Comment les résumés de Thena AI se synchronisent-ils avec HubSpot ? Un aperçu complet

Essayer de garder toutes vos équipes en contact avec la clientèle sur la même longueur d'onde peut ressembler à une bataille constante. Lorsque votre équipe de support gère les conversations dans Slack et que votre équipe commerciale vit dans HubSpot, il est facile de perdre un contexte important lors du transfert d'informations. C'est pourquoi la synchronisation des discussions de support dans un CRM est un objectif si courant, en particulier pour les équipes B2B. Cela donne à chacun une vue plus claire de l'ensemble de la relation client.

Des outils comme Thena AI promettent de combler ce fossé en synchronisant les résumés de conversation de Slack directement dans vos dossiers HubSpot. Mais comment cela fonctionne-t-il réellement ? Quelles informations sont transférées, quelles sont les considérations principales, et existe-t-il un moyen d'améliorer davantage votre flux de travail de support au sein de votre CRM ?

Ce guide vous expliquera exactement comment fonctionne la synchronisation des résumés de Thena AI. Nous examinerons ce qu'elle fait bien, comment fonctionnent ses mises à jour planifiées, et explorerons à quoi ressemble une approche d'IA plus profondément connectée pour une équipe de support moderne.

Comprendre les outils impliqués

Avant d'entrer dans les détails de la synchronisation, faisons une présentation rapide des deux plateformes concernées.

Qu'est-ce que Thena AI ?

Thena AI est une plateforme de support client conçue pour aider les entreprises B2B à gérer les conversations se déroulant sur des canaux comme Slack et les e-mails. Son objectif principal est de transformer ces discussions non structurées en tickets que vous pouvez réellement suivre, de vous aider à construire une base de connaissances (knowledge base), et d'utiliser l'IA pour fluidifier le processus de support.

Qu'est-ce que HubSpot ?

Vous avez probablement déjà entendu parler de HubSpot. C’est la plateforme CRM (Customer Relationship Management) leader du secteur pour d'innombrables entreprises, les aidant à tout gérer, du marketing et des ventes au service client. En son cœur, HubSpot est un écosystème mature et fiable conçu pour créer une chronologie unique et unifiée de chaque interaction qu'un client a avec votre entreprise.

La question principale : Comment les résumés de Thena AI se synchronisent-ils avec HubSpot ?

D'accord, venons-en au fait. Vous avez des conversations clients importantes dans Slack, et vous avez besoin que ce contexte soit disponible dans HubSpot. Comment Thena AI établit-elle la connexion ? Tout le processus repose sur son IA qui génère des résumés, puis les pousse dans HubSpot sous forme de notes historiques fiables.

Comment fonctionne le processus de synchronisation

Voici comment cela se passe. L’IA de Thena surveille les conversations Slack que vous avez avec des comptes clients spécifiques. Ensuite, selon un calendrier que vous choisissez, elle regroupe ces discussions et crée un résumé. Le point clé à retenir ici est que cela se produit sous forme de mise à jour planifiée pour maintenir votre CRM organisé.

• Quotidien : Un résumé est créé à 00:00 UTC, couvrant toutes les discussions de la veille.

• Hebdomadaire : Un résumé est créé chaque lundi à 00:00 UTC pour l'ensemble de la semaine précédente.

• Mensuel : Le premier du mois, un résumé est créé pour le mois qui vient de se terminer.

Dès qu'un résumé est prêt, Thena le pousse vers HubSpot, où il apparaît comme une Note sur les dossiers Entreprise (Company) et Transaction (Deal) associés. Un détail utile : ces résumés ne sont attachés qu'aux transactions qui se trouvent dans une étape de pipeline active. Cela garantit que vos dossiers de transactions actives dans HubSpot restent pertinents et à jour.

graph TD
    A[Conversation Slack] --> B{Thena AI surveille};
    B --> C[Génération de résumé planifiée  (Quotidienne, Hebdomadaire ou Mensuelle)];
    C --> D{Pousse vers HubSpot};
    D --> E[Le résumé apparaît comme une Note  sur le dossier Entreprise/Transaction];

Que contient le résumé ?

Les résumés sont plus qu'un simple bloc de texte. L'IA de Thena extrait des informations structurées pour fournir un contexte utile dans le flux d'activité de HubSpot.

Champ	Description
Titre IA	Un titre court, généré par l'IA, pour le résumé.
Résumé IA	Le détail approfondi de ce qui a été discuté.
Tags IA	Mots-clés que l'IA a identifiés dans la conversation.
Participants	Les noms de toutes les personnes impliquées dans le fil Slack.
Sentiment	L’estimation par l'IA de l'humeur de la conversation.
Éléments d'action	Toutes les tâches spécifiques ou prochaines étapes mentionnées.

Configuration de la connexion

Pour que tout cela fonctionne, vous devrez effectuer une petite configuration et disposer d'un accès administrateur dans HubSpot. Vous installerez l'application depuis votre tableau de bord Thena, suivrez le processus d'authentification standard de HubSpot, puis ajusterez les paramètres. L'étape principale consiste à trouver et à activer le commutateur « AI Summary Generation » pour lancer le processus. C'est une configuration gérable qui s'appuie sur la place de marché sécurisée de HubSpot.

Au-delà de la synchronisation des résumés : l'intégration complète

L'intégration fait un peu plus que simplement synchroniser des résumés, et il est bon de comprendre comment elle complète votre environnement HubSpot.

Fonctionnalités de synchronisation des données de base

En plus des notes générées par l'IA, l'intégration gère d'autres synchronisations de données de base.

• Synchronisation des contacts et des entreprises : Thena peut importer vos données de contacts et d'entreprises depuis HubSpot, et vous pouvez mapper des champs personnalisés pour vous assurer que les bonnes informations arrivent au bon endroit.

• Synchronisation filtrée : Vous pouvez créer des règles pour contrôler quels contacts ou entreprises sont synchronisés, vous donnant ainsi un droit de regard sur les données qui circulent entre les systèmes.

• Mappage des rôles : Thena vous permet de mapper les rôles internes, comme le « Responsable de compte », aux bons champs d'utilisateur dans HubSpot afin que la responsabilité reste claire.

Considérations pour la synchronisation unidirectionnelle

Bien que le fait d'avoir des résumés dans votre CRM soit un excellent moyen de maintenir la visibilité, il est utile de comprendre le flux de travail spécifique que cette intégration prend en charge.

• Journalisation historique : Les informations circulent principalement dans une seule direction : de Thena vers HubSpot. Cela signifie que l'intégration agit comme un puissant outil de journalisation. Bien que vous ne puissiez pas intervenir et répondre directement au fil Slack original depuis la note HubSpot, elle fournit un enregistrement cohérent de ce qui a été discuté pour vos équipes de vente et de gestion de comptes.

• Mises à jour planifiées : La synchronisation s'exécute selon un calendrier, qui peut être toutes les 4, 8, 12 ou même 24 heures. Cette approche est conçue pour des rapports complets plutôt que pour du chat en temps réel. Elle garantit que HubSpot reste un système de référence stable où les informations sont consolidées périodiquement.

• Dossiers statiques fiables : Le résumé IA est une « Note » dans le flux d'activité, créant un instantané permanent de l'interaction. C'est utile pour les pistes d'audit et le suivi de compte à long terme, servant de base solide pour le contexte historique de votre équipe.

Une option complémentaire : des actions en temps réel

Les résumés statiques sont excellents pour la tenue des dossiers, et ils peuvent être encore plus efficaces lorsqu'ils sont associés à des outils qui aident les agents à résoudre les problèmes en temps réel. La véritable promesse de l'IA dans le support client réside à la fois dans l'enregistrement de l'historique dans HubSpot et dans la prise de mesures immédiates pour le client.

Ce que vous pouvez utiliser comme agent IA intégré

De nombreuses équipes recherchent des outils qui agissent comme un assistant en temps réel, travaillant aux côtés des données robustes déjà présentes dans vos dossiers HubSpot. C'est là qu'un outil comme eesel AI peut compléter votre flux de travail. Au lieu de fournir uniquement des résumés différés, eesel AI travaille au sein de votre environnement de support pour fournir une aide instantanée et exploitable.

• Mise en œuvre rapide : Vous pouvez connecter votre centre d'assistance en quelques clics et avoir un agent IA opérationnel en quelques minutes. Il est conçu pour être une plateforme en libre-service qui vous permet d'être opérationnel rapidement.

• Connaissance unifiée de l'entreprise : Alors que les résumés sont basés sur les discussions Slack, eesel AI peut se connecter à tout, de vos anciens tickets de support aux wikis internes dans Confluence et aux guides partagés dans Google Docs. Cela fournit un large éventail de contextes qui complètent vos données HubSpot.

Des dossiers aux flux de travail actifs

Passons en revue un scénario de support courant pour voir comment ces outils fonctionnent ensemble.

Avec Thena, vous obtenez une note fiable dans HubSpot qui fournit un contexte historique à vos gestionnaires de comptes. C'est un excellent moyen de s'assurer que l'équipe commerciale est au courant de ce qui s'est passé dans le parcours de support d'un client.

Avec un outil complémentaire comme eesel AI, vous pouvez ajouter une couche en temps réel à ce flux de travail :

1. L'agent IA voit immédiatement la question du client concernant une commande.

2. Il utilise une action personnalisée sécurisée pour consulter le statut de la commande directement depuis votre boutique Shopify ou un autre système backend.

3. Il rédige ensuite une réponse parfaite et précise qu'un agent humain pourra approuver ou, si vous l'avez configuré ainsi, il résout le ticket instantanément.

4. Pendant ce temps, il peut également étiqueter (tagger) le ticket, gardant ainsi votre bureau de service HubSpot organisé et net.

Cette combinaison vous permet d'avoir à la fois un système de référence mature dans HubSpot et une couche d'automatisation active et intelligente pour accomplir le travail.

Comparaison des prix : Thena AI vs eesel AI

Le coût fait toujours partie de la conversation, et les deux plateformes proposent des approches différentes pour répondre aux besoins de votre équipe.

Tarification de Thena AI

Thena utilise un modèle de tarification standard par utilisateur et par mois.

• Gratuit (Free) : Idéal pour un maximum de 10 utilisateurs et 1 000 tickets/mois, avec des fonctionnalités essentielles.

• Standard : À partir de 79 $/utilisateur/mois (avec facturation annuelle), ce qui ajoute des fonctionnalités d'IA et le chat web.

• Entreprise (Enterprise) : 119 $/utilisateur/mois (facturation annuelle) pour un support avancé comme Microsoft Teams.

Tarification d'eesel AI

La tarification d'eesel AI est basée sur les interactions de l'IA plutôt que sur le nombre de sièges, ce que certaines équipes préfèrent pour l'évolutivité.

• Équipe (Team) : À partir de 239 $/mois (facturation annuelle) et inclut jusqu'à 3 bots et 1 000 interactions IA.

• Business : À partir de 639 $/mois (facturation annuelle) pour un nombre illimité de bots, 3 000 interactions IA, et des fonctionnalités telles que l'entraînement sur les anciens tickets et les actions API personnalisées.

Ce modèle est conçu pour être prévisible, évoluant avec votre utilisation réelle de l'IA plutôt qu'avec vos effectifs.

De la synchronisation des résumés à la véritable automatisation

Alors, comment les résumés de Thena AI se synchronisent-ils avec HubSpot ? Ils fournissent une copie planifiée et unidirectionnelle de notes générées par l'IA dans votre CRM. C'est un moyen fiable de consigner l'historique des conversations afin que vos équipes de vente et de compte puissent l'examiner au sein de la puissante interface de HubSpot.

Pour les équipes de support qui souhaitent maximiser les capacités de HubSpot, l'ajout de l'automatisation en temps réel peut changer la donne. Le support client moderne consiste à la fois à maintenir un système de référence solide et à résoudre les problèmes au moment même où ils surviennent.

La véritable valeur de l'IA réside dans la combinaison de ces deux approches. Si votre équipe cherche à enregistrer les conversations tout en gérant automatiquement les questions courantes et en donnant aux agents des réponses instantanées, vous pouvez construire une pile technologique très puissante en tirant parti de l'écosystème de HubSpot.

Prêt à voir comment un agent IA intégré peut fonctionner avec votre installation ? Vous pouvez essayer eesel AI gratuitement et configurer votre premier agent IA en quelques minutes seulement.