Um guia prático para automatizar o onboarding com o Jira e o Confluence

Sejamos sinceros, o onboarding de funcionários pode ser uma bagunça. Muitas vezes é uma correria frenética de e-mails entre o RH, a TI e os gestores de contratação. Tarefas são esquecidas e o novo contratado fica se perguntando o que deveria estar fazendo. Todos nós já vimos isso acontecer. Um começo conturbado não causa apenas uma má primeira impressão; pode levar a uma confusão real e até prejudicar a retenção de talentos.

Este guia está aqui para ajudar você a resolver isso. Vamos mostrar exatamente como automatizar o onboarding com o Jira e o Confluence, transformando esse processo caótico em algo consistente, eficiente e genuinamente acolhedor.

O objetivo é construir um sistema que ofereça aos novos contratados o suporte necessário para que se sintam parte da equipe e comecem a contribuir mais rapidamente.

O que você precisará para começar

Antes de mergulharmos na configuração, vamos garantir que você tenha as ferramentas certas em mãos. Para que isso funcione sem problemas, você precisará de:

• Uma assinatura do Jira Service Management: É aqui que construiremos os formulários e gerenciaremos todo o fluxo de trabalho de onboarding do início ao fim.

• Uma assinatura do Confluence: Ele funcionará como a biblioteca central (base de conhecimento) para todos os seus documentos de onboarding, checklists e informações da empresa.

• Acesso de administrador a ambas as plataformas: Você precisará de permissões para criar projetos, ajustar fluxos de trabalho e configurar regras de automação.

• (Opcional, mas útil) Uma plataforma de conhecimento de IA: Uma opção a considerar é uma plataforma de conhecimento de IA, que pode complementar sua configuração respondendo a perguntas que não estão no manual oficial e conectando informações de fora do Jira e do Confluence.

Como automatizar o onboarding com o Jira e o Confluence: Um guia passo a passo

Tudo bem, vamos construir uma máquina de onboarding que realmente trabalhe para você, e não contra você.

Passo 1: Coloque todo o seu conhecimento de onboarding no Confluence

Primeira coisa: você precisa de uma única fonte da verdade (single source of truth). Seus novos contratados não deveriam passar a primeira semana vasculhando unidades compartilhadas e cadeias de e-mails antigos para encontrar informações básicas. Um espaço dedicado no Confluence oferece a eles um único lugar para encontrar tudo o que precisam.

Vá em frente e crie um novo espaço no Confluence. Dê a ele um nome óbvio, como "Onboarding de Funcionários".

Dentro desse espaço, você pode começar a criar páginas para todos os itens essenciais. Você pode usar os modelos integrados do Confluence (o de "Onboarding de novo funcionário" é um bom ponto de partida) ou construir o seu próprio. Sugiro incluir um Kit de Boas-Vindas com a missão da empresa e visões gerais das equipes, um Checklist da Primeira Semana que descreva reuniões e tarefas importantes, um Guia de TI e Ferramentas com instruções simples de configuração e uma página de Informações de RH com links para políticas e informações sobre benefícios.

Passo 2: Crie um formulário de solicitação de novo contratado no Jira Service Management

Todo o seu processo automatizado começará a partir de um formulário simples. Isso é fundamental porque garante que todas as informações importantes sejam coletadas logo no início. Chega de e-mails de ida e volta entre o RH e a TI tentando descobrir que tipo de laptop alguém precisa.

No seu projeto do Jira Service Management, crie um novo tipo de solicitação e chame-o de "Onboarding de Novo Contratado".

Depois, basta arrastar e soltar os campos necessários no formulário. Certifique-se de capturar todos os detalhes importantes do gestor de contratação, incluindo:

• Nome Completo do Novo Contratado

• Data de Início

• Cargo e Departamento

• Gestor de Contratação (use um campo de "Seletor de Usuário" para poder marcá-los)

• Requisitos de Hardware (caixas de seleção para Laptop, Monitor, Teclado, etc.)

• Acesso a Softwares Necessários (como Figma, Salesforce ou qualquer outro)

Passo 3: Mapeie o fluxo de trabalho de onboarding no Jira

O fluxo de trabalho (workflow) é basicamente um mapa da jornada do novo contratado, desde o momento em que a solicitação é enviada até que ele esteja totalmente configurado. Isso dá a todos uma visão clara de onde as coisas estão, para que ninguém precise enviar mensagens perguntando: "Ei, qual é o status do laptop do novo designer?"

Você precisará personalizar o fluxo de trabalho para sua solicitação de "Onboarding de Novo Contratado".

Crie alguns status que correspondam ao seu processo real. Um fluxo padrão se parece com isso: Solicitação Enviada → Revisão do Gestor → Provisionamento de TI → Pronto para o Dia 1 → Onboarding em Andamento → Concluído.

Passo 4: Use a automação para conectar os pontos

Agora vem a parte divertida. O mecanismo de automação do Jira pode lidar com todas as pequenas transições entre as equipes, criar tarefas e enviar notificações sem que ninguém precise fazer isso manualmente.

Vá em "Configurações do projeto" > "Automação" e crie algumas regras. Aqui estão algumas indispensáveis para começar:

• Notificar o Gestor de Contratação: Quando uma solicitação for enviada, configure uma regra que mova automaticamente o ticket para "Revisão do Gestor" e o atribua à pessoa selecionada no campo "Gestor de Contratação".

• Criar Sub-tarefas de TI: Quando o ticket mudar para "Provisionamento de TI", faça com que a automação crie sub-tarefas vinculadas, como "Solicitar Laptop" e "Criar Conta de E-mail". Você pode atribuí-las diretamente à sua equipe de TI.

• Link para Documentos do Confluence: Assim que o ticket principal for criado, configure uma regra de automação para postar um comentário com um link direto para o seu espaço de onboarding no Confluence. Simples e eficaz.

Mas aqui está algo para manter em mente. A automação do Jira é ótima para tarefas previsíveis, mas também pode ser complementada com ferramentas adicionais para as dezenas de perguntas aleatórias que todo novo contratado tem. Sabe aquelas: "Onde estão as diretrizes da marca?" ou "Qual é a senha do Wi-Fi do outro escritório?". Essas perguntas geralmente recaem sobre o RH ou a TI, desviando-os de seu trabalho real.

É aqui que uma ferramenta como a eesel AI realmente ajuda. Ela se conecta ao Jira e ao Confluence, mas também aprende com suas outras fontes de conhecimento, como Google Docs ou Slack. Os novos contratados podem fazer perguntas e obter respostas instantâneas extraídas de todo o conhecimento da sua empresa, não apenas do manual oficial. O melhor de tudo é que é autoatendimento e leva apenas alguns minutos para configurar, para que os novos contratados se sintam capacitados sem aumentar a carga de trabalho da sua equipe.

Algumas dicas extras para uma melhor experiência de onboarding

O fluxo de trabalho é uma base sólida, mas alguns pequenos detalhes podem transformar uma boa experiência de onboarding em uma excelente.

Não tente fazer tudo no primeiro dia. Use as datas de entrega do Jira para espaçar as tarefas ao longo da primeira semana. A ideia é fornecer um ritmo gerenciável, não sobrecarregar alguém com um checklist de 50 itens no minuto em que a pessoa entra pela porta.

Crie um canal de boas-vindas. Você pode configurar uma regra de automação que convide o novo contratado e seu gestor para um canal dedicado no Slack ou Teams. É um ótimo lugar para eles fazerem perguntas casuais e conhecerem as pessoas.

Peça feedback. A melhor maneira de melhorar seu processo é perguntar às pessoas que acabaram de passar por ele. Crie um formulário rápido de feedback no Jira e agende uma automação para enviá-lo 30 dias após a data de início.

Preencha proativamente as lacunas de conhecimento. Embora o Confluence atue como seu hub de conhecimento principal, lembre-se de que o contexto útil muitas vezes existe em outros lugares, como conversas no Slack ou tickets antigos do Jira. Em vez de tentar documentar cada pequena coisa manualmente, você pode deixar que uma IA cuide disso. Por exemplo, o AI Internal Chat da eesel AI pode aprender com essas fontes dispersas, criando uma rede de segurança que pode responder a quase qualquer pergunta que um novo contratado faça.

Sua nova potência de onboarding

Ao seguir estas etapas, você poderá automatizar com sucesso o onboarding com o Jira e o Confluence. Você construiu um sistema que reduz o trabalho manual, garante que nada importante seja esquecido e oferece aos novos funcionários um início estruturado e acolhedor.

Este fluxo de trabalho é uma maneira fantástica de gerenciar o processo. Mas uma experiência de onboarding verdadeiramente excelente é mais do que apenas tarefas e tickets: trata-se de dar aos novos contratados a confiança para encontrar o que precisam, exatamente quando precisam.

Este vídeo fornece um excelente passo a passo sobre como automatizar o seu processo de onboarding de clientes com o Jira e o Confluence.

Leve seu onboarding do bom ao excelente

Você construiu um fluxo de trabalho sólido, então por que não torná-lo ainda mais inteligente? A eesel AI se integra às ferramentas que você acabou de configurar para reunir todo o conhecimento da sua empresa. Ela oferece aos novos contratados um assistente de IA confiável e instantâneo que pode responder às suas perguntas aprendendo com suas páginas do Confluence, tickets antigos do Jira, Google Docs e muito mais.

Pare de deixar que as mesmas perguntas repetitivas interrompam suas equipes. Dê aos seus novos contratados o suporte de autoatendimento que eles precisam para se sentirem confortáveis e terem sucesso desde o primeiro dia.

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