Guía práctica para automatizar el onboarding con Jira y Confluence

Seamos sinceros, la incorporación de empleados (onboarding) puede ser un proceso desordenado. A menudo es una carrera frenética de correos electrónicos entre RR. HH., TI y los gerentes de contratación. Se olvidan tareas y el nuevo empleado se queda preguntándose qué se supone que debe estar haciendo. Todos hemos visto cómo sucede. Un comienzo accidentado no solo genera una mala primera impresión; puede provocar una confusión real e incluso perjudicar la retención de talento.

Esta guía está aquí para ayudarle a solucionar eso. Explicaremos exactamente cómo automatizar el onboarding con Jira y Confluence, convirtiendo ese proceso caótico en algo consistente, eficiente y genuinamente acogedor.

El objetivo es construir un sistema que brinde a las nuevas contrataciones el apoyo que necesitan para sentirse parte del equipo y comenzar a contribuir más rápido.

Lo que necesitará para comenzar

Antes de pasar a la configuración, asegúrese de tener las herramientas adecuadas a mano. Para que esto funcione sin problemas, necesitará:

• Una suscripción a Jira Service Management: Aquí es donde construiremos los formularios y gestionaremos todo el flujo de trabajo (workflow) de onboarding de principio a fin.

• Una suscripción a Confluence: Esta actuará como la biblioteca central para todos sus documentos de onboarding, listas de verificación e información de la empresa.

• Acceso de administrador a ambas plataformas: Necesitará permisos para crear proyectos, ajustar flujos de trabajo y configurar reglas de automatización.

• (Opcional pero útil) Una plataforma de conocimiento de IA: Una opción a considerar es una plataforma de conocimiento de IA, que puede complementar su configuración respondiendo preguntas que no están en el manual oficial y conectando información de fuera de Jira y Confluence.

Cómo automatizar el onboarding con Jira y Confluence: Guía paso a paso

Muy bien, construyamos una máquina de onboarding que realmente trabaje para usted, no en su contra.

Paso 1: Centralice todo el conocimiento de onboarding en Confluence

Lo primero es lo primero: necesita una fuente única de verdad (single source of truth). Sus nuevas contrataciones no deberían pasar su primera semana rebuscando en unidades compartidas y viejas cadenas de correo electrónico para encontrar información básica. Un espacio dedicado de Confluence les ofrece un único lugar para encontrar todo lo que necesitan.

Cree un nuevo espacio en Confluence. Póngale un nombre obvio, como "Onboarding de empleados".

Dentro de ese espacio, puede comenzar a crear páginas para todos los elementos esenciales. Puede usar las plantillas integradas de Confluence (la de "Onboarding de nuevos empleados" es un buen punto de partida) o crear la suya propia. Sugiero incluir un Paquete de bienvenida con la misión de la empresa y resúmenes de los equipos, una Lista de verificación de la primera semana que detalle las reuniones y tareas clave, una Guía de TI y herramientas con instrucciones de configuración sencillas y una página de Información de RR. HH. con enlaces a políticas e información sobre beneficios.

Paso 2: Cree un formulario de solicitud de nueva contratación en Jira Service Management

Todo su proceso automatizado se activará desde un formulario simple. Esto es fundamental porque garantiza que toda la información clave se recopile justo al principio. Se acabaron los correos de ida y vuelta entre RR. HH. y TI intentando averiguar qué tipo de computadora portátil necesita alguien.

En su proyecto de Jira Service Management, cree un nuevo tipo de solicitud y llámelo "Onboarding de nueva contratación".

Luego, simplemente arrastre y suelte los campos que necesite en el formulario. Asegúrese de capturar todos los detalles importantes del gerente de contratación, incluyendo:

• Nombre completo de la nueva contratación

• Fecha de inicio

• Cargo y departamento

• Gerente de contratación (use un campo "Selector de usuarios" para poder etiquetarlos)

• Requisitos de hardware (casillas de verificación para laptop, monitor, teclado, etc.)

• Acceso a software necesario (como Figma, Salesforce o cualquier otro)

Paso 3: Diseñe el flujo de trabajo de onboarding en Jira

El flujo de trabajo (workflow) es básicamente un mapa del recorrido de la nueva contratación, desde el momento en que se envía la solicitud hasta que todo está configurado. Esto les da a todos una visión clara de en qué punto están las cosas, para que nadie tenga que escribir en un canal preguntando: "Oye, ¿cuál es el estado de la laptop del nuevo diseñador?".

Deberá personalizar el flujo de trabajo para su solicitud de "Onboarding de nueva contratación".

Cree algunos estados que coincidan con su proceso real. Un flujo bastante estándar se ve algo así: Solicitud enviada → Revisión del gerente → Aprovisionamiento de TI → Listo para el día 1 → Onboarding en curso → Completado.

Paso 4: Utilice la automatización para conectar los puntos

Ahora viene la parte divertida. El motor de automatización de Jira puede encargarse de todos los pequeños traspasos entre equipos, crear tareas y enviar notificaciones sin que nadie tenga que hacerlo manualmente.

Vaya a "Configuración del proyecto" > "Automatización" y cree algunas reglas. Aquí hay un par de reglas imprescindibles para comenzar:

• Notificar al gerente de contratación: Cuando se envíe una solicitud, configure una regla que mueva automáticamente el ticket a "Revisión del gerente" y lo asigne a la persona seleccionada en el campo "Gerente de contratación".

• Crear subtareas de TI: Cuando el ticket pase a "Aprovisionamiento de TI", haga que la automatización cree subtareas vinculadas como "Pedir computadora portátil" y "Crear cuenta de correo electrónico". Puede asignarlas directamente a su equipo de TI.

• Vincular a documentos de Confluence: Tan pronto como se cree el ticket principal, haga que una regla de automatización publique un comentario con un enlace directo a su espacio de onboarding en Confluence. Simple y efectivo.

Pero hay algo que debe tener en cuenta. La automatización de Jira es excelente para tareas predecibles, pero también puede complementarse con herramientas adicionales para las docenas de preguntas aleatorias que tiene cada nueva contratación. Ya sabe cuáles: "¿Dónde están las pautas de la marca?" o "¿Cuál es la contraseña del Wi-Fi de la otra oficina?". Estas preguntas suelen recaer en RR. HH. o TI, alejándolos de su trabajo real.

Aquí es donde una herramienta como eesel AI ayuda de verdad. Se conecta a Jira y Confluence, pero también aprende de sus otras fuentes de conocimiento como Google Docs o Slack. Las nuevas contrataciones pueden hacer preguntas y obtener respuestas instantáneas extraídas de todo el conocimiento de su empresa, no solo del manual oficial. Lo mejor de todo es que es de autoservicio y se configura en pocos minutos, por lo que los nuevos empleados se sienten empoderados sin aumentar la carga de trabajo de su equipo.

Algunos consejos extra para una mejor experiencia de onboarding

El flujo de trabajo es una base sólida, pero algunos pequeños detalles pueden convertir una buena experiencia de onboarding en una excelente.

No intente hacerlo todo el primer día. Use las fechas de vencimiento de Jira para espaciar las tareas durante la primera semana. La idea es proporcionar un ritmo manejable, no abrumar a alguien con una lista de 50 elementos en el momento en que entra por la puerta.

Cree un canal de bienvenida. Puede configurar una regla de automatización que invite a la nueva contratación y a su gerente a un canal dedicado de Slack o Teams. Es un lugar ideal para que hagan preguntas informales y conozcan a la gente.

Pida feedback. La mejor manera de mejorar su proceso es preguntar a las personas que acaban de pasar por él. Cree un formulario rápido de comentarios en Jira y programe una automatización para enviarlo 30 días después de su fecha de inicio.

Llene proactivamente las brechas de conocimiento. Si bien Confluence actúa como su centro de conocimiento principal, tenga en cuenta que a menudo existe un contexto útil en otros lugares, como hilos de Slack o tickets de Jira anteriores. En lugar de intentar documentar cada cosa a mano, puede dejar que una IA se encargue de ello. Por ejemplo, el Chat Interno de IA de eesel AI puede aprender de estas fuentes dispersas, creando una red de seguridad que puede responder casi cualquier pregunta que plantee un nuevo empleado.

Su nueva potencia de onboarding

Siguiendo estos pasos, puede automatizar con éxito el onboarding con Jira y Confluence. Ha construido un sistema que reduce el trabajo manual, garantiza que no se olvide nada importante y brinda a los nuevos empleados un comienzo estructurado y acogedor.

Este flujo de trabajo es una forma fantástica de gestionar el proceso. Pero una experiencia de onboarding verdaderamente excelente es algo más que tareas y tickets: se trata de dar a las nuevas contrataciones la confianza para encontrar lo que necesitan, justo cuando lo necesitan.

Este video ofrece un excelente recorrido sobre cómo automatizar el proceso de onboarding de sus clientes con Jira y Confluence.

Lleve su onboarding de bueno a excelente

Ha construido un flujo de trabajo sólido, ¿por qué no hacerlo aún más inteligente? eesel AI se integra con las herramientas que acaba de configurar para reunir todo el conocimiento de su empresa. Ofrece a las nuevas contrataciones un asistente de IA confiable e instantáneo que puede responder a sus preguntas aprendiendo de sus páginas de Confluence, tickets de Jira anteriores, Google Docs y más.

Deje de permitir que las mismas preguntas repetitivas interrumpan a sus equipos. Brinde a sus nuevas contrataciones el apoyo de autoservicio que necesitan para sentirse cómodos y tener éxito desde su primer día.

Comience su prueba gratuita de eesel AI y vea cómo funciona.