Seien wir ehrlich, Ihr E-Mail-Posteingang kann sich wie eine endlose Aufgabe anfühlen. Unzählige Threads jonglieren, daran denken, nachzufassen, und herausfinden, was wirklich dringend ist, ist eine Aufgabe für sich. Die gute Nachricht ist, dass künstliche Intelligenz helfen kann. Mit den richtigen Tools können Sie Microsoft Outlook von einer Stressquelle in einen intelligenten Assistenten verwandeln, der Ihnen hilft, die Last zu bewältigen.
Dieser Leitfaden führt Sie durch die Einrichtung und Nutzung sowohl der integrierten KI für Outlook-E-Mails als auch einiger leistungsstarker Drittanbieter-Tools. Sie lernen, wie Sie Zeit sparen, bessere E-Mails schreiben und sogar ganze Arbeitsabläufe automatisieren können, damit Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
Was Sie benötigen, um mit KI für Outlook-E-Mails zu beginnen
Bevor wir loslegen, hier eine kurze Liste dessen, was Sie benötigen, um mitzumachen:
- Ein aktives Microsoft Outlook-Konto, das normalerweise mit einem Microsoft 365 Personal-, Family- oder Business-Plan kommt.
- Administratorberechtigungen für Ihre Microsoft 365-Einrichtung, wenn Sie planen, Drittanbieter-Add-Ins für Ihr gesamtes Team zu installieren.
- Ein Konto für jedes Drittanbieter-Tool, das Sie ausprobieren möchten. Viele bieten kostenlose Testversionen an, sodass Sie sie ausprobieren können, bevor Sie sich festlegen.
Wie man KI für Outlook-E-Mails einrichtet und verwendet: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die Nutzung von KI in Outlook ist ein Prozess. Wir beginnen mit den einfachen, integrierten Funktionen, die Ihnen einen schnellen Erfolg bringen, und gehen dann zu fortgeschritteneren Tools über, die die Arbeit von Anfang bis Ende automatisieren können.
Schritt 1: Verwenden Sie den integrierten KI-Assistenten von Outlook für KI für Outlook-E-Mails (Microsoft Copilot)
Microsoft Copilot ist der KI-Assistent, der bereits Teil von Outlook für Microsoft 365-Abonnenten ist. Er ist darauf ausgelegt, Ihnen bei einzelnen Aufgaben wie dem Verfassen von E-Mails, dem Zusammenfassen langer Gespräche und dem Anbieten von Feedback zu Ihrem Schreiben zu helfen.
Wie man es zum Laufen bringt
Für die meisten Menschen mit einem Microsoft 365-Abonnement müssen Sie nichts tun. Copilot wartet wahrscheinlich schon in Outlook auf Sie. Suchen Sie einfach nach dem Copilot-Symbol in der Symbolleiste, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben oder einen Thread lesen. Wenn Sie ein Firmenkonto verwenden und es nicht sehen, muss Ihr IT-Administrator es möglicherweise für Sie aktivieren.
Wie man es für alltägliche Aufgaben verwendet
- E-Mails verfassen: Wenn Sie eine E-Mail verfassen müssen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Mit Copilot entwerfen". Geben Sie ihm eine einfache Anweisung, wie z.B. "Schreiben Sie eine Nachfass-E-Mail, stimmen Sie ihrem Zeitplan zu und fragen Sie nach dem Projektbriefing." Die KI erstellt einen Entwurf, den Sie bearbeiten und senden können.
- Threads zusammenfassen: Wenn Sie in einer langen E-Mail-Kette verloren sind, klicken Sie oben im Thread auf "Zusammenfassung von Copilot". Es gibt Ihnen eine schnelle Übersicht über die wichtigsten Punkte, sodass Sie nicht jede einzelne Antwort lesen müssen.
- Feedback zu Ihrem Ton erhalten: Bevor Sie eine wichtige E-Mail senden, probieren Sie die Funktion "Coaching von Copilot" aus. Es betrachtet Ihren Entwurf und gibt Ihnen Tipps zu Ton, Klarheit und allgemeiner Stimmung, damit Sie sicherstellen können, dass Ihre Nachricht richtig ankommt.
Microsoft Copilot-Funktionen für KI für Outlook-E-Mail.
Wo es an seine Grenzen stößt Copilot ist großartig für die persönliche Produktivität, hat aber seine Grenzen. Es bleibt hauptsächlich in der Microsoft-Welt, was bedeutet, dass es sich nicht mit Ihren anderen Geschäftstools verbinden kann wie Zendesk, Freshdesk oder Jira Service Management. Es kann Ihnen helfen, eine E-Mail über ein Support-Ticket zu schreiben, aber es kann dieses Ticket nicht priorisieren oder Kundendetails in Ihrem Helpdesk nachschlagen. Für diese Art von Arbeit benötigen Sie ein anderes Tool.
Schritt 2: Installieren Sie ein Drittanbieter-AI-Schreib-Add-In für AI in Outlook-E-Mails
Drittanbieter-Add-Ins sind eine gute Möglichkeit, spezialisierte AI-Funktionen zu Outlook hinzuzufügen. Sie konzentrieren sich oft auf Dinge wie erweiterte Grammatikprüfungen, bessere Tonkontrolle oder intelligenteres E-Mail-Management.
Wie man ein Add-In installiert
Das Hinzufügen ist ziemlich einfach.
- Gehen Sie in Outlook zur Registerkarte Start und klicken Sie auf "Add-Ins abrufen." In neueren Versionen finden Sie dies möglicherweise unter "Alle Apps" > "Apps hinzufügen."
- Verwenden Sie die Suchleiste im Store, um ein AI-Tool zu finden, das Sie interessiert. Sie könnten nach etwas wie Grammarly für Grammatik oder MailMaestro für Tonvorschläge suchen.
- Klicken Sie auf "Hinzufügen", um das Add-In zu installieren, und folgen Sie den Anweisungen, um Ihr Konto zu verbinden.
Installation eines Drittanbieter-AI-Add-Ins für Outlook-E-Mails.
Wann man eines verwenden sollte Diese Tools sind nützlich, wenn Sie etwas Spezifischeres benötigen als das, was Copilot bietet. Zum Beispiel ist Grammarly hervorragend für tiefgehende Grammatik- und Plagiatsprüfungen geeignet, während ein Tool wie MailMaestro Ihnen sehr spezifische Kontrolle über Ihren Schreibstil gibt, was nützlich für formelle Führungskräfte-E-Mails ist.
Profi-Tipp: Die meisten Add-Ins haben kostenlose Versionen oder kostenlose Testversionen. Es ist klug, ein paar auszuprobieren, um zu sehen, welches sich für Ihren Schreibstil richtig anfühlt, bevor Sie sich entscheiden, für ein Abonnement zu bezahlen.
Den größeren Zusammenhang betrachten Während diese Schreibtools hilfreich sind, lösen sie nur einen Teil des Problems. Sie helfen Ihnen, E-Mails schneller zu schreiben, aber sie tun nichts gegen die Geschäftsprozesse, die zu diesen E-Mails führen. Diese zu beheben, ist der Punkt, an dem Sie ernsthafte Effizienzgewinne erzielen können, und das erfordert eine andere Art von KI.
Schritt 3: Verwenden Sie einen KI-Workflow-Assistenten für die tatsächliche KI-Automatisierung von Outlook-E-Mails
Jetzt ist es an der Zeit, über den nächsten Schritt für KI in Outlook-E-Mails zu sprechen: den Übergang von der Schreibhilfe zur Workflow-Automatisierung. Ein KI-Schreib-Assistent hilft Ihnen, eine Nachricht zu formulieren, aber ein KI-Workflow-Assistent automatisiert die Aufgaben hinter dieser Nachricht. Dies ist ein großer Vorteil für Support-, IT- und Betriebsteams, bei denen jede E-Mail in einem gemeinsamen Posteingang eine Aufgabe ist, die erledigt werden muss.
Eine Plattform wie eesel AI verbindet sich mit Ihren bestehenden Tools, einschließlich Outlook und Ihrem Helpdesk, um diese Prozesse zu automatisieren. Es geht nicht nur darum, Ihren Posteingang zu verwalten; es geht darum, die Arbeit zu bewältigen, die durch ihn hereinkommt.
Wie es sich unterscheidet
- Es verbindet sich mit dem Wissen Ihres Unternehmens: Anstatt generische Informationen zu verwenden, trainiert eesel AI sicher mit den echten Geschäftsdokumenten Ihres Unternehmens. Dies können Ihr öffentliches Hilfezentrum, interne Wikis in Confluence oder Google Docs und sogar vergangene Ticketverläufe von Ihrem Helpdesk sein.
- Es ergreift Maßnahmen in Ihren anderen Tools: Da es sich mit Ihrem gesamten Technologiestack verbindet, kann eesel AI mehr als nur schreiben. Es kann Support-Tickets automatisch priorisieren, intelligente Antworten für Agenten in Zendesk oder Intercom entwerfen und interne Fragen beantworten für Mitarbeiter direkt in Slack oder Microsoft Teams.
- Sie behalten die Kontrolle: Sie entscheiden, wie es funktioniert. Sie können Regeln in einfachem Englisch festlegen, um den Ton der KI zu definieren, entscheiden, wann sie eine Frage an einen Menschen weiterleiten soll, und ihr genau sagen, welche Aktionen sie ausführen darf.
| Funktion | Microsoft Copilot | Drittanbieter-Schreib-Add-ins | KI-Workflow-Assistent (z.B. eesel AI) |
|---|---|---|---|
| Hauptverwendung | Persönliche Produktivität (Entwurf, Zusammenfassung) | Spezialisierte Schreibhilfe (Grammatik, Ton) | Prozessautomatisierung auf Teamebene |
| Integration | Beschränkt auf das Microsoft 365-Ökosystem | Integriert sich nur mit Outlook | Verbindet sich mit Helpdesks, Wikis, Chat-Tools usw. |
| Wissensquelle | Allgemeine KI-Modelle | Allgemeine KI-Modelle | Spezifische Wissensdatenbanken Ihres Unternehmens |
| Automatisierung | Hilft bei einzelnen Aufgaben | Hilft nur bei Schreibaufgaben | Automatisiert mehrstufige Workflows (Triage, Antwort) |
| Am besten geeignet für | Einzelpersonen, die schnelle Schreibhilfe benötigen | Benutzer, die erweiterte Grammatik-/Tonsteuerung benötigen | Support-, IT- und Ops-Teams in gemeinsamen Postfächern |
Wie man anfängt (ein allgemeiner Überblick)
Die Einrichtung eines Workflow-Assistenten wie eesel AI dreht sich darum, ihn mit Ihren Tools zu verbinden.
- Melden Sie sich bei eesel AI an und erstellen Sie Ihren KI-Bot.
- Verbinden Sie Ihre Wissensquellen, wie die URL Ihres Helpcenters, einen Confluence-Bereich oder einen Ordner in Google Drive.
- Verbinden Sie die Plattformen, auf denen die KI arbeiten soll, wie Ihr Helpdesk oder Chat-Tools. Es funktioniert mit Outlook über diese Plattformen, wo Ihre E-Mails bereits als Tickets oder Nachrichten verwaltet werden.
- Passen Sie das Verhalten der KI mit einfachen Eingabeaufforderungen an und führen Sie Tests mit Ihren vergangenen Daten durch, um die Genauigkeit zu überprüfen, bevor Sie sie für Live-Anfragen aktivieren.
eesel AI entwirft eine E-Mail-Antwort mit Kontext, indem es sich mit Wissensquellen verbindet.
Der Punkt ist folgender: Während ein Tool wie Copilot Ihnen hilft, als Einzelperson schneller zu arbeiten, unterstützt eine Plattform wie eesel AI Ihr gesamtes Team dabei, seine Arbeit zu automatisieren. Dies reduziert sich wiederholende Aufgaben und ermöglicht es, Probleme viel schneller zu lösen, manchmal ohne dass jemand eingreifen muss.
Tipps, um das Beste aus KI für Outlook-E-Mails herauszuholen
Den Umgang mit KI gut zu beherrschen, ist eine Fähigkeit, die Sie im Laufe der Zeit entwickeln. Hier sind einige Tipps, um sicherzustellen, dass Sie hilfreiche und genaue Ergebnisse erhalten.
- Seien Sie spezifisch mit Ihren Anweisungen: Je mehr Kontext Sie der KI geben, desto besser wird ihre Antwort sein. Anstatt einfach zu sagen "schreibe eine Antwort," versuchen Sie es mit etwas Detaillierterem: "Schreiben Sie eine höfliche Antwort, die bestätigt, dass wir die Anfrage erhalten haben und informieren Sie sie darüber, dass unsere Standardantwortzeit 24 Stunden beträgt."
- Überprüfen Sie immer, bevor Sie senden: Betrachten Sie KI als Ihren Assistenten, nicht als Ihren Ersatz. Nehmen Sie sich immer ein paar Sekunden Zeit, um jeden von der KI generierten Text durchzulesen, um auf Genauigkeit, Ton und seltsame Formulierungen zu prüfen.
- Kennen Sie die Datenschutzdetails: Seien Sie sich bewusst, welche Daten Ihr KI-Tool sehen kann. Für geschäftliche Zwecke ist es wichtig, eine Plattform wie eesel AI auszuwählen, die mit Blick auf Sicherheit entwickelt wurde, Funktionen wie EU-Datenresidenz bietet und verspricht, dass Ihre privaten Daten nicht zur Schulung anderer Modelle verwendet werden.
- Klein anfangen und von dort aus wachsen: Wenn Sie beginnen, Workflows zu automatisieren, versuchen Sie nicht, das ganze Meer zu kochen. Führen Sie die KI zunächst in einer bestimmten E-Mail-Warteschlange oder mit einem einzelnen Team ein. Sehen Sie, wie es läuft, holen Sie sich Feedback und erweitern Sie dann ihre Aufgaben, wenn Sie sich damit wohler fühlen.
Gehen Sie über einen intelligenteren Posteingang mit KI für Outlook-E-Mails hinaus
Sie können KI für Outlook-E-Mails sofort nutzen. Eingebaute Tools wie Copilot bieten Ihnen einen einfachen Produktivitätsschub für Ihren persönlichen Posteingang, und Add-Ins von Drittanbietern sind der nächste Schritt für spezifischere Schreibunterstützung.
Aber wenn Ihr Ziel darin besteht, manuelle Arbeit für Ihr gesamtes Team zu reduzieren und die Aufgaben zu automatisieren, die Ihren Posteingang füllen, benötigen Sie eine echte Workflow-Automatisierungsplattform. eesel AI bietet eine komplette Lösung, die sich mit all Ihren Tools verbindet und das Wissen Ihres Teams in einen Motor verwandelt, der die Arbeit eigenständig erledigt.
Bereit zu sehen, wie KI mehr kann als nur E-Mails zu schreiben? Buchen Sie eine Demo von eesel AI, um zu erfahren, wie Sie Ihre Support- und IT-Workflows automatisieren können.
Häufig gestellte Fragen
Ein Schreibassistent wie Microsoft Copilot hilft Ihnen, eine einzelne E-Mail zu entwerfen, zusammenzufassen oder zu verbessern. Ein vollständiges Automatisierungstool verbindet sich mit Ihren anderen Geschäftsanwendungen, um den gesamten Prozess hinter der E-Mail zu verwalten, wie z.B. das Sortieren eines Support-Tickets oder das Finden von Antworten in Ihrem Unternehmens-Wiki.
Dies ist ein kritisches Anliegen, daher sollten Sie immer die Sicherheitsrichtlinien eines Tools überprüfen. Plattformen auf Unternehmensniveau sind mit Sicherheit an erster Stelle gebaut, was garantiert, dass Ihre Daten privat bleiben und nicht zur Schulung anderer KI-Modelle verwendet werden. Vermeiden Sie jedes Tool, das nicht transparent über seine Datenverarbeitungspraktiken ist.
Überhaupt nicht. Grundlegende Tools wie Copilot oder Add-Ins von Drittanbietern sind in der Regel ein Ein-Klick-Installationsvorgang aus dem Outlook-Store. Selbst leistungsstarke Workflow-Plattformen sind so konzipiert, dass sie mit einfachen englischen Befehlen eingerichtet werden können, sodass Sie nicht programmieren können müssen.
Ja, dies ist ein großer Vorteil für Teams. Während Outlook ein "Fokussiertes Postfach" für den persönlichen Gebrauch hat, kann eine fortschrittliche KI automatisch eingehende Nachrichten kategorisieren, taggen und weiterleiten in einem gemeinsamen Postfach basierend auf ihrem Inhalt, was erheblichen manuellen Aufwand spart.
Die besten Tools ermöglichen eine tiefgehende Anpassung. Sie sollten nach einer Plattform suchen, die sicher auf Ihrer eigenen Wissensbasis und Dokumentation trainiert werden kann und Ihnen erlaubt, spezifische Regeln in einfacher Sprache festzulegen, um den Ton, die Stimme und das Verhalten der KI zu steuern.
