JiraとConfluenceでオンボーディングを自動化するためのハウツーガイド

正直に言って、従業員のオンボーディング（導入研修）は煩雑になりがちです。人事、IT、採用マネージャーの間でメールが飛び交い、パニック状態になることも少なくありません。タスクは忘れ去られ、新入社員は何をすべきかわからず途方に暮れてしまいます。私たちは皆、そのような光景を目にしてきました。幸先の悪いスタートは、単に第一印象を悪くするだけでなく、深刻な混乱を招き、離職率の悪化につながることさえあります。

このガイドは、その問題を解決するために作成されました。JiraとConfluenceを使ってオンボーディングを自動化し、カオスなプロセスを一貫性のある、効率的で、心から歓迎されるものに変える具体的な方法を解説します。

目標は、新入社員がチームの一員であると感じ、より早く貢献し始めるために必要なサポートを提供できるシステムを構築することです。

始める前に必要なもの

セットアップに入る前に、適切なツールが揃っているか確認しましょう。スムーズに進めるためには、以下のものが必要です。

• Jira Service Managementのサブスクリプション: ここでフォームを作成し、オンボーディングのワークフロー全体を最初から最後まで管理します。

• Confluenceのサブスクリプション: これは、すべてのオンボーディングドキュメント、チェックリスト、会社情報を集約する中央ライブラリとして機能します。

• 両プラットフォームへの管理者アクセス権: プロジェクトの作成、ワークフローの調整、自動化ルールの設定を行うための権限が必要です。

• （オプションだが推奨）AIナレッジプラットフォーム: 検討すべき選択肢の一つがAIナレッジプラットフォームです。公式ハンドブックに載っていない質問に答えたり、JiraやConfluence以外の情報を結びつけたりすることで、セットアップを補完できます。

JiraとConfluenceでオンボーディングを自動化する方法：ステップバイステップガイド

それでは、あなたを苦しめるのではなく、あなたの味方になってくれるオンボーディングマシンを構築していきましょう。

ステップ1：すべてのオンボーディング知識をConfluenceに集約する

まず最初に、信頼できる唯一の情報源（Single source of truth）が必要です。新入社員が、基本情報を見つけるために共有ドライブや古いメールのやり取りを初週ずっと探し回るようなことがあってはなりません。専用のConfluenceスペースを用意することで、必要なものすべてを一箇所で見つけられるようになります。

Confluenceで新しいスペースを作成しましょう。名前は「従業員オンボーディング」のように分かりやすいものにしてください。

そのスペース内に、必須事項をまとめたページを作成していきます。Confluenceの組み込みテンプレート（「新入社員のオンボーディング」テンプレートが良い出発点になります）を使用するか、独自のページを作成します。以下の内容を含めることをお勧めします：会社のミッションとチームの概要を記載したウェルカムパック、主要な会議やタスクを概説した初週のチェックリスト、簡単なセットアップ手順を記載したIT＆ツールガイド、そしてポリシーや福利厚生情報へのリンクをまとめた人事情報ページです。

ステップ2：Jira Service Managementで新入社員リクエストフォームを作成する

自動化プロセス全体は、一つのシンプルなフォームから始まります。これにより、開始時にすべての重要な情報が確実に収集されるため、非常に重要です。どのようなノートPCが必要かを把握するために人事とITの間でメールを何度もやり取りする必要はもうありません。

Jira Service Managementプロジェクトで、新しいリクエストタイプを作成し、名前を「新入社員オンボーディング」とします。

次に、必要なフィールドをフォームにドラッグ＆ドロップします。採用マネージャーから以下の重要な詳細情報を必ず取得するようにしてください：

• 新入社員の氏名

• 入社日

• 役職と部署

• 採用マネージャー（タグ付けできるように「ユーザーピッカー」フィールドを使用します）

• ハードウェア要件（ノートPC、モニター、キーボードなどのチェックボックス）

• 必要なソフトウェアへのアクセス（Figma、Salesforceなど）

ステップ3：Jiraでオンボーディングワークフローを定義する

ワークフローは、基本的に新入社員のジャーニー（旅路）の地図です。リクエストが提出された瞬間から、すべての準備が整うまでの流れを示します。これにより、全員が状況を明確に把握できるため、「ねえ、新しいデザイナーのノートPCの状況はどうなってる？」とチャットで確認する必要がなくなります。

「新入社員オンボーディング」リクエストに合わせてワークフローをカスタマイズする必要があります。

実際のプロセスに合わせたステータスをいくつか作成してください。一般的なフローは次のようになります：リクエスト提出 → マネージャー確認 → ITプロビジョニング（設定・提供） → 初日準備完了 → オンボーディング進行中 → 完了。

ステップ4：自動化を使用して点と点を結ぶ

いよいよ楽しい部分です。Jiraの自動化エンジンは、チーム間の細かな引き継ぎを処理し、タスクを作成し、手動で行うことなく通知を送信できます。

「プロジェクト設定」 > 「自動化」に移動し、いくつかのルールを作成します。まずは以下の必須ルールから始めましょう：

• 採用マネージャーへの通知: リクエストが送信されたら、チケットを自動的に「マネージャー確認」に移動させ、「採用マネージャー」フィールドで選択された人に割り当てるルールを設定します。

• ITサブタスクの作成: チケットが「ITプロビジョニング」に移動したときに、「ノートPCの注文」や「メールアカウントの作成」といったリンクされたサブタスクを自動作成させます。これらはITチームに直接割り当てることができます。

• Confluenceドキュメントへのリンク: メインチケットが作成されたらすぐに、Confluenceのオンボーディングスペースへの直接リンクを含むコメントを投稿する自動化ルールを設定します。シンプルですが効果的です。

ただし、注意点があります。Jiraの自動化は予測可能なタスクには適していますが、新入社員が抱く数多くのランダムな質問に対応するために追加ツールで補完することもできます。「ブランドガイドラインはどこ？」「別のオフィスのWi-Fiパスワードは？」といった質問です。これらの質問は通常、人事やITの担当者に寄せられ、彼らの本来の業務時間を奪ってしまいます。

ここでeesel AIのようなツールが非常に役立ちます。JiraやConfluenceに接続するだけでなく、GoogleドキュメントやSlackなどの他のナレッジソースからも学習します。新入社員は質問を投げかけるだけで、公式ハンドブックだけでなく、会社のすべての知識から即座に回答を得ることができます。何よりも、セルフサービスでセットアップに数分しかかからないため、チームの負担を増やすことなく新入社員をサポートできます。

最高のオンボーディング体験にするための追加のヒント

ワークフローは強固な土台となりますが、いくつかの細かな配慮が、良いオンボーディング体験を素晴らしいものに変えます。

初日にすべてを詰め込まない。 Jiraの期限（due dates）を使用して、最初の1週間にタスクを分散させましょう。初日に出社した瞬間に50項目のチェックリストで圧倒するのではなく、管理しやすいペースを提供することが重要です。

ウェルカムチャネルを作成する。 専用のSlackまたはTeamsチャネルに新入社員とそのマネージャーを招待する自動化ルールを設定できます。カジュアルな質問をしたり、人々を知るための絶好の場所になります。

フィードバックを求める。 プロセスを改善する最善の方法は、それを終えたばかりの人たちに尋ねることです。Jiraで簡単なフィードバックフォームを作成し、入社から30日後に送信されるように自動化をスケジュールします。

ナレッジのギャップを未然に埋める。 Confluenceは主要なナレッジハブとして機能しますが、役立つ文脈はSlackのスレッドや過去のJiraチケットなど、他の場所にも存在することが多いことを忘れないでください。すべてのことを手作業で文書化しようとする代わりに、AIに任せることができます。例えば、eesel AIのAI Internal Chatは、これらの分散したソースから学習し、新入社員のあらゆる質問に答えられるセーフティネットを作成できます。

あなたの新しいオンボーディング・パワーハウス

これらのステップに従うことで、JiraとConfluenceを使用したオンボーディングの自動化に成功するでしょう。手作業を減らし、重要なことを見逃さないようにし、新入社員に構造化された、歓迎ムードのあるスタートを提供するシステムを構築したことになります。

このワークフローはプロセスを管理するための素晴らしい方法です。しかし、真に優れたオンボーディング体験とは、単なるタスクやチケット以上のものです。それは、新入社員が必要なときに、必要なものを自分で見つけられるという自信を与えることなのです。

このビデオでは、JiraとConfluenceを使用してクライアントのオンボーディングプロセスを自動化する方法について詳しく解説しています。

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