So fügen Sie Zendesk Talk-Adressen für Telefonnummern hinzu: Ein vollständiger Leitfaden

Die Einrichtung von Voice-Support für Ihr Unternehmen bedeutet oft, sich mit regulatorischen Anforderungen auseinanderzusetzen, die je nach Land variieren. Wenn Sie Zendesk Talk verwenden, sind Sie wahrscheinlich schon einmal auf die Notwendigkeit gestoßen, Adressen für Ihre Telefonnummern hinzuzufügen. Einige Länder verlangen eine lokale Geschäftsadresse, bevor Sie eine Nummer erwerben oder nutzen können, während andere keinerlei Einschränkungen haben.

Lassen Sie uns aufschlüsseln, was diese Adressanforderungen bedeuten, warum sie existieren und wie Sie diese in Ihrem Zendesk-Konto effizient verwalten.

Was sind die Adressanforderungen von Zendesk Talk?

Adressanforderungen für Telefonnummern existieren aufgrund von Telekommunikationsvorschriften in verschiedenen Ländern. Regierungen möchten wissen, wer Telefonleitungen innerhalb ihrer Grenzen betreibt – sei es zum Verbraucherschutz, für Notfalldienste oder zur Betrugsprävention.

Wenn Sie eine Zendesk Talk-Telefonnummer erwerben, prüft das System, ob das Land und der Nummerntyp eine Adressverifizierung erfordern. Das ist keine Schikane von Zendesk, sondern dient der Einhaltung lokaler Telekommunikationsgesetze.

Hier ist die Kurzfassung: Die Anforderungen lassen sich in drei Hauptkategorien unterteilen:

• Keine Anforderungen: In einigen Ländern können Sie Nummern ohne jegliche Adressinformationen kaufen.
• Nur Adresse: Sie müssen eine Geschäftsadresse angeben, aber keine Dokumente einreichen.
• Vollständige Geschäftsverifizierung: Sie müssen Gewerbeanmeldungsunterlagen, Versorgungsrechnungen oder andere Nachweise einreichen, dass Ihr Unternehmen an der angegebenen Adresse existiert.

Auch der Typ der Nummer spielt eine Rolle. Lokale Nummern (geografisch) haben oft strengere Anforderungen als gebührenfreie Nummern (Toll-free). Mobilfunknummern benötigen häufig die umfangreichste Dokumentation. Eine lokale Nummer in Deutschland hat andere Anforderungen als eine gebührenfreie Nummer im selben Land.

Voraussetzungen für das Hinzufügen von Zendesk Talk-Adressen

Bevor Sie mit dem Hinzufügen von Adressen beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Setup haben. Sie benötigen:

Quelle: Zendesk Help Center

Zudem sollten Sie Ihre Geschäftsunterlagen zusammenstellen, bevor Sie beginnen. Wenn Sie Nummern in Ländern einrichten, die eine Verifizierung erfordern, halten Sie Folgendes bereit:

• Gewerbeanmeldungsunterlagen (datiert innerhalb der letzten 3 Monate)
• Versorgungsrechnungen oder Steuerbescheide, aus denen Ihre Geschäftsadresse hervorgeht
• Staatlich ausgestellter Ausweis für bevollmächtigte Vertreter (in einigen Ländern erforderlich)

Die 3-Monats-Regel für Dokumente ist streng. Wenn Ihre Gewerbeanmeldung vom letzten Jahr stammt, müssen Sie möglicherweise eine aktuelle Kopie bei Ihrem lokalen Register anfordern, bevor Sie sie einreichen.

So fügen Sie eine Adresse in Zendesk Talk hinzu

Das Hinzufügen einer Adresse ist unkompliziert, wenn man weiß, wo man suchen muss. Hier ist der Prozess:

Schritt 1: Navigieren Sie zum Tab „Adressen“

Gehen Sie zu Admin Center > Kanäle > Talk und E-Mail > Talk > Tab „Adressen“.

Hier befinden sich alle Ihre gespeicherten Adressen. Sie können mehrere Adressen hinterlegen, was nützlich ist, wenn Sie in verschiedenen Ländern tätig sind.

Schritt 2: Klicken Sie auf „Adresse hinzufügen“

Klicken Sie auf die Schaltfläche Adresse hinzufügen, um den Vorgang zu starten. Es erscheint ein Formular, in dem Sie Ihre Geschäftsdaten eingeben müssen.

Schritt 3: Adressdetails ausfüllen

Geben Sie die folgenden Informationen ein:

• Name: Eine Bezeichnung für diese Adresse (z. B. „Büro Berlin“ oder „Hauptsitz“)
• Straße: Straßenadresse (physischer Standort, kein Postfach, wo dies untersagt ist)
• Stadt: Name der Stadt
• Provinz/Bundesland: Bundesland, Provinz oder Region
• PLZ: Postleitzahl
• Ländercode: ISO-Ländercode (US, DE, FR usw.)

Formatieren Sie die Adresse nach lokalen Standards. Beispielsweise steht in Deutschland die Postleitzahl vor der Stadt, während sie in den USA danach steht. Das System ist flexibel, aber das richtige Format reduziert Unklarheiten bei der Verifizierung.

Schritt 4: Speichern und mit Telefonnummern verknüpfen

Klicken Sie auf Speichern, um die Adresse zu hinterlegen. Die Adresse steht nun zur Verfügung, um sie beim Kauf mit Telefonnummern zu verknüpfen.

Wenn Sie eine neue Nummer kaufen, die eine Adresse erfordert, sehen Sie ein Dropdown-Menü, um aus Ihren gespeicherten Adressen auszuwählen. Wenn die Nummer eine Geschäftsverifizierung erfordert, müssen Sie zusätzlich ein genehmigtes Verifizierungspaket auswählen.

Quelle: Zendesk Help Center

Länderspezifische Adressanforderungen

Die regulatorische Landschaft unterscheidet sich je nach Land erheblich. Hier ist, was Sie in verschiedenen Regionen erwartet:

Länder, die lokale Adressen erfordern

Viele europäische und lateinamerikanische Länder verlangen eine lokale Geschäftsadresse, die der geografischen Region der Telefonnummer entspricht:

Argentinien: Für lokale Nummern muss Ihre Adresse innerhalb des Ortes oder der Region liegen, die durch die Vorwahl der Telefonnummer abgedeckt wird. Sie benötigen ein Gewerbeanmeldungsdokument der Inspección General de Justicia (IGJ) oder des Registro Público de Comercio (RPC) sowie Ihre Handelsregisternummer.

Österreich: Lokale Nummern erfordern eine Adresse innerhalb des Ortes oder der Region. Sie benötigen Gewerbeanmeldungsunterlagen und einen staatlich ausgestellten Ausweis eines bevollmächtigten Vertreters.

Belgien: Erfordert einen Auszug aus dem Handelsregister (extrait BCE), eine belgische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und eine Gewerberegisternummer. Die Adresse muss für nationale Nummern innerhalb Belgiens oder für lokale Nummern innerhalb der spezifischen Region liegen.

Quelle: Zendesk regulatorische Anforderungen

Länder mit minimalen Anforderungen

Einige Länder machen es einfacher:

Australien: Lokale und gebührenfreie Nummern erfordern keinerlei Dokumentation. Sie geben lediglich einen Geschäftsnamen und eine Adresse an. Mobilfunknummern sind strenger und erfordern eine Gewerbeanmeldung sowie einen Ausweis.

Vereinigte Staaten: Die meisten Nummern benötigen lediglich eine Geschäftsadresse, obwohl einige Nummerntypen je nach Richtlinien der Mobilfunkanbieter zusätzliche Verifizierungen erfordern können.

Anforderungen für Mobilfunknummern

Mobilfunknummern (+61 4 in Australien, +43 6 in Österreich usw.) haben in der Regel strengere Anforderungen als Festnetznummern. Dies liegt daran, dass Mobilfunknummern leichter grenzüberschreitend genutzt werden können, weshalb Regulierungsbehörden zusätzliche Sicherheit darüber haben wollen, wer sie betreibt.

In Australien beispielsweise erfordern Mobilfunknummern:

• Gewerbeanmeldungsdokument
• Geschäftsidentifikationsnummer
• Adressnachweis (Versorgungsrechnung, Steuerbescheid usw.)

Während lokale australische Nummern lediglich einen Namen und eine Adresse ohne Dokumentation benötigen.

Quelle: Zendesk regulatorische Anforderungen

Richtlinien für die Dokumentation

Bei der Einreichung von Geschäftsverifizierungsunterlagen gilt:

• Alle Dokumente müssen innerhalb der letzten 3 Monate datiert sein.
• Postfachadressen werden nicht akzeptiert, wenn physische Adressen erforderlich sind.
• Bevollmächtigte Vertreter benötigen unter Umständen eine notariell beglaubigte Vollmacht.
• Einige Länder verlangen eine unterzeichnete Vollmacht (Letter of Authorization, LOA).

Der Prüfungsprozess dauert bis zu 3 Werktage. Planen Sie entsprechend, wenn Sie Voice-Support in einem neuen Land einführen.

Quelle: Zendesk regulatorische Anforderungen

Verwalten von Adressen über die Talk-API

Für Teams, die viele Nummern verwalten oder automatisierte Workflows erstellen, ermöglicht die Talk-API die programmatische Arbeit mit Adressen.

Wann die API sinnvoll ist

Ziehen Sie die API in Betracht, wenn:

• Sie Telefonnummern in mehreren Ländern verwalten.
• Sie die Adressverwaltung in Ihre internen Systeme integrieren müssen.
• Sie Automatisierungen für Compliance-Berichte erstellen.
• Sie Adressen mit Ihrem CRM oder Geschäftsverzeichnis synchronisieren möchten.

Alle Adressen auflisten

Um alle Adressen in Ihrem Konto abzurufen:

GET /api/v2/channels/voice/addresses

Dies gibt eine Liste von Adressobjekten mit allen gespeicherten Details zurück.

Eine spezifische Adresse anzeigen

Um Details zu einer einzelnen Adresse zu erhalten:

GET /api/v2/channels/voice/addresses/{address_id}

Adress-JSON-Format

Adressen werden als JSON-Objekte mit diesen Eigenschaften dargestellt:

{
  "city": "San Francisco",
  "country_code": "US",
  "id": 900000076706,
  "name": "Zendesk",
  "provider_reference": "AD499983e566f656f862549f965ec10e36",
  "province": "California",
  "state": null,
  "street": "1019 Market Street",
  "zip": "94103"
}

Quelle: Zendesk API-Dokumentation

Code-Beispiele

So listen Sie Adressen mit curl auf:

curl https://{subdomain}.zendesk.com/api/v2/channels/voice/addresses.json \
  -v -u {email_address}/token:{api_token}

Und in Python:

import requests
from requests.auth import HTTPBasicAuth

url = "https://your-subdomain.zendesk.com/api/v2/channels/voice/addresses"
headers = {"Content-Type": "application/json"}
auth = HTTPBasicAuth(f'{email}/token', api_token)

response = requests.request("GET", url, auth=auth, headers=headers)
print(response.text)

Quelle: Zendesk API-Dokumentation

Fehlerbehebung bei häufigen Adressproblemen

Trotz klarer Anforderungen kann manchmal etwas schiefgehen. Hier sind die häufigsten Probleme und wie man sie behebt.

Fehlgeschlagene Adressverifizierungen

Wenn Ihre Adresse abgelehnt wird, prüfen Sie diese häufigen Ursachen:

• Postfach, wo physische Adresse erforderlich ist: Einige Länder verbieten Postfächer ausdrücklich. Verwenden Sie eine Straßenadresse.
• Adresse passt nicht zur Region der Nummer: Bei lokalen Nummern muss die Adresse im selben geografischen Gebiet liegen wie die Vorwahl der Telefonnummer.
• Unvollständige Informationen: Stellen Sie sicher, dass alle Felder ausgefüllt sind, einschließlich Provinz/Bundesland, falls zutreffend.

Nicht übereinstimmende Geschäftsunterlagen

Wenn die Dokumente nicht mit Ihrem Antrag übereinstimmen:

• Stellen Sie sicher, dass der Geschäftsname auf den Dokumenten exakt mit Ihrer Eingabe übereinstimmt.
• Prüfen Sie, ob die Adresse auf Ihrer Versorgungsrechnung oder Gewerbeanmeldung mit der eingereichten Adresse übereinstimmt.
• Vergewissern Sie sich, dass die Dokumente nicht älter als 3 Monate sind.

Verzögerungen im Prüfungsprozess

Die Standardprüfzeit beträgt bis zu 3 Werktage. Wenn es länger dauert:

• Prüfen Sie Ihre E-Mails (auch den Spam-Ordner) auf Anfragen nach zusätzlichen Unterlagen.
• Überprüfen Sie, ob Sie den Antrag über den richtigen Kanal eingereicht haben (Self-Service vs. Support-Ticket).
• Kontaktieren Sie den Zendesk-Kundensupport unter Angabe Ihrer Referenznummer.

Hilfe erhalten

Bei adressbezogenen Problemen haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Self-Service: Prüfen Sie den Status im Tab „Geschäftsverifizierung“ im Admin Center.
2. Unterstützte Einreichung: Kontaktieren Sie den Zendesk-Kundensupport mit Ihren bereitliegenden Unterlagen.

Quelle: Zendesk regulatorische Anforderungen

Optimierung des Voice-Supports mit eesel AI

Die Verwaltung von Telefonnummern und Adressen ist nur die administrative Seite des Voice-Supports. Sobald Anrufe eingehen, benötigen Sie Systeme, um diese effizient zu bearbeiten.

Hier kommt eesel AI ins Spiel. Während Zendesk Talk die Telefonie-Infrastruktur übernimmt, helfen wir bei dem, was nach dem Ende des Anrufs passiert.

Wenn ein Anruf ein Ticket in Zendesk erstellt, kann unser KI-Agent Folgendes tun:

• Entwürfe für Follow-up-Antworten basierend auf Ihrem Help Center und vergangenen Tickets erstellen.
• Per Sprache erstellte Tickets automatisch an das richtige Team weiterleiten.
• Kundeninformationen und Bestellhistorie nachschlagen, um Kontext zu liefern.
• Routinemäßige Follow-up-Fragen ohne menschliches Eingreifen bearbeiten.

Unser Produkt AI Triage kann Voice-Tickets beim Eingang nach Thema, Stimmung und Dringlichkeit taggen. Das bedeutet, dass Ihr Team weniger Zeit mit der manuellen Kategorisierung verbringt und mehr Zeit mit der Lösung von Problemen.

Wenn Sie bereits Zendesk nutzen, integrieren wir uns direkt. Wir lernen aus Ihren bestehenden Tickets, Ihrem Help Center und Ihren Makros, sodass die KI Ihren Geschäftskontext vom ersten Tag an versteht.

Die Kombination funktioniert hervorragend: Zendesk Talk für die Voice-Infrastruktur, eesel AI für die intelligente Ticketbearbeitung. Sie kümmern sich einmal um die regulatorischen Anforderungen und lassen dann die Automatisierung den laufenden Workflow übernehmen.