Una guía práctica para automatizar la incorporación con Jira y Confluence

Seamos sinceros, la incorporación de empleados puede ser un lío. A menudo es un frenesí de correos electrónicos entre RR. HH., TI y los mánagers de contratación. Las tareas se olvidan y el nuevo empleado se queda sin saber qué se supone que debe hacer. Todos lo hemos visto. Un comienzo accidentado no solo causa una mala primera impresión, sino que puede llevar a una confusión genuina e incluso perjudicar la retención.

Esta guía está aquí para ayudarte a solucionar eso. Te explicaremos exactamente cómo automatizar la incorporación con Jira y Confluence, convirtiendo ese proceso caótico en algo consistente, eficiente y genuinamente acogedor.

El objetivo es construir un sistema que brinde a los nuevos empleados el apoyo que necesitan para sentirse parte del equipo y comenzar a contribuir más rápido.

Lo que necesitarás para empezar

Antes de sumergirnos en la configuración, asegurémonos de que tienes las herramientas adecuadas a mano. Para que esto funcione sin problemas, necesitarás:

• Una suscripción a Jira Service Management: Aquí es donde crearemos los formularios y gestionaremos todo el flujo de trabajo de incorporación de principio a fin.

• Una suscripción a Confluence: Esto actuará como la biblioteca central para todos tus documentos de incorporación, listas de verificación e información de la empresa.

• Acceso de administrador a ambas plataformas: Necesitarás los permisos para crear proyectos, ajustar flujos de trabajo y configurar reglas de automatización.

• (Opcional pero útil) Una plataforma de conocimiento de IA: Esto puede ser un salvavidas para responder todas las preguntas que no están en el manual oficial, conectando información más allá de Jira y Confluence.

Cómo automatizar la incorporación con Jira y Confluence: una guía paso a paso

Muy bien, construyamos una máquina de incorporación que realmente trabaje para ti, no en tu contra.

Paso 1: Reúne todo tu conocimiento de incorporación en Confluence

Lo primero es lo primero: necesitas una única fuente de verdad. Tus nuevos empleados no deberían pasar su primera semana buscando en unidades compartidas y cadenas de correos antiguos para encontrar información básica. Un espacio dedicado en Confluence les da un solo lugar para encontrar todo lo que necesitan.

Adelante, crea un nuevo espacio en Confluence. Lámalo algo obvio, como "Incorporación de empleados".

Un espacio de Confluence para la incorporación de empleados, un primer paso clave para automatizar el onboarding con Jira y Confluence.

Dentro de ese espacio, puedes empezar a crear páginas para todo lo esencial. Puedes usar las plantillas integradas de Confluence (la de "Incorporación de nuevos empleados" es un buen punto de partida) o crear las tuyas. Sugeriría incluir un Paquete de bienvenida con la misión de la empresa y resúmenes de los equipos, una Lista de verificación de la primera semana que describa reuniones y tareas clave, una Guía de TI y herramientas con instrucciones de configuración sencillas y una página de Información de RR. HH. con enlaces a políticas e información sobre beneficios.

Paso 2: Crea un formulario de solicitud de nuevo empleado en Jira Service Management

Todo tu proceso automatizado comenzará a partir de un simple formulario. Esto es fundamental porque garantiza que toda la información clave se recopile desde el principio. No más correos de ida y vuelta entre RR. HH. y TI tratando de averiguar qué tipo de portátil necesita alguien.

En tu proyecto de Jira Service Management, crea un nuevo tipo de solicitud y llámalo "Incorporación de nuevo empleado".

Luego, simplemente arrastra y suelta los campos que necesitas en el formulario. Asegúrate de capturar todos los detalles importantes del mánager de contratación, incluyendo:

• Nombre completo del nuevo empleado

• Fecha de inicio

• Cargo y departamento

• Mánager de contratación (usa un campo "Selector de usuario" para poder etiquetarlos)

• Requisitos de hardware (casillas de verificación para portátil, monitor, teclado, etc.)

• Acceso a software necesario (como Figma, Salesforce o cualquier otro)

Paso 3: Diseña el flujo de trabajo de incorporación en Jira

El flujo de trabajo es básicamente un mapa del viaje del nuevo empleado, desde el momento en que se envía la solicitud hasta que está completamente listo. Esto le da a todos una visión clara de en qué punto se encuentran las cosas, para que nadie tenga que enviar un mensaje a un canal preguntando: "Oye, ¿cuál es el estado del portátil del nuevo diseñador?".

Querrás personalizar el flujo de trabajo para tu solicitud de "Incorporación de nuevo empleado".

Crea algunos estados que coincidan con tu proceso real. Un flujo bastante estándar se parece a esto: Solicitud enviada → Revisión del mánager → Aprovisionamiento de TI → Listo para el día 1 → Incorporación en curso → Completado.

Paso 4: Usa la automatización para conectar los puntos

Ahora viene la parte divertida. El motor de automatización de Jira puede encargarse de todas las pequeñas transferencias entre equipos, crear tareas y enviar notificaciones sin que nadie tenga que hacerlo manualmente.

Ve a "Configuración del proyecto" > "Automatización" y crea algunas reglas. Aquí tienes un par de imprescindibles para empezar:

• Notificar al mánager de contratación: Cuando se envíe una solicitud, configura una regla que mueva automáticamente la solicitud a "Revisión del mánager" y se la asigne a la persona seleccionada en el campo "Mánager de contratación".

• Crear subtareas de TI: Cuando la solicitud pase a "Aprovisionamiento de TI", haz que la automatización cree subtareas vinculadas como "Pedir portátil" y "Crear cuenta de correo electrónico". Puedes asignarlas directamente a tu equipo de TI.

• Enlazar a documentos de Confluence: Tan pronto como se cree la solicitud principal, haz que una regla de automatización publique un comentario con un enlace directo a tu espacio de incorporación de Confluence. Simple y efectivo.

Pero hay algo que debes tener en cuenta. La automatización de Jira es excelente para tareas predecibles, pero no puede ayudar con las docenas de preguntas aleatorias que tiene cada nuevo empleado. Ya sabes cuáles: "¿Dónde están las directrices de la marca?" o "¿Cuál es la contraseña del Wi-Fi de la otra oficina?". Estas preguntas suelen recaer en RR. HH. o TI, desviándolos de su trabajo real.

Aquí es donde una herramienta como eesel AI realmente ayuda. Se conecta a Jira y Confluence, pero también aprende de tus otras fuentes de conocimiento como Google Docs o Slack. Los nuevos empleados pueden hacer preguntas y obtener respuestas instantáneas extraídas de todo el conocimiento de tu empresa, no solo del manual oficial. Lo mejor de todo es que es autoservicio y se configura en pocos minutos, por lo que los nuevos empleados se sienten empoderados sin aumentar la carga de trabajo de tu equipo.

Algunos consejos adicionales para una mejor experiencia de incorporación

El flujo de trabajo es una base sólida, pero algunos pequeños detalles pueden convertir una buena experiencia de incorporación en una excelente.

No intentes hacerlo todo el primer día.

Usa las fechas de vencimiento de Jira para espaciar las tareas a lo largo de la primera semana. La idea es proporcionar un ritmo manejable, no abrumar a alguien con una lista de 50 tareas en el momento en que entra por la puerta.

Crea un canal de bienvenida.

Puedes configurar una regla de automatización que invite al nuevo empleado y a su mánager a un canal dedicado de Slack o Teams. Es un lugar genial para que hagan preguntas informales y conozcan a la gente.

Pide feedback.

La mejor manera de mejorar tu proceso es preguntar a las personas que acaban de pasar por él. Crea un formulario de feedback rápido en Jira y programa una automatización para enviarlo 30 días después de su fecha de inicio.

Cubre las lagunas de conocimiento de forma proactiva.

Es un error común pensar que todo el conocimiento de la empresa reside en Confluence. La verdad es que toneladas de información útil están enterradas en hilos antiguos de Slack o en solicitudes pasadas de Jira. En lugar de intentar documentar cada cosa a mano, puedes dejar que una IA se encargue. Por ejemplo, el AI Internal Chat de eesel AI puede aprender de estas fuentes dispersas, creando una red de seguridad que puede responder a casi cualquier pregunta que un nuevo empleado le plantee.

Tu nueva central de incorporación

Siguiendo estos pasos, puedes automatizar con éxito la incorporación con Jira y Confluence. Has construido un sistema que reduce el trabajo manual, se asegura de que no se olvide nada importante y brinda a los nuevos empleados un comienzo estructurado y acogedor.

Este flujo de trabajo es una forma fantástica de gestionar el proceso. Pero una experiencia de incorporación verdaderamente excelente va más allá de tareas y solicitudes; se trata de dar a los nuevos empleados la confianza para encontrar lo que necesitan, justo cuando lo necesitan.

Este vídeo ofrece un excelente tutorial sobre cómo automatizar tu proceso de onboarding de clientes con Jira y Confluence.

Lleva tu incorporación de buena a excelente

Has construido un flujo de trabajo sólido, ¿por qué no hacerlo aún más inteligente? eesel AI se integra con las herramientas que acabas de configurar para reunir todo el conocimiento de tu empresa. Ofrece a los nuevos empleados un asistente de IA instantáneo y fiable que puede responder a sus preguntas aprendiendo de tus páginas de Confluence, solicitudes pasadas de Jira, Google Docs y más.

Deja que las mismas preguntas repetitivas dejen de interrumpir a tus equipos. Brinda a tus nuevos empleados el soporte de autoservicio que necesitan para sentirse cómodos y tener éxito desde su primer día.

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