JiraとConfluenceでオンボーディングを自動化する方法ガイド

正直なところ、従業員のオンボーディングは煩雑になりがちです。人事、IT、採用マネージャーの間でメールが慌ただしく飛び交うことも珍しくありません。タスクは忘れ去られ、新入社員は何をすべきか分からずに途方に暮れてしまいます。誰もがそのような状況を目にしたことがあるでしょう。このようなぎこちないスタートは、第一印象を悪くするだけでなく、純粋な混乱を招き、定着率を損なうことさえあります。

このガイドは、その問題を解決するためのお手伝いをします。JiraとConfluenceを使ってオンボーディングを自動化する方法を具体的に解説し、混沌としたプロセスを、一貫性があり、効率的で、心から歓迎できるものに変えていきます。

目標は、新入社員が必要なサポートを受け、チームの一員だと感じ、より早く貢献し始められるようなシステムを構築することです。

始めるために必要なもの

セットアップに取り掛かる前に、適切なツールが手元にあるか確認しましょう。これをスムーズに進めるためには、以下のものが必要です。

• Jira Service Managementのサブスクリプション: ここでフォームを構築し、オンボーディングのワークフロー全体を最初から最後まで管理します。

• Confluenceのサブスクリプション: オンボーディング関連のドキュメント、チェックリスト、企業情報のすべてを保管する中央ライブラリとして機能します。

• 両プラットフォームへの管理者アクセス: プロジェクトの作成、ワークフローの調整、自動化ルールの設定を行う権限が必要になります。

• (任意ですが役立ちます) AIナレッジプラットフォーム: JiraやConfluenceだけでなく、外部の情報も連携して、公式ハンドブックに載っていないあらゆる質問に答えるのに非常に役立ちます。

JiraとConfluenceでオンボーディングを自動化する方法：ステップバイステップガイド

それでは、あなたのために、あなたに逆らうのではなく、実際に機能するオンボーディングマシンを構築しましょう。

ステップ1：すべてのオンボーディングナレッジをConfluenceに集約する

まず最初にすべきこと：信頼できる唯一の情報源が必要です。新入社員が最初の1週間を、共有ドライブや古いメールのやり取りを掘り起こして基本情報を見つけるのに費やすべきではありません。専用のConfluenceスペースがあれば、必要なものすべてを1か所で見つけることができます。

Confluenceで新しいスペースを作成しましょう。「従業員オンボーディング」のように分かりやすい名前を付けます。

JiraとConfluenceでオンボーディングを自動化するための重要な第一歩である、従業員オンボーディング用のConfluenceスペース。

そのスペース内で、必要なすべてのページの作成を開始できます。Confluenceの組み込みテンプレート（「新入社員オンボーディング」は良い出発点です）を使用するか、独自に作成することができます。会社のミッションやチームの概要を記載したウェルカムパック、主要な会議やタスクをまとめた最初の1週間のチェックリスト、簡単なセットアップ手順を記載したITとツールのガイド、そしてポリシーや福利厚生情報へのリンクを含む人事情報ページを含めることをお勧めします。

ステップ2：Jira Service Managementで新規採用者リクエストフォームを作成する

自動化されたプロセス全体は、1つのシンプルなフォームから開始されます。これは、すべての重要な情報が最初に確実に収集されるため、非常に重要です。誰がどの種類のラップトップを必要としているかを把握するために、人事とITの間でメールをやり取りする必要はもうありません。

Jira Service Managementプロジェクトで、新しいリクエストタイプを作成し、「新規採用者オンボーディング」と名付けます。

次に、必要なフィールドをフォームにドラッグ＆ドロップするだけです。採用マネージャーから以下の重要な詳細情報をすべて収集するようにしてください。

• 新入社員の氏名

• 入社日

• 役職と部署

• 採用マネージャー（「ユーザーピッカー」フィールドを使用してタグ付けできるようにします）

• 必要なハードウェア（ラップトップ、モニター、キーボードなどのチェックボックス）

• 必要なソフトウェアアクセス（Figma、Salesforceなど）

ステップ3：Jiraでオンボーディングのワークフローを計画する

ワークフローは、基本的に新入社員の道のりの地図であり、リクエストが送信された瞬間からすべての設定が完了するまでを示します。これにより、誰もが状況を明確に把握できるため、「新しいデザイナーのラップトップの状況はどうなっていますか？」とチャンネルで尋ねる必要がなくなります。

「新規採用者オンボーディング」リクエストのワークフローをカスタマイズする必要があります。

実際のプロセスに合わせたステータスをいくつか作成します。かなり標準的なフローは次のようになります：リクエスト送信済み → マネージャーレビュー → ITプロビジョニング → 初日の準備完了 → オンボーディング進行中 → 完了。

ステップ4：自動化を使って点と点をつなぐ

ここからが面白い部分です。Jiraの自動化エンジンは、チーム間の細かな引き継ぎ、タスクの作成、通知の送信などを、誰も手動で行うことなく処理できます。

「プロジェクト設定」>「自動化」に移動し、いくつかのルールを作成します。始めるにあたって、必須のルールをいくつか紹介します。

• 採用マネージャーへの通知： リクエストが送信されたら、チケットを自動的に「マネージャーレビュー」に移動させ、「採用マネージャー」フィールドで選択された担当者に割り当てるルールを設定します。

• ITサブタスクの作成： チケットが「ITプロビジョニング」に移動したら、自動化によって「ラップトップの注文」や「メールアカウントの作成」などの関連サブタスクを作成させます。これらは直接ITチームに割り当てることができます。

• Confluenceドキュメントへのリンク： メインチケットが作成されるとすぐに、自動化ルールによってConfluenceオンボーディングスペースへの直接リンクを含むコメントが投稿されるようにします。シンプルで効果的です。

しかし、留意すべき点があります。Jiraの自動化は予測可能なタスクには優れていますが、新入社員が抱く無数のランダムな質問には対応できません。「ブランドガイドラインはどこにありますか？」や「別のオフィスのWi-Fiパスワードは何ですか？」といった質問です。これらの質問は通常、人事やIT部門に寄せられ、彼らを本来の業務から引き離してしまいます。

ここでeesel AIのようなツールが本当に役立ちます。JiraやConfluenceと連携するだけでなく、Google DocsやSlackのような他のナレッジソースからも学習します。新入社員は質問を投げかけるだけで、公式ハンドブックだけでなく、会社のすべてのナレッジから引き出された回答を即座に得ることができます。何よりも、セルフサービスでセットアップも数分で完了するため、新入社員はチームの負担を増やすことなく、自律的に行動できると感じられます。

より良いオンボーディング体験のための追加のヒント

ワークフローは堅固な基盤ですが、いくつかの小さな工夫が良いオンボーディング体験を素晴らしいものに変えることができます。

初日にすべてを詰め込もうとしない

Jiraの期日を使って、最初の1週間にタスクを分散させましょう。目的は、管理可能なペースを提供することであり、ドアを入った瞬間に50項目のチェックリストで誰かを圧倒することではありません。

ウェルカムチャンネルを作成する

新入社員とそのマネージャーを専用のSlackまたはTeamsチャンネルに招待する自動化ルールを設定できます。これは、彼らが気軽に質問したり、人々と知り合ったりするのに最適な場所です。

フィードバックを求める

プロセスを改善するための最良の方法は、それを経験したばかりの人々に尋ねることです。Jiraで簡単なフィードバックフォームを作成し、入社日から30日後に送信する自動化をスケジュールします。

知識のギャップを積極的に埋める

会社のすべての知識がConfluenceに存在すると考えるのはよくある間違いです。実際には、役立つ情報の多くが古いSlackのスレッドや過去のJiraチケットに埋もれています。すべてのことを手作業で文書化しようとする代わりに、AIに任せることができます。たとえば、eesel AIのAI Internal Chatは、これらの散在する情報源から学習し、新入社員が投げかけるほとんどすべての質問に答えられるセーフティネットを作成できます。

あなたの新しいオンボーディングの原動力

これらのステップに従うことで、JiraとConfluenceを使ったオンボーディングの自動化に成功できます。手作業を減らし、重要なことを見逃さないようにし、新入社員に体系的で歓迎されるスタートを提供するシステムを構築したのです。

このワークフローはプロセスを管理する素晴らしい方法です。しかし、真に素晴らしいオンボーディング体験とは、単なるタスクやチケット以上のものであり、新入社員が必要なときに必要なものを見つける自信を与えることです。

このビデオでは、JiraとConfluenceを使ってクライアントのオンボーディングプロセスを自動化する方法を詳しく解説しています。

オンボーディングを良いものから素晴らしいものへ

堅固なワークフローを構築したので、それをさらに賢くしてみませんか？eesel AIは、あなたが設定したツールと統合し、会社のすべてのナレッジを一つにまとめます。Confluenceのページ、過去のJiraチケット、Google Docsなどから学習することで、新入社員の質問に答えられる、即時かつ信頼性の高いAIアシスタントを提供します。

同じような繰り返しの質問がチームの仕事を中断させるのはもうやめましょう。新入社員が初日から安心して成功するために必要なセルフサービスサポートを提供してください。

eesel AIの無料トライアルを開始して、その仕組みを体験してください。