Cómo crear un chatbot de IA para HubSpot

¿Siente alguna vez que está intentando gestionar demasiadas conversaciones al mismo tiempo? En el ajetreado mundo actual, las personas realmente esperan respuestas rápidas, ya sea a mitad de la jornada laboral o a altas horas de la noche. Aquí es donde los chatbots se vuelven increíblemente útiles, actuando como miembros serviciales del equipo que están listos para asistir las 24 horas del día. Y con la llegada de la IA a escena, estos ya no son simples bots que siguen un guion; ahora pueden entender mejor las cosas y ofrecer respuestas más útiles.

HubSpot, una plataforma madura y fiable que muchas empresas ya utilizan para realizar el seguimiento de los clientes y ejecutar campañas de marketing, ofrece herramientas potentes para crear estos asistentes conversacionales. Comenzaron con bots útiles que seguían reglas, y HubSpot ha ido añadiendo funciones de IA impresionantes para hacerlos aún más inteligentes con el tiempo.

Esta guía está aquí para ayudarle a recorrer el proceso de creación de un chatbot utilizando la herramienta Chatflows de HubSpot. Cubriremos todo, desde la configuración inicial hasta cómo determinar el flujo de la conversación, y señalaremos dónde encajan las funciones de IA de HubSpot. También hablaremos un poco sobre cómo las soluciones de IA especializadas, como eesel AI, pueden funcionar como un complemento para llevar la automatización del soporte aún más lejos, especialmente si busca flexibilidad adicional que funcione junto con HubSpot.

Lo que necesitará para empezar

Antes de lanzarse a crear su chatbot en HubSpot, hay algunas cosas que deberá tener preparadas. Piense en ellas como los elementos imprescindibles para su proyecto:

• Una cuenta de HubSpot. HubSpot ofrece planes por niveles para adaptarse a diferentes tamaños de equipo, por lo que las funciones específicas de chatbot que pueda utilizar podrían depender del plan que tenga.

• Los permisos adecuados dentro de su cuenta de HubSpot. Específicamente, necesitará permisos de Chatflows bajo la pestaña de CRM para poder crear y modificar flujos de chat, según la propia documentación de HubSpot.

• Un canal de chat conectado o una bandeja de entrada configurada en HubSpot. Aquí es donde ocurrirán las conversaciones de su chatbot y donde gestionará todo.

• Si su sitio web no está alojado directamente en HubSpot, deberá asegurarse de que el código de seguimiento de HubSpot esté instalado en las páginas donde desea que aparezca el chatbot. Si ese código no está allí, el bot no aparecerá.

Descripción de las capacidades de chatbot de HubSpot

HubSpot le ofrece varias formas robustas de automatizar las conversaciones, y conviene saber cómo funcionan antes de empezar.

La herramienta principal es Chatflows, donde usted construye bots que siguen flujos basados en reglas, como un guion que diseña mediante clics y respuestas. Estos son ideales para tareas como responder preguntas comunes o guiar a los usuarios a la página correcta.

HubSpot también ha añadido funciones sofisticadas impulsadas por IA. Lo más destacado es que puede conectar su bot a su Base de conocimientos (Knowledge Base), de modo que pueda extraer artículos útiles directamente para asistir a sus usuarios.

Por el contrario, los Asistentes de IA (AI Assistants) de HubSpot (o Copilotos) son para uso interno. Estos ayudan a su equipo a redactar correos electrónicos, resumir contenido o encontrar información, proporcionando un potente impulso interno mientras su chatbot de cara al cliente gestiona las consultas de los visitantes.

Si busca una automatización aún más especializada, herramientas como eesel AI pueden complementar su configuración. Pueden entrenarse con tickets de soporte, documentos internos y más de 100 fuentes, trabajando junto a su base de conocimientos de HubSpot para darle al bot más contexto y precisión.

Comparación de fuentes de conocimiento:

• IA de HubSpot: Extrae información directamente de sus artículos de la base de conocimientos (KB) de HubSpot, asegurando que su documentación oficial sea la fuente principal.

• eesel AI: Extrae información de centros de ayuda (como Zendesk o Freshdesk), tickets, documentos, preguntas frecuentes (FAQs) y wikis para complementar sus datos existentes.

Guía paso a paso para crear su chatbot de IA para HubSpot

¿Está listo para configurar su asistente conversacional? Recorramos los pasos en HubSpot, uno por uno.

Paso 1: Localice la herramienta de Chatflows

Su viaje comienza dentro de su cuenta de HubSpot. Una vez que haya iniciado sesión, diríjase al menú principal.

Deberá buscar la sección "Conversaciones". Haga clic en ella y luego seleccione "Chatflows" en la lista desplegable. Este es el lugar principal para crear y gestionar todas sus configuraciones de chatbot y chat en vivo en HubSpot.

Paso 2: Cree un nuevo chatflow

Ahora que está en el área de Chatflows, verá un botón para crear un nuevo chatflow. Adelante, haga clic en él.

HubSpot le preguntará qué tipo de chatflow desea crear. Para un chatbot en su sitio web, elija "Sitio web" (Website). (También puede crear bots para Facebook Messenger, pero aquí nos centramos en sitios web). En la siguiente pantalla, elegirá el tipo de experiencia de chat. Seleccione "Chatbot basado en reglas" (Rules-Based Chatbot). Esta herramienta fiable le permite crear un bot e incluir funciones de IA de HubSpot, como el enlace a su base de conocimientos.

Deberá elegir entre:

• Sitio web: Para insertar el chatbot en las páginas de su sitio web.

• Facebook Messenger: Para conectar el chatbot a su página de Facebook.

Y luego seleccione la experiencia de chat:

• Chat en vivo (Live chat): Para conectar a los visitantes directamente con un agente humano.

• Chatbot basado en reglas: Para crear un flujo de conversación automatizado.

Paso 3: Configure las acciones principales de su chatbot

Después de elegir el tipo, llegará al área de edición del chatbot. Primero, elija la bandeja de entrada o el servicio de asistencia (help desk) al que desea conectar este chatflow y configure el idioma.

A continuación, puede elegir una plantilla o empezar desde cero. De cualquier manera, deberá configurar el primer mensaje que saluda a los visitantes.

Ahora viene la parte divertida: añadir acciones. Haga clic en el icono "+" en el editor para añadir pasos a la conversación. Puede añadir cosas como:

• Hacer preguntas para obtener información del visitante.

• Configurar detalles sobre el contacto basados en sus respuestas.

• Enviar el chat a un miembro del equipo o equipo específico.

• Añadir una acción de "Búsqueda en la base de conocimientos" (Knowledge base lookup).

Esta "Búsqueda en la base de conocimientos" es donde la función de IA de HubSpot dentro del editor realmente ayuda, permitiendo que el bot busque en su base de conocimientos de HubSpot conectada y comparta artículos o resúmenes relevantes.

Si bien es útil que HubSpot pueda extraer información de su propia base de conocimientos, las soluciones de IA especializadas como eesel AI también pueden aprender de una amplia variedad de fuentes para complementar la KB de HubSpot. Esto incluye cosas como tickets de soporte anteriores, documentos internos de la empresa y wikis externos, lo que puede proporcionar un contexto adicional para su equipo.

Paso 4: Diseñe el flujo de su conversación

El editor le ofrece una forma visual de trazar la ruta de la conversación. Conectará las acciones que añadió en el paso anterior para crear un flujo lógico.

Para que sus conversaciones sean dinámicas, utilice "ramificaciones si/entonces" (if/then branches). Estas permiten que el bot siga diferentes caminos dependiendo de lo que diga un usuario, un detalle sobre el contacto u otras condiciones. Por ejemplo, si alguien dice que su problema es de "Facturación", el flujo puede ramificarse para hacer preguntas específicas de facturación o mostrar artículos relevantes de la base de conocimientos.

Es una buena idea diseñar rutas que tengan sentido e intentar prever preguntas y situaciones comunes. Trace cómo debería ir el chat según los diferentes motivos por los que la gente podría contactarle y asegúrese de que haya formas claras para que los usuarios obtengan la ayuda que necesitan.

Para los equipos que crean flujos altamente complejos que se conectan con muchos sistemas externos, plataformas como eesel AI ofrecen características especializadas adicionales que pueden complementar la lógica estándar y las búsquedas de IA de HubSpot.

Paso 5: Personalice la apariencia y los ajustes

Una vez que haya trazado cómo debe ir su conversación, diríjase a la pestaña "Pantalla" (Display). Aquí puede cambiar la apariencia del chatbot en su sitio web.

Puede personalizar:

• La imagen del chat y el título en la parte superior de la ventana de chat.

• Cuándo aparece el bot (decida si el mensaje de bienvenida se abre de inmediato o si solo aparece el pequeño icono de chat).

• Reglas sobre cuándo aparece el bot, como después de que alguien haya estado en la página durante cierto tiempo o cuando parece que está a punto de irse.

A continuación, revise la pestaña "Opciones" (Options). Aquí puede configurar aspectos como:

• Cuánto tiempo pausa el bot antes de escribir.

• Cuánto dura una sesión de chat antes de que se reinicie.

• El mensaje general que ven los usuarios si algo sale mal.

• El idioma del bot.

• Si debe estar disponible según las horas de trabajo de su equipo.

• Ajustes de privacidad de datos, incluyendo la solicitud de consentimiento de cookies y el permiso para usar datos.

Paso 6: Establezca las reglas sobre dónde aparece

Ahora, debe decirle a HubSpot exactamente dónde desea que aparezca su chatbot. Vaya a la pestaña "Segmentar" (Target).

Puede establecer reglas basadas en:

• Direcciones de páginas web específicas.

• Páginas que incluyen ciertas palabras.

• Información que ya conoce sobre sus visitantes, como detalles que tiene en su perfil de contacto.

Utilice reglas de inclusión para indicar dónde debe estar el bot y reglas de exclusión para evitar que aparezca en ciertas páginas, como su política de privacidad o la página de pago. Esto le permite hacer que la experiencia del chatbot sea la adecuada para las diferentes partes de su sitio web.

Paso 7: Pruébelo y actívelo

Antes de lanzar su chatbot al mundo, es muy importante probarlo. Utilice la función "Vista previa" (Preview) en el editor para recorrer el flujo de la conversación tal como lo haría un visitante. Pruebe diferentes cosas que la gente podría escribir para asegurarse de que el bot responda de la manera esperada.

Una vez que esté satisfecho, vuelva a la lista principal de chatflows y haga clic en el pequeño interruptor junto al nombre de su chatbot para activarlo. Entonces comenzará a aparecer en vivo en las páginas que eligió en sus reglas de segmentación.

La vista previa de HubSpot es excelente para comprobar el flujo. Si desea llevar las pruebas un paso más allá, herramientas como eesel AI ofrecen opciones complementarias para simular cómo respondería el bot a tickets de soporte reales del pasado, lo que le dará aún más confianza antes de activarlo.

Consejos y mejores prácticas para su chatbot de IA para HubSpot

Crear el chatbot es solo el comienzo. Para que funcione realmente bien, especialmente cuando utiliza sus funciones de IA, aquí tiene algunos consejos y buenas prácticas a tener en cuenta:

• Defina su propósito: Tenga claro qué problema está resolviendo su chatbot, ya sea soporte, generación de leads o reservas.

• Conozca a su audiencia: Adapte el tono y el flujo del bot a cómo hablan sus usuarios y qué suelen preguntar.

• Organice su contenido: Mantenga su base de conocimientos de HubSpot precisa y actualizada. También puede utilizar eesel AI para extraer información de fuentes más amplias como tickets pasados o documentos internos.

• Mantenga los flujos lógicos: Construya rutas claras para las preguntas comunes y siempre permita una opción fácil para contactar con un humano.

• Revise y perfeccione: Utilice los informes para identificar dónde puede mejorar el bot. Herramientas como el Análisis de brechas de conocimiento de eesel AI pueden ayudarle a identificar áreas para fortalecer sus respuestas.

• Habilite traspasos fluidos: Configure un proceso de traspaso claro, para que los agentes puedan intervenir con todo el contexto.

• Involucre al equipo: Coordine con los equipos de soporte, marketing y desarrolladores para que el chatbot siga siendo útil y coherente con la marca.

Mejore su chatbot de IA para HubSpot con eesel AI

Si bien HubSpot le ofrece un sólido punto de partida para crear chatbots con una gran IA integrada, las soluciones especializadas como eesel AI pueden actuar como un socio complementario para proporcionar una automatización del soporte aún más avanzada.

Aquí tiene algunas áreas clave donde eesel AI trabaja junto a HubSpot para mejorar su experiencia:

• Fuentes de conocimiento ampliadas: La IA integrada de HubSpot está diseñada para funcionar sin problemas con su propia base de conocimientos de HubSpot. Para complementar esto, eesel AI puede aprender de más de 100 fuentes diferentes, incluyendo Google Docs, Confluence y wikis internos, asegurando que su bot tenga acceso a todo el conocimiento colectivo de su equipo.

• Control detallado del tono: HubSpot ofrece excelentes opciones preestablecidas para el sonido de su bot. eesel AI puede proporcionar un control aún más granular sobre la personalidad del bot, permitiéndole dar instrucciones específicas para casos únicos.

• Pruebas avanzadas: HubSpot ofrece una función de vista previa fiable. eesel AI proporciona funciones de prueba complementarias, permitiéndole ver cómo se comporta el bot con datos históricos de tickets pasados, lo que le ayuda a predecir qué tan bien funcionará en el mundo real.

• Acciones extendidas: Las acciones integradas de HubSpot son potentes para gestionar datos del CRM. eesel AI puede ampliar estas capacidades realizando acciones de API personalizadas, como interactuar con otras herramientas especializadas de su pila tecnológica.

• Opciones de escalado: Los planes por niveles de HubSpot están diseñados para escalar con su equipo. eesel AI ofrece un modelo adicional de pago por interacción que puede ser una forma flexible de hacer crecer su automatización de soporte con IA a medida que evolucionan sus necesidades.

Piense en eesel AI como una solución que funciona junto a sus sistemas de helpdesk actuales (como Zendesk o Freshdesk, que a menudo se utilizan dentro de una configuración de HubSpot). Ofrece una forma potente y flexible de obtener una automatización avanzada del soporte con IA que funciona con su configuración de HubSpot.

¿Está listo para crear un chatbot de IA para HubSpot más inteligente?

La herramienta Chatflows de HubSpot es una forma excelente de empezar a automatizar las conversaciones con sus clientes. Con solo unos pocos pasos para configurar los flujos, añadir acciones, personalizar el aspecto y conectar su base de conocimientos, puede crear un chatbot que funcione las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y que apoye a su equipo.

Para los equipos que desean capacidades de IA aún más profundas y más fuentes de conocimiento, eesel AI ofrece un camino complementario. Se conecta con su helpdesk y su configuración de HubSpot actual, extrayendo información de fuentes amplias para ayudar a que su bot vaya más allá de lo básico.

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