Admettons-le, votre boîte de réception peut ressembler à une tâche sans fin. Jongler avec d’innombrables fils de discussion, se souvenir de faire des suivis, et déterminer ce qui est réellement urgent est un travail en soi. La bonne nouvelle, c’est que l’intelligence artificielle peut vous donner un coup de main. Avec les bons outils, vous pouvez transformer Microsoft Outlook d’une source de stress en un assistant intelligent qui vous aide à gérer la charge.
Ce guide vous expliquera comment configurer et utiliser à la fois l’IA intégrée pour les emails Outlook et certains outils tiers puissants. Vous apprendrez comment gagner du temps, rédiger de meilleurs emails, et même automatiser des flux de travail entiers pour vous concentrer sur des tâches plus importantes.
Ce dont vous aurez besoin pour commencer avec l’IA pour les emails Outlook
Avant de commencer, voici une liste rapide de ce dont vous aurez besoin pour suivre :
- Un compte Microsoft Outlook actif, qui est généralement inclus dans un plan Microsoft 365 Personnel, Famille ou Entreprise.
- Des permissions d’administrateur pour votre configuration Microsoft 365 si vous prévoyez d’installer des compléments tiers pour toute votre équipe.
- Un compte pour tout outil tiers que vous souhaitez essayer. Beaucoup offrent des essais gratuits, vous pouvez donc les tester avant de vous engager.
Comment configurer et utiliser l’IA pour les emails Outlook : un guide étape par étape
Mettre l’IA au travail dans Outlook est un processus. Nous commencerons par les fonctionnalités simples et intégrées qui vous offrent un gain rapide, puis nous passerons à des outils plus avancés qui peuvent automatiser le travail de bout en bout.
Étape 1 : Utiliser l’assistant IA intégré d’Outlook pour les emails Outlook (Microsoft Copilot)
Microsoft Copilot est l'assistant IA qui fait déjà partie d’Outlook pour les abonnés Microsoft 365. Il est conçu pour vous aider avec des tâches individuelles comme rédiger des emails, résumer de longues conversations, et offrir des retours sur votre écriture.
Comment le faire fonctionner
Pour la plupart des personnes ayant un abonnement Microsoft 365, il n’y a rien à faire. Copilot est probablement déjà prêt à vous aider dans Outlook. Il suffit de chercher l’icône Copilot dans la barre d’outils lorsque vous rédigez un nouvel email ou lisez un fil de discussion. Si vous utilisez un compte d’entreprise et que vous ne le voyez pas, votre administrateur informatique pourrait avoir besoin de l’activer pour vous.
Comment l’utiliser pour les tâches quotidiennes
- Rédaction d’emails : Lorsque vous devez composer un email, cliquez sur le bouton "Rédiger avec Copilot". Donnez-lui une instruction simple, comme, "Écrire un suivi à cet email, accepter leur calendrier, et demander le brief du projet." L’IA générera un brouillon que vous pourrez éditer et envoyer.
- Résumé des fils de discussion : Si vous êtes perdu dans une longue chaîne d’emails, cliquez sur "Résumé par Copilot" en haut du fil. Il vous donnera un aperçu rapide des points clés pour que vous n’ayez pas à lire chaque réponse.
- Obtenir des retours sur votre ton : Avant d’envoyer un email important, essayez la fonction "Coaching par Copilot". Elle examine votre brouillon et vous donne des conseils sur son ton, sa clarté, et son sentiment global, vous aidant à vous assurer que votre message passe de la bonne manière.
Fonctionnalités de Microsoft Copilot pour l'IA dans les emails Outlook.
Où cela échoue Copilot est excellent pour la productivité personnelle, mais il a ses limites. Il se concentre principalement sur l’univers Microsoft, ce qui signifie qu’il ne peut pas se connecter à vos autres outils professionnels comme Zendesk, Freshdesk, ou Jira Service Management. Il peut vous aider à rédiger un email concernant un ticket de support, mais il ne peut pas trier ce ticket ou rechercher des détails clients dans votre service d’assistance. Pour ce type de travail, vous avez besoin d’un autre type d’outil.
Étape 2 : Installer un module complémentaire d’écriture AI tiers pour l’email Outlook
Les modules complémentaires tiers sont un bon moyen d’ajouter des fonctionnalités AI spécialisées à Outlook. Ils se concentrent souvent sur des aspects comme des vérifications grammaticales avancées, un meilleur contrôle du ton, ou une gestion des emails plus intelligente.
Comment installer un module complémentaire
L’ajout est assez simple.
- Dans Outlook, allez à l’onglet Accueil et cliquez sur "Obtenir des modules complémentaires." Dans les versions plus récentes, vous pourriez trouver cela sous "Toutes les applications" > "Ajouter des applications."
- Utilisez la barre de recherche dans le magasin pour trouver un outil AI qui vous intéresse. Vous pourriez rechercher quelque chose comme Grammarly pour la grammaire ou MailMaestro pour des suggestions de ton.
- Cliquez sur "Ajouter" pour installer le module complémentaire et suivez les instructions pour connecter votre compte.
Installation d'un module complémentaire de messagerie AI tiers pour Outlook.
Quand en utiliser un Ces outils sont utiles lorsque vous avez besoin de quelque chose de plus spécifique que ce que Copilot offre. Par exemple, Grammarly est excellent pour des vérifications approfondies de grammaire et de plagiat, tandis qu’un outil comme MailMaestro vous donne un contrôle très spécifique sur le ton de votre écriture, ce qui est utile pour des choses comme les emails formels destinés aux cadres.
Astuce Pro : La plupart des modules complémentaires ont des versions gratuites ou des essais gratuits. Il est judicieux d’en essayer quelques-uns pour voir lequel convient le mieux à votre style d’écriture avant de décider de payer pour un abonnement.
Voir le tableau d’ensemble Bien que ces outils d’écriture soient utiles, ils ne résolvent qu’une partie du problème. Ils vous aident à rédiger des emails plus rapidement, mais ils ne font rien concernant les processus commerciaux qui mènent à ces emails. Corriger cela est là où vous pouvez trouver des gains d’efficacité sérieux, et cela nécessite un autre type d’IA.
Étape 3 : Utiliser un assistant de flux de travail IA pour une véritable automatisation des emails Outlook
Il est maintenant temps de parler de la prochaine étape pour l’IA pour les emails Outlook : passer de l’aide à l’écriture à l’automatisation des flux de travail. Un assistant d’écriture IA vous aide à rédiger un message, mais un assistant de flux de travail IA automatise les tâches derrière ce message. C’est un enjeu majeur pour les équipes de support, IT et opérations, où chaque email dans une boîte de réception partagée est une tâche à accomplir.
Une plateforme comme eesel AI se connecte à vos outils existants, y compris Outlook et votre service d’assistance, pour automatiser ces processus. Il ne s’agit pas seulement de gérer votre boîte de réception ; il s’agit de gérer le travail qui en découle.
En quoi c’est différent
- Elle se connecte aux connaissances de votre entreprise : Au lieu d’utiliser des informations génériques, eesel AI s’entraîne de manière sécurisée sur les véritables documents commerciaux de votre entreprise. Cela peut être votre centre d’aide public, wikis internes dans Confluence ou Google Docs, et même l’historique des tickets passés de votre service d’assistance.
- Elle agit dans vos autres outils : Parce qu’elle se connecte à toute votre pile technologique, eesel AI peut faire plus que simplement écrire. Elle peut trier automatiquement les tickets de support, rédiger des réponses intelligentes pour les agents dans Zendesk ou Intercom, et répondre aux questions internes pour les employés directement dans Slack ou Microsoft Teams.
- Vous gardez le contrôle : Vous décidez de son fonctionnement. Vous pouvez configurer des règles en anglais simple pour définir le ton de l’IA, décider quand elle doit transmettre une question à un humain, et lui indiquer exactement quelles actions elle est autorisée à prendre.
| Fonctionnalité | Microsoft Copilot | Extensions d’écriture tierces | Assistant de flux de travail IA (par exemple, eesel AI) |
|---|---|---|---|
| Utilisation principale | Productivité personnelle (rédaction, résumé) | Aide à l’écriture spécialisée (grammaire, ton) | Automatisation des processus au niveau de l’équipe |
| Intégration | Limité à l’écosystème Microsoft 365 | S’intègre uniquement avec Outlook | Se connecte aux services d’assistance, wikis, outils de chat, etc. |
| Source de connaissance | Modèles d’IA généraux | Modèles d’IA généraux | Bases de connaissances spécifiques à votre entreprise |
| Automatisation | Aide pour des tâches uniques | Aide uniquement pour les tâches d’écriture | Automatise les flux de travail en plusieurs étapes (triage, réponse) |
| Idéal pour | Individus ayant besoin d’une aide rapide à l’écriture | Utilisateurs nécessitant un contrôle avancé de la grammaire/du ton | Équipes de support, IT et opérations dans des boîtes de réception partagées |
Comment commencer (un aperçu général)
Configurer un assistant de flux de travail comme eesel AI consiste à le connecter à vos outils.
- Inscrivez-vous à eesel AI et créez votre bot IA.
- Connectez vos sources de connaissances, comme l’URL de votre centre d’aide, un espace Confluence, ou un dossier dans Google Drive.
- Connectez les plateformes où vous souhaitez que l’IA fonctionne, comme votre service d’assistance ou vos outils de chat. Il fonctionne avec Outlook via ces plateformes, où vos e-mails sont déjà gérés comme des tickets ou des messages.
- Personnalisez le comportement de l’IA avec des invites simples, puis effectuez des tests sur vos données passées pour vérifier son exactitude avant de l’activer pour les demandes en direct.
eesel AI rédige une réponse par e-mail avec contexte en se connectant à des sources de connaissances.
Le point est le suivant : alors qu’un outil comme Copilot vous aide à travailler plus rapidement en tant qu’individu, une plateforme comme eesel AI aide toute votre équipe à automatiser son travail. Cela réduit les tâches répétitives et permet de résoudre les problèmes beaucoup plus rapidement, parfois sans que personne n’ait besoin d’intervenir.
Conseils pour tirer le meilleur parti de l’IA pour les emails Outlook
Bien utiliser l’IA est une compétence que vous développez au fil du temps. Voici quelques conseils pour vous assurer d’obtenir des résultats utiles et précis.
- Soyez précis avec vos instructions : Plus vous donnez de contexte à l’IA, meilleure sera sa réponse. Au lieu de simplement dire "écrire une réponse", essayez quelque chose de plus détaillé : "Écrivez une réponse polie confirmant que nous avons reçu la demande et informez-les que notre délai de réponse standard est de 24 heures."
- Toujours réviser avant d’envoyer : Considérez l’IA comme votre assistant, pas votre remplaçant. Prenez toujours quelques secondes pour lire tout texte généré par l’IA afin de vérifier l’exactitude, le ton et toute formulation étrange.
- Connaître les détails de confidentialité : Soyez conscient des données que votre outil d’IA peut voir. Pour un usage professionnel, il est important de choisir une plateforme comme eesel AI qui est conçue avec la sécurité à l’esprit, offre des fonctionnalités comme la résidence des données dans l’UE, et promet que vos données privées ne seront pas utilisées pour entraîner d’autres modèles.
- Commencez petit et développez à partir de là : Lorsque vous commencez à automatiser des flux de travail, ne cherchez pas à tout faire d’un coup. Déployez l’IA sur une file d’attente d’emails spécifique ou avec une seule équipe d’abord. Voyez comment cela fonctionne, obtenez des retours, puis élargissez ses tâches à mesure que vous vous familiarisez avec elle.
Allez au-delà d’une boîte de réception plus intelligente avec l’IA pour les emails Outlook
Vous pouvez commencer à utiliser l’IA pour les emails Outlook dès maintenant. Les outils intégrés comme Copilot vous offrent un gain de productivité facile pour votre boîte de réception personnelle, et les modules complémentaires tiers sont une excellente étape suivante pour une aide à l’écriture plus spécifique.
Mais si votre objectif est de réduire le travail manuel pour toute votre équipe et d’automatiser les tâches qui remplissent votre boîte de réception, vous avez besoin d’une véritable plateforme d’automatisation des flux de travail. eesel AI offre une solution complète qui se connecte à tous vos outils, transformant les connaissances de votre équipe en un moteur qui accomplit le travail de manière autonome.
Prêt à voir comment l’IA peut faire plus que simplement écrire des emails ? Réservez une démonstration de eesel AI pour découvrir comment vous pouvez automatiser vos flux de travail de support et IT.
Questions fréquemment posées
Un assistant d’écriture comme Microsoft Copilot vous aide à rédiger, résumer ou améliorer un seul email. Un outil d’automatisation complète se connecte à vos autres applications professionnelles pour gérer l’ensemble du processus derrière l’email, comme le tri d’un ticket de support ou la recherche de réponses dans votre wiki d’entreprise.
C’est une préoccupation critique, vous devriez donc toujours vérifier les politiques de sécurité d’un outil. Les plateformes de niveau entreprise sont conçues avec la sécurité en priorité, garantissant que vos données restent privées et ne sont pas utilisées pour entraîner d’autres modèles d’IA. Évitez tout outil qui n’est pas transparent sur ses pratiques de gestion des données.
Pas du tout. Les outils de base comme Copilot ou les modules complémentaires tiers sont généralement installés en un clic depuis le magasin Outlook. Même les plateformes de workflow puissantes sont conçues pour être configurées à l’aide de commandes en anglais simple, donc vous n’avez pas besoin de savoir coder.
Oui, c’est un avantage majeur pour les équipes. Bien qu’Outlook dispose d’une "Boîte de réception prioritaire" pour un usage personnel, une IA avancée peut automatiquement catégoriser, étiqueter et acheminer les messages entrants dans une boîte de réception partagée en fonction de leur contenu, économisant ainsi un effort manuel considérable.
Les meilleurs outils permettent une personnalisation approfondie. Vous devriez rechercher une plateforme qui peut s’entraîner en toute sécurité sur votre propre base de connaissances et documentation, et qui vous permet de définir des règles spécifiques en langage clair pour guider le ton, la voix et le comportement de l’IA.
