Cómo importar y exportar artículos en Zendesk Guide: Guía completa 2026

Si alguna vez ha intentado mover contenido dentro o fuera de Zendesk Guide, probablemente se haya topado con el mismo muro que todos los demás: no hay un botón de exportación integrado. Zendesk no proporciona una herramienta nativa para exportar de forma masiva los artículos de su centro de ayuda, lo que deja a muchos equipos buscando soluciones alternativas cuando necesitan migrar, hacer copias de seguridad o reestructurar su base de conocimientos.

¿La buena noticia? Tiene opciones. Varias de ellas, en realidad. Ya sea que se sienta cómodo escribiendo scripts de Python o prefiera una interfaz de apuntar y hacer clic, hay un método que funcionará para su equipo. En esta guía, repasaremos todos los enfoques disponibles para importar y exportar artículos de Zendesk Guide, desde la API de Help Center hasta aplicaciones de terceros y servicios profesionales de migración.

Comprender la estructura de contenido de Zendesk Guide

Antes de comenzar a mover contenido, debe comprender cómo lo organiza Zendesk. A diferencia de un sistema de carpetas simple, Zendesk Guide utiliza una jerarquía de tres capas:

• Las Categorías son los contenedores de nivel superior
• Las Secciones viven dentro de las categorías y contienen sus artículos
• Los Artículos son las piezas de contenido reales

Esta estructura importa porque no puede simplemente importar un montón de artículos y clasificarlos más tarde. Necesita categorías y secciones en su lugar primero. Si está migrando desde otra plataforma, deberá asignar su estructura existente a este modelo de tres capas.

También hay una capa opcional llamada segmentos de usuario, que controlan quién puede ver qué contenido. Si tiene secciones restringidas (como documentación interna o artículos solo para VIP), deberá configurar estos segmentos antes de crear las secciones que los usan.

¿En resumen? Planificar su estructura antes de comenzar a importar le ahorrará horas de trabajo de limpieza más adelante.

Método 1: Uso de la API de Help Center

La API de Zendesk Help Center es la opción más poderosa y flexible para importar y exportar contenido. También es el enfoque que Zendesk recomienda oficialmente cuando necesita mover grandes cantidades de datos.

Lo que necesitará

Antes de comenzar con el método de la API, asegúrese de tener:

• Una cuenta de Zendesk con acceso a la API habilitado
• Un token de API o credenciales de OAuth para la autenticación
• Familiaridad básica con las API REST (o un desarrollador en su equipo)
• Python (recomendado) u otro lenguaje para scripting

Exportación de contenido a través de la API

Para exportar sus artículos existentes, utilizará el punto final List Articles:

GET /api/v2/help_center/articles

La API admite la paginación basada en cursor (preferida) y la paginación de desplazamiento. Para centros de ayuda grandes, la paginación de cursor es más confiable. Puede activarla agregando ?page[size]=100 a sus solicitudes.

Zendesk proporciona un ejemplo de script de Python que explica cómo hacer una copia de seguridad de toda su base de conocimientos. El script maneja la paginación automáticamente y guarda cada artículo como un archivo HTML.

Tenga en cuenta que la API sigue los mismos límites de velocidad que la API de Zendesk Support. Si está exportando miles de artículos, deberá incorporar el manejo del límite de velocidad.

Importación de contenido a través de la API

La importación es más compleja porque necesita crear contenido en el orden correcto:

1. Importe los autores como usuarios de Zendesk primero. Establezca su rol en "agente" y registre los ID de usuario devueltos por la API.

2. Cree categorías utilizando el punto final Create Category. Registre los ID de categoría para el siguiente paso.

3. Cree segmentos de usuario (opcional) si necesita acceso restringido. Registre los ID de segmento.

4. Cree secciones dentro de sus categorías, asignando el category_id y user_segment_id apropiados.

5. Cree artículos dentro de sus secciones, estableciendo el author_id y section_id para cada uno.

6. Cargue los archivos adjuntos por separado si sus artículos contienen imágenes en línea que no están alojadas públicamente.

Así es como se ve una solicitud básica de creación de artículos:

POST /api/v2/help_center/sections/{section_id}/articles
{
  "article": {
    "title": "Guía de inicio",
    "body": "<p>Bienvenido a nuestro producto...</p>",
    "author_id": 9873843,
    "locale": "en-us"
  }
}

La API devuelve el nuevo ID de artículo, que puede usar para asociar archivos adjuntos o crear traducciones.

Cuándo usar el enfoque de la API

El método de la API es mejor para:

• Equipos técnicos con recursos de desarrollo
• Migraciones a gran escala (miles de artículos)
• Copias de seguridad automatizadas regulares
• Migraciones complejas que requieren transformación de datos

Probablemente sea una exageración si solo necesita mover una docena de artículos una vez.

Método 2: Aplicaciones y herramientas de terceros

Si escribir scripts de Python no es lo suyo, varias aplicaciones en el Zendesk Marketplace pueden manejar importaciones y exportaciones con una interfaz visual.

Help Center Import de Zenplates

La aplicación Help Center Import de Zenplates es una compra única de $99 que le brinda una interfaz visual para importar contenido de forma masiva. Soporta:

• Hasta 500 categorías por importación
• Hasta 500 secciones por importación
• Hasta 1,000 artículos por importación
• Hasta 1,000 comentarios de artículos por importación

El flujo de trabajo es sencillo. Comienza creando filas en una tabla interactiva, ya sea manualmente, importando un archivo CSV o extrayendo de otra base de conocimientos pública de Zendesk. Puede editar campos directamente en la tabla, actualizar filas de forma masiva y obtener comentarios visuales inmediatos si algún valor de campo no es válido.

Una vez que sus datos se ven bien, los revisa en la aplicación (ordenando y filtrando según sea necesario), luego hace clic en Importar. Un indicador de progreso le muestra el estado y, cuando termina, obtiene un informe de finalización con todos los ID de registro recién creados.

Limitaciones que debe conocer:

• Los archivos adjuntos de los artículos no se importan (solo el contenido)
• Las referencias de enlaces e imágenes dentro de los artículos no se modifican
• El contenido se importa solo a su marca principal
• Deberá revisar las imágenes en línea después de la importación

Para los equipos que mueven contenido desde otra plataforma a través de CSV, esta aplicación elimina la mayor parte de la complejidad técnica.

kBackup

kBackup es una aplicación gratuita de Felix Stubner que se centra específicamente en las copias de seguridad. Es ligero, no requiere instalación y funciona con un solo clic.

Esto es lo que hace:

• Exporta el contenido de su Centro de Ayuda como archivos HTML denominados [ArticleId].html
• Verifica que el usuario exista en su dominio antes de ejecutar (función de seguridad)
• Funciona incluso si usa el mapeo de host (usa el subdominio original de Zendesk)
• Operación de solo lectura completamente segura

La aplicación es particularmente útil si necesita crear copias sin conexión de su contenido para flujos de trabajo de traducción o copias de seguridad periódicas. Sin embargo, es solo para exportación. Si necesita importar contenido nuevamente a Zendesk, necesitará otra herramienta.

Nota: La aplicación se actualizó por última vez en 2017, por lo que, aunque todavía funciona, no se mantiene activamente.

Cuándo usar aplicaciones de terceros

Las aplicaciones son ideales cuando:

• Desea una interfaz visual en lugar de escribir código
• Su migración es de tamaño mediano (cientos de elementos, no miles)
• Necesita importar desde CSV u otra instancia de Zendesk
• Prefiere un costo único a las tarifas de servicio continuas

Método 3: Copiar y pegar manualmente y exportar el tema

A veces, el enfoque más simple es el mejor. Si solo necesita mover algunos artículos, copiar y pegar manualmente podría ser más rápido que configurar API o comprar aplicaciones.

Cuándo tiene sentido hacerlo manualmente

La migración manual funciona bien cuando:

• Está migrando menos de 20-30 artículos
• Es un movimiento único donde el tiempo de configuración excede el tiempo de copia
• El contenido necesita una edición intensa durante la migración de todos modos

Exportación de código de tema

Si necesita hacer una copia de seguridad o migrar el tema de su Centro de Ayuda (el HTML, CSS y JavaScript que controla la apariencia), Zendesk proporciona herramientas integradas para eso.

En los planes Guide Professional o Enterprise, puede importar y exportar su tema y archivo de manifiesto directamente desde la interfaz de administración. Esto le da un archivo ZIP que contiene todo el código de su tema.

Para los planes de nivel inferior, deberá copiar y pegar manualmente el código en un editor de texto. No hay acceso API al código del tema en esos planes.

Limitaciones del enfoque manual

• Requiere mucho tiempo para grandes volúmenes de contenido
• No hay forma de preservar los metadatos (autor, fecha de creación, etc.)
• Las imágenes y los archivos adjuntos deben manejarse por separado
• No es posible realizar operaciones masivas

Mejores prácticas para una migración exitosa

Independientemente del método que elija, seguir estas prácticas le ahorrará dolores de cabeza:

Planifique su estructura primero

Trace su jerarquía de categorías y secciones antes de comenzar a importar. Es mucho más fácil corregir la estructura por adelantado que reorganizar cientos de artículos más tarde.

Pruebe en un entorno de pruebas

Si tiene acceso a un entorno de pruebas de Zendesk, ejecute su importación allí primero. Esto le permite detectar problemas de formato, enlaces rotos y problemas de permisos antes de tocar su centro de ayuda en vivo.

Maneje las imágenes y los archivos adjuntos con cuidado

La mayoría de los métodos de importación no manejan automáticamente las imágenes en línea o los archivos adjuntos. Normalmente, deberá:

• Alojar imágenes en un servidor público (como AWS S3) antes de la importación, o
• Cargar archivos adjuntos por separado después de importar artículos, o
• Usar la API para cargar archivos adjuntos y actualizar el HTML del artículo con las nuevas URL

Administre la atribución del autor

Si está importando artículos con autores específicos, esos usuarios deben existir en su cuenta de Zendesk antes de importar. La API requiere ID de usuario válidos para la atribución del autor.

Configure redireccionamientos para SEO

Si está migrando desde otra plataforma y las URL de sus artículos cambiarán, configure redireccionamientos 301 para preservar sus clasificaciones de búsqueda. Esto es especialmente importante si su centro de ayuda recibe un tráfico orgánico significativo.

Problemas comunes y solución de problemas

Incluso con una planificación cuidadosa, podría encontrar algunos obstáculos. Aquí le mostramos cómo manejar los más comunes:

Límites de velocidad de la API

Si su script alcanza los límites de velocidad, implemente una retroceso exponencial en su lógica de reintento. La API de Zendesk devuelve un encabezado Retry-After que le indica cuánto tiempo debe esperar.

Limpieza de formato y HTML

El contenido importado de otras plataformas a menudo trae consigo HTML desordenado. Considere ejecutar su contenido a través de un limpiador de HTML antes de la importación, o planifique tiempo para solucionar los problemas de formato posteriormente.

Errores de permiso de usuario

Si las importaciones fallan con errores de permiso, verifique que:

• El token de API tiene los permisos correctos
• La cuenta de usuario tiene privilegios de agente o administrador
• Está utilizando el subdominio correcto (especialmente para configuraciones de varias marcas)

Enlaces de imágenes rotos después de la migración

Si las imágenes estaban alojadas en su plataforma anterior, se romperán después de la migración. Migre las imágenes a un nuevo host y actualice las URL, o use la API para cargarlas como archivos adjuntos de Zendesk.

Un mejor enfoque: Gestión moderna del conocimiento impulsada por IA con eesel AI

Aquí está la cuestión sobre todos estos métodos de migración: son soluciones alternativas para un problema fundamental. Los centros de ayuda tradicionales no fueron diseñados para mover fácilmente contenido entre sistemas. Cada plataforma lo encierra en su propio formato, su propia estructura, su propia forma de hacer las cosas.

Construimos eesel AI para resolver esto en la fuente. En lugar de obligarlo a exportar, transformar e importar contenido, eesel AI se conecta directamente a las herramientas que ya usa. Aprende de su centro de ayuda existente, sus tickets de soporte anteriores, sus documentos de Confluence, sus archivos de Google Drive. No se requiere migración.

Cuando conecta eesel AI a su cuenta de Zendesk, inmediatamente comienza a aprender su contenido y puede responder preguntas de los clientes basándose en ese conocimiento. Si luego agrega una integración de Slack o conecta su espacio de trabajo de Notion, eesel AI también aprende de esas fuentes. Todo sin exportar un solo artículo.

Esto significa:

• No más dolores de cabeza por la migración cuando desea agregar un nuevo canal
• No más mantenimiento del mismo contenido en varios lugares
• No más preocupaciones sobre qué plataforma tiene la copia "maestra"

Su contenido permanece donde vive hoy. eesel AI simplemente lo hace accesible a través de un agente de IA que puede manejar el soporte de primera línea, redactar respuestas para su equipo o responder preguntas de los empleados en Slack.

Si está cansado de luchar con archivos CSV y scripts de API solo para mover su base de conocimientos, podría ser el momento de probar un enfoque diferente. Puede ver eesel en acción y conectarlo a sus herramientas existentes en minutos, no en semanas.