Notion vs Airtable: Qual ferramenta é a certa para sua equipe em 2025?

Parece que hoje em dia todas as equipas usam o Notion ou o Airtable, certo? São as estrelas do local de trabalho moderno, ambas prometendo organizar tudo, desde campanhas de marketing a retiros de empresa. Mas é aí que a clareza geralmente termina.

Embora possam parecer semelhantes à primeira vista, são construídos a partir de projetos completamente diferentes. Um é basicamente um caderno digital super flexível, e o outro é uma base de dados poderosa que por acaso se parece com uma folha de cálculo. Escolher o errado pode levar a fluxos de trabalho desajeitados e a muita frustração na equipa.

Este guia está aqui para o ajudar a decidir. Vamos colocar o Notion e o Airtable lado a lado para comparar as suas funcionalidades principais, preços e para o que são realmente bons. No final, terá uma ideia muito melhor de qual ferramenta é a mais adequada para a sua equipa.

O que é o Airtable? O híbrido de folha de cálculo e base de dados

Imagine o Airtable como uma folha de cálculo que recebeu uma grande atualização. No seu âmago, é uma base de dados relacional, mas tem a aparência amigável e familiar do Google Sheets ou do Excel, o que o torna muito menos intimidante do que parece. Foi construído para organizar e conectar informações estruturadas.

Para entender realmente o Airtable, só precisa de conhecer alguns termos-chave:

• Bases: Este é o seu projeto completo, como uma única base de dados. Por exemplo, uma base de "Marketing de Conteúdo" conteria tudo o que precisa para a sua estratégia de conteúdo.

• Tabelas: Estas são como os separadores individuais numa folha de cálculo. A sua base de "Marketing de Conteúdo" pode ter tabelas para "Publicações de Blog", "Autores" e "Campanhas de Redes Sociais".

• Campos: Estas são as suas colunas, mas são muito mais inteligentes do que as colunas típicas de uma folha de cálculo. Pode configurá-las para conter tipos específicos de dados, como anexos, caixas de verificação, menus suspensos ou até links para registos noutras tabelas.

• Vistas: É aqui que a verdadeira diversão começa. Uma vista é apenas uma forma diferente de ver os mesmos dados. Pode ver as suas publicações de blog numa grelha simples, mudar para um calendário para ver quando estão agendadas para serem publicadas, ou usar um quadro Kanban para acompanhar o seu progresso de "Ideia" a "Publicado".

A maior força do Airtable é a sua capacidade de gerir dados estruturados. É perfeito para criar rastreadores de projetos detalhados, CRMs simples e qualquer outro fluxo de trabalho que dependa de informações claras e conectadas.

O que é o Notion? O espaço de trabalho tudo-em-um

Se o Airtable é uma base de dados melhorada, o Notion é uma caixa de LEGOs digitais. É um espaço de trabalho ridiculamente flexível onde pode construir quase tudo o que conseguir imaginar, desde uma lista de tarefas básica a uma extensa wiki para toda a empresa.

As ideias centrais no Notion são simples, mas poderosas:

• Páginas: Uma página é o seu bloco de construção básico. Pode ser um documento simples, um painel de controlo da equipa ou um centro de projetos. Também pode aninhar páginas dentro de outras páginas, criando uma estrutura realmente profunda e organizada.

• Blocos: Tudo o que coloca numa página do Notion é um "bloco". Isto pode ser um parágrafo de texto, um item de uma lista de verificação, uma imagem, um vídeo, um trecho de código ou até mesmo uma base de dados inteira. Pode arrastar e soltar estes blocos para criar layouts completamente personalizados.

• Bases de dados: No Notion, uma base de dados é apenas mais um tipo de bloco que pode inserir em qualquer página. Funcionam como tabelas simples e podem ser vistas como quadros, listas, calendários ou galerias.

O Notion brilha verdadeiramente quando se trata de criar e organizar documentos. É a escolha ideal para construir bases de conhecimento, wikis de empresa, notas de reunião e planos de projeto onde o contexto escrito é tão importante quanto os próprios dados.

Notion vs Airtable: Uma comparação de funcionalidades frente a frente

Ok, agora que temos uma ideia do que cada ferramenta é, vamos aos detalhes. Vamos analisar como se comparam nas áreas que mais importam, desde a gestão de dados até às funcionalidades de IA, para ver onde cada uma realmente se destaca.

Funcionalidade principal: Bases de dados vs. documentos

Esta é a diferença mais importante entre os dois. O Airtable é todo sobre dados, enquanto o Notion é todo sobre documentos.

O Airtable dá-lhe o poder de uma verdadeira base de dados relacional. É feito para lidar com conjuntos de informações grandes e complexos com velocidade e precisão. Pode ligar facilmente registos entre diferentes tabelas (como ligar um cliente na sua tabela "Clientes" a vários projetos na sua tabela "Projetos") e manter os seus dados limpos com tipos de campo específicos como códigos de barras ou moeda. Toda a experiência é construída em torno de dados estruturados.

As bases de dados do Notion, por outro lado, são uma funcionalidade que utiliza dentro de um documento. São ótimas para adicionar uma lista de tarefas rápida a um resumo de projeto ou para acompanhar notas de reunião numa página inicial da equipa. Mas simplesmente não têm o poder bruto do Airtable. À medida que as suas bases de dados no Notion ficam maiores, pode notar que começam a ficar um pouco lentas. A ligação entre bases de dados é mais básica e os tipos de campo são mais genéricos. Trata-se de adicionar um pouco de estrutura a uma página de formato livre.

Funcionalidade	Airtable	Notion
Foco Principal	Base de Dados Relacional	Documento e Wiki
Gestão de Dados	Alto desempenho, grandes conjuntos de dados	Mais lento com grandes conjuntos de dados
Ligações Relacionais	Ligação avançada, multi-tabela	Relações básicas entre bases de dados
Tipos de Campo	Extensos e específicos (ex: códigos de barras)	Mais gerais (texto, número, data, etc.)
Flexibilidade	Vistas estruturadas, centradas em dados	Páginas de formato livre com tabelas incorporadas

Automações e integrações

O Airtable tem uma clara vantagem aqui. Vem com um poderoso motor de automação integrado que lhe permite criar fluxos de trabalho bastante complexos sem nunca sair da aplicação. Pode configurar gatilhos (como "quando um registo é atualizado") que iniciam uma série de ações (como "enviar uma mensagem no Slack e criar um evento no calendário"). A sua API também é famosamente sólida, tornando-o um favorito para programadores e qualquer pessoa que use ferramentas no-code.

As funcionalidades de automação próprias do Notion são muito mais limitadas, principalmente para notificações simples. Se quiser fazer algo mais avançado, precisará de recorrer a ferramentas de terceiros como o Zapier ou o Make. Embora a sua API tenha melhorado muito ao longo dos anos, ainda não consegue igualar a força de automação pronta a usar que o Airtable oferece.

Capacidades de IA

Ambas as plataformas aderiram à moda da IA, mas usam-na para coisas muito diferentes, o que faz sentido dado o seu foco principal.

A IA do Airtable foi concebida para o ajudar a organizar, analisar e compreender os seus dados. Pode usá-la para classificar automaticamente o feedback dos clientes, resumir notas longas ou gerar relatórios com base na informação nas suas bases. É uma IA que trabalha sobre os seus dados.

A IA do Notion, por outro lado, atua mais como um parceiro criativo. Está integrada diretamente no editor de texto e serve para o ajudar a escrever e a fazer brainstorming. Pode pedir-lhe para redigir um primeiro rascunho de uma publicação de blog, transformar as suas notas de reunião desarrumadas numa lista organizada de itens de ação, traduzir texto ou até responder a perguntas sobre conteúdo de todo o seu espaço de trabalho. É uma IA que trabalha com as suas palavras.

Colaboração e partilha

Quando se trata de partilha, o Airtable oferece-lhe controlos mais seguros e específicos. Pode criar um link partilhável para uma vista específica dos seus dados e até optar por ocultar certos campos. Isto é super útil para partilhar alguns, mas não todos, os dados com clientes ou freelancers sem revelar informações sensíveis. Os formulários nativos do Airtable são também uma grande vantagem, tornando incrivelmente fácil recolher informações de pessoas e tê-las a preencher automaticamente a sua base.

A partilha do Notion é toda baseada em páginas. Embora possa partilhar uma página publicamente ou com convidados, tem uma pequena peculiaridade de segurança. Se partilhar uma vista filtrada de uma base de dados, alguém que saiba mexer no Notion pode, por vezes, encontrar o caminho de volta para a base de dados original e ver dados que talvez quisesse manter ocultos. Isto torna-o menos ideal se precisar de partilhar informações sensíveis e restringir o acesso a certos campos.

Notion vs Airtable: Comparação de preços

Ambas as ferramentas oferecem planos gratuitos bastante bons para começar, mas os seus níveis pagos são estruturados de forma diferente e oferecem diferentes tipos de valor, dependendo das necessidades da sua equipa.

Preços do Airtable

Os preços do Airtable baseiam-se na capacidade de dados e no acesso a funcionalidades mais avançadas. O custo por utilizador pode aumentar rapidamente para equipas maiores, por isso é algo a ter em mente.

• Gratuito: $0 para até 5 editores, mas está limitado a 1.000 registos por base e 1GB de anexos.

• Team: A partir de $24 por lugar/mês ($20 se faturado anualmente). Isto dá-lhe até 50.000 registos por base, 20GB de anexos e 25.000 execuções de automação por mês.

• Business: A partir de $54 por lugar/mês ($45 se faturado anualmente). Isto inclui 125.000 registos por base, 100GB de anexos e 100.000 execuções de automação.

• Enterprise Scale: Preços personalizados para grandes organizações que necessitam de até 500.000 registos por base e controlos de segurança avançados.

Pode ver todos os detalhes na página oficial de preços do Airtable.

Preços do Notion

Os preços do Notion são geralmente mais acessíveis, especialmente para equipas que se focam mais na documentação e colaboração do que na gestão de dados pesada.

• Gratuito: $0 para indivíduos, com alguns limites para equipas e suporte para até 10 convidados.

• Plus: A partir de $10 por lugar/mês ($8 se faturado anualmente). Isto desbloqueia blocos e uploads de ficheiros ilimitados para equipas e permite ter até 100 convidados.

• Business: A partir de $20 por lugar/mês ($18 se faturado anualmente). Isto adiciona funcionalidades como SAML SSO para melhor segurança e análises de página avançadas.

• Enterprise: Preços personalizados que incluem segurança mais avançada, um registo de auditoria e um gestor de sucesso dedicado.

Para uma análise completa, consulte a página oficial de preços do Notion.

O veredito: Quando escolher Notion vs Airtable

Então, depois de tudo isto, a escolha deve ser muito mais clara. Na verdade, tudo se resume ao que está a tentar fazer.

Esta análise completa para 2025 explora qual ferramenta é melhor para gerir diferentes tipos de fluxos de trabalho.

Escolha o Airtable se: o seu trabalho for todo sobre dados estruturados. Precisa de uma base de dados poderosa e rápida para executar os seus processos-chave, construir automações e partilhar informações de forma segura com controlos afinados. É a escolha óbvia para fluxos de trabalho pesados em dados.

Escolha o Notion se: o seu principal objetivo for criar um centro de conhecimento para a sua equipa. O seu trabalho está centrado em documentos e precisa de um espaço flexível e tudo-em-um para escrever, planear e fazer uma gestão de projetos leve. É o rei das wikis e da colaboração.

Claro que, para muitas equipas, a resposta real é que precisam de ambos. E é aí que começa uma nova dor de cabeça.

O desafio: Conhecimento isolado e dores de cabeça no suporte

Aqui está uma história que pode parecer familiar: a sua equipa de marketing acompanha todos os dados das suas campanhas no Airtable, enquanto a equipa de produto escreve as especificações das funcionalidades no Notion. Entretanto, a sua equipa de suporte tem as suas políticas públicas num centro de ajuda do Zendesk e os procedimentos internos guardados no Google Docs.

Então, um cliente faz uma pergunta que envolve informações de todos esses locais. O seu agente de suporte tem de começar a saltar entre quatro separadores diferentes, a tentar juntar uma resposta a partir de informações dispersas. Esta constante mudança de contexto é lenta, ineficiente e a receita perfeita para dar respostas inconsistentes ou incompletas. É frustrante para a sua equipa e ainda mais frustrante para os seus clientes. Quando o seu conhecimento está por todo o lado, a qualidade do seu suporte diminui.

A solução: Unifique o seu espaço de trabalho com uma camada de IA

Em vez de tentar forçar toda a gente a usar uma única ferramenta, e se pudesse conectá-las todas com uma camada inteligente que compreende o conhecimento da sua empresa, não importa onde esteja armazenado?

É exatamente isso que o eesel AI faz. É uma plataforma de IA que se liga a todas as ferramentas que já utiliza, incluindo Notion, Airtable, o seu help desk e wikis internas, para criar um cérebro único e unificado para a sua empresa.

Esta abordagem resolve o problema dos silos quase imediatamente:

• Conhecimento Unificado: Um agente de IA treinado em todas as suas fontes pode dar uma resposta completa e precisa, extraindo uma política do Notion e dados de clientes do Airtable na mesma resposta.

• Operacional em Minutos: Configurar o eesel AI não é um projeto enorme de meses. Com integrações simples de um clique, pode conectar todas as suas fontes de conhecimento e ter um assistente de IA poderoso pronto a usar, sem precisar de passar por longas chamadas de vendas ou envolver programadores.

• Respostas Contextuais para Todos: Quer tenha um Agente de IA totalmente autónomo a lidar com as perguntas dos clientes ou um Copiloto de IA a ajudar os seus agentes humanos a redigir respostas, as respostas são sempre provenientes de toda a sua base de conhecimento. A sua equipa obtém a informação certa, exatamente onde está a trabalhar.

O Copiloto de IA da eesel ajuda os agentes de suporte a encontrar respostas e a redigir respostas dentro do Zendesk, extraindo informações de todas as fontes da empresa conectadas, como o Notion e o Airtable.

Pensamentos finais

Então, Notion vs Airtable? No final do dia, é bastante simples: o Notion é o mestre dos documentos e o Airtable é o rei dos dados. Use-os para aquilo em que são melhores.

Mas não deixe que essa escolha crie um problema ainda maior de informação dispersa. A jogada mais inteligente é conectá-los. Uma plataforma inteligente como o eesel AI pode quebrar esses silos de conhecimento e ajudar as suas equipas a voltar a fazer o seu melhor trabalho.

Pronto para juntar todo o seu conhecimento? Comece a usar o eesel AI gratuitamente.