Um guia prático para automatizar o onboarding com Jira e Confluence

Sejamos honestos, a integração de novos funcionários pode ser uma bagunça. Muitas vezes, é uma troca frenética de e-mails entre o RH, a TI e os gerentes de contratação. Tarefas são esquecidas, e o novo funcionário fica sem saber o que deveria estar a fazer. Todos nós já vimos isto acontecer. Um começo conturbado não só causa uma má primeira impressão, como também pode levar a uma confusão genuína e até prejudicar a retenção.

Este guia está aqui para o ajudar a corrigir isso. Vamos explicar exatamente como automatizar a integração com o Jira e o Confluence, transformando esse processo caótico em algo consistente, eficiente e genuinamente acolhedor.

O objetivo é construir um sistema que forneça aos novos contratados o apoio de que precisam para se sentirem parte da equipa e começarem a contribuir mais rapidamente.

O que precisará para começar

Antes de passarmos à configuração, vamos garantir que tem as ferramentas certas à mão. Para que isto funcione sem problemas, precisará de:

• Uma subscrição do Jira Service Management: É aqui que construiremos os formulários e geriremos todo o fluxo de trabalho de integração, do início ao fim.

• Uma subscrição do Confluence: Funcionará como a biblioteca central para todos os seus documentos de integração, listas de verificação e informações da empresa.

• Acesso de administrador a ambas as plataformas: Precisará das permissões para criar projetos, ajustar fluxos de trabalho e configurar regras de automação.

• (Opcional, mas útil) Uma plataforma de conhecimento de IA: Pode ser uma salvação para responder a todas as perguntas que não estão no manual oficial, conectando informações para além do Jira e do Confluence.

Como automatizar a integração com o Jira e o Confluence: Um guia passo a passo

Vamos lá, vamos construir uma máquina de integração que realmente funcione para si, e não contra si.

Passo 1: Coloque todo o seu conhecimento de integração no Confluence

Primeiro que tudo: precisa de uma única fonte de verdade. Os seus novos contratados não deveriam ter de passar a primeira semana a vasculhar pastas partilhadas e antigas correntes de e-mail para encontrar informações básicas. Um espaço dedicado no Confluence dá-lhes um único lugar para encontrar tudo o que precisam.

Vá em frente e crie um novo espaço no Confluence. Dê-lhe um nome óbvio, como "Integração de Funcionários".

Um espaço no Confluence para a integração de funcionários, um primeiro passo fundamental para automatizar a integração com o Jira e o Confluence.

Dentro desse espaço, pode começar a criar páginas para todos os elementos essenciais. Pode usar os modelos integrados do Confluence (o de "Integração de novo funcionário" é um bom ponto de partida) ou criar os seus próprios. Sugiro incluir um Pacote de Boas-Vindas com a missão da empresa e as visões gerais da equipa, uma Lista de Verificação da Primeira Semana que descreva reuniões e tarefas importantes, um Guia de TI e Ferramentas com instruções de configuração simples, e uma página de Informações de RH com links para políticas e informações sobre benefícios.

Passo 2: Crie um formulário de solicitação de novo contratado no Jira Service Management

Todo o seu processo automatizado começará a partir de um formulário simples. Isto é muito importante porque garante que todas as informações chave são recolhidas logo no início. Acabaram-se os e-mails de um lado para o outro entre o RH e a TI a tentar descobrir que tipo de portátil alguém precisa.

No seu projeto do Jira Service Management, crie um novo tipo de solicitação e chame-lhe "Integração de Novo Contratado".

Depois, basta arrastar e soltar os campos de que precisa no formulário. Certifique-se de que recolhe todos os detalhes importantes do gerente de contratação, incluindo:

• Nome Completo do Novo Contratado

• Data de Início

• Cargo e Departamento

• Gerente de Contratação (use um campo "Seletor de Usuário" para poder marcá-lo)

• Requisitos de Hardware (caixas de verificação para Portátil, Monitor, Teclado, etc.)

• Acesso a Software Necessário (como Figma, Salesforce ou qualquer outro)

Passo 3: Mapeie o fluxo de trabalho de integração no Jira

O fluxo de trabalho é basicamente um mapa da jornada do novo contratado, desde o momento em que a solicitação é enviada até que esteja tudo configurado. Isto dá a todos uma visão clara de como as coisas estão, para que ninguém precise de enviar uma mensagem num canal a perguntar: "Ei, qual é o estado do portátil do novo designer?"

Terá de personalizar o fluxo de trabalho para a sua solicitação de "Integração de Novo Contratado".

Crie alguns estados que correspondam ao seu processo real. Um fluxo bastante padrão é algo como isto: Solicitação Enviada → Revisão do Gerente → Provisionamento de TI → Pronto para o Dia 1 → Integração em Andamento → Concluído.

Passo 4: Use a automação para ligar os pontos

Agora a parte divertida. O motor de automação do Jira pode lidar com todas as pequenas passagens de tarefas entre equipas, criar tarefas e enviar notificações sem que ninguém precise de o fazer manualmente.

Vá a "Configurações do projeto" > "Automação" e crie algumas regras. Aqui estão algumas indispensáveis para começar:

• Notificar o Gerente de Contratação: Quando uma solicitação é enviada, configure uma regra que mova automaticamente o ticket para "Revisão do Gerente" e o atribua à pessoa selecionada no campo "Gerente de Contratação".

• Criar Sub-tarefas de TI: Quando o ticket passa para "Provisionamento de TI", faça com que a automação crie sub-tarefas vinculadas como "Encomendar Portátil" e "Criar Conta de E-mail". Pode atribuí-las diretamente à sua equipa de TI.

• Link para Documentos do Confluence: Assim que o ticket principal for criado, tenha uma regra de automação que publique um comentário com um link direto para o seu espaço de integração no Confluence. Simples e eficaz.

Mas há algo a ter em mente. A automação do Jira é ótima para tarefas previsíveis, mas não pode ajudar com as dezenas de perguntas aleatórias que cada novo contratado tem. Sabe quais são: "Onde estão as diretrizes da marca?" ou "Qual é a palavra-passe do Wi-Fi do outro escritório?" Estas perguntas geralmente recaem sobre o RH ou a TI, desviando-os do seu trabalho real.

É aqui que uma ferramenta como o eesel AI realmente ajuda. Ele conecta-se ao Jira e ao Confluence, mas também aprende com as suas outras fontes de conhecimento, como o Google Docs ou o Slack. Os novos contratados podem fazer perguntas e obter respostas instantâneas retiradas de todo o conhecimento da sua empresa, não apenas do manual oficial. O melhor de tudo é que é de autoatendimento e leva apenas alguns minutos a configurar, para que os novos contratados se sintam capacitados sem aumentar a carga de trabalho da sua equipa.

Algumas dicas extras para uma melhor experiência de integração

O fluxo de trabalho é uma base sólida, mas alguns pequenos detalhes podem transformar uma boa experiência de integração numa ótima.

Não tente fazer tudo no primeiro dia.

Use as datas de vencimento do Jira para espaçar as tarefas ao longo da primeira semana. A ideia é proporcionar um ritmo manejável, não sobrecarregar alguém com uma lista de verificação de 50 itens no momento em que entra pela porta.

Crie um canal de boas-vindas.

Pode configurar uma regra de automação que convide o novo contratado e o seu gerente para um canal dedicado no Slack ou Teams. É um ótimo lugar para eles fazerem perguntas casuais e conhecerem pessoas.

Peça feedback.

A melhor maneira de melhorar o seu processo é perguntar às pessoas que acabaram de passar por ele. Crie um formulário de feedback rápido no Jira e agende uma automação para o enviar 30 dias após a data de início deles.

Preencha proativamente as lacunas de conhecimento.

É um erro comum pensar que todo o conhecimento da empresa vive no Confluence. A verdade é que toneladas de informações úteis estão enterradas em antigas conversas do Slack ou tickets passados do Jira. Em vez de tentar documentar cada coisa à mão, pode deixar uma IA tratar disso. Por exemplo, o Chat Interno de IA do eesel AI pode aprender com estas fontes dispersas, criando uma rede de segurança que pode responder a quase qualquer pergunta que um novo contratado faça.

A sua nova central de integração

Ao seguir estes passos, pode automatizar com sucesso a integração com o Jira e o Confluence. Construiu um sistema que reduz o trabalho manual, garante que nada importante seja esquecido e proporciona aos novos funcionários um início estruturado e acolhedor.

Este fluxo de trabalho é uma forma fantástica de gerir o processo. Mas uma experiência de integração verdadeiramente ótima é mais do que apenas tarefas e tickets, é sobre dar aos novos contratados a confiança para encontrar o que precisam, exatamente quando precisam.

Este vídeo fornece um excelente passo a passo sobre como automatizar o processo de integração do seu cliente com o Jira e o Confluence.

Leve a sua integração de boa a ótima

Já construiu um fluxo de trabalho sólido, então por que não torná-lo ainda mais inteligente? O eesel AI integra-se com as ferramentas que acabou de configurar para reunir todo o conhecimento da sua empresa. Ele oferece aos novos contratados um assistente de IA instantâneo e fiável que pode responder às suas perguntas aprendendo com as suas páginas do Confluence, tickets passados do Jira, Google Docs e muito mais.

Pare de deixar que as mesmas perguntas repetitivas interrompam as suas equipas. Dê aos seus novos contratados o suporte de autoatendimento de que precisam para se sentirem confortáveis e bem-sucedidos desde o primeiro dia.

Comece o seu teste gratuito do eesel AI e veja como funciona.