Vous connaissez ce sentiment. Vous êtes à la recherche de ce document spécifique, de la politique officielle de télétravail, du dernier brief de projet ou du guide pour configurer votre VPN. Vous savez qu'il existe quelque part, mais vous perdez un temps précieux à cliquer dans des dossiers et différentes applications pour le trouver. Atlassian a lancé sa suite d'IA, Rovo, pour tenter de résoudre ce casse-tête en regroupant toutes ses fonctions de recherche sous un même toit.
L'un des outils déployés par Atlassian pour y parvenir est Rovo Bookmarking, conçu pour mettre en avant les informations importantes. Mais résout-il vraiment le problème de trouver ce dont vous avez besoin, ou n'est-ce qu'un autre panneau de signalisation numérique vous indiquant un autre endroit où chercher ?
Analysons ce qu'est le Rovo Bookmarking d'Atlassian, comment il fonctionne, à quoi il sert, et pourquoi son approche manuelle n'est pas tout à fait adaptée à un monde qui a besoin de réponses rapides et directes.
Qu'est-ce que la fonctionnalité Rovo Bookmarking d'Atlassian ?
Rovo Bookmarking d'Atlassian est une fonctionnalité qui permet à un administrateur d'épingler manuellement une URL en haut des résultats de recherche pour des mots-clés spécifiques. Considérez-le comme un « résultat mis en avant » que votre entreprise crée pour elle-même. Lorsqu'un employé recherche un terme comme « politique de congés », le lien favori vers la page RH officielle apparaît en premier, juste avant tous les autres résultats de recherche.
L'idée est de donner aux gens un raccourci vers des informations courantes et très demandées. C'est un moyen assez direct d'orienter les gens vers la bonne source pour des choses comme les manuels d'entreprise, les formulaires de notes de frais ou les plans de projet.
C'est un système simple et statique. Un administrateur crée un favori, l'associe à une URL et lui attribue quelques mots-clés. Ce favori ne changera pas et ne deviendra pas plus intelligent à moins que quelqu'un n'intervienne physiquement pour le modifier. Cette fonctionnalité n'est qu'une partie de la plateforme plus large Atlassian Rovo, qui comprend Rovo Search (le moteur qui alimente le tout), Rovo Chat (une IA conversationnelle) et Rovo Agents (pour automatiser des tâches).
Fonctionnalités principales et configuration de Rovo Bookmarking
Bien que Rovo Bookmarking soit une idée simple, il est utile de savoir comment il est géré en arrière-plan. Toute la configuration est dirigée par un administrateur, ce qui donne aux entreprises un contrôle strict sur les informations mises en avant.
Créer et gérer des favoris individuels
Pour qu'un administrateur configure un favori, il doit passer par le panneau d'administration d'Atlassian. Le processus consiste essentiellement à remplir un formulaire avec quelques champs clés :
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Titre du résultat de recherche : Le titre principal qui apparaît dans la recherche.
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URL : Le lien complet vers la page vers laquelle vous souhaitez rediriger les utilisateurs.
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Description : Un court texte sous le titre pour donner un peu de contexte aux utilisateurs.
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Termes de recherche : Les mots-clés ou phrases spécifiques qui feront apparaître le favori.
Un détail, petit mais important, est qu'un administrateur peut ajouter jusqu'à cinq termes de recherche, mais le système nécessite une correspondance exacte de la phrase pour fonctionner. Ainsi, si le terme de recherche est « politique de congés », une personne cherchant « politique pour les congés » ou simplement « congés » ne verra pas le favori. C'est une configuration assez rigide, qui souvent ne correspond pas à la façon dont les gens recherchent réellement des informations dans la vie de tous les jours.
Importation en masse de favoris pour plus d'efficacité
Pour accélérer les choses, surtout au début, les administrateurs peuvent éviter de créer les favoris un par un. Rovo vous permet de les importer en masse à l'aide d'un fichier CSV. C'est pratique pour transférer une liste de liens importants depuis un autre système ou pour configurer un grand nombre de favoris en une seule fois. Le modèle CSV a des règles strictes, comme la nécessité d'avoir des termes de recherche uniques pour chaque favori et de ne pas modifier la ligne d'en-tête, ce qui montre encore une fois à quel point l'ensemble du processus est structuré et manuel.
Cas d'utilisation courants de Rovo Bookmarking
Lorsqu'il est utilisé comme prévu, Rovo Bookmarking peut être très utile pour pointer vers des informations de base et immuables. Voici quelques domaines où il a tendance à être le plus efficace :
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RH & Opérations : Épingler des liens vers le manuel de l'employé, le portail pour soumettre les notes de frais, ou le calendrier officiel des jours fériés de l'entreprise.
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Support Informatique : Mettre en évidence des liens directs pour des problèmes courants, comme des guides pour la réinitialisation des mots de passe, des instructions pour la configuration du VPN, ou le formulaire pour demander du nouveau matériel.
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Gestion de Projet : S'assurer que le plan de projet principal dans Confluence est la première chose que les gens voient lorsqu'ils recherchent le nom de code ou le titre officiel d'un projet.
Les limites de Rovo Bookmarking
Rovo Bookmarking est un bon point de départ, mais il ne faut pas longtemps pour voir les failles d'un système manuel et statique pour trouver des informations. Dans toute entreprise qui évolue rapidement, les connaissances changent constamment, et dépendre de liens manuels peut finir par créer plus de problèmes qu'il n'en résout.
Rovo Bookmarking est statique et réactif, pas dynamique
L'ensemble du système est manuel, ce qui signifie qu'il est toujours en train de rattraper son retard. Les administrateurs doivent deviner ce que les gens chercheront et créer des favoris à l'avance. Cela se transforme généralement en un jeu de tape-la-taupe à mesure que de nouveaux documents sont créés et que les anciens deviennent obsolètes.
Cela crée un véritable casse-tête de maintenance. Si une URL change ou qu'une page est déplacée, le favori est cassé, laissant les employés face à des impasses et beaucoup de frustration. Le système n'apprend jamais de la façon dont les gens recherchent, de ce qu'ils cherchent, ou des requêtes qui aboutissent. C'est comme utiliser une carte en papier fixe dans un monde en constante reconstruction.
La portée limitée et la faible évolutivité de Rovo Bookmarking
Cette règle de « correspondance exacte de la phrase » est un obstacle majeur. Les gens tapent rarement le mot-clé parfait et pré-approuvé. Ils utilisent le langage naturel, ils font des fautes de frappe, et ils posent des questions de mille manières différentes. Rovo Bookmarking ne peut tout simplement pas gérer ce genre de variété, ce qui signifie que de nombreuses recherches pertinentes n'afficheront jamais le raccourci que vous aviez prévu.
De plus, un terme de recherche ne peut être lié qu'à un seul favori. Que se passe-t-il lorsque « intégration » pourrait signifier la check-list du nouvel employé, la présentation des avantages RH, et le guide de configuration informatique ? Les administrateurs doivent n'en choisir qu'un, ce qui crée un goulot d'étranglement de l'information. Le système n'est tout simplement pas conçu pour gérer l'ambiguïté ou la complexité.
Un lien statique Rovo Bookmarking n'est pas une réponse directe
C'est probablement le plus gros défaut. Rovo Bookmarking ne répond pas vraiment à la question de quelqu'un. Il lui donne simplement un autre lien sur lequel cliquer.
Imaginez que quelqu'un demande : « Combien de jours de congé ai-je par an ? » Un favori pourrait l'envoyer vers un manuel de l'employé de 20 pages. Cette personne doit encore ouvrir le document, le faire défiler ou y faire une recherche, et trouver la seule phrase qui contient sa réponse. Cela ajoute simplement une étape supplémentaire et fait perdre du temps, ce qui va à l'encontre de l'objectif même d'avoir un « raccourci ». C'est la différence entre demander un livre à un bibliothécaire et lui demander simplement l'information dont vous avez besoin.
Une alternative à Rovo Bookmarking basée sur l'IA
Les inconvénients des favoris manuels mettent vraiment en lumière le besoin d'un outil plus intelligent et plus dynamique. Au lieu de simplement pointer vers des documents, l'IA moderne peut comprendre le contenu à l'intérieur de ceux-ci et vous donner des réponses directes. C'est là qu'une véritable plateforme de connaissances alimentée par l'IA fait une énorme différence.
Unifiez automatiquement toutes vos sources de connaissances
Au lieu qu'un administrateur crée manuellement des liens un par un, une plateforme comme eesel AI se connecte à toutes les applications de votre entreprise en même temps. Elle peut s'intégrer avec Confluence, Google Docs, Slack, votre centre d'aide, et même d'anciens tickets de support pour construire automatiquement une base de connaissances unifiée. Vous n'avez pas à mapper manuellement les mots-clés aux liens car l'IA lit et comprend réellement le contenu elle-même. Vous pouvez la mettre en place en quelques minutes, pas en quelques mois.
Fournissez des réponses directes, pas seulement des liens
C'est ce qui change vraiment la donne. Avec un outil comme Internal Chat d'eesel AI, les employés obtiennent des réponses claires et conversationnelles directement dans les outils qu'ils utilisent déjà tous les jours, comme Slack ou Microsoft Teams.
Quand quelqu'un demande : « Quelle est notre politique sur le congé parental ? », eesel AI ne se contente pas de renvoyer un lien. Il lit le document RH pertinent et lui donne l'information exacte qu'il cherchait, comme : « Notre politique offre 16 semaines de congé parental payé pour le parent principal ». Cela transforme une mission de recherche en plusieurs étapes en une seule conversation instantanée.
Apprenez et adaptez-vous à partir de conversations réelles
Une véritable solution d'IA devient également plus intelligente à mesure que vous l'utilisez. eesel AI apprend des questions réelles de votre équipe et des conversations passées, comme les anciens tickets de centre d'assistance. Cela l'aide à comprendre le jargon spécifique à l'entreprise, le contexte et ce que les gens essaient vraiment de demander, sans qu'un administrateur ait à programmer des milliers de mots-clés. Il peut gérer toutes les questions uniques et ponctuelles qu'un système de favoris manuel ne pourrait jamais anticiper, garantissant que votre base de connaissances grandit et s'adapte en même temps que votre entreprise.
Tarifs pour Atlassian Rovo Bookmarking
Atlassian Rovo, et sa fonctionnalité Bookmarking, n'est pas quelque chose que vous pouvez acheter seul. Il fait partie d'Atlassian Intelligence, qui est inclus dans les versions premium des abonnements Atlassian Cloud. Pour l'obtenir, vous devrez être sur un plan pour un produit comme Confluence ou Jira qui l'inclut.
Voici une idée générale de la structure tarifaire de Confluence Cloud, où de nombreuses équipes utiliseraient Rovo :
| Plan | Prix (par utilisateur/mois) | Atlassian Intelligence (Rovo) inclus ? |
|---|---|---|
| Gratuit | 0 $ (jusqu'à 10 utilisateurs) | Non |
| Standard | 6,05 $ | Non |
| Premium | 11,55 $ | Oui |
| Enterprise | Contacter le service commercial | Oui |
Donc, pour utiliser Rovo Bookmarking, vous devez passer au niveau Premium ou supérieur. Cela pourrait représenter une augmentation de prix assez importante si votre équipe est actuellement sur un plan Standard.
Des liens statiques aux réponses dynamiques
Rovo Bookmarking d'Atlassian est un outil tout à fait correct pour une tâche très spécifique : signaler manuellement des liens importants dans la barre de recherche Atlassian. C'est un moyen simple de créer des raccourcis vers des documents qui ne changent pas souvent et que tout le monde a besoin de trouver.
Mais ses faiblesses sont difficiles à ignorer. C'est un système entièrement manuel et statique qui donne aux gens des liens au lieu de réponses. Cela le fait ressembler plus à un pansement temporaire qu'à une véritable solution de gestion des connaissances à long terme. En fin de compte, il remet toujours le fardeau de trouver la réponse finale sur l'employé.
Pour les équipes qui veulent vraiment réduire les questions répétitives et donner à leurs collaborateurs des informations instantanées et précises, la voie à suivre est assez claire. L'avenir de la recherche d'informations ne consiste pas à construire de meilleurs panneaux indicateurs ; il s'agit de supprimer complètement le voyage. Une plateforme alimentée par l'IA qui rassemble toutes vos connaissances et fournit des réponses directes n'est plus un luxe, c'est un incontournable pour un lieu de travail productif.
Prêt à dépasser les favoris manuels et à donner à votre équipe les réponses instantanées dont elle a besoin ? eesel AI s'intègre avec tous vos outils et se met en place en quelques minutes, pas en quelques mois. Commencez votre essai gratuit dès aujourd'hui.
Foire aux questions
Atlassian Rovo Bookmarking permet aux administrateurs d'épingler manuellement des URL spécifiques en haut des résultats de recherche pour des mots-clés choisis. Son objectif principal est de fournir des raccourcis rapides vers des informations internes courantes et très demandées, comme les politiques d'entreprise ou les plans de projet, visant à réduire le temps passé à chercher.
Les administrateurs configurent Rovo Bookmarking via le panneau d'administration d'Atlassian en définissant un titre, une URL, une description et jusqu'à cinq termes de recherche exacts. Ils peuvent également utiliser un fichier CSV pour des importations en masse, mais le processus est entièrement manuel et structuré.
Une limitation majeure de Rovo Bookmarking est sa nature statique et manuelle, nécessitant des correspondances exactes de phrases pour les mots-clés et une maintenance administrative constante si les URL changent. Il n'apprend pas du comportement de l'utilisateur et ne fournit pas de réponses directes, obligeant souvent les utilisateurs à parcourir de longs documents.
Non, Rovo Bookmarking ne fournit pas de réponses directes. Il sert de panneau de signalisation numérique, dirigeant les utilisateurs vers un document ou une page spécifique via une URL, ce qui signifie que l'utilisateur doit encore ouvrir et parcourir le contenu pour trouver sa réponse.
La règle de la « correspondance exacte de la phrase » limite considérablement l'efficacité de Rovo Bookmarking car elle ne tient pas compte du langage naturel, des fautes de frappe ou des requêtes de recherche variées. Si la recherche d'un utilisateur ne correspond pas précisément au mot-clé du favori, le raccourci prévu n'apparaîtra pas, masquant potentiellement des informations pertinentes.
Rovo Bookmarking n'est pas un produit autonome ; il fait partie d'Atlassian Intelligence, qui est inclus dans les niveaux Premium et Enterprise des abonnements Atlassian Cloud comme Confluence ou Jira. Cela signifie qu'il nécessite une mise à niveau depuis les plans Standard pour y accéder.
