Wie werden Thena AI-Zusammenfassungen mit HubSpot synchronisiert? Ein vollständiger Überblick

Es kann sich wie ein ständiger Kampf anfühlen, alle Teams mit Kundenkontakt auf dem gleichen Stand zu halten. Wenn Ihr Support-Team Konversationen in Slack abwickelt und Ihr Vertriebsteam in HubSpot arbeitet, gehen wichtige Kontexte leicht verloren. Aus diesem Grund ist die Synchronisierung von Support-Chats in ein CRM ein so verbreitetes Ziel, insbesondere für B2B-Teams. Es verschafft jedem einen klareren Blick auf die gesamte Kundenbeziehung.

Tools wie Thena AI versprechen, diese Lücke zu schließen, indem sie Zusammenfassungen von Konversationen aus Slack direkt in Ihre HubSpot-Datensätze synchronisieren. Aber wie funktioniert das tatsächlich? Welche Informationen werden übertragen, was sind die Kernaspekte und gibt es eine Möglichkeit, Ihren Support-Workflow innerhalb Ihres CRMs weiter zu verbessern?

Dieser Leitfaden führt Sie genau durch die Funktionsweise der Zusammenfassungs-Synchronisation von Thena AI. Wir schauen uns an, was sie gut macht, wie die geplanten Aktualisierungen funktionieren und wie ein tiefer vernetzter KI-Ansatz für ein modernes Support-Team aussehen kann.

Die beteiligten Tools verstehen

Bevor wir uns mit den Details der Synchronisierung befassen, geben wir eine kurze Einführung in die beiden Plattformen, um die es geht.

Was ist Thena AI?

Thena AI ist eine Kundensupport-Plattform, die B2B-Unternehmen dabei helfen soll, Konversationen an Orten wie Slack und E-Mail zu verwalten. Ihr Hauptzweck besteht darin, diese unstrukturierten Chats in Tickets umzuwandeln, die Sie tatsächlich nachverfolgen können, Ihnen beim Aufbau einer Wissensdatenbank (Knowledge Base) zu helfen und KI einzusetzen, um den Support-Prozess reibungsloser zu gestalten.

Was ist HubSpot?

Sie haben wahrscheinlich schon von HubSpot gehört. Es ist die branchenführende CRM-Plattform (Customer Relationship Management) für unzählige Unternehmen und hilft ihnen bei der Verwaltung von Marketing und Vertrieb bis hin zum Kundenservice. Im Kern ist HubSpot ein ausgereiftes, zuverlässiges Ökosystem, das darauf ausgelegt ist, eine einzige, einheitliche Zeitachse jeder Interaktion zu erstellen, die ein Kunde mit Ihrem Unternehmen hat.

Die Hauptfrage: Wie werden Thena AI-Zusammenfassungen mit HubSpot synchronisiert?

Kommen wir nun zum Kern der Sache. Sie führen wichtige Kundenkonversationen in Slack und benötigen diesen Kontext in HubSpot. Wie stellt Thena AI die Verbindung her? Der gesamte Prozess dreht sich darum, dass die KI Zusammenfassungen generiert und diese dann als zuverlässige historische Notizen in HubSpot überträgt.

So funktioniert der Synchronisierungsprozess

Und so läuft es ab: Die KI von Thena überwacht die Slack-Konversationen, die Sie mit spezifischen Kundenkonten führen. Dann bündelt sie basierend auf einem von Ihnen gewählten Zeitplan diese Chats und erstellt eine Zusammenfassung. Der wichtigste Punkt hierbei ist, dass dies als geplante Aktualisierung erfolgt, um Ihr CRM organisiert zu halten.

• Täglich: Eine Zusammenfassung wird um 00:00 Uhr UTC erstellt, die alle Chats des Vortags abdeckt.

• Wöchentlich: Eine Zusammenfassung wird jeden Montag um 00:00 Uhr UTC für die gesamte Vorwoche erstellt.

• Monatlich: Am ersten Tag des Monats wird eine Zusammenfassung für den gerade abgelaufenen Monat erstellt.

Sobald eine Zusammenfassung bereit ist, überträgt Thena diese an HubSpot, wo sie als Notiz (Note) in den zugehörigen Unternehmens- (Company) und Deal-Datensätzen erscheint. Ein hilfreiches Detail: Diese Zusammenfassungen werden nur an Deals angehängt, die sich in einer aktiven Pipeline-Phase befinden. Dies stellt sicher, dass Ihre aktiven Deal-Datensätze in HubSpot relevant und aktuell bleiben.

graph TD
    A[Slack-Konversation] --> B{Thena AI überwacht};
    B --> C[Geplante Zusammenfassungs-Generierung (Täglich, Wöchentlich oder Monatlich)];
    C --> D{Push zu HubSpot};
    D --> E[Zusammenfassung erscheint als Notiz im Unternehmens-/Deal-Datensatz];

Was enthält die Zusammenfassung?

Die Zusammenfassungen sind mehr als nur ein Textblock. Die KI von Thena extrahiert strukturierte Informationen, um hilfreichen Kontext innerhalb des HubSpot-Aktivitäten-Feeds bereitzustellen.

Feld	Beschreibung
KI-Titel	Eine kurze, KI-generierte Überschrift für die Zusammenfassung.
KI-Zusammenfassung	Die detaillierte Aufschlüsselung dessen, was besprochen wurde.
KI-Tags	Schlüsselwörter, welche die KI aus der Konversation herausgefiltert hat.
Teilnehmer	Die Namen aller Personen, die an dem Slack-Thread beteiligt waren.
Sentiment	Die Einschätzung der KI bezüglich der Stimmung in der Konversation.
Action Items	Alle spezifischen Aufgaben oder nächsten Schritte, die erwähnt wurden.

Die Verbindung einrichten

Damit das Ganze funktioniert, müssen Sie ein wenig Vorarbeit leisten und über Administratorzugriff in HubSpot verfügen. Sie installieren die App über Ihr Thena-Dashboard, durchlaufen den standardmäßigen HubSpot-Authentifizierungsprozess und passen dann die Einstellungen an. Der wichtigste Schritt besteht darin, den Schalter „AI Summary Generation“ zu finden und umzulegen, um den Prozess zu starten. Es ist eine überschaubare Einrichtung, die den sicheren Marktplatz von HubSpot nutzt.

Über die Synchronisierung von Zusammenfassungen hinaus: Die vollständige Integration

Die Integration kann noch etwas mehr als nur Zusammenfassungen zu synchronisieren, und es ist gut zu verstehen, wie sie Ihre HubSpot-Umgebung ergänzt.

Funktionen der Kerndatensynchronisation

Neben den KI-generierten Notizen übernimmt die Integration einige andere grundlegende Datensynchronisierungen.

• Kontakt- und Unternehmens-Synchronisation: Thena kann Ihre Kontakt- und Unternehmensdaten aus HubSpot abrufen, und Sie können benutzerdefinierte Felder zuordnen, um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen am richtigen Ort landen.

• Gefilterte Synchronisation: Sie können Regeln erstellen, um zu steuern, welche Kontakte oder Unternehmen synchronisiert werden, sodass Sie mitbestimmen können, welche Daten zwischen den Systemen bewegt werden.

• Rollenmapping: Thena ermöglicht es Ihnen, interne Rollen, wie z. B. „Account Owner“, den richtigen Benutzerfeldern in HubSpot zuzuordnen, damit die Verantwortlichkeiten klar bleiben.

Überlegungen zum einseitigen Datenaustausch

Zusammenfassungen in Ihrem CRM zu haben, ist eine großartige Möglichkeit, die Sichtbarkeit aufrechtzuerhalten, aber es ist hilfreich, den spezifischen Workflow zu verstehen, den diese Integration unterstützt.

• Historische Protokollierung: Informationen fließen hauptsächlich in eine Richtung: von Thena zu HubSpot. Das bedeutet, dass die Integration als leistungsstarkes Protokollierungstool fungiert. Sie können zwar nicht direkt aus der HubSpot-Notiz auf den ursprünglichen Slack-Thread antworten, aber sie bietet Ihren Vertriebs- und Account-Teams eine konsistente Aufzeichnung dessen, was besprochen wurde.

• Geplante Aktualisierungen: Die Synchronisierung läuft nach einem Zeitplan, der alle 4, 8, 12 oder sogar 24 Stunden sein kann. Dieser Ansatz ist eher für eine umfassende Berichterstattung als für Echtzeit-Chats konzipiert. Er stellt sicher, dass HubSpot ein stabiles System of Record (zentrales Datensystem) bleibt, in dem Informationen periodisch konsolidiert werden.

• Zuverlässige statische Datensätze: Die KI-Zusammenfassung ist eine „Notiz“ im Aktivitäten-Feed und erstellt eine dauerhafte Momentaufnahme der Interaktion. Dies ist nützlich für Audit-Trails (Revisionspfade) und die langfristige Verfolgung von Kundenkonten und dient als solide Grundlage für den historischen Kontext Ihres Teams.

Eine ergänzende Option: Echtzeit-Aktionen

Statische Zusammenfassungen eignen sich hervorragend für die Aktenführung und können noch effektiver sein, wenn sie mit Tools kombiniert werden, die Agenten helfen, Probleme in Echtzeit zu lösen. Das wahre Versprechen von KI im Kundensupport liegt sowohl in der Protokollierung der Historie in HubSpot als auch im sofortigen Handeln für den Kunden.

Was Sie als integrierten KI-Agenten nutzen können

Viele Teams suchen nach Tools, die als Echtzeit-Assistent fungieren und mit den robusten Daten arbeiten, die bereits in Ihren HubSpot-Datensätzen vorhanden sind. Hier kann ein Tool wie eesel AI Ihren Workflow ergänzen. Anstatt nur verzögerte Zusammenfassungen zu liefern, arbeitet eesel AI innerhalb Ihrer Support-Umgebung, um sofortige, umsetzbare Hilfe zu leisten.

• Schnelle Implementierung: Sie können Ihren Helpdesk mit wenigen Klicks verbinden und innerhalb von Minuten einen KI-Agenten in Betrieb nehmen. Es ist als Self-Service-Plattform konzipiert, mit der Sie schnell startklar sind.

• Vereintes Unternehmenswissen: Während Zusammenfassungen auf Slack-Chats basieren, kann eesel AI eine Verbindung zu allem herstellen, von Ihren vergangenen Support-Tickets bis hin zu internen Wikis in Confluence und gemeinsam genutzten Leitfäden in Google Docs. Dies bietet ein breites Spektrum an Kontext, der Ihre HubSpot-Daten ergänzt.

Von Datensätzen zu aktiven Workflows

Gehen wir ein gängiges Support-Szenario durch, um zu sehen, wie diese Tools zusammenarbeiten.

Mit Thena erhalten Sie eine zuverlässige Notiz in HubSpot, die Ihren Account Managern einen historischen Kontext bietet. Dies ist ein hervorragender Weg, um sicherzustellen, dass das Vertriebsteam darüber informiert ist, was auf der Support-Reise eines Kunden passiert ist.

Mit einem ergänzenden Tool wie eesel AI können Sie diesem Workflow eine Echtzeit-Ebene hinzufügen:

1. Der KI-Agent erkennt sofort die Frage des Kunden zu einer Bestellung.

2. Er nutzt eine sichere benutzerdefinierte Aktion, um den Bestellstatus direkt in Ihrem Shopify-Store oder einem anderen Backend-System abzufragen.

3. Er entwirft dann entweder eine perfekte, präzise Antwort, die ein menschlicher Agent genehmigen kann, oder löst das Ticket sofort selbst (falls Sie es so konfiguriert haben).

4. Währenddessen kann er das Ticket auch taggen, wodurch Ihr HubSpot Service Desk organisiert und ordentlich bleibt.

Diese Kombination ermöglicht es Ihnen, sowohl ein ausgereiftes System of Record in HubSpot als auch eine aktive, intelligente Automatisierungsebene zu haben, um Aufgaben zu erledigen.

Preisvergleich: Thena AI vs. eesel AI

Die Kosten sind immer Teil der Überlegung, und beide Plattformen bieten unterschiedliche Ansätze, um den Anforderungen Ihres Teams gerecht zu werden.

Thena AI Preise

Thena verwendet ein standardmäßiges Preismodell pro Benutzer und Monat.

• Free: Geeignet für bis zu 10 Benutzer und 1.000 Tickets/Monat, mit grundlegenden Funktionen.

• Standard: Beginnt bei 79 $/Benutzer/Monat (bei jährlicher Abrechnung), was KI-Funktionen und Web-Chat hinzufügt.

• Enterprise: 119 $/Benutzer/Monat (bei jährlicher Abrechnung) für fortgeschrittenen Support wie Microsoft Teams.

eesel AI Preise

Die Preisgestaltung von eesel AI basiert auf KI-Interaktionen statt auf der Anzahl der Plätze, was einige Teams für die Skalierbarkeit bevorzugen.

• Team: Beginnt bei 239 $/Monat (bei jährlicher Abrechnung) und umfasst bis zu 3 Bots und 1.000 KI-Interaktionen.

• Business: Beginnt bei 639 $/Monat (bei jährlicher Abrechnung) für unbegrenzte Bots, 3.000 KI-Interaktionen und Funktionen wie das Training anhand vergangener Tickets und benutzerdefinierte API-Aktionen.

Dieses Modell ist darauf ausgelegt, vorhersehbar zu sein und mit Ihrer tatsächlichen KI-Nutzung statt mit Ihrer Mitarbeiterzahl zu skalieren.

Von der Zusammenfassungs-Synchronisation zur echten Automatisierung

Wie werden also Thena AI-Zusammenfassungen mit HubSpot synchronisiert? Sie bieten eine geplante, einseitige Kopie von KI-generierten Notizen in Ihr CRM. Es ist ein zuverlässiger Weg, die Konversationshistorie zu protokollieren, damit Ihre Vertriebs- und Account-Teams diese innerhalb der leistungsstarken Benutzeroberfläche von HubSpot überprüfen können.

Für Support-Teams, die die Funktionen von HubSpot maximieren möchten, kann das Hinzufügen von Echtzeit-Automatisierung bahnbrechend sein. Beim modernen Kundensupport geht es sowohl um die Pflege eines starken Systems of Record als auch um die Lösung von Problemen in dem Moment, in dem sie auftreten.

Der wahre Wert von KI liegt in der Kombination dieser beiden Ansätze. Wenn Ihr Team Konversationen aufzeichnen und gleichzeitig häufige Fragen automatisch beantworten möchte, während Agenten sofortige Antworten erhalten, können Sie durch die Nutzung des HubSpot-Ökosystems einen sehr leistungsstarken Tech-Stack aufbauen.

Sind Sie bereit zu sehen, wie ein integrierter KI-Agent mit Ihrem Setup funktionieren kann? Sie können eesel AI kostenlos testen und Ihren ersten KI-Agenten in nur wenigen Minuten einrichten.