So importieren und exportieren Sie Artikel in Zendesk Guide: Vollständiger Leitfaden für 2026

Wenn Sie jemals versucht haben, Inhalte in Zendesk Guide zu verschieben oder aus diesem zu entfernen, sind Sie wahrscheinlich auf die gleiche Mauer gestoßen wie alle anderen: Es gibt keine integrierte Export-Schaltfläche. Zendesk bietet kein natives Tool für den Massenexport Ihrer Help Center Artikel, was viele Teams dazu zwingt, nach Workarounds zu suchen, wenn sie ihre Wissensdatenbank migrieren, sichern oder umstrukturieren müssen.

Die gute Nachricht? Sie haben Optionen. Sogar mehrere. Egal, ob Sie sich mit dem Schreiben von Python-Skripten wohlfühlen oder eine Point-and-Click-Oberfläche bevorzugen, es gibt eine Methode, die für Ihr Team funktioniert. In diesem Leitfaden werden wir jeden verfügbaren Ansatz zum Importieren und Exportieren von Zendesk Guide Artikeln durchgehen, von der Help Center API bis hin zu Apps von Drittanbietern und professionellen Migrationsdiensten.

Die Content-Struktur von Zendesk Guide verstehen

Bevor Sie mit dem Verschieben von Inhalten beginnen, müssen Sie verstehen, wie Zendesk diese organisiert. Im Gegensatz zu einem einfachen Ordnersystem verwendet Zendesk Guide eine dreischichtige Hierarchie:

• Kategorien sind die Container der obersten Ebene
• Abschnitte befinden sich innerhalb von Kategorien und enthalten Ihre Artikel
• Artikel sind die eigentlichen Content-Bestandteile

Diese Struktur ist wichtig, da Sie nicht einfach eine Reihe von Artikeln importieren und diese später sortieren können. Sie benötigen zuerst Kategorien und Abschnitte. Wenn Sie von einer anderen Plattform migrieren, müssen Sie Ihre vorhandene Struktur diesem dreischichtigen Modell zuordnen.

Es gibt auch eine optionale Ebene, die als Benutzersegmente bezeichnet wird, die steuert, wer welche Inhalte sehen kann. Wenn Sie eingeschränkte Abschnitte haben (z. B. interne Dokumentation oder Artikel nur für VIPs), müssen Sie diese Segmente einrichten, bevor Sie die Abschnitte erstellen, die sie verwenden.

Fazit? Wenn Sie Ihre Struktur planen, bevor Sie mit dem Importieren beginnen, sparen Sie später Stunden an Aufräumarbeiten.

Methode 1: Verwenden der Help Center API

Die Zendesk Help Center API ist die leistungsstärkste und flexibelste Option zum Importieren und Exportieren von Inhalten. Es ist auch der Ansatz, den Zendesk offiziell empfiehlt, wenn Sie große Datenmengen verschieben müssen.

Was Sie benötigen

Bevor Sie mit der API-Methode beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

• Ein Zendesk-Konto mit aktiviertem API-Zugriff
• Ein API-Token oder OAuth-Anmeldeinformationen zur Authentifizierung
• Grundlegende Vertrautheit mit REST-APIs (oder ein Entwickler in Ihrem Team)
• Python (empfohlen) oder eine andere Sprache für die Skripterstellung

Exportieren von Inhalten über die API

Um Ihre vorhandenen Artikel zu exportieren, verwenden Sie den List Articles Endpoint:

GET /api/v2/help_center/articles

Die API unterstützt Cursor-basierte Paginierung (bevorzugt) und Offset-Paginierung. Für große Help Center ist die Cursor-Paginierung zuverlässiger. Sie können sie aktivieren, indem Sie ?page[size]=100 zu Ihren Anfragen hinzufügen.

Zendesk bietet ein Python-Skriptbeispiel, das Sie durch die Sicherung Ihrer gesamten Wissensdatenbank führt. Das Skript verarbeitet die Paginierung automatisch und speichert jeden Artikel als HTML-Datei.

Beachten Sie, dass die API die gleichen Ratenbegrenzungen wie die Zendesk Support API einhält. Wenn Sie Tausende von Artikeln exportieren, müssen Sie die Ratenbegrenzung berücksichtigen.

Importieren von Inhalten über die API

Das Importieren ist komplexer, da Sie Inhalte in der richtigen Reihenfolge erstellen müssen:

1. Importieren Sie zuerst Autoren als Zendesk-Benutzer. Setzen Sie ihre Rolle auf "Agent" und notieren Sie die von der API zurückgegebenen Benutzer-IDs.

2. Erstellen Sie Kategorien mit dem Create Category Endpoint. Notieren Sie die Kategorie-IDs für den nächsten Schritt.

3. Erstellen Sie Benutzersegmente (optional), wenn Sie einen eingeschränkten Zugriff benötigen. Notieren Sie die Segment-IDs.

4. Erstellen Sie Abschnitte innerhalb Ihrer Kategorien und weisen Sie die entsprechende category_id und user_segment_id zu.

5. Erstellen Sie Artikel innerhalb Ihrer Abschnitte und legen Sie für jeden die author_id und section_id fest.

6. Laden Sie Anhänge separat hoch, wenn Ihre Artikel Inline-Bilder enthalten, die nicht öffentlich gehostet werden.

So sieht eine einfache Anfrage zur Artikelerstellung aus:

POST /api/v2/help_center/sections/{section_id}/articles
{
  "article": {
    "title": "Leitfaden für den Einstieg",
    "body": "<p>Willkommen zu unserem Produkt...</p>",
    "author_id": 9873843,
    "locale": "en-us"
  }
}

Die API gibt die neue Artikel-ID zurück, mit der Sie Anhänge zuordnen oder Übersetzungen erstellen können.

Wann Sie den API-Ansatz verwenden sollten

Die API-Methode eignet sich am besten für:

• Technische Teams mit Entwicklungsressourcen
• Große Migrationen (Tausende von Artikeln)
• Regelmäßige automatisierte Backups
• Komplexe Migrationen, die eine Datentransformation erfordern

Es ist wahrscheinlich übertrieben, wenn Sie nur ein Dutzend Artikel einmalig verschieben müssen.

Methode 2: Apps und Tools von Drittanbietern

Wenn das Schreiben von Python-Skripten nicht Ihr Ding ist, können mehrere Apps im Zendesk Marketplace Importe und Exporte mit einer visuellen Oberfläche verarbeiten.

Help Center Import von Zenplates

Die Help Center Import App von Zenplates ist ein einmaliger Kauf für 99 US-Dollar, der Ihnen eine visuelle Oberfläche für den Massenimport von Inhalten bietet. Es unterstützt:

• Bis zu 500 Kategorien pro Import
• Bis zu 500 Abschnitte pro Import
• Bis zu 1.000 Artikel pro Import
• Bis zu 1.000 Artikelkommentare pro Import

Der Workflow ist unkompliziert. Sie beginnen mit dem Erstellen von Zeilen in einer interaktiven Tabelle, entweder manuell, durch Importieren einer CSV-Datei oder durch Abrufen aus einer anderen öffentlichen Zendesk-Wissensdatenbank. Sie können Felder direkt in der Tabelle bearbeiten, Zeilen massenweise aktualisieren und erhalten sofortiges visuelles Feedback, wenn Feldwerte ungültig sind.

Sobald Ihre Daten korrekt aussehen, überprüfen Sie sie in der App (sortieren und filtern Sie sie nach Bedarf) und klicken Sie dann auf Importieren. Eine Fortschrittsanzeige zeigt Ihnen den Status an, und wenn dies abgeschlossen ist, erhalten Sie einen Abschlussbericht mit allen neu erstellten Datensatz-IDs.

Einschränkungen, die Sie kennen sollten:

• Artikelanhänge werden nicht importiert (nur Inhalt)
• Link- und Bildreferenzen innerhalb von Artikeln werden nicht geändert
• Content-Importe nur in Ihre primäre Marke
• Sie müssen Inline-Bilder nach dem Import überprüfen

Für Teams, die Inhalte von einer anderen Plattform über CSV verschieben, beseitigt diese App den größten Teil der technischen Komplexität.

kBackup

kBackup ist eine kostenlose App von Felix Stubner, die sich speziell auf Backups konzentriert. Es ist leichtgewichtig, erfordert keine Installation und funktioniert mit einem einzigen Klick.

Folgendes leistet es:

• Exportiert Ihre Help Center Inhalte als HTML-Dateien mit dem Namen [ArticleId].html
• Überprüft, ob der Benutzer in Ihrer Domain vorhanden ist, bevor er ausgeführt wird (Sicherheitsfunktion)
• Funktioniert auch, wenn Sie Host-Mapping verwenden (es verwendet die ursprüngliche Zendesk-Subdomain)
• Vollständig sicherer schreibgeschützter Vorgang

Die App ist besonders nützlich, wenn Sie Offline-Kopien Ihrer Inhalte für Übersetzungs-Workflows oder regelmäßige Backups erstellen müssen. Es ist jedoch nur für den Export bestimmt. Wenn Sie Inhalte wieder in Zendesk importieren müssen, benötigen Sie ein anderes Tool.

Hinweis: Die App wurde zuletzt im Jahr 2017 aktualisiert. Obwohl sie noch funktioniert, wird sie nicht aktiv gewartet.

Wann Sie Apps von Drittanbietern verwenden sollten

Apps sind ideal, wenn:

• Sie eine visuelle Oberfläche anstelle des Schreibens von Code wünschen
• Ihre Migration mittelgroß ist (Hunderte von Elementen, nicht Tausende)
• Sie aus CSV oder einer anderen Zendesk-Instanz importieren müssen
• Sie eine einmalige Gebühr gegenüber laufenden Servicegebühren bevorzugen

Methode 3: Manuelles Kopieren und Einfügen und Theme-Export

Manchmal ist der einfachste Ansatz der beste. Wenn Sie nur wenige Artikel verschieben müssen, ist das manuelle Kopieren und Einfügen möglicherweise schneller als das Einrichten von APIs oder der Kauf von Apps.

Wann manuell sinnvoll ist

Die manuelle Migration funktioniert gut, wenn:

• Sie weniger als 20-30 Artikel migrieren
• Es sich um eine einmalige Verschiebung handelt, bei der die Einrichtungszeit die Kopierzeit überschreitet
• Inhalte während der Migration ohnehin stark bearbeitet werden müssen

Exportieren von Theme-Code

Wenn Sie Ihr Help Center Theme (das HTML, CSS und JavaScript, das das Aussehen und Verhalten steuert) sichern oder migrieren müssen, bietet Zendesk integrierte Tools dafür.

In Guide Professional- oder Enterprise-Plänen können Sie Ihr Theme und Ihre Manifestdatei importieren und exportieren direkt über die Admin-Oberfläche. Dies gibt Ihnen eine ZIP-Datei mit Ihrem gesamten Theme-Code.

Für Pläne niedrigerer Stufen müssen Sie den Code manuell kopieren und in einen Texteditor einfügen. Es gibt keinen API-Zugriff auf Theme-Code in diesen Plänen.

Einschränkungen des manuellen Ansatzes

• Zeitaufwändig für große Content-Volumen
• Keine Möglichkeit, Metadaten (Autor, Erstellungsdatum usw.) beizubehalten
• Bilder und Anhänge müssen separat behandelt werden
• Keine Massenoperationen möglich

Best Practices für eine erfolgreiche Migration

Unabhängig davon, welche Methode Sie wählen, sparen Sie Kopfschmerzen, wenn Sie diese Praktiken befolgen:

Planen Sie zuerst Ihre Struktur

Ordnen Sie Ihre Kategorie- und Abschnittshierarchie zu, bevor Sie mit dem Importieren beginnen. Es ist viel einfacher, die Struktur von vornherein richtig zu gestalten, als später Hunderte von Artikeln neu zu organisieren.

Testen Sie in einer Sandbox

Wenn Sie Zugriff auf eine Zendesk-Sandbox-Umgebung haben, führen Sie Ihren Import zuerst dort aus. Auf diese Weise können Sie Formatierungsprobleme, defekte Links und Berechtigungsprobleme erkennen, bevor Sie Ihr Live-Help Center berühren.

Behandeln Sie Bilder und Anhänge sorgfältig

Die meisten Importmethoden verarbeiten Inline-Bilder oder Dateianhänge nicht automatisch. In der Regel müssen Sie:

• Hosten Sie Bilder auf einem öffentlichen Server (wie AWS S3) vor dem Import, oder
• Laden Sie Anhänge separat hoch, nachdem Sie Artikel importiert haben, oder
• Verwenden Sie die API, um Anhänge hochzuladen und Artikel-HTML mit den neuen URLs zu aktualisieren

Verwalten Sie die Autorenschaft

Wenn Sie Artikel mit bestimmten Autoren importieren, müssen diese Benutzer in Ihrem Zendesk-Konto vorhanden sein, bevor Sie importieren. Die API benötigt gültige Benutzer-IDs für die Autorenschaft.

Richten Sie Weiterleitungen für SEO ein

Wenn Sie von einer anderen Plattform migrieren und sich Ihre Artikel-URLs ändern, richten Sie 301-Weiterleitungen ein, um Ihre Suchrankings beizubehalten. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Help Center einen erheblichen organischen Traffic erhält.

Häufige Probleme und Fehlerbehebung

Auch bei sorgfältiger Planung können Sie auf einige Probleme stoßen. So gehen Sie mit den häufigsten um:

API-Ratenbegrenzungen

Wenn Ihr Skript auf Ratenbegrenzungen stößt, implementieren Sie exponentielles Backoff in Ihrer Wiederholungslogik. Die Zendesk API gibt einen Retry-After Header zurück, der Ihnen mitteilt, wie lange Sie warten müssen.

Formatierung und HTML-Bereinigung

Inhalte, die von anderen Plattformen importiert werden, bringen oft unordentliches HTML mit sich. Erwägen Sie, Ihre Inhalte vor dem Import durch einen HTML-Cleaner zu führen, oder planen Sie Zeit ein, um Formatierungsprobleme anschließend zu beheben.

Benutzerberechtigungsfehler

Wenn Importe mit Berechtigungsfehlern fehlschlagen, überprüfen Sie Folgendes:

• Das API-Token hat die richtigen Berechtigungen
• Das Benutzerkonto verfügt über Agenten- oder Administratorrechte
• Sie verwenden die richtige Subdomain (insbesondere für Multi-Brand-Setups)

Defekte Bildlinks nach der Migration

Wenn Bilder auf Ihrer alten Plattform gehostet wurden, werden sie nach der Migration defekt sein. Migrieren Sie entweder die Bilder zu einem neuen Host und aktualisieren Sie die URLs, oder verwenden Sie die API, um sie als Zendesk-Anhänge hochzuladen.

Ein besserer Ansatz: Modernes KI-gestütztes Wissensmanagement mit eesel AI

Hier ist die Sache mit all diesen Migrationsmethoden: Sie sind Workarounds für ein grundlegendes Problem. Traditionelle Help Center wurden nicht entwickelt, um Inhalte einfach zwischen Systemen zu verschieben. Jede Plattform sperrt Sie in ihr eigenes Format, ihre eigene Struktur, ihre eigene Art, Dinge zu tun.

Wir haben eesel AI entwickelt, um dies an der Quelle zu lösen. Anstatt Sie zu zwingen, Inhalte zu exportieren, zu transformieren und zu importieren, verbindet sich eesel AI direkt mit den Tools, die Sie bereits verwenden. Es lernt von Ihrem vorhandenen Help Center, Ihren vergangenen Support-Tickets, Ihren Confluence-Dokumenten, Ihren Google Drive-Dateien. Keine Migration erforderlich.

Wenn Sie eesel AI mit Ihrem Zendesk-Konto verbinden, beginnt es sofort, Ihre Inhalte zu lernen und kann Kundenfragen basierend auf diesem Wissen beantworten. Wenn Sie später eine Slack-Integration hinzufügen oder Ihren Notion-Arbeitsbereich verbinden, lernt eesel AI auch aus diesen Quellen. Alles, ohne einen einzigen Artikel zu exportieren.

Das bedeutet:

• Keine Migrationsprobleme mehr, wenn Sie einen neuen Kanal hinzufügen möchten
• Kein Warten mehr auf denselben Inhalt an mehreren Stellen
• Keine Sorgen mehr darüber, welche Plattform die "Master"-Kopie hat

Ihre Inhalte bleiben dort, wo sie heute sind. eesel AI macht sie lediglich über einen KI-Agenten zugänglich, der den Frontline-Support abwickeln, Antworten für Ihr Team entwerfen oder Mitarbeiterfragen in Slack beantworten kann.

Wenn Sie es leid sind, mit CSV-Dateien und API-Skripten zu kämpfen, nur um Ihre Wissensdatenbank zu verschieben, ist es möglicherweise an der Zeit, einen anderen Ansatz auszuprobieren. Sie können eesel in Aktion sehen und es in wenigen Minuten, nicht Wochen, mit Ihren vorhandenen Tools verbinden.