Un guide pratique pour automatiser l’intégration avec Jira et Confluence

Soyons honnêtes, l’intégration des employés peut être un vrai bazar. C’est souvent une course effrénée d’e-mails entre les RH, l’équipe informatique et les responsables du recrutement. Des tâches sont oubliées, et la nouvelle recrue se demande ce qu’elle est censée faire. Nous avons tous déjà vu ça. Un démarrage difficile ne se contente pas de laisser une mauvaise première impression ; il peut entraîner une réelle confusion et même nuire à la rétention du personnel.

Ce guide est là pour vous aider à y remédier. Nous allons vous expliquer en détail comment automatiser l’intégration avec Jira et Confluence, transformant ce processus chaotique en quelque chose de cohérent, efficace et véritablement accueillant.

L’objectif est de construire un système qui offre aux nouvelles recrues le soutien dont elles ont besoin pour se sentir intégrées à l’équipe et commencer à contribuer plus rapidement.

Ce dont vous aurez besoin pour commencer

Avant de nous lancer dans la configuration, assurons-nous que vous disposez des bons outils. Pour que tout fonctionne sans accroc, vous aurez besoin de :

• Un abonnement Jira Service Management : C’est ici que nous allons créer les formulaires et gérer l’ensemble du flux de travail d’intégration du début à la fin.

• Un abonnement Confluence : Il servira de bibliothèque centrale pour tous vos documents d’intégration, listes de contrôle et informations sur l’entreprise.

• Un accès administrateur aux deux plateformes : Vous aurez besoin des autorisations nécessaires pour créer des projets, modifier les flux de travail et configurer des règles d’automatisation.

• (Facultatif mais utile) Une plateforme de connaissances IA : Cela peut vous sauver la vie pour répondre à toutes les questions qui ne figurent pas dans le manuel officiel, en reliant des informations provenant d’ailleurs que Jira et Confluence.

Comment automatiser l’intégration avec Jira et Confluence : Un guide étape par étape

Très bien, construisons une machine d’intégration qui travaille vraiment pour vous, et non contre vous.

Étape 1 : Rassemblez toutes vos connaissances sur l’intégration dans Confluence

Commençons par le commencement : vous avez besoin d’une source unique de vérité. Vos nouvelles recrues ne devraient pas avoir à passer leur première semaine à fouiller dans des disques partagés et de vieilles chaînes d’e-mails pour trouver des informations de base. Un espace Confluence dédié leur donne un seul endroit pour trouver tout ce dont elles ont besoin.

Créez un nouvel espace dans Confluence. Donnez-lui un nom évident, comme "Intégration des employés".

Un espace Confluence pour l'intégration des employés, une première étape clé pour automatiser l'intégration avec Jira et Confluence.

À l’intérieur de cet espace, vous pouvez commencer à créer des pages pour tous les éléments essentiels. Vous pouvez utiliser les modèles intégrés de Confluence (celui de l'intégration des nouveaux employés est un bon point de départ) ou créer les vôtres. Je suggérerais d’inclure un Kit de bienvenue avec la mission de l’entreprise et la présentation des équipes, une Liste de contrôle pour la première semaine qui décrit les réunions et tâches clés, un Guide des outils et de l’informatique avec des instructions de configuration simples, et une page d’Informations RH avec des liens vers les politiques et les avantages sociaux.

Étape 2 : Créez un formulaire de demande pour nouvelle recrue dans Jira Service Management

L’ensemble de votre processus automatisé démarrera à partir d’un simple formulaire. C’est énorme, car cela garantit que toutes les informations clés sont collectées dès le début. Fini les allers-retours d’e-mails entre les RH et l’informatique pour savoir de quel type d’ordinateur portable quelqu’un a besoin.

Dans votre projet Jira Service Management, créez un nouveau type de demande et appelez-le "Intégration d’une nouvelle recrue".

Ensuite, il suffit de glisser-déposer les champs dont vous avez besoin sur le formulaire. Assurez-vous de recueillir tous les détails importants auprès du responsable du recrutement, notamment :

• Nom complet de la nouvelle recrue

• Date de début

• Titre du poste et département

• Responsable du recrutement (utilisez un champ "Sélecteur d’utilisateur" pour pouvoir le mentionner)

• Besoins en matériel (cases à cocher pour Ordinateur portable, Écran, Clavier, etc.)

• Accès logiciels nécessaires (comme Figma, Salesforce, ou tout autre)

Étape 3 : Cartographiez le flux de travail d’intégration dans Jira

Le flux de travail est essentiellement une carte du parcours de la nouvelle recrue, depuis le moment où la demande est soumise jusqu’à ce qu’elle soit entièrement configurée. Cela donne à tout le monde une vision claire de la situation, de sorte que personne n’a à envoyer un message sur un canal pour demander : "Hé, quel est le statut de l’ordinateur portable du nouveau designer ?"

Vous devrez personnaliser le flux de travail pour votre demande "Intégration d’une nouvelle recrue".

Créez quelques statuts qui correspondent à votre processus réel. Un flux assez standard ressemble à ceci : Demande soumise → Examen par le manager → Approvisionnement IT → Prêt pour le 1er jour → Intégration en cours → Terminé.

Étape 4 : Utilisez l’automatisation pour relier les points

Maintenant, la partie amusante. Le moteur d’automatisation de Jira peut gérer toutes les petites transmissions entre les équipes, créer des tâches et envoyer des notifications sans que personne n’ait à le faire manuellement.

Allez dans "Paramètres du projet" > "Automatisation" et créez quelques règles. Voici quelques incontournables pour commencer :

• Notifier le responsable du recrutement : Lorsqu’une demande est soumise, configurez une règle qui déplace automatiquement le ticket vers "Examen par le manager" et l’attribue à la personne sélectionnée dans le champ "Responsable du recrutement".

• Créer des sous-tâches pour l’informatique : Lorsque le ticket passe à "Approvisionnement IT", faites en sorte que l’automatisation crée des sous-tâches liées comme "Commander un ordinateur portable" et "Créer un compte de messagerie". Vous pouvez les attribuer directement à votre équipe informatique.

• Lien vers les documents Confluence : Dès que le ticket principal est créé, faites en sorte qu’une règle d’automatisation publie un commentaire avec un lien direct vers votre espace d’intégration Confluence. Simple et efficace.

Mais voici quelque chose à garder à l’esprit. L’automatisation de Jira est excellente pour les tâches prévisibles, mais elle ne peut pas aider avec les dizaines de questions aléatoires que chaque nouvelle recrue se pose. Vous savez, celles comme : "Où se trouvent les directives de la marque ?" ou "Quel est le mot de passe du Wi-Fi pour l’autre bureau ?". Ces questions incombent généralement aux RH ou à l’informatique, les détournant de leur travail réel.

C’est là qu’un outil comme eesel AI est vraiment utile. Il se connecte à Jira et Confluence, mais il apprend également de vos autres sources de connaissances comme Google Docs ou Slack. Les nouvelles recrues peuvent poser des questions et obtenir des réponses instantanées extraites de toutes les connaissances de votre entreprise, pas seulement du manuel officiel. Mieux encore, c’est en libre-service et ne prend que quelques minutes à configurer, de sorte que les nouvelles recrues se sentent autonomes sans alourdir la charge de travail de votre équipe.

Quelques conseils supplémentaires pour une meilleure expérience d’intégration

Le flux de travail est une base solide, mais quelques petits détails peuvent transformer une bonne expérience d’intégration en une expérience excellente.

N’essayez pas de tout faire le premier jour.

Utilisez les dates d’échéance de Jira pour répartir les tâches sur la première semaine. L’idée est de fournir un rythme gérable, pas de submerger quelqu’un avec une liste de 50 points dès son arrivée.

Créez un canal de bienvenue.

Vous pouvez configurer une règle d’automatisation qui invite la nouvelle recrue et son manager à un canal Slack ou Teams dédié. C’est un excellent endroit pour poser des questions informelles et apprendre à connaître les gens.

Demandez des retours.

La meilleure façon d’améliorer votre processus est de demander aux personnes qui viennent de le vivre. Créez un formulaire de feedback rapide dans Jira et programmez une automatisation pour l’envoyer 30 jours après leur date de début.

Comblez proactivement les lacunes en matière de connaissances.

C’est une erreur courante de penser que toutes les connaissances de l’entreprise se trouvent dans Confluence. La vérité est que des tonnes d’informations utiles sont enfouies dans d’anciens fils de discussion Slack ou d’anciens tickets Jira. Au lieu d’essayer de tout documenter à la main, vous pouvez laisser une IA s’en charger. Par exemple, le Chat Interne IA d’eesel AI peut apprendre de ces sources dispersées, créant un filet de sécurité capable de répondre à presque toutes les questions qu’une nouvelle recrue pourrait poser.

Votre nouvelle centrale d’intégration

En suivant ces étapes, vous pouvez réussir à automatiser l’intégration avec Jira et Confluence. Vous avez construit un système qui réduit le travail manuel, s’assure que rien d’important n’est oublié et offre aux nouveaux employés un départ structuré et accueillant.

Ce flux de travail est un moyen fantastique de gérer le processus. Mais une expérience d’intégration vraiment excellente va au-delà des tâches et des tickets ; il s’agit de donner aux nouvelles recrues la confiance nécessaire pour trouver ce dont elles ont besoin, au moment où elles en ont besoin.

Cette vidéo offre un excellent tutoriel sur la manière d'automatiser votre processus d'intégration client avec Jira et Confluence.

Faites passer votre intégration de bonne à excellente

Vous avez construit un flux de travail solide, alors pourquoi ne pas le rendre encore plus intelligent ? eesel AI s’intègre avec les outils que vous venez de configurer pour rassembler toutes les connaissances de votre entreprise. Il offre aux nouvelles recrues un assistant IA instantané et fiable qui peut répondre à leurs questions en apprenant de vos pages Confluence, de vos anciens tickets Jira, de vos Google Docs, et plus encore.

Arrêtez de laisser les mêmes questions répétitives interrompre vos équipes. Donnez à vos nouvelles recrues le soutien en libre-service dont elles ont besoin pour se sentir à l’aise et réussir dès leur premier jour.

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