Der Versuch, alle Ihre kundenorientierten Teams auf dem gleichen Stand zu halten, kann sich wie ein ständiger Kampf anfühlen. Wenn Ihr Support-Team Unterhaltungen in Slack führt und Ihr Vertriebsteam in HubSpot lebt, kann wichtiger Kontext leicht in der Übersetzung verloren gehen. Aus diesem Grund ist die Synchronisierung von Support-Chats in ein CRM ein so häufiges Ziel, insbesondere für B2B-Teams. Es gibt allen einen klareren Überblick über die gesamte Kundenbeziehung.
Tools wie Thena AI versprechen, diese Lücke zu schließen, indem sie Zusammenfassungen von Unterhaltungen aus Slack direkt in Ihre HubSpot-Datensätze synchronisieren. Aber wie funktioniert das eigentlich? Welche Informationen werden übernommen, was sind die blinden Flecken und, ehrlich gesagt, gibt es einen besseren Weg, Ihren Support-Workflow mit Ihrem CRM zu verbinden?
Dieser Leitfaden führt Sie genau durch die Funktionsweise der Zusammenfassungs-Synchronisation von Thena AI. Wir werden uns ansehen, was es gut macht, wo es Mängel aufweist, und untersuchen, wie ein tiefer vernetzter KI-Ansatz für ein modernes Support-Team aussieht.
Ein Verständnis der beteiligten Tools
Bevor wir uns mit den Details der Synchronisierung befassen, stellen wir die beiden Plattformen, über die wir sprechen, kurz vor.
Was ist Thena AI?
Thena AI ist eine Kundensupport-Plattform, die B2B-Unternehmen dabei helfen soll, Unterhaltungen zu verwalten, die an Orten wie Slack und E-Mail stattfinden. Ihr Hauptzweck ist es, diese unstrukturierten Chats in Tickets umzuwandeln, die Sie tatsächlich nachverfolgen können, Ihnen beim Aufbau einer Wissensdatenbank zu helfen und KI zu nutzen, um den Support-Prozess etwas reibungsloser zu gestalten.
Was ist HubSpot?
Sie haben wahrscheinlich schon von HubSpot gehört. Es ist die CRM-Plattform der Wahl für unzählige Unternehmen und hilft ihnen, alles von Marketing und Vertrieb bis hin zum Kundenservice zu verwalten. Im Kern geht es bei HubSpot darum, eine einzige, einheitliche Zeitleiste jeder Interaktion eines Kunden mit Ihrem Unternehmen zu erstellen.
Die Hauptfrage: Wie werden die Zusammenfassungen von Thena AI mit HubSpot synchronisiert?
Okay, kommen wir zum Kern der Sache. Sie haben wichtige Kundenunterhaltungen in Slack, und Sie benötigen diesen Kontext in HubSpot. Wie stellt Thena AI die Verbindung her? Der gesamte Prozess dreht sich darum, dass seine KI Zusammenfassungen erstellt und diese dann als statische Notizen in HubSpot überträgt.
Wie der Synchronisierungsprozess funktioniert
Hier ist, wie es funktioniert. Die KI von Thena überwacht die Slack-Unterhaltungen, die Sie mit bestimmten Kundenkonten führen. Dann bündelt sie basierend auf einem von Ihnen gewählten Zeitplan diese Chats und erstellt eine Zusammenfassung. Das Wichtigste hierbei ist, dass dies nicht in Echtzeit geschieht. Es gibt eine Verzögerung.
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Täglich: Eine Zusammenfassung wird um 00:00 UTC erstellt, die alle Chats des Vortages abdeckt.
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Wöchentlich: Eine Zusammenfassung wird jeden Montag um 00:00 UTC für die gesamte Vorwoche erstellt.
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Monatlich: Am ersten Tag des Monats wird eine Zusammenfassung für den gerade abgelaufenen Monat erstellt.
Sobald eine Zusammenfassung fertig ist, überträgt Thena sie in HubSpot, wo sie als Notiz in den zugehörigen Unternehmens- und **Deal-**Datensätzen erscheint. Ein kleines, aber wichtiges Detail: Diese Zusammenfassungen werden nur an Deals angehängt, die sich in einer aktiven Pipeline-Phase befinden. Sie erscheinen nicht bei Deals, die bereits als "Gewonnen" oder "Verloren" markiert sind.
Was steht in der Zusammenfassung?
Die Zusammenfassungen sind mehr als nur ein Textblock. Die KI von Thena versucht, strukturierte Informationen zu extrahieren, um Ihnen auf einen Blick mehr Kontext zu geben.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| KI-Titel | Eine kurze, von der KI erstellte Überschrift für die Zusammenfassung. |
| KI-Zusammenfassung | Die detaillierte Aufschlüsselung dessen, was besprochen wurde. |
| KI-Tags | Schlüsselwörter, die die KI aus der Unterhaltung herausgefiltert hat. |
| Teilnehmer | Die Namen aller am Slack-Thread Beteiligten. |
| Stimmung | Die beste Einschätzung der KI zur Stimmung der Unterhaltung. |
| Aktionspunkte | Alle spezifischen Aufgaben oder nächsten Schritte, die erwähnt wurden. |
Die Verbindung einrichten
Um all dies zum Laufen zu bringen, müssen Sie einige Einstellungen vornehmen und über Admin-Zugriff in HubSpot verfügen. Sie installieren die App über Ihr Thena-Dashboard, durchlaufen den Standard-Authentifizierungsprozess von HubSpot und passen dann die Einstellungen an. Der wichtigste Schritt ist, den Schalter "AI Summary Generation" zu finden und zu aktivieren, um den Prozess zu starten. Es ist eine überschaubare Einrichtung, aber nicht gerade eine Ein-Klick-Angelegenheit.
Mehr als nur die Synchronisierung von Zusammenfassungen: Die vollständige Integration
Die Integration leistet etwas mehr als nur die Synchronisierung von Zusammenfassungen, und es ist gut, das Gesamtbild zu verstehen, um zu sehen, wo die Lücken sind.
Kernfunktionen der Datensynchronisation
Neben den von der KI erstellten Notizen übernimmt die Integration auch einige andere grundlegende Datensynchronisierungen.
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Kontakt- und Unternehmenssynchronisation: Thena kann Ihre Kontakt- und Unternehmensdaten aus HubSpot importieren, und Sie können benutzerdefinierte Felder zuordnen, um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen am richtigen Ort landen.
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Gefilterte Synchronisation: Sie können Regeln erstellen, um zu steuern, welche Kontakte oder Unternehmen synchronisiert werden, was Ihnen eine gewisse Kontrolle darüber gibt, welche Daten zwischen den Systemen verschoben werden.
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Rollenzuordnung: Mit Thena können Sie interne Rollen wie "Account Owner" den richtigen Benutzerfeldern in HubSpot zuordnen, damit die Zuständigkeit klar bleibt.
Nachteile der Einweg-Synchronisation
Obwohl Zusammenfassungen in Ihrem CRM nützlich klingen, schafft die Art und Weise, wie diese Integration aufgebaut ist, einige reale Probleme für Support-Teams, die schnell reagieren müssen.
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Es ist eine Einbahnstraße: Informationen fließen hauptsächlich in eine Richtung: von Thena zu HubSpot. Wie ein Benutzer in einer Bewertung auf dem HubSpot App Marketplace anmerkte, verfügt die Integration nicht über eine echte Zwei-Wege-Synchronisation. Das bedeutet, Ihr Support-Mitarbeiter in HubSpot kann eine Zusammenfassung eines Slack-Chats lesen, aber er kann nicht von dort aus in den ursprünglichen Thread einsteigen und antworten. Es ist eher ein Protokollierungstool als eine echte Kommunikationsbrücke.
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Ihre Daten hinken immer hinterher: Die Synchronisierung läuft nach einem Zeitplan, der alle 4, 8, 12 oder sogar 24 Stunden stattfinden kann. In der Welt des Kundensupports ist eine 24-Stunden-Verzögerung eine Ewigkeit. Die Informationen, die Ihre Account Manager in HubSpot sehen, könnten einen ganzen Tag alt sein. Wenn ein Kunde ein dringendes Problem hat, hilft eine Zusammenfassungsnotiz, die morgen erscheint, nicht dabei, es heute zu lösen.
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Die Informationen sind statisch: Die KI-Zusammenfassung ist nur eine "Notiz" im Aktivitäts-Feed. Es ist ein eingefrorener Schnappschuss. Sie wird nicht aktualisiert, wenn die Unterhaltung weitergeht, und Sie können sie nicht verwenden, um Echtzeit-Workflows oder Automatisierungen in HubSpot zu starten. Es ist eine Aufzeichnung dessen, was passiert ist, kein Werkzeug, das Ihnen hilft, sofort darauf zu reagieren.
Eine bessere Alternative: Aktionen in Echtzeit
Statische Zusammenfassungen sind gut für die Aufzeichnung, aber sie helfen Ihren Agenten nicht, Probleme schneller zu lösen oder sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Das wahre Versprechen der KI im Kundensupport besteht nicht nur darin, Notizen zu schreiben; es geht darum, Maßnahmen zu ergreifen.
Was Sie wirklich brauchen, ist ein integrierter KI-Agent
Das ideale KI-Tool protokolliert nicht nur Daten im Nachhinein. Es sollte als Echtzeit-Assistent fungieren und in den Tools arbeiten, auf die sich Ihr Team bereits verlässt. Das ist die ganze Idee hinter eesel AI. Anstatt nur verzögerte Zusammenfassungen zu übermitteln, arbeitet eesel AI direkt in Ihrem Helpdesk, um sofortige, umsetzbare Hilfe zu leisten.
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In Minuten live gehen, nicht in Monaten: Vergessen Sie das Buchen von Demos und lange Onboarding-Gespräche. Mit eesel AI verbinden Sie Ihren Helpdesk mit einem einzigen Klick und können in wenigen Minuten einen funktionierenden KI-Agenten einrichten. Es ist eine Self-Service-Plattform, die darauf ausgelegt ist, Sie schnell startklar zu machen.
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Bringen Sie Ihr gesamtes Wissen zusammen: Die Zusammenfassungen von Thena basieren auf Slack-Chats. Aber was ist mit all den anderen Orten, an denen Ihr Unternehmenswissen gespeichert ist? eesel AI verbindet sich mit allem, von Ihren früheren Support-Tickets über interne Wikis in Confluence bis hin zu geteilten Anleitungen in Google Docs. Dies gibt ihm den Kontext, um Antworten zu liefern, die weitaus genauer und vollständiger sind.
Eine Infografik, die zeigt, wie eesel AI sich mit verschiedenen Wissensquellen verbindet – eine bessere Alternative dazu, wie Thena AI-Zusammenfassungen mit HubSpot synchronisiert werden.Von passiven Notizen zu aktiven Workflows
Lassen Sie uns ein gängiges Support-Szenario durchgehen, um den Unterschied zu sehen.
Mit Thena erhalten Sie vielleicht morgen früh eine Notiz in HubSpot, die Sie darüber informiert, dass ein Kunde gestern in Slack nach dem Status seiner Bestellung gefragt hat. Das ist eine gute Information für den Account Manager, aber der Moment, um tatsächlich zu helfen, ist vorbei.
Mit eesel AI ist der Workflow völlig anders und findet in Echtzeit statt:
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Der KI-Agent sieht sofort die Frage des Kunden nach einer Bestellung.
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Er verwendet eine sichere benutzerdefinierte Aktion, um den Bestellstatus direkt aus Ihrem Shopify-Store oder einem anderen Backend-System abzurufen.
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Anschließend entwirft er entweder eine perfekte, genaue Antwort, die ein menschlicher Agent mit einem Klick genehmigen kann, oder, wenn Sie es so eingerichtet haben, löst er das Ticket ganz von selbst.
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Währenddessen kann er das Ticket auch als "Bestellstatus" markieren, seine Priorität aktualisieren und es schließen, um Ihren Helpdesk aufgeräumt zu halten.
Das ist der Unterschied zwischen passiver Berichterstattung und aktiver, intelligenter Automatisierung. Das eine gibt Ihrem Team eine Liste von Dingen, die passiert sind; das andere erledigt tatsächlich die Arbeit.
Dieser Workflow veranschaulicht die Echtzeit-Support-Automatisierung von eesel AI, einen aktiven Prozess im Vergleich zur Synchronisierung von Thena AI-Zusammenfassungen mit HubSpot.Preisvergleich: Thena AI vs. eesel AI
Die Kosten sind immer Teil des Gesprächs, und die beiden Plattformen haben sehr unterschiedliche Preismodelle.
Preise für Thena AI
Thena verwendet ein ziemlich standardmäßiges Preis-Modell pro Benutzer und pro Monat.
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Kostenlos: Gut für bis zu 10 Benutzer und 1.000 Tickets/Monat, aber mit eingeschränkten Funktionen.
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Standard: Beginnt bei $79/Benutzer/Monat (bei jährlicher Abrechnung), was die KI-Funktionen und den Web-Chat hinzufügt.
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Enterprise: Steigt auf $119/Benutzer/Monat (bei jährlicher Abrechnung) für Dinge wie die Unterstützung von Microsoft Teams.
Preise für eesel AI
Die Preise von eesel AI basieren auf KI-Interaktionen, nicht auf der Anzahl der Personen in Ihrem Team.
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Team: Beginnt bei $239/Monat (bei jährlicher Abrechnung) und umfasst bis zu 3 Bots und 1.000 KI-Interaktionen.
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Business: Beginnt bei $639/Monat (bei jährlicher Abrechnung) für unbegrenzte Bots, 3.000 KI-Interaktionen und leistungsstarke Funktionen wie das Training anhand vergangener Tickets und das Erstellen eigener benutzerdefinierter API-Aktionen.
Der größte Unterschied hier ist, dass die Preise von eesel AI Sie nicht dafür bestrafen, Ihr Team zu vergrößern. Ihre Kosten sind vorhersehbar und skalieren mit der tatsächlichen Nutzung der KI, nicht mit Ihrer Mitarbeiterzahl.
Von der Synchronisierung von Zusammenfassungen zur echten Automatisierung
Also, wie werden die Zusammenfassungen von Thena AI mit HubSpot synchronisiert? Sie senden eine verzögerte, einseitige Kopie von KI-generierten Notizen in Ihr CRM. Es ist eine anständige Möglichkeit, den Gesprächsverlauf zu protokollieren, damit Vertriebs- und Account-Teams ihn später überprüfen können.
Aber für jedes Support-Team, das schnell handeln muss, sind die geplante Synchronisierung und der einseitige Datenfluss große Hürden. Moderner Kundensupport bedeutet, Probleme in dem Moment zu lösen, in dem sie auftreten, nicht nur, sie im Nachhinein zu protokollieren.
Der wahre Wert der KI liegt in der echtzeitfähigen, umsetzbaren Automatisierung, die sich nahtlos in Ihren bestehenden Workflow einfügt. Wenn Ihr Team mehr tun möchte, als nur Gespräche aufzuzeichnen, und Sie tatsächlich die Lösungszeiten verkürzen, häufige Fragen automatisch bearbeiten und Ihren Agenten sofortige Antworten geben möchten, könnte es an der Zeit sein, über eine einfache Synchronisierung von Zusammenfassungen hinauszuschauen.
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Häufig gestellte Fragen
Um die Integration einzurichten, benötigen Sie Administratorzugriff in HubSpot, müssen die Thena-App über Ihr Dashboard installieren, den HubSpot-Authentifizierungsprozess abschließen und dann den Schalter "AI Summary Generation" in den Einstellungen aktivieren. Es ist eine überschaubare Einrichtung, die einige Schritte erfordert.
Der Prozess erfolgt nicht in Echtzeit. Die Synchronisierung von Thena AI-Zusammenfassungen mit HubSpot findet mit einer geplanten Verzögerung statt, die je nach Ihren gewählten Einstellungen täglich, wöchentlich oder monatlich sein kann. Das bedeutet, dass die Informationen in HubSpot bis zu 24 Stunden alt sein können.
Wenn Thena AI-Zusammenfassungen mit HubSpot synchronisiert werden, enthalten sie einen von der KI generierten Titel, eine detaillierte Zusammenfassung der Unterhaltung, KI-Tags, eine Liste der Teilnehmer, die Stimmung der Unterhaltung und alle identifizierten Aktionspunkte. Dies bietet einen umfassenden Überblick über die Interaktion.
Die Zusammenfassungen erscheinen als "Notizen" im Aktivitäts-Feed der zugehörigen Unternehmens- und Deal-Datensätze in HubSpot. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Zusammenfassungen nur an Deals angehängt werden, die sich in einer aktiven Pipeline-Phase befinden.
Zu den wichtigsten Einschränkungen gehören ein einseitiger Datenfluss (nur von Thena zu HubSpot), erhebliche Verzögerungen bei der Datensynchronisation (bis zu 24 Stunden) und die statische Natur der Zusammenfassungen als "Notizen", die keine Echtzeit-Workflows aktualisieren oder auslösen. Dies kann schnelles Handeln und Automatisierung behindern.
Nein, die Integration unterstützt hauptsächlich einen einseitigen Informationsfluss von Thena zu HubSpot. Während HubSpot Kontakt-/Unternehmensdaten importieren kann, werden die Zusammenfassungen selbst als statische Notizen übertragen, was Echtzeit-Antworten oder Aktionen direkt von HubSpot zurück in den ursprünglichen Slack-Thread verhindert.
Ja, Thena AI-Zusammenfassungen werden nur an HubSpot-Deals angehängt, die sich aktuell in einer aktiven Pipeline-Phase befinden. Deals, die als "Gewonnen" oder "Verloren" markiert sind, erhalten diese synchronisierten Zusammenfassungen nicht.
