¿Alguna vez sientes que estás tratando de manejar demasiadas conversaciones al mismo tiempo? En el mundo ajetreado de hoy, la gente realmente espera respuestas rápidas, ya sea en medio de la jornada laboral o tarde en la noche. Aquí es donde los chatbots se vuelven increíblemente útiles, actuando como miembros del equipo que están listos para ayudar las 24 horas del día. Y con la inteligencia artificial uniéndose a la fiesta, estos ya no son solo bots simples que siguen un guion; en realidad pueden entender las cosas mejor y dar respuestas más útiles.
HubSpot, una plataforma que muchas empresas ya utilizan para hacer un seguimiento de los clientes y ejecutar campañas de marketing, ofrece herramientas para construir estos ayudantes conversacionales. Comenzaron con bots más básicos que solo seguían reglas, pero HubSpot ha estado añadiendo características de IA para hacerlos más inteligentes con el tiempo.
Esta guía está aquí para ayudarte a recorrer el proceso de construir un chatbot utilizando la herramienta Chatflows de HubSpot. Cubriremos todo, desde la configuración inicial hasta cómo debería fluir la conversación, y señalaremos dónde encajan las características de IA de HubSpot. También hablaremos un poco sobre cómo soluciones de IA especializadas, como eesel AI, pueden llevar la automatización del soporte aún más lejos, especialmente si buscas una inteligencia más profunda y más flexibilidad de la que está integrada en HubSpot.
Lo que necesitarás para comenzar
Antes de que te sumerjas en la construcción de tu chatbot en HubSpot, hay algunas cosas que querrás tener listas. Piensa en estos como los elementos imprescindibles para tu proyecto:
- Una cuenta de HubSpot. Las características específicas del chatbot que puedes usar pueden depender del plan que tengas, especialmente cuando se trata de cosas más avanzadas como conectar a tu base de conocimientos o usar ciertas funciones de IA, como menciona la información de contexto.
- Los permisos adecuados dentro de tu cuenta de HubSpot. Específicamente, necesitarás permisos de Chatflows bajo la pestaña CRM para que puedas crear y cambiar chatflows, de acuerdo a La documentación de HubSpot.
- Un canal de chat conectado o una bandeja de entrada configurada en HubSpot. Aquí es donde ocurrirán las conversaciones de tu chatbot y donde gestionarás todo.
- Si tu sitio web no está alojado directamente en HubSpot, necesitarás asegurarte de que el código de seguimiento de HubSpot esté instalado en las páginas donde deseas que aparezca el chatbot. Si ese código no está allí, el bot no aparecerá.
Entendiendo las capacidades del chatbot de HubSpot
HubSpot te ofrece algunas formas de automatizar conversaciones, y es útil saber cómo funcionan antes de comenzar.
La herramienta principal es Chatflows, donde construyes bots que siguen flujos basados en reglas—como un guion que trazas usando clics y respuestas. Estos son excelentes para tareas simples como responder preguntas comunes o guiar a los usuarios a la página correcta.
HubSpot también ha añadido funciones impulsadas por IA. Más notablemente, ahora puedes conectar tu bot a tu Base de Conocimientos, para que pueda extraer artículos útiles en lugar de simplemente seguir el guion.
En contraste, los Asistentes de IA de HubSpot (o Copilotos) son para uso interno. Estos ayudan a tu equipo a redactar correos electrónicos, resumir contenido o encontrar información, pero no alimentan tu chatbot orientado al cliente.
Si buscas una automatización más inteligente, herramientas como eesel AI van más allá. Pueden entrenarse en tickets de soporte, documentos internos y más de 100 fuentes, no solo en tu Base de Conocimientos de HubSpot, dando al bot más contexto y precisión.
Comparación de fuentes de conocimiento:
- HubSpot AI: Solo extrae de tus artículos de la KB de HubSpot.
- eesel AI: Extrae de mesas de ayuda (como Zendesk, Intercom, Freshdesk), tickets, documentos, preguntas frecuentes y wikis.
Guía paso a paso para construir tu chatbot de HubSpot AI
¿Listo para armar tu asistente conversacional? Vamos a repasar los pasos en HubSpot, uno por uno.
Paso 1: Encuentra la herramienta de chatflows
Tu viaje comienza dentro de tu cuenta de HubSpot. Una vez que hayas iniciado sesión, dirígete al menú principal.
Querrás encontrar la sección de “Conversaciones”. Haz clic en eso y luego selecciona “Chatflows” de la lista que se despliega. Este es tu lugar principal para crear y gestionar todas tus configuraciones de chatbot y chat en vivo en HubSpot.
Paso 2: Crea un nuevo flujo de chat
Ahora que estás en el área de Flujos de Chat, verás un botón para crear un nuevo flujo de chat. Adelante, haz clic en él.
HubSpot te preguntará qué tipo de flujo de chat deseas crear. Para un chatbot en tu sitio web, elige “Sitio Web.” (También puedes crear bots para Facebook Messenger, pero aquí nos estamos enfocando en sitios web). En la siguiente pantalla, elegirás el tipo de experiencia de chat. Selecciona “Chatbot Basado en Reglas.” Aunque dice “Basado en Reglas,” esta es la herramienta que te permite construir un bot e incluir las características de IA de HubSpot, como vincular a tu Base de Conocimientos.
Elegirás entre:
- Sitio Web: Para incrustar el chatbot en las páginas de tu sitio web.
- Facebook Messenger: Para conectar el chatbot a tu página de Facebook.
Y luego selecciona la experiencia de chat:
- Chat en vivo: Para conectar a los visitantes directamente con un agente humano.
- Chatbot Basado en Reglas: Para construir un flujo de conversación automatizado (este es el que necesitas para un chatbot).
Paso 3: Configura las acciones principales de tu chatbot
Después de haber elegido el tipo, aterrizarás en el área de construcción del chatbot. Primero, elige la bandeja de entrada o el servicio de atención al cliente al que deseas conectar este flujo de chat y establece el idioma.
A continuación, puedes elegir una plantilla o comenzar desde cero. De cualquier manera, necesitarás configurar el primer mensaje que saluda a los visitantes.
Ahora viene la parte divertida: agregar acciones. Haz clic en el ícono “+” en el constructor para agregar pasos a la conversación. Puedes agregar cosas como:
- Hacer preguntas para obtener información del visitante.
- Establecer detalles sobre el contacto según sus respuestas.
- Enviar el chat a un miembro específico del equipo o a un equipo.
- Agregar una acción de “Consulta de base de conocimientos”.
Esta “Consulta de base de conocimientos” es donde la función de IA de HubSpot dentro del constructor realmente ayuda, permitiendo que el bot busque en tu Base de Conocimientos de HubSpot conectada y comparta artículos o resúmenes relevantes.
Si bien es útil que HubSpot pueda extraer de su propia Base de Conocimientos, vale la pena mencionar que soluciones de IA especializadas como eesel AI pueden aprender de una variedad mucho más amplia de fuentes que solo la KB de HubSpot. Esto incluye cosas como tickets de soporte pasados, documentos internos de la empresa y wikis externos, lo que puede llevar a respuestas aún más completas y comprensivas.
Paso 4: Diseña cómo fluyen tus conversaciones
El constructor te ofrece una forma visual de mapear el camino de la conversación. Conectarás las acciones que agregaste en el último paso para crear un flujo lógico.
Para hacer que tus conversaciones sean dinámicas, utiliza “ramas if/then”. Estas permiten que el bot siga diferentes caminos dependiendo de lo que dice un usuario, un detalle sobre el contacto u otras condiciones. Por ejemplo, si alguien dice que su problema es “Facturación,” el flujo puede ramificarse para hacer preguntas específicas sobre facturación o mostrar artículos relevantes de la Base de Conocimientos. Solo ten en cuenta que el ramificado avanzado podría tener límites en los planes más bajos de HubSpot.
Es una buena idea diseñar caminos que tengan sentido y tratar de adivinar preguntas y situaciones comunes. Mapea cómo debería ir el chat por diferentes razones por las que las personas podrían contactarte, y asegúrate de que haya formas claras para que los usuarios obtengan la ayuda que necesitan.
Construir flujos detallados y inteligentes que puedan manejar diferencias sutiles, entender muchas razones diferentes para contactarte y conectarse con muchos sistemas externos es donde plataformas más avanzadas como esel AI realmente brillan. Ofrecen más flexibilidad y poder que solo la lógica estándar basada en reglas o simples búsquedas de IA dentro de una plataforma.
Paso 5: Personaliza cómo se ve y sus configuraciones
Una vez que hayas mapeado cómo debería ir tu conversación, dirígete a la pestaña “Mostrar”. Aquí, puedes cambiar cómo se ve el chatbot en tu sitio web.
Puedes personalizar:
- La imagen del chat y el título en la parte superior de la ventana de chat.
- Cuándo aparece el bot (decide si el mensaje de bienvenida se abre de inmediato o si solo aparece el pequeño ícono de chat).
- Reglas para cuándo aparece el bot, como después de que alguien ha estado en la página durante un cierto período de tiempo o cuando parece que están a punto de irse.
A continuación, revisa la pestaña “Opciones”. Aquí puedes establecer cosas como:
- Cuánto tiempo pausa el bot antes de escribir.
- Cuánto dura una sesión de chat antes de que se reinicie.
- El mensaje general que los usuarios ven si algo sale mal.
- El idioma del bot.
- Si debería estar disponible según el horario laboral de tu equipo (Contexto 2).
- Configuraciones de privacidad de datos, incluyendo pedir consentimiento para cookies y permiso para usar datos (Contexto 2).
Paso 6: Establecer reglas para dónde aparece
Ahora, necesitas decirle a HubSpot exactamente dónde quieres que aparezca tu chatbot. Ve a la pestaña “Objetivo”.
Puedes establecer reglas basadas en:
- Direcciones de páginas web específicas.
- Páginas que incluyan ciertas palabras.
- Información que ya conoces sobre tus visitantes, como detalles que tienes en su perfil de contacto.
Usa reglas de inclusión para decir dónde el bot debería estar y reglas de exclusión para evitar que aparezca en ciertas páginas, como tu política de privacidad o la página de pago. Esto te permite hacer que la experiencia del chatbot sea la adecuada para diferentes partes de tu sitio web o diferentes grupos de visitantes.
Paso 7: Pruébalo y actívalo
Antes de dejar que tu chatbot se suelte en el mundo, es realmente importante probarlo completamente. Usa la función “Vista previa” en el constructor para recorrer el flujo de conversación como lo haría un visitante. Prueba diferentes cosas que la gente podría escribir y diferentes situaciones para asegurarte de que el bot responda de la manera que esperas y que las ramas funcionen correctamente.
Una vez que te sientas bien al respecto, regresa a la lista principal de flujos de chat y haz clic en el pequeño interruptor al lado del nombre de tu chatbot para activarlo. Luego comenzará a aparecer en vivo en las páginas que elegiste en tus reglas de segmentación.
Si bien la vista previa de HubSpot es útil para verificar el flujo, no se siente del todo como conversaciones reales. De hecho, herramientas como eesel AI ofrecen mejores opciones de prueba. Te permiten simular cómo respondería el bot a tickets de soporte pasados reales o situaciones específicas complicadas antes de que lo hagas en vivo. Esto te da más confianza en que es preciso y te ayuda a adivinar qué tan bien funcionará.
Consejos y mejores prácticas para tu chatbot de Hubspot AI
Construir el chatbot es solo el comienzo. Para que funcione realmente bien, especialmente cuando estás utilizando sus características de IA, aquí hay algunos consejos y buenas prácticas a tener en cuenta:
- Define su propósito: Sé claro sobre lo que tu chatbot está resolviendo, soporte, generación de leads, reservas, o algo más.
- Conoce a tu audiencia: Alinea el tono y el flujo del bot con la forma en que tus usuarios hablan y lo que suelen preguntar.
- Organiza tu contenido: Mantén tu Base de Conocimientos de HubSpot precisa y actualizada. O utiliza eesel AI para extraer de fuentes más amplias como tickets anteriores o documentos internos.
- Mantén flujos lógicos: Crea caminos claros para preguntas comunes y siempre permite una opción fácil para llegar a un humano.
- Revisa y refina: Utiliza informes para identificar dónde el bot tiene dificultades. Herramientas como Análisis de Brechas de Conocimiento de eesel AI pueden ayudarte a mejorar sus respuestas.
- Habilita transferencias suaves: Establece un proceso de transferencia claro, para que los agentes puedan intervenir con todo el contexto.
- Involucra al equipo: Coordina con soporte, marketing y desarrolladores para mantener el chatbot útil y alineado con la marca.
Superando las limitaciones del chatbot de Hubspot AI con eesel AI
Mientras HubSpot te ofrece un buen punto de partida para construir chatbots e incluye algunas características de IA, puede haber limitaciones, especialmente si deseas una automatización de soporte realmente avanzada.
Aquí hay algunas áreas clave donde las características de IA integradas de HubSpot pueden quedarse cortas en comparación con soluciones especializadas como eesel AI:
- De dónde puede aprender el bot: La IA integrada de HubSpot utiliza principalmente su propia Base de Conocimientos de HubSpot. Si tu información de soporte importante está en otros lugares como tickets anteriores, documentos internos o wikis externos, podrías encontrar que la IA de HubSpot tiene problemas para acceder y utilizar esa información de manera efectiva. Por otro lado, eesel AI está diseñado para aprender de más de 100 fuentes diferentes, incluidos tickets anteriores, Google Docs, Confluence y muchos más. Esto le da a su agente de IA una comprensión mucho más amplia y profunda.
- Personalización básica: Mientras HubSpot ofrece algunas formas preestablecidas en que el bot puede sonar, podrías encontrar difícil afinar realmente la personalidad del bot o hacer que respuestas específicas coincidan con la voz exacta de tu marca o manejar situaciones complicadas. eesel AI te permite controlar el tono en detalle y te permite dar instrucciones específicas sobre cómo el bot debe responder en casos únicos.
- Las pruebas también tienen límites: HubSpot ofrece una función de vista previa, pero no te permite realmente probar cómo manejaría el bot tickets pasados o situaciones complicadas antes de que se active. eesel AI proporciona características avanzadas de prueba, permitiéndote ver cómo se desempeña el bot en datos históricos e incluso implementarlo primero a solo unos pocos agentes. Esto te ayuda a estar más seguro de que es preciso y predecir qué tan bien funcionará.
- Capacidad limitada para tomar acción: Además, las acciones integradas de HubSpot a veces pueden carecer de la capacidad profunda para tomar acción. Si bien puede establecer propiedades o crear tickets, hacer cosas más complejas como obtener detalles de pedidos de Shopify o activar acciones personalizadas a través de APIs (como dar reembolsos o actualizar cuentas) podría estar limitado. eesel AI está diseñado para realizar acciones personalizadas de API y manejar formas avanzadas de clasificación y etiquetado basadas en todos los detalles de un ticket.
- Costo a medida que creces: Por último, piensa en el costo a medida que creces. Si bien HubSpot tiene características básicas de chatbot en planes más bajos, acceder a las funciones de IA más avanzadas podría significar actualizar a planes más altos y costosos. eesel AI utiliza un modelo simple de pago por interacción. Esta puede ser una forma más rentable de hacer crecer tu automatización de soporte de IA sin pagar tarifas adicionales por cada agente, que algunos complementos de plataforma requieren.
Piensa en eesel AI como una solución que trabaja junto a tus sistemas de helpdesk actuales (como Zendesk, Intercom, o Freshdesk, que a menudo se utilizan dentro de una configuración de HubSpot). Ofrece una forma más poderosa, flexible y rentable de obtener automatización avanzada de soporte de IA, trabajando con tu configuración de HubSpot en lugar de hacerte cambiar.
¿Listo para construir un chatbot de Hubspot AI más inteligente?
La herramienta Chatflows de HubSpot es una excelente manera de comenzar a automatizar tus conversaciones con los clientes. Con solo unos pocos pasos para configurar flujos, agregar acciones, personalizar la apariencia y conectar tu base de conocimientos, puedes construir un chatbot que funcione 24/7 y alivie la presión sobre tu equipo.
Pero si deseas capacidades de IA más profundas, más fuentes de conocimiento, mejores pruebas y automatización más inteligente, eesel AI ofrece un camino más avanzado. Se conecta con tu helpdesk actual, extrae de tickets pasados y documentos internos, y ayuda a tu bot a ir más allá de lo básico.
