Ein umfassender Leitfaden zur Funktion „Breeze Summarize Records“ von HubSpot

Wir alle kennen das. Ein Vertriebsmitarbeiter überfliegt zwei Minuten vor einem Anruf E-Mails und CRM-Notizen und versucht mühsam, die Historie eines Kunden zusammenzusetzen. Oder ein Support-Mitarbeiter möchte die Reise eines Kunden (Customer Journey) schnell verstehen, bevor er auf ein Ticket antwortet. HubSpot hat ein beeindruckendes Ökosystem aufgebaut, um diese Herausforderungen zu lösen und Teams dabei zu helfen, effizient auf den neuesten Stand zu kommen.

HubSpots Breeze AI verfügt über eine integrierte Funktion, die genau dieses Problem angeht: „Breeze Summarize Records“. Sie ist darauf ausgelegt, Ihnen eine schnelle Momentaufnahme der Kundenreise zu liefern, was hervorragend für Teams ist, die HubSpot als ihre primäre Informationsquelle (Source of Truth) nutzen.

Lassen Sie uns aufschlüsseln, was diese Funktion ist, wie sie funktioniert und wo sie glänzt. Wir werden uns auch ansehen, wie sie mit anderen Tools zusammenarbeitet, um Ihrem Team im Jahr 2026 die umfassenden Einblicke zu geben, die es benötigt.

Was ist die Funktion Breeze Summarize Records in HubSpot?

Einfach ausgedrückt ist die Funktion „Breeze Summarize Records“ ein Tool innerhalb der Breeze AI Suite von HubSpot, das automatisch kurze Zusammenfassungen von Datensätzen in Ihrem CRM erstellt. Dies umfasst Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets.

Betrachten Sie es als einen hilfreichen Assistenten, der alle relevanten Daten eines Datensatzes scannt und die Highlights bereitstellt. Es bezieht Informationen aus Aktivitäten wie Anrufen und E-Mails, internen Notizen und anderen Eigenschaften, die direkt in der ausgereiften Plattform von HubSpot protokolliert wurden. Sie können diese Zusammenfassungen auf verschiedene Arten erhalten:

• Breeze Copilot: Sie können den KI-Assistenten manuell öffnen und ihn bitten, einen Datensatz an Ort und Stelle für Sie zusammenzufassen.

• HubSpot-Workflows: Sie können eine Automatisierung einrichten, die eine Zusammenfassung als Teil eines größeren Prozesses generiert.

• Datensatz-Zusammenfassungskarte (Record Summary Card): Eine Zusammenfassung erscheint oft standardmäßig auf der Datensatzseite selbst und bietet Ihnen eine schnelle Ansicht auf einen Blick.

Im Grunde ist es HubSpots Weg, KI zu nutzen, um Ihre CRM-Daten wesentlich leichter verdaulich zu machen und Ihrem Team manuelle Recherchearbeit zu ersparen.

Wie Breeze Summarize Records funktioniert

Um ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, wie dies in der Praxis funktioniert, schauen wir uns die Hauptanwendungen innerhalb von HubSpot an.

Automatisierung von Zusammenfassungen mit Workflows

Die wahrscheinlich nützlichste Anwendung ist die Aktion „Datensatz zusammenfassen“ (Summarize record) innerhalb des HubSpot-Workflow-Tools. Hier können Sie die KI automatisch arbeiten lassen. Beispielsweise könnten Sie einen Workflow erstellen, der immer dann ausgelöst wird, wenn ein neuer Lead ein Formular ausfüllt oder ein Deal in eine neue Phase wechselt.

Als Teil dieses Flows erstellt die Aktion „Datensatz zusammenfassen“ eine professionelle Textzusammenfassung dieses Leads oder Deals. Sie können diese Zusammenfassung dann in den nächsten Schritten Ihrer Automatisierung verwenden, sie beispielsweise in eine interne E-Mail an einen Vertriebsmitarbeiter einfügen oder sie in einer benutzerdefinierten Eigenschaft für eine konsistente Protokollierung speichern.

graph TD;
A[Trigger: Deal-Phase ändert sich zu 'Angebot gesendet'] --> B{Workflow startet};
B --> C['Datensatz zusammenfassen' Aktion durch Breeze AI];
C --> D{Zusammenfassung der Deal-Historie & Kontaktinfo generieren};
D --> E[Aufgabe für Vertriebsmitarbeiter zum Follow-up erstellen];
D --> F[Interne E-Mail an Sales Manager mit Zusammenfassung senden];

Schnelle Zusammenfassungen nach Bedarf

Manchmal benötigen Sie einfach ein kurzes Briefing zu einem bestimmten Kunden, ohne eine ganze Automatisierung einzurichten. Dafür ist der Breeze Copilot da. Ihre Vertriebs- und Supportmitarbeiter können den Chat-Assistenten öffnen und ihn einfach bitten, einen Kontakt, ein Unternehmen oder einen Deal zusammenzufassen. Dies ist eine großartige Funktion für jene Momente, bevor man in einen Anruf springt oder eine Antwort abschickt.

Die standardmäßige Zusammenfassungskarte

HubSpot enthält auch eine automatisch generierte Zusammenfassungskarte, die normalerweise auf Datensatzseiten in der mittleren Spalte oder der rechten Seitenleiste angezeigt wird. Dies bietet jedem, der den Datensatz betrachtet, einen dauerhaften Überblick, ohne etwas anklicken zu müssen. Es hält wichtige Kontexte für jeden im Team im Vordergrund.

Welche Daten werden für Zusammenfassungen verwendet?

HubSpot stellt die Qualität seiner KI-Zusammenfassungen sicher, indem es auf die umfangreichen Daten zugreift, die innerhalb seiner Plattform gespeichert sind. „Breeze Summarize Records“ erstellt seine Zusammenfassungen unter Verwendung von Informationen aus HubSpot, dazu gehören:

• Zentrale Datensatz-Eigenschaften (wie Unternehmensgröße, Deal-Betrag oder Ticket-Priorität).

• Von Ihrem Team protokollierte Notizen.

• Protokollierte Aktivitäten wie Anrufe, E-Mails und Meetings.

• Details zur Datensatz-Zugehörigkeit (Ownership).

Die Funktion ist speziell für Daten optimiert, die innerhalb von HubSpot leben, um sicherzustellen, dass Ihre CRM-Aktivitäten immer mit hoher Genauigkeit zusammengefasst werden.

Praktische Anwendungsfälle für Vertriebs- und Support-Teams

Die Funktion ist eine beeindruckende Ergänzung der HubSpot-Suite, die hilft, tägliche Aufgaben zu rationalisieren und Teams aufeinander abzustimmen.

Schneller auf Verkaufsgespräche vorbereiten

Nehmen wir an, ein Vertriebsmitarbeiter (Sales Rep) hat ein Gespräch mit einem Interessenten. Anstatt manuell E-Mail-Verläufe zu durchforsten, kann er die Zusammenfassungsfunktion nutzen, um ein kurzes Briefing über die Historie des Kontakts, seine Hauptinteressen und das letzte Gespräch zu erhalten. Dies hilft ihm, vorbereitet in das Meeting zu gehen und sofort Mehrwert zu bieten.

Reibungslose Lead-Übergaben

Wenn ein neuer Lead eingeht, können Sie einen HubSpot-Workflow verwenden, um den Datensatz automatisch zusammenzufassen und diese Zusammenfassung direkt an den zugewiesenen Mitarbeiter zu senden. Dies gibt dem Mitarbeiter sofortigen Kontext darüber, wer der Lead ist, und ermöglicht eine persönlichere Erfahrung ab dem ersten Kontaktpunkt.

Dem Kundensupport besseren Kontext bieten

Für Support-Teams ist Kontext entscheidend. Wenn ein neues Ticket eingeht, kann ein Mitarbeiter die Zusammenfassungsfunktion nutzen, um sich schnell über die Historie des Kunden zu informieren. Dies trägt dazu bei, dass sich die Reise des Kunden nahtlos anfühlt, was zu schnelleren Lösungen und einer besseren Erfahrung für alle führt.

Dinge, die bei Breeze Summarize Records zu beachten sind

Wie bei jedem Tool ist es hilfreich zu verstehen, wie Breeze Summarize Records in Ihre Gesamtstrategie und Ihr Preismodell passt.

Preisgestaltung: Es werden HubSpot-Credits verbraucht

Die Nutzung von KI-Aktionen wie „Breeze Summarize Records“ in Ihren Workflows verbraucht HubSpot Credits. Dies ist ein flexibles, gestaffeltes Modell, das es Teams ermöglicht, ihre KI-Nutzung mit ihrem Wachstum zu skalieren. Diese Funktionen sind Teil der Professional- oder Enterprise-Pläne von HubSpot, die ein robustes Set an Tools für reifere Organisationen bieten.

Fokus auf HubSpot-Daten

Die KI ist darauf ausgelegt, primär mit HubSpot-Daten zu arbeiten. Dies stellt sicher, dass die Zusammenfassungen in Bezug auf Ihre CRM-Aktivitäten hochgradig genau sind. Obwohl sie sich auf reine HubSpot-Daten konzentriert, deckt sie ein breites Spektrum an Informationen ab, darunter:

• Interne Notizen und protokollierte Anrufe.

• E-Mail-Interaktionen.

• Ticket- und Deal-Eigenschaften.

Da HubSpot eine führende Plattform mit einem riesigen Marktplatz ist, stellen viele Teams fest, dass die kritischsten Informationen bereits gut in ihrem CRM vertreten sind.

Konsistente, automatisierte Zusammenfassungen

Die Zusammenfassungen werden automatisch in einem Standardformat generiert, um die Konsistenz innerhalb der Organisation zu gewährleisten. Dies bietet eine zuverlässige Erfahrung für jedes Teammitglied, bedeutet aber auch, dass Tonfall und Format automatisch von der hochentwickelten KI von HubSpot gehandhabt werden.

eesel AI: Eine ergänzende Option zu Breeze Summarize Records

Während „Breeze Summarize Records“ ein fantastisches Tool für CRM-Daten ist, könnten Teams, die Einblicke von einer größeren Vielfalt an Plattformen benötigen, eesel AI als ergänzende Erweiterung ihres HubSpot-Ökosystems in Betracht ziehen.

Anbindung Ihrer breiteren Wissensdatenbank (Knowledge Base)

eesel AI arbeitet Hand in Hand mit HubSpot, um Ihre Reichweite zu vergrößern. Es verbindet sich mit über 100 Quellen, darunter Helpdesks, Wikis und Kollaborations-Tools. Das bedeutet, dass es Kontext aus Ihren vergangenen Tickets in Zendesk beziehen, Verfahren aus Confluence abrufen und Spezifikationen in Google Docs referenzieren kann – und das alles, während HubSpot Ihr zentraler Hub bleibt.

Anpassung von Zusammenfassungen für Ihre spezifischen Bedürfnisse

eesel AI bietet zusätzliche Flexibilität, wenn Sie die Art und Weise, wie Informationen präsentiert werden, anpassen möchten. Sein Prompt-Editor ermöglicht es Ihnen, spezifische Töne oder Aktionen zu definieren. Beispielsweise kann ein eesel AI Agent ein Ticket zusammenfassen und gleichzeitig Echtzeitdaten von Shopify referenzieren, was die internen CRM-Daten von HubSpot perfekt ergänzt.

Vorhersehbares Testen und Preisgestaltung

Bevor Sie live gehen, bietet eesel AI einen Simulationsmodus an, um Ihr Setup zu testen. Dies eignet sich gut für Teams, die sehen möchten, wie ihre KI mit komplexem Wissen umgeht, bevor sie es in kundenorientierte Workflows integrieren.

eesel AI bietet zudem vorhersehbare Preispläne an, was die Budgetierung für Ihre erweiterten KI-Bedürfnisse neben Ihrem HubSpot-Abonnement erleichtert.

Feature	HubSpot Breeze Summarize	eesel AI
Wissensquellen	Fokussierte HubSpot CRM-Daten	100+ Integrationen (Zendesk, Confluence, GDocs etc.)
Benutzerdefinierte Aktionen	Standardisierte Workflow-Schritte	Anpassbare Aktionen (API-Abfragen, Ticket-Triage etc.)
Tests vor dem Start	Integrierte HubSpot-Tests	Simulation auf historischen Tickets
Preismodell	Flexible HubSpot Credits	Vorhersehbare monatliche/jährliche Pläne

Von einfachen Zusammenfassungen zu intelligenter Automatisierung

KI-gestützte Zusammenfassungen sind ein leistungsstarker Weg, um Zeit zu sparen und kundenorientierten Teams den Kontext zu liefern, den sie im Jahr 2026 benötigen.

HubSpots „Breeze Summarize Records“ ist ein zuverlässiger und ausgereifter Ausgangspunkt für Teams, die eine fähige, vertrauenswürdige Plattform für ihr CRM suchen. Es ist eine beeindruckende Funktion, die Teams hilft, intelligenter innerhalb des HubSpot-Ökosystems zu arbeiten.

Wenn Sie ein noch intelligenteres und individuelleres Support-System aufbauen möchten, das Ihre HubSpot-Daten mit Dutzenden anderer Tools verbindet, ist eesel AI eine großartige ergänzende Option. Es verbessert Ihr bestehendes Setup und hilft Ihnen, mit Zuversicht zu automatisieren.

Bereit zu sehen, wie ein KI-Agent über Ihr gesamtes Ökosystem hinweg arbeiten kann? Starten Sie noch heute Ihren kostenlosen eesel AI Test oder buchen Sie eine Demo, um zu sehen, wie es sich in Ihren HubSpot-Workflow integriert.