Ein Leitfaden zur Automatisierung des Onboardings mit Jira und Confluence

Seien wir ehrlich: Das Onboarding (Einarbeitung) neuer Mitarbeiter kann chaotisch sein. Oft ist es ein hektisches Hin und Her von E-Mails zwischen HR, IT und den einstellenden Managern. Aufgaben werden vergessen, und die neue Fachkraft fragt sich, was sie eigentlich tun soll. Wir haben das alle schon erlebt. Ein holpriger Start hinterlässt nicht nur einen schlechten ersten Eindruck; er kann zu echter Verwirrung führen und sogar die Mitarbeiterbindung beeinträchtigen.

Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, das zu ändern. Wir zeigen Ihnen genau, wie Sie das Onboarding mit Jira und Confluence automatisieren und diesen chaotischen Prozess in etwas Konsistentes, Effizientes und wirklich Willkommendes verwandeln.

Das Ziel ist es, ein System aufzubauen, das neue Mitarbeiter so unterstützt, dass sie sich schnell als Teil des Teams fühlen und früher produktiv mitarbeiten können.

Was Sie für den Einstieg benötigen

Bevor wir mit der Einrichtung beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Werkzeuge zur Hand haben. Damit alles reibungslos funktioniert, benötigen Sie:

• Ein Jira Service Management-Abonnement: Hier erstellen wir die Formulare und verwalten den gesamten Onboarding-Workflow von Anfang bis Ende.

• Ein Confluence-Abonnement: Dies dient als zentrale Bibliothek für alle Ihre Onboarding-Dokumente, Checklisten und Unternehmensinformationen.

• Administrator-Zugriff auf beide Plattformen: Sie benötigen die Berechtigungen, um Projekte zu erstellen, Workflows anzupassen und Automatisierungsregeln einzurichten.

• (Optional, aber hilfreich) Eine KI-Wissensplattform: Eine Option, die Sie in Betracht ziehen sollten, ist eine KI-Wissensplattform (AI Knowledge Platform), die Ihr Setup ergänzen kann, indem sie Fragen beantwortet, die nicht im offiziellen Handbuch stehen, und Informationen von außerhalb von Jira und Confluence verknüpft.

So automatisieren Sie das Onboarding mit Jira und Confluence: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Alles klar, lassen Sie uns eine Onboarding-Maschine bauen, die für Sie arbeitet und nicht gegen Sie.

Schritt 1: Bringen Sie Ihr gesamtes Onboarding-Wissen in Confluence unter

Das Wichtigste zuerst: Sie benötigen eine zentrale Informationsquelle (Single Source of Truth). Ihre neuen Mitarbeiter sollten ihre erste Woche nicht damit verbringen müssen, sich durch gemeinsame Laufwerke und alte E-Mail-Verläufe zu wühlen, um grundlegende Informationen zu finden. Ein spezieller Confluence-Bereich bietet ihnen einen Ort, an dem sie alles finden, was sie brauchen.

Erstellen Sie einen neuen Bereich in Confluence. Nennen Sie ihn eindeutig, zum Beispiel „Mitarbeiter-Onboarding“.

In diesem Bereich können Sie beginnen, Seiten für alle wesentlichen Dinge zu erstellen. Sie können die integrierten Vorlagen von Confluence verwenden (die Vorlage „Onboarding für neue Mitarbeiter“ ist ein guter Ausgangspunkt) oder Ihre eigenen erstellen. Ich empfehle, ein Willkommenspaket mit der Unternehmensmission und Teamübersichten, eine Checkliste für die erste Woche, die wichtige Meetings und Aufgaben umreißt, einen Leitfaden für IT & Tools mit einfachen Einrichtungsanleitungen und eine HR-Informationsseite mit Links zu Richtlinien und Informationen zu Sozialleistungen aufzunehmen.

Schritt 2: Erstellen Sie ein Anfrageformular für Neueinstellungen in Jira Service Management

Ihr gesamter automatisierter Prozess beginnt mit einem einfachen Formular. Dies ist ein riesiger Vorteil, da es garantiert, dass alle wichtigen Informationen direkt zu Beginn gesammelt werden. Keine E-Mails mehr zwischen HR und IT, um herauszufinden, welche Art von Laptop jemand benötigt.

Erstellen Sie in Ihrem Jira Service Management-Projekt einen neuen Anfragetyp und nennen Sie ihn „Onboarding neuer Mitarbeiter“.

Ziehen Sie dann einfach die benötigten Felder per Drag-and-Drop auf das Formular. Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Details vom einstellenden Manager erfassen, einschließlich:

• Vollständiger Name des neuen Mitarbeiters

• Startdatum

• Berufsbezeichnung & Abteilung

• Einstellender Manager (verwenden Sie ein „Benutzerauswahl“-Feld, damit Sie ihn markieren können)

• Hardware-Anforderungen (Kontrollkästchen für Laptop, Monitor, Tastatur usw.)

• Benötigter Software-Zugriff (wie Figma, Salesforce oder andere Tools)

Schritt 3: Den Onboarding-Workflow in Jira planen

Der Workflow (Arbeitsablauf) ist im Grunde eine Karte der Reise des neuen Mitarbeiters, von dem Moment an, in dem die Anfrage eingereicht wird, bis er vollständig eingerichtet ist. Dies gibt jedem einen klaren Überblick darüber, wie der Stand der Dinge ist, sodass niemand in einem Kanal fragen muss: „Hey, wie ist der Status beim Laptop für den neuen Designer?“

Passen Sie den Workflow für Ihre Anfrage „Onboarding neuer Mitarbeiter“ an.

Erstellen Sie einige Status, die Ihrem tatsächlichen Prozess entsprechen. Ein Standard-Flow sieht etwa so aus: Anfrage eingereicht → Überprüfung durch Manager → IT-Bereitstellung → Bereit für Tag 1 → Onboarding läuft → Abgeschlossen.

Schritt 4: Nutzen Sie Automatisierung, um die Punkte zu verbinden

Jetzt kommt der spaßige Teil. Die Automatisierungs-Engine von Jira kann all die kleinen Übergaben zwischen den Teams übernehmen, Aufgaben erstellen und Benachrichtigungen senden, ohne dass jemand dies manuell tun muss.

Gehen Sie zu „Projekteinstellungen“ > „Automatisierung“ und erstellen Sie ein paar Regeln. Hier sind einige unverzichtbare Regeln für den Anfang:

• Den einstellenden Manager benachrichtigen: Wenn eine Anfrage eingereicht wird, richten Sie eine Regel ein, die das Ticket automatisch in den Status „Überprüfung durch Manager“ verschiebt und es der im Feld „Einstellender Manager“ ausgewählten Person zuweist.

• IT-Unteraufgaben erstellen: Wenn das Ticket in den Status „IT-Bereitstellung“ verschoben wird, lassen Sie die Automatisierung verknüpfte Unteraufgaben wie „Laptop bestellen“ und „E-Mail-Konto erstellen“ anlegen. Diese können Sie direkt Ihrem IT-Team zuweisen.

• Link zu Confluence-Dokumenten: Sobald das Hauptticket erstellt wird, lassen Sie eine Automatisierungsregel einen Kommentar mit einem direkten Link zu Ihrem Confluence-Onboarding-Bereich posten. Einfach und effektiv.

Aber denken Sie an eines: Die Jira-Automatisierung ist großartig für vorhersehbare Aufgaben, kann aber durch zusätzliche Tools für die Dutzenden von zufälligen Fragen ergänzt werden, die jeder neue Mitarbeiter hat. Sie kennen sie: „Wo finde ich die Markenrichtlinien?“ oder „Wie lautet das WLAN-Passwort für das andere Büro?“ Diese Fragen landen meist bei der HR-Abteilung oder der IT und halten sie von ihrer eigentlichen Arbeit ab.

Hier hilft ein Tool wie eesel AI wirklich weiter. Es verbindet sich mit Jira und Confluence, lernt aber auch aus Ihren anderen Wissensquellen wie Google Docs oder Slack. Neue Mitarbeiter können Fragen stellen und erhalten sofortige Antworten, die aus allem Wissen Ihres Unternehmens gezogen werden, nicht nur aus dem offiziellen Handbuch. Das Beste daran ist, dass es Self-Service ist und in nur wenigen Minuten eingerichtet werden kann, sodass sich neue Mitarbeiter befähigt fühlen, ohne die Arbeitslast Ihres Teams zu erhöhen.

Ein paar zusätzliche Tipps für eine bessere Onboarding-Erfahrung

Der Workflow ist ein solides Fundament, aber ein paar kleine Details können eine gute Onboarding-Erfahrung in eine großartige verwandeln.

Versuchen Sie nicht, alles am ersten Tag zu erledigen. Nutzen Sie die Fälligkeitsdaten in Jira, um Aufgaben über die erste Woche zu verteilen. Die Idee ist, ein bewältigbares Tempo vorzugeben und jemanden nicht mit einer 50-Punkte-Checkliste zu überfordern, sobald er zur Tür hereinkommt.

Erstellen Sie einen Willkommenskanal. Sie können eine Automatisierungsregel einrichten, die den neuen Mitarbeiter und seinen Manager in einen speziellen Slack- oder Teams-Kanal einlädt. Dies ist ein großartiger Ort, um informelle Fragen zu stellen und Leute kennenzulernen.

Bitten Sie um Feedback. Der beste Weg, Ihren Prozess zu verbessern, besteht darin, die Personen zu fragen, die ihn gerade durchlaufen haben. Erstellen Sie ein kurzes Feedback-Formular in Jira und planen Sie eine Automatisierung, die es 30 Tage nach ihrem Startdatum versendet.

Füllen Sie Wissenslücken proaktiv. Während Confluence als Ihr primärer Wissens-Hub dient, sollten Sie bedenken, dass nützlicher Kontext oft an anderen Stellen existiert, wie in Slack-Threads oder alten Jira-Tickets. Anstatt zu versuchen, jedes einzelne Detail von Hand zu dokumentieren, können Sie eine KI damit beauftragen. Zum Beispiel kann der AI Internal Chat von eesel AI aus diesen verstreuten Quellen lernen und so ein Sicherheitsnetz schaffen, das fast jede Frage beantworten kann, die ein neuer Mitarbeiter stellt.

Ihre neue Onboarding-Zentrale

Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie das Onboarding mit Jira und Confluence erfolgreich automatisieren. Sie haben ein System aufgebaut, das manuelle Arbeit reduziert, sicherstellt, dass nichts Wichtiges übersehen wird, und neuen Mitarbeitern einen strukturierten, herzlichen Start ermöglicht.

Dieser Workflow ist eine fantastische Methode, um den Prozess zu verwalten. Aber eine wirklich großartige Onboarding-Erfahrung ist mehr als nur Aufgaben und Tickets: Es geht darum, neuen Mitarbeitern das Vertrauen zu geben, das zu finden, was sie brauchen – genau dann, wenn sie es brauchen.

Dieses Video bietet einen hervorragenden Überblick darüber, wie Sie Ihren Client-Onboarding-Prozess mit Jira und Confluence automatisieren können.

Machen Sie Ihr Onboarding von gut zu exzellent

Sie haben einen soliden Workflow aufgebaut, warum also nicht noch intelligenter machen? eesel AI lässt sich in die Tools integrieren, die Sie gerade eingerichtet haben, um das gesamte Wissen Ihres Unternehmens zusammenzuführen. Es bietet neuen Mitarbeitern einen sofortigen, zuverlässigen KI-Assistenten (AI Assistant), der ihre Fragen beantworten kann, indem er aus Ihren Confluence-Seiten, alten Jira-Tickets, Google Docs und mehr lernt.

Hören Sie auf, zuzulassen, dass dieselben sich wiederholenden Fragen Ihre Teams unterbrechen. Geben Sie Ihren neuen Mitarbeitern die Self-Service-Unterstützung, die sie benötigen, um sich vom ersten Tag an wohlzufühlen und erfolgreich zu sein.

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