo gira em torno da sua IA a gerar resumos e, em seguida, a enviá-los para o HubSpot como notas estáticas.

Como funciona o processo de sincronização

Funciona assim. A IA da Thena monitoriza as conversas que tem no Slack com contas de clientes específicas. Depois, com base num agendamento que escolher, agrupa essas conversas e cria um resumo. O ponto-chave a saber aqui é que isto não acontece em tempo real. Acontece com um atraso.

• Diariamente: É criado um resumo às 00:00 UTC, cobrindo todas as conversas do dia anterior.

• Semanalmente: É criado um resumo todas as segundas-feiras às 00:00 UTC para toda a semana anterior.

• Mensalmente: No primeiro dia do mês, é criado um resumo para o mês que acabou de terminar.

Assim que um resumo está pronto, a Thena envia-o para o HubSpot, onde aparece como uma Nota nos registos de Empresa e Negócio relacionados. Um pequeno mas importante detalhe: estes resumos só são anexados a negócios que estão numa fase ativa do pipeline. Não aparecerão em negócios que já estejam marcados como "Fechado ganho" ou "Fechado perdido".

O que contém o resumo?

Os resumos são mais do que apenas um bloco de texto. A IA da Thena tenta extrair informações estruturadas para lhe dar um pouco mais de contexto rapidamente.

Campo	Descrição
Título IA	Um título curto, gerado por IA, para o resumo.
Resumo IA	A descrição detalhada do que foi discutido.
Etiquetas IA	Palavras-chave que a IA selecionou da conversa.
Participantes	Os nomes de todos os envolvidos na thread do Slack.
Sentimento	A melhor estimativa da IA sobre o tom da conversa.
Itens de Ação	Quaisquer tarefas específicas ou próximos passos que foram mencionados.

Configurar a ligação

Para pôr tudo isto a funcionar, terá de fazer alguma configuração e ter acesso de administrador no HubSpot. Irá instalar a aplicação a partir do seu painel de controlo da Thena, passar pelo processo de autenticação padrão do HubSpot e, em seguida, ajustar as definições. O passo principal é encontrar e ativar o botão "AI Summary Generation" para iniciar o processo. É uma configuração exequível, mas não exatamente um processo de um clique.

Para além das sincronizações de resumos: A integração completa

A integração faz um pouco mais do que apenas sincronizar resumos, e é bom compreender o quadro completo para ver onde estão as lacunas.

Funcionalidades principais de sincronização de dados

Além das notas geradas por IA, a integração lida com alguma outra sincronização de dados básicos.

• Sincronização de Contactos e Empresas: A Thena pode extrair os seus dados de contacto e empresa do HubSpot, e pode mapear campos personalizados para garantir que a informação certa vai para o lugar certo.

• Sincronização Filtrada: Pode criar regras para controlar que contactos ou empresas são sincronizados, dando-lhe algum controlo sobre que dados se movem entre os sistemas.

• Mapeamento de Funções: A Thena permite-lhe mapear funções internas, como "Proprietário da Conta", para os campos de utilizador corretos no HubSpot, para que a propriedade se mantenha clara.

Desvantagens da sincronização unidirecional

Embora ter resumos no seu CRM pareça útil, a forma como esta integração é construída cria alguns problemas reais para as equipas de suporte que precisam de ser rápidas.

• É uma rua de sentido único: A informação flui maioritariamente numa direção: da Thena para o HubSpot. Como um utilizador observou numa avaliação no HubSpot App Marketplace, a integração não tem uma verdadeira sincronização bidirecional. Isto significa que o seu agente de suporte no HubSpot pode ler um resumo de uma conversa no Slack, mas não pode intervir e responder à thread original de onde está. É mais uma ferramenta de registo do que uma verdadeira ponte de comunicação.

• Os seus dados estão sempre a tentar recuperar o atraso: A sincronização é executada com base num agendamento, que pode ser a cada 4, 8, 12 ou até 24 horas. No mundo do suporte ao cliente, um atraso de 24 horas é uma eternidade. A informação que os seus gestores de conta estão a ver no HubSpot pode ter um dia inteiro de atraso. Se um cliente tem um problema urgente, uma nota de resumo que aparece amanhã não o ajuda a resolvê-lo hoje.

• A informação é estática: O resumo da IA é apenas uma "Nota" no feed de atividades. É um instantâneo congelado no tempo. Não é atualizado se a conversa continuar, e não pode usá-lo para iniciar quaisquer fluxos de trabalho ou automações em tempo real no HubSpot. É um registo do que aconteceu, não uma ferramenta para o ajudar a agir sobre isso agora.

Uma alternativa melhor: Ações em tempo real

Resumos estáticos são bons para manter registos, mas não ajudam os seus agentes a resolver problemas mais rapidamente ou a automatizar tarefas repetitivas. A verdadeira promessa da IA no suporte ao cliente não é apenas sobre escrever notas; é sobre tomar ações.

O que realmente precisa é de um agente de IA integrado

A ferramenta de IA ideal não se limita a registar dados a posteriori. Deve atuar como um assistente em tempo real, trabalhando dentro das ferramentas em que a sua equipa já confia. Esta é toda a ideia por trás do eesel AI. Em vez de apenas enviar resumos atrasados, o eesel AI funciona diretamente no seu helpdesk para fornecer ajuda instantânea e acionável.

• Comece a funcionar em minutos, não em meses: Esqueça o agendamento de demonstrações e as longas chamadas de onboarding. Com o eesel AI, liga o seu helpdesk com um único clique e pode ter um agente de IA a funcionar em minutos. É uma plataforma de autoatendimento construída para o pôr a funcionar rapidamente.

• Reúna todo o seu conhecimento: Os resumos da Thena baseiam-se em conversas do Slack. Mas e todos os outros locais onde o conhecimento da sua empresa está armazenado? O eesel AI liga-se a tudo, desde os seus tickets de suporte anteriores a wikis internos no Confluence e guias partilhados no Google Docs. Isto dá-lhe o contexto para fornecer respostas que são muito mais precisas e completas.

Um infográfico a mostrar como o eesel AI se conecta a várias fontes de conhecimento, uma alternativa melhor a como os resumos da Thena AI se sincronizam com o HubSpot.

De notas passivas a fluxos de trabalho ativos

Vamos analisar um cenário de suporte comum para ver a diferença.

Com a Thena, pode receber uma nota no HubSpot amanhã de manhã a informar que um cliente estava a perguntar sobre o estado da sua encomenda no Slack ontem. É uma boa informação para o gestor de conta ter, mas o momento para realmente ajudar já passou.

Com o eesel AI, o fluxo de trabalho é completamente diferente e acontece em tempo real:

1. O agente de IA vê imediatamente a pergunta do cliente sobre uma encomenda.

2. Utiliza uma ação personalizada segura para consultar o estado da encomenda diretamente na sua loja Shopify ou noutro sistema de backend.

3. Depois, ou redige uma resposta perfeita e precisa para um agente humano aprovar com um clique ou, se o tiver configurado dessa forma, resolve o ticket por si só.

4. Enquanto faz isso, também pode etiquetar o ticket como "Estado da Encomenda", atualizar a sua prioridade e fechá-lo, mantendo o seu helpdesk organizado.

Essa é a diferença entre relatórios passivos e automação ativa e inteligente. Um dá à sua equipa uma lista de coisas que aconteceram; o outro realmente faz o trabalho.

Este fluxo de trabalho ilustra a automação de suporte em tempo real do eesel AI, um processo ativo em comparação com a forma como os resumos da Thena AI se sincronizam com o HubSpot.

Comparação de preços: Thena AI vs. eesel AI

O custo é sempre parte da conversa, e as duas plataformas têm abordagens muito diferentes em relação aos preços.

Preços da Thena AI

A Thena utiliza um modelo de preços por utilizador, por mês bastante padrão.

• Gratuito: Bom para até 10 utilizadores e 1.000 tickets/mês, mas com funcionalidades limitadas.

• Standard: Começa em $79/utilizador/mês (quando faturado anualmente), que adiciona as funcionalidades de IA e chat na web.

• Enterprise: Sobe para $119/utilizador/mês (faturado anualmente) para coisas como suporte ao Microsoft Teams.

Preços do eesel AI

Os preços do eesel AI baseiam-se em interações de IA, não no número de pessoas na sua equipa.

• Team: Começa em $239/mês (faturado anualmente) e inclui até 3 bots e 1.000 interações de IA.

• Business: Começa em $639/mês (faturado anualmente) para bots ilimitados, 3.000 interações de IA e funcionalidades poderosas como treino em tickets passados e criação das suas próprias ações de API personalizadas.

A maior diferença aqui é que os preços do eesel AI não o penalizam por aumentar a sua equipa. Os seus custos são previsíveis e escalam com o quanto realmente utiliza a IA, não com o seu número de funcionários.

Da sincronização de resumos à verdadeira automação

Então, como é que os resumos da Thena AI se sincronizam com o HubSpot? Eles enviam uma cópia atrasada e unidirecional de notas geradas por IA para o seu CRM. É uma forma decente de registar o histórico de conversas para que as equipas de vendas e de contas o possam rever mais tarde.

Mas para qualquer equipa de suporte que precise de agir rapidamente, a sincronização agendada e o fluxo de dados unidirecional são grandes obstáculos. O suporte ao cliente moderno consiste em resolver problemas no momento em que acontecem, não apenas em registá-los a posteriori.

O verdadeiro valor da IA reside na automação acionável e em tempo real que se encaixa perfeitamente no seu fluxo de trabalho existente. Se a sua equipa procura fazer mais do que apenas gravar conversas, e quer realmente reduzir os tempos de resolução, lidar com perguntas comuns automaticamente e dar respostas instantâneas aos seus agentes, talvez seja altura de olhar para além de uma simples sincronização de resumos.

Pronto para ver o que um agente de IA verdadeiramente integrado pode fazer pela sua equipa? Pode experimentar o eesel AI gratuitamente e configurar o seu primeiro agente de IA em apenas alguns minutos.