So erstellen Sie einen HubSpot KI-Chatbot

Haben Sie jemals das Gefühl, dass Sie versuchen, viel zu viele Gespräche gleichzeitig zu verwalten? In der heutigen hektischen Welt erwarten die Menschen schnelle Antworten, egal ob mitten am Arbeitstag oder spät in der Nacht. Hier werden Chatbots unglaublich nützlich, da sie wie hilfreiche Teammitglieder agieren, die rund um die Uhr einsatzbereit sind. Und da nun KI (Künstliche Intelligenz) mit von der Partie ist, handelt es sich nicht mehr nur um einfache Bots, die einem Skript folgen; sie können Dinge tatsächlich besser verstehen und hilfreichere Antworten geben.

HubSpot, eine ausgereifte und zuverlässige Plattform, die viele Unternehmen bereits zur Kundenverwaltung und für Marketing-Kampagnen nutzen, bietet leistungsstarke Tools zum Erstellen dieser konversationellen Helfer. Sie begannen mit hilfreichen Bots, die Regeln folgten, und HubSpot hat im Laufe der Zeit beeindruckende KI-Funktionen hinzugefügt, um sie noch smarter zu machen.

Dieser Leitfaden soll Ihnen dabei helfen, den Prozess des Aufbaus eines Chatbots mit dem Chatflows-Tool von HubSpot zu durchlaufen. Wir decken alles ab – von der Einrichtung bis hin zur Gestaltung des Gesprächsverlaufs – und zeigen auf, wo die KI-Funktionen von HubSpot ins Spiel kommen. Wir werden auch kurz darüber sprechen, wie spezialisierte KI-Lösungen wie eesel AI als ergänzende Erweiterung fungieren können, um die Support-Automatisierung noch weiter voranzutreiben, insbesondere wenn Sie zusätzliche Flexibilität suchen, die Hand in Hand mit HubSpot arbeitet.

Was Sie für den Start benötigen

Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Chatbots in HubSpot beginnen, sollten Sie einige Dinge vorbereitet haben. Betrachten Sie diese als die unverzichtbaren Bestandteile für Ihr Projekt:

• Ein HubSpot-Konto. HubSpot bietet verschiedene Tarife für unterschiedliche Teamgrößen an, daher können die spezifischen Chatbot-Funktionen, die Sie nutzen können, von Ihrem gewählten Plan abhängen.

• Die richtigen Berechtigungen in Ihrem HubSpot-Konto. Konkret benötigen Sie die Chatflows-Berechtigungen unter dem CRM-Tab, damit Sie laut HubSpots eigener Dokumentation Chatflows erstellen und ändern können.

• Ein verbundener Chat-Kanal oder ein eingerichteter Posteingang (Inbox) in HubSpot. Hier finden Ihre Chatbot-Gespräche statt und hier verwalten Sie alles.

• Wenn Ihre Website nicht direkt auf HubSpot gehostet wird, müssen Sie sicherstellen, dass der HubSpot-Tracking-Code auf den Seiten installiert ist, auf denen der Chatbot erscheinen soll. Ohne diesen Code wird der Bot nicht angezeigt.

Die Chatbot-Funktionen von HubSpot verstehen

HubSpot bietet Ihnen verschiedene robuste Möglichkeiten, Gespräche zu automatisieren, und es ist hilfreich zu wissen, wie diese funktionieren, bevor Sie beginnen.

Das Hauptwerkzeug ist Chatflows. Hier bauen Sie Bots, die regelbasierten Abläufen folgen – wie ein Skript, das Sie mithilfe von Klicks und Antworten entwerfen. Diese eignen sich hervorragend für Aufgaben wie das Beantworten häufig gestellter Fragen oder das Leiten von Benutzern auf die richtige Seite.

HubSpot hat zudem hochentwickelte KI-gestützte Funktionen hinzugefügt. Besonders hervorzuheben ist, dass Sie Ihren Bot mit Ihrer Wissensdatenbank (Knowledge Base) verbinden können, sodass er hilfreiche Artikel direkt heranziehen kann, um Ihre Nutzer zu unterstützen.

Im Gegensatz dazu sind die KI-Assistenten (oder Copilots) von HubSpot für den internen Gebrauch gedacht. Diese helfen Ihrem Team beim Entwerfen von E-Mails, beim Zusammenfassen von Inhalten oder beim Finden von Informationen. Sie bieten einen starken internen Schub, während Ihr kundenorientierter Chatbot die Anfragen der Besucher bearbeitet.

Wenn Sie nach einer noch spezialisierteren Automatisierung suchen, können Tools wie eesel AI Ihr Setup ergänzen. Sie können auf Support-Tickets, internen Dokumenten und über 100 Quellen trainiert werden und arbeiten Seite an Seite mit Ihrer HubSpot-Wissensdatenbank, um dem Bot mehr Kontext und Genauigkeit zu verleihen.

Vergleich der Wissensquellen:

• HubSpot KI: Greift direkt auf Ihre HubSpot-Wissensdatenbank-Artikel zu und stellt sicher, dass Ihre offizielle Dokumentation die Primärquelle ist.

• eesel AI: Greift auf Helpdesks (wie Zendesk oder Freshdesk), Tickets, Dokumente, FAQs und Wikis zu, um Ihre vorhandenen Daten zu ergänzen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aufbau Ihres HubSpot KI-Chatbots

Bereit, Ihren konversationellen Helfer zusammenzustellen? Gehen wir die Schritte in HubSpot nacheinander durch.

Schritt 1: Das Chatflows-Tool finden

Ihre Reise beginnt in Ihrem HubSpot-Konto. Sobald Sie eingeloggt sind, navigieren Sie zum Hauptmenü.

Suchen Sie den Abschnitt „Conversations“ (Konversationen). Klicken Sie darauf und wählen Sie dann „Chatflows“ aus der Dropdown-Liste. Dies ist Ihr zentraler Ort zum Erstellen und Verwalten all Ihrer Chatbot- und Live-Chat-Setups in HubSpot.

Schritt 2: Einen neuen Chatflow erstellen

Nun, da Sie sich im Bereich Chatflows befinden, sehen Sie eine Schaltfläche zum Erstellen eines neuen Chatflows. Klicken Sie darauf.

HubSpot wird Sie fragen, welche Art von Chatflow Sie erstellen möchten. Für einen Chatbot auf Ihrer Website wählen Sie „Website“. (Sie können auch Bots für den Facebook Messenger erstellen, aber wir konzentrieren uns hier auf Websites). Auf dem nächsten Bildschirm wählen Sie die Art des Chat-Erlebnisses. Wählen Sie „Regelbasierter Chatbot“. Dieses zuverlässige Tool ermöglicht es Ihnen, einen Bot zu bauen und HubSpots KI-Funktionen, wie die Verknüpfung mit Ihrer Wissensdatenbank, zu integrieren.

Sie wählen zwischen:

• Website: Zum Einbetten des Chatbots auf Ihren Website-Seiten.

• Facebook Messenger: Zum Verbinden des Chatbots mit Ihrer Facebook-Seite.

Und wählen dann das Chat-Erlebnis:

• Live-Chat: Um Besucher direkt mit einem menschlichen Mitarbeiter zu verbinden.

• Regelbasierter Chatbot: Zum Aufbau eines automatisierten Gesprächsverlaufs.

Schritt 3: Die Hauptaktionen Ihres Chatbots einrichten

Nachdem Sie den Typ ausgewählt haben, landen Sie im Chatbot-Builder. Wählen Sie zuerst den Posteingang oder Helpdesk aus, mit dem Sie diesen Chatflow verbinden möchten, und legen Sie die Sprache fest.

Als Nächstes können Sie entweder eine Vorlage wählen oder von vorne beginnen. In jedem Fall müssen Sie die erste Nachricht einrichten, die Besucher begrüßt.

Nun zum spannenden Teil: Aktionen hinzufügen. Klicken Sie im Builder auf das „+“-Symbol, um Schritte zum Gespräch hinzuzufügen. Sie können Dinge hinzufügen wie:

• Fragen stellen, um Informationen vom Besucher zu erhalten.

• Details über den Kontakt basierend auf seinen Antworten festlegen.

• Den Chat an ein bestimmtes Teammitglied oder Team weiterleiten.

• Eine Aktion zur „Suche in der Wissensdatenbank“ (Knowledge base lookup) hinzufügen.

Diese „Wissensdatenbank-Suche“ ist der Punkt, an dem die KI-Funktion von HubSpot innerhalb des Builders wirklich hilft, indem sie den Bot in Ihrer verbundenen HubSpot-Wissensdatenbank suchen und relevante Artikel oder Zusammenfassungen teilen lässt.

Obwohl es hilfreich ist, dass HubSpot aus der eigenen Wissensdatenbank schöpfen kann, können spezialisierte KI-Lösungen wie eesel AI auch von einer Vielzahl anderer Quellen lernen, um die HubSpot KB zu ergänzen. Dazu gehören Dinge wie vergangene Support-Tickets, interne Unternehmensdokumente und externe Wikis, die Ihrem Team zusätzlichen Kontext liefern können.

Schritt 4: Den Gesprächsverlauf entwerfen

Der Builder bietet Ihnen eine visuelle Möglichkeit, den Gesprächspfad abzubilden. Sie verbinden die Aktionen, die Sie im letzten Schritt hinzugefügt haben, zu einem logischen Fluss.

Um Ihre Gespräche dynamisch zu gestalten, verwenden Sie „Wenn/Dann-Verzweigungen“ (if/then branches). Diese ermöglichen es dem Bot, je nach Benutzeraussage, Kontaktdetail oder anderen Bedingungen unterschiedliche Wege einzuschlagen. Wenn beispielsweise jemand sagt, sein Problem betreffe die „Abrechnung“, kann der Flow abzweigen, um spezifische Fragen zur Abrechnung zu stellen oder relevante Wissensdatenbank-Artikel anzuzeigen.

Es ist ratsam, Pfade zu entwerfen, die Sinn ergeben, und zu versuchen, häufige Fragen und Situationen vorherzusehen. Skizzieren Sie, wie der Chat für verschiedene Kontaktgründe verlaufen sollte, und stellen Sie sicher, dass es für Benutzer klare Wege gibt, die benötigte Hilfe zu erhalten.

Für Teams, die hochkomplexe Flows erstellen, die mit vielen externen Systemen verbunden sind, bieten Plattformen wie eesel AI zusätzliche spezialisierte Funktionen an, die HubSpots Standardlogik und KI-Suchen ergänzen können.

Schritt 5: Aussehen und Einstellungen anpassen

Sobald Sie den Gesprächsverlauf festgelegt haben, gehen Sie zum Tab „Display“ (Anzeige). Hier können Sie ändern, wie der Chatbot auf Ihrer Website aussieht.

Sie können Folgendes anpassen:

• Das Chat-Bild und den Titel oben im Chat-Fenster.

• Wann der Bot erscheint (entscheiden Sie, ob die Willkommensnachricht sofort aufpoppt oder ob nur das kleine Chat-Icon erscheint).

• Regeln dafür, wann der Bot erscheint, z. B. nachdem jemand eine bestimmte Zeit auf der Seite war oder wenn es so aussieht, als wolle er die Seite verlassen.

Schauen Sie sich als Nächstes den Tab „Options“ (Optionen) an. Hier können Sie Dinge festlegen wie:

• Wie lange der Bot pausiert, bevor er tippt.

• Wie lange eine Chat-Sitzung dauert, bevor sie zurückgesetzt wird.

• Die allgemeine Nachricht, die Benutzer sehen, wenn etwas schiefgeht.

• Die Sprache des Bots.

• Ob er basierend auf den Arbeitszeiten Ihres Teams verfügbar sein soll.

• Datenschutz-Einstellungen, einschließlich der Abfrage der Cookie-Zustimmung und der Erlaubnis zur Datennutzung.

Schritt 6: Regeln für die Anzeige festlegen

Nun müssen Sie HubSpot genau mitteilen, wo Ihr Chatbot erscheinen soll. Gehen Sie zum Tab „Target“ (Ziel).

Sie können Regeln festlegen basierend auf:

• Spezifischen Webseiten-Adressen (URLs).

• Seiten, die bestimmte Wörter enthalten.

• Informationen, die Sie bereits über Ihre Besucher wissen, wie Details aus ihrem Kontaktprofil.

Verwenden Sie Einschlussregeln, um festzulegen, wo der Bot sein soll, und Ausschlussregeln, um ihn auf bestimmten Seiten (wie Ihrer Datenschutzerklärung oder der Checkout-Seite) zu stoppen. So können Sie das Chatbot-Erlebnis für verschiedene Teile Ihrer Website genau richtig abstimmen.

Schritt 7: Testen und aktivieren

Bevor Sie Ihren Chatbot auf die Welt loslassen, ist es sehr wichtig, ihn zu testen. Nutzen Sie die „Preview“-Funktion (Vorschau) im Builder, um den Gesprächsverlauf genau wie ein Besucher zu durchlaufen. Probieren Sie verschiedene Eingaben aus, um sicherzustellen, dass der Bot so antwortet, wie Sie es erwarten.

Wenn Sie damit zufrieden sind, gehen Sie zurück zur Hauptliste der Chatflows und klicken Sie auf den kleinen Kippschalter neben dem Namen Ihres Chatbots, um ihn einzuschalten. Er wird dann live auf den Seiten erscheinen, die Sie in Ihren Targeting-Regeln ausgewählt haben.

Die Vorschau von HubSpot ist hervorragend zum Überprüfen des Flows geeignet. Wenn Sie das Testen einen Schritt weiter führen möchten, bieten Tools wie eesel AI ergänzende Optionen, um zu simulieren, wie der Bot auf tatsächliche vergangene Support-Tickets reagieren würde. Das gibt Ihnen noch mehr Sicherheit vor dem Live-Gang.

Tipps und Best Practices für Ihren HubSpot KI-Chatbot

Den Chatbot zu bauen, ist erst der Anfang. Damit er wirklich gut funktioniert, besonders wenn Sie seine KI-Funktionen nutzen, hier einige Tipps und bewährte Praktiken:

• Zweck definieren: Klären Sie genau, welches Problem Ihr Chatbot löst – sei es Support, Lead-Generierung oder Terminbuchungen.

• Zielgruppe kennen: Passen Sie den Tonfall und den Flow des Bots daran an, wie Ihre Nutzer sprechen und was sie üblicherweise fragen.

• Inhalte organisieren: Halten Sie Ihre HubSpot-Wissensdatenbank präzise und aktuell. Sie können auch eesel AI nutzen, um Informationen aus breiteren Quellen wie vergangenen Tickets oder internen Dokumenten zu ziehen.

• Flows logisch halten: Erstellen Sie klare Pfade für häufige Fragen und bieten Sie immer eine einfache Option an, einen Menschen zu erreichen.

• Überprüfen und verfeinern: Nutzen Sie Berichte, um zu erkennen, wo sich der Bot verbessern kann. Tools wie die Knowledge Gap Analysis von eesel AI können Ihnen helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen die Antworten gestärkt werden müssen.

• Reibungslose Übergaben ermöglichen: Richten Sie einen klaren Übergabeprozess ein, damit Mitarbeiter mit dem vollen Kontext einspringen können.

• Das Team einbeziehen: Koordinieren Sie sich mit Support, Marketing und Entwicklern, um den Chatbot nützlich und markenkonform zu halten.

Erweiterung Ihres HubSpot KI-Chatbots mit eesel AI

Während HubSpot einen starken Ausgangspunkt für den Aufbau von Chatbots mit großartigen integrierten KI-Funktionen bietet, können spezialisierte Lösungen wie eesel AI als ergänzender Partner fungieren, um eine noch fortschrittlichere Support-Automatisierung zu ermöglichen.

Hier sind einige Kernbereiche, in denen eesel AI mit HubSpot zusammenarbeitet, um Ihr Erlebnis zu verbessern:

• Erweiterte Wissensquellen: Die integrierte KI von HubSpot ist darauf ausgelegt, nahtlos mit der eigenen HubSpot-Wissensdatenbank zu arbeiten. Um dies zu ergänzen, kann eesel AI von über 100 verschiedenen Quellen lernen, einschließlich Google Docs, Confluence und internen Wikis. So wird sichergestellt, dass Ihr Bot Zugriff auf das gesamte kollektive Wissen Ihres Teams hat.

• Detaillierte Tonfall-Steuerung: HubSpot bietet gute Voreinstellungen dafür, wie Ihr Bot klingt. eesel AI kann eine noch feingliedrigere Kontrolle über die Persönlichkeit des Bots ermöglichen und erlaubt es Ihnen, spezifische Anweisungen für einzigartige Fälle zu geben.

• Fortgeschrittene Tests: HubSpot bietet eine zuverlässige Vorschaufunktion. eesel AI bietet ergänzende Testfunktionen, mit denen Sie sehen können, wie der Bot bei historischen Daten aus vergangenen Tickets abschneidet. Dies hilft Ihnen vorherzusagen, wie gut er in der realen Welt funktionieren wird.

• Erweiterte Aktionen: Die integrierten Aktionen von HubSpot sind leistungsstark für die Verwaltung von CRM-Daten. eesel AI kann diese Fähigkeiten erweitern, indem es benutzerdefinierte API-Aktionen ausführt, wie z. B. die Interaktion mit anderen spezialisierten Tools in Ihrem Stack.

• Skalierungsoptionen: Die gestaffelten Tarife von HubSpot sind so konzipiert, dass sie mit Ihrem Team wachsen. eesel AI bietet ein zusätzliches Pay-per-Interaction-Modell an, das eine flexible Möglichkeit sein kann, Ihre KI-Support-Automatisierung zu erweitern, wenn sich Ihre Anforderungen entwickeln.

Betrachten Sie eesel AI als eine Lösung, die neben Ihren aktuellen Helpdesk-Systemen arbeitet (wie Zendesk oder Freshdesk, die oft innerhalb eines HubSpot-Setups verwendet werden). Es bietet einen leistungsstarken, flexiblen Weg zu einer fortschrittlichen KI-Support-Automatisierung, die mit Ihrem HubSpot-Setup harmoniert.

Bereit für einen smarteren HubSpot KI-Chatbot?

Das Chatflows-Tool von HubSpot ist ein großartiger Weg, um mit der Automatisierung Ihrer Kundengespräche zu beginnen. Mit nur wenigen Schritten – Flows einrichten, Aktionen hinzufügen, das Design anpassen und Ihre Wissensdatenbank verbinden – können Sie einen Chatbot bauen, der rund um die Uhr läuft und Ihr Team entlastet.

Für Teams, die noch tiefere KI-Fähigkeiten und mehr Wissensquellen wünschen, bietet eesel AI einen ergänzenden Pfad. Es verbindet sich mit Ihrem aktuellen Helpdesk und HubSpot-Setup und schöpft aus einer breiten Basis an Quellen, damit Ihr Bot über die Grundlagen hinausgehen kann.

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