Eine Anleitung zur Automatisierung des Onboardings mit Jira und Confluence

Seien wir ehrlich, das Onboarding von Mitarbeitern kann chaotisch sein. Oft ist es ein wildes Durcheinander von E-Mails zwischen Personalabteilung, IT und einstellenden Managern. Aufgaben werden vergessen und der neue Mitarbeiter fragt sich, was er eigentlich tun soll. Wir alle haben das schon erlebt. Ein holpriger Start hinterlässt nicht nur einen schlechten ersten Eindruck, sondern kann auch zu echter Verwirrung führen und sogar die Mitarbeiterbindung beeinträchtigen.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, das zu ändern. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie das Onboarding mit Jira und Confluence automatisieren und diesen chaotischen Prozess in etwas Einheitliches, Effizientes und wirklich Einladendes verwandeln können.

Das Ziel ist es, ein System zu schaffen, das neuen Mitarbeitern die Unterstützung gibt, die sie brauchen, um sich als Teil des Teams zu fühlen und schneller produktiv zu werden.

Was Sie für den Anfang benötigen

Bevor wir mit der Einrichtung beginnen, stellen wir sicher, dass Sie die richtigen Tools zur Hand haben. Damit alles reibungslos funktioniert, benötigen Sie:

• Ein Jira Service Management-Abonnement: Hier erstellen wir die Formulare und verwalten den gesamten Onboarding-Workflow von Anfang bis Ende.

• Ein Confluence-Abonnement: Dies dient als zentrale Bibliothek für all Ihre Onboarding-Dokumente, Checklisten und Unternehmensinformationen.

• Admin-Zugriff auf beide Plattformen: Sie benötigen die Berechtigungen, um Projekte zu erstellen, Workflows anzupassen und Automatisierungsregeln einzurichten.

• (Optional, aber hilfreich) Eine KI-Wissensplattform: Diese kann ein Lebensretter sein, um all die Fragen zu beantworten, die nicht im offiziellen Handbuch stehen, und verbindet Informationen auch von außerhalb von Jira und Confluence.

So automatisieren Sie das Onboarding mit Jira und Confluence: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Alles klar, lassen Sie uns eine Onboarding-Maschine bauen, die tatsächlich für Sie arbeitet, nicht gegen Sie.

Schritt 1: Bringen Sie Ihr gesamtes Onboarding-Wissen in Confluence zusammen

Das Wichtigste zuerst: Sie brauchen eine zentrale Wissensquelle (Single Source of Truth). Ihre neuen Mitarbeiter sollten ihre erste Woche nicht damit verbringen müssen, sich durch freigegebene Laufwerke und alte E-Mail-Verläufe zu wühlen, um grundlegende Informationen zu finden. Ein dedizierter Confluence-Bereich gibt ihnen einen einzigen Ort, an dem sie alles finden, was sie brauchen.

Erstellen Sie einen neuen Bereich in Confluence. Nennen Sie ihn etwas Offensichtliches, wie „Mitarbeiter-Onboarding“.

Ein Confluence-Bereich für das Mitarbeiter-Onboarding, ein wichtiger erster Schritt zur Automatisierung des Onboardings mit Jira und Confluence.

In diesem Bereich können Sie Seiten für alle wichtigen Dinge erstellen. Sie können die integrierten Vorlagen von Confluence verwenden (die Vorlage „Onboarding für neue Mitarbeiter“ ist ein guter Ausgangspunkt) oder Ihre eigenen erstellen. Ich würde vorschlagen, ein Willkommenspaket mit der Unternehmensmission und Teamübersichten, eine Checkliste für die erste Woche, die wichtige Besprechungen und Aufgaben umreißt, einen IT- und Tool-Leitfaden mit einfachen Einrichtungsanweisungen und eine HR-Informationsseite mit Links zu Richtlinien und Sozialleistungen aufzunehmen.

Schritt 2: Erstellen Sie ein Antragsformular für neue Mitarbeiter in Jira Service Management

Ihr gesamter automatisierter Prozess wird mit einem einzigen einfachen Formular gestartet. Das ist ein großer Vorteil, denn es stellt sicher, dass alle wichtigen Informationen von Anfang an erfasst werden. Kein Hin und Her mehr per E-Mail zwischen Personal- und IT-Abteilung, um herauszufinden, welchen Laptop jemand benötigt.

Erstellen Sie in Ihrem Jira Service Management-Projekt einen neuen Anfragetyp und nennen Sie ihn „Onboarding neuer Mitarbeiter“.

Ziehen Sie dann einfach die benötigten Felder per Drag-and-Drop in das Formular. Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Details vom einstellenden Manager erfassen, einschließlich:

• Vollständiger Name des neuen Mitarbeiters

• Startdatum

• Position & Abteilung

• Einstellender Manager (verwenden Sie ein „Benutzerauswahl“-Feld, damit Sie ihn markieren können)

• Hardware-Anforderungen (Kontrollkästchen für Laptop, Monitor, Tastatur usw.)

• Benötigter Software-Zugang (wie Figma, Salesforce oder andere)

Schritt 3: Skizzieren Sie den Onboarding-Workflow in Jira

Der Workflow ist im Grunde eine Karte der Reise des neuen Mitarbeiters, von dem Moment, an dem die Anfrage eingereicht wird, bis er vollständig eingerichtet ist. Dies gibt allen einen klaren Überblick über den Stand der Dinge, sodass niemand in einem Kanal fragen muss: „Hey, wie ist der Status des Laptops für den neuen Designer?“

Sie sollten den Workflow für Ihre „Onboarding neuer Mitarbeiter“-Anfrage anpassen.

Erstellen Sie einige Status, die Ihrem tatsächlichen Prozess entsprechen. Ein ziemlich standardmäßiger Ablauf sieht etwa so aus: Anfrage eingereicht → Prüfung durch Manager → IT-Bereitstellung → Bereit für Tag 1 → Onboarding läuft → Abgeschlossen.

Schritt 4: Nutzen Sie die Automatisierung, um alles zu verbinden

Jetzt kommt der spaßige Teil. Die Automatisierungs-Engine von Jira kann all die kleinen Übergaben zwischen Teams erledigen, Aufgaben erstellen und Benachrichtigungen versenden, ohne dass jemand dies manuell tun muss.

Gehen Sie zu „Projekteinstellungen“ > „Automatisierung“ und erstellen Sie einige Regeln. Hier sind ein paar unverzichtbare, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:

• Benachrichtigung des einstellenden Managers: Wenn eine Anfrage eingereicht wird, richten Sie eine Regel ein, die das Ticket automatisch auf „Prüfung durch Manager“ verschiebt und es der im Feld „Einstellender Manager“ ausgewählten Person zuweist.

• Erstellung von IT-Unteraufgaben: Wenn das Ticket zu „IT-Bereitstellung“ wechselt, lassen Sie die Automatisierung verknüpfte Unteraufgaben wie „Laptop bestellen“ und „E-Mail-Konto erstellen“ anlegen. Diese können Sie direkt Ihrem IT-Team zuweisen.

• Verlinkung zu Confluence-Dokumenten: Sobald das Hauptticket erstellt ist, lassen Sie eine Automatisierungsregel einen Kommentar mit einem direkten Link zu Ihrem Confluence-Onboarding-Bereich posten. Einfach und effektiv.

Aber eines sollten Sie bedenken. Die Jira-Automatisierung ist großartig für vorhersehbare Aufgaben, aber sie kann nicht bei den Dutzenden von zufälligen Fragen helfen, die jeder neue Mitarbeiter hat. Sie kennen sie: „Wo sind die Markenrichtlinien?“ oder „Was ist das WLAN-Passwort für das andere Büro?“ Diese Fragen landen normalerweise bei der Personal- oder IT-Abteilung und halten sie von ihrer eigentlichen Arbeit ab.

Hier hilft ein Tool wie eesel AI wirklich. Es verbindet sich mit Jira und Confluence, lernt aber auch aus Ihren anderen Wissensquellen wie Google Docs oder Slack. Neue Mitarbeiter können Fragen stellen und erhalten sofort Antworten, die aus allem Wissen Ihres Unternehmens stammen, nicht nur aus dem offiziellen Handbuch. Das Beste daran ist, dass es als Self-Service funktioniert und nur wenige Minuten zur Einrichtung benötigt, sodass sich neue Mitarbeiter befähigt fühlen, ohne die Arbeitsbelastung Ihres Teams zu erhöhen.

Ein paar zusätzliche Tipps für ein besseres Onboarding-Erlebnis

Der Workflow ist eine solide Grundlage, aber ein paar kleine Details können ein gutes Onboarding-Erlebnis in ein großartiges verwandeln.

Versuchen Sie nicht, alles am ersten Tag zu erledigen.

Nutzen Sie die Fälligkeitstermine von Jira, um Aufgaben über die erste Woche zu verteilen. Die Idee ist, ein überschaubares Tempo zu bieten, anstatt jemanden mit einer 50-Punkte-Checkliste zu überfordern, sobald er zur Tür hereinkommt.

Richten Sie einen Willkommens-Kanal ein.

Sie können eine Automatisierungsregel einrichten, die den neuen Mitarbeiter und seinen Manager in einen dedizierten Slack- oder Teams-Kanal einlädt. Das ist ein großartiger Ort für sie, um zwanglose Fragen zu stellen und Leute kennenzulernen.

Bitten Sie um Feedback.

Der beste Weg, Ihren Prozess zu verbessern, ist, die Leute zu fragen, die ihn gerade durchlaufen haben. Erstellen Sie ein kurzes Feedback-Formular in Jira und planen Sie eine Automatisierung, um es 30 Tage nach ihrem Startdatum zu versenden.

Füllen Sie Wissenslücken proaktiv.

Es ist ein häufiger Fehler zu denken, dass alles Unternehmenswissen in Confluence lebt. Die Wahrheit ist, dass Tonnen nützlicher Informationen in alten Slack-Threads oder früheren Jira-Tickets vergraben sind. Anstatt zu versuchen, jedes einzelne Detail von Hand zu dokumentieren, können Sie eine KI damit beauftragen. Zum Beispiel kann der AI Internal Chat von eesel AI aus diesen verstreuten Quellen lernen und ein Sicherheitsnetz schaffen, das fast jede Frage beantworten kann, die ein neuer Mitarbeiter stellt.

Ihr neues Onboarding-Kraftpaket

Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie das Onboarding mit Jira und Confluence erfolgreich automatisieren. Sie haben ein System aufgebaut, das manuelle Arbeit reduziert, sicherstellt, dass nichts Wichtiges übersehen wird, und neuen Mitarbeitern einen strukturierten, einladenden Start ermöglicht.

Dieser Workflow ist eine fantastische Möglichkeit, den Prozess zu verwalten. Aber ein wirklich großartiges Onboarding-Erlebnis geht über Aufgaben und Tickets hinaus – es geht darum, neuen Mitarbeitern das Vertrauen zu geben, das zu finden, was sie brauchen, genau dann, wenn sie es brauchen.

Dieses Video bietet eine großartige Anleitung, wie Sie Ihren Kunden-Onboarding-Prozess mit Jira und Confluence automatisieren können.

Machen Sie Ihr Onboarding von gut zu großartig

Sie haben einen soliden Workflow aufgebaut, warum machen Sie ihn nicht noch intelligenter? eesel AI lässt sich in die Tools integrieren, die Sie gerade eingerichtet haben, um Ihr gesamtes Unternehmenswissen zusammenzuführen. Es gibt neuen Mitarbeitern einen sofortigen, zuverlässigen KI-Assistenten, der ihre Fragen beantworten kann, indem er aus Ihren Confluence-Seiten, früheren Jira-Tickets, Google Docs und mehr lernt.

Lassen Sie nicht zu, dass dieselben wiederkehrenden Fragen Ihre Teams unterbrechen. Geben Sie Ihren neuen Mitarbeitern die Self-Service-Unterstützung, die sie benötigen, um sich vom ersten Tag an wohlzufühlen und erfolgreich zu sein.

Starten Sie Ihre kostenlose Testversion von eesel AI und sehen Sie, wie es funktioniert.