Microsoft SharePoint ist ein Gigant in der Welt der Zusammenarbeit und des Content-Managements. Seit Jahrzehnten dient es als digitales Rückgrat für unzählige Organisationen, von kleinen Unternehmen bis hin zu Fortune-500-Unternehmen. Aber im Jahr 2024, mit einer Vielzahl moderner, cloud-nativer Konkurrenten, ist SharePoint immer noch der König des Schlosses?
Diese umfassende Bewertung wird die Funktionen, Vor- und Nachteile, Preisgestaltung und Benutzermeinungen von SharePoint aufschlüsseln, um Ihnen zu helfen, zu entscheiden, ob es die richtige Wahl für Ihre geschäftlichen Bedürfnisse ist.
Was ist SharePoint?
Im Kern ist SharePoint eine webbasierte Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement von Microsoft. Es ist als zentraler Hub konzipiert, in dem Teams Informationen von jedem Gerät aus speichern, organisieren, teilen und darauf zugreifen können. Stellen Sie es sich als eine hochgradig anpassbare interne Website (oder Intranet) vor, die tief in andere Microsoft Office-Produkte wie Word, Excel und Outlook integriert ist.
Es kann vor Ort (SharePoint Server) bereitgestellt oder als Teil eines Microsoft 365-Abonnements (SharePoint Online) verwendet werden, was heute die beliebtere Wahl für Unternehmen ist, da es weniger Wartungsaufwand und nahtlose Updates erfordert.
SharePoint-Bewertung: Hauptfunktionen
Der Funktionsumfang von SharePoint ist enorm und kann überwältigend sein. Wir konzentrieren uns auf die Kernfunktionen, die die meisten Unternehmen nutzen werden.
1. Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit
Dies ist das Kerngeschäft von SharePoint. Es bietet robuste Dokumentenbibliotheken mit Versionskontrolle, Check-in/Check-out-Funktionalität, Co-Authoring-Fähigkeiten und granulare Berechtigungseinstellungen. Teams können gleichzeitig am selben Dokument arbeiten, Änderungen in Echtzeit sehen und bei Bedarf zu früheren Versionen zurückkehren.
2. Intranet- und Teamseiten
Sie können Kommunikationsseiten erstellen, um Nachrichten und Informationen in der gesamten Organisation zu verbreiten, oder Teamseiten für bestimmte Abteilungen oder Projekte. Diese Seiten sind hochgradig anpassbar mit "Webparts", die alles von Nachrichtenartikeln und Veranstaltungskalendern bis hin zu Dokumentenbibliotheken und Daten aus anderen Geschäftsanwendungen anzeigen können.
3. Content-Management
Über Dokumente hinaus verwaltet SharePoint alle Arten von digitalen Inhalten, einschließlich Bilder, Videos und Webseiten. Es bietet Werkzeuge zur Erstellung und Verwaltung von Inhalten, zur Durchsetzung der Unternehmensmarke und zur Sicherstellung, dass Informationen auf der Plattform konsistent und aktuell sind.
4. Suchfunktionen
SharePoint verfügt über eine leistungsstarke Suchmaschine, die Inhalte über Websites, Bibliotheken und sogar Personenprofile hinweg indexieren kann. Die Suche ist "intelligent", was bedeutet, dass sie Kontext und Absicht verstehen kann, um relevantere Ergebnisse zu liefern, was es einfacher macht, die Nadel im digitalen Heuhaufen zu finden.
5. Automatisierung von Geschäftsprozessen
Mit der Integration in die Power Platform (Power Automate und Power Apps) kann SharePoint verwendet werden, um wiederkehrende Geschäftsprozesse zu automatisieren. Dies kann von einfachen Dokumentenfreigabeworkflows bis hin zu komplexen Datenaufnahme- und -verarbeitungsanwendungen reichen, alles ohne umfangreiche Programmierung.
SharePoint-Bewertung: Vor- und Nachteile
Keine Plattform ist perfekt. Hier ist ein ausgewogener Blick auf die Stärken und Schwächen von SharePoint.
Vorteile
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Tiefe Integration in Microsoft 365: Wenn Ihre Organisation bereits in das Microsoft-Ökosystem investiert ist, ist SharePoint eine natürliche Wahl. Seine nahtlose Integration mit Teams, OneDrive, Outlook und der gesamten Office-Suite ist sein größter Vorteil.
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Hochgradig anpassbar: Die Plattform kann auf sehr spezifische Geschäftsanforderungen zugeschnitten werden. Von einfachen Teamseiten bis hin zu komplexen, benutzerdefinierten Unternehmensanwendungen ist die Flexibilität von SharePoint ein großer Pluspunkt.
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Robuste Sicherheit und Compliance: Microsoft investiert stark in Sicherheit. SharePoint bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen, Data Loss Prevention (DLP) und Compliance-Zertifizierungen, die für regulierte Branchen entscheidend sind.
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Skalierbarkeit: Egal, ob Sie ein 10-Personen-Startup oder ein Unternehmen mit 100.000 Mitarbeitern sind, SharePoint Online kann mit Ihnen skalieren. Sie müssen sich keine Sorgen um die Verwaltung von Servern oder Speichergrenzen machen.
Nachteile
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Komplexität und steile Lernkurve: SharePoint ist keine "Plug-and-Play"-Lösung. Sein umfangreicher Funktionsumfang kann für neue Benutzer und Administratoren einschüchternd sein. Eine ordnungsgemäße Einrichtung, Schulung und Governance sind unerlässlich, um Chaos zu vermeiden.
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Kann teuer sein: Obwohl SharePoint Online in vielen Microsoft 365-Geschäftsplänen enthalten ist, können die Kosten steigen, insbesondere wenn Sie Premium-Funktionen benötigen, zusätzlichen Speicher oder spezialisierte Drittanbieter-Tools und Entwicklerunterstützung.
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Veraltete Benutzeroberfläche: Obwohl sie sich verbessert, kann die Standardbenutzeroberfläche im Vergleich zu moderneren Konkurrenten wie Notion oder Confluence altmodisch und weniger intuitiv wirken. Ein modernes, schlankes Aussehen erfordert oft Anpassungsaufwand.
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Governance ist entscheidend: Ohne einen klaren Governance-Plan kann SharePoint schnell zu einem weitläufigen, unorganisierten Durcheinander von Websites und Dokumenten werden, was seinen Zweck als zentraler Informationshub zunichte macht.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Tiefe Integration in Microsoft 365 | Komplexität & steile Lernkurve |
| Hochgradig anpassbar | Kann teuer sein |
| Robuste Sicherheit & Compliance | Veraltete Benutzeroberfläche |
| Skalierbar für jede Unternehmensgröße | Governance ist entscheidend & schwierig |
Preisgestaltung und Pläne
SharePoint Online wird in der Regel nicht als eigenständiges Produkt verkauft. Es ist in den meisten Microsoft 365 für Business- und Enterprise-Plänen enthalten. Hier sind einige Beispiele:
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Microsoft 365 Business Basic: ~6 $/Benutzer/Monat
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Microsoft 365 Business Standard: ~12,50 $/Benutzer/Monat
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Office 365 E3: ~23 $/Benutzer/Monat
Es gibt auch zwei eigenständige Pläne, die jedoch weniger verbreitet sind:
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SharePoint Online (Plan 1): ~5 $/Benutzer/Monat
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SharePoint Online (Plan 2): ~10 $/Benutzer/Monat
Der beste Plan hängt von Ihrem Bedarf an anderen Microsoft-Diensten wie den Desktop-Versionen der Office-Apps, Microsoft Teams und erweiterten Sicherheitsfunktionen ab.
| Planname | Preis (pro Benutzer/Monat) | Hauptzielgruppe / Anmerkungen |
|---|---|---|
| SharePoint Online (Plan 1) | ~5 $ | Eigenständiger Plan mit grundlegenden Funktionen. |
| SharePoint Online (Plan 2) | ~10 $ | Eigenständiger Plan mit erweiterten Funktionen. |
| Microsoft 365 Business Basic | ~6 $ | Enthält Teams, Exchange, OneDrive. |
| Microsoft 365 Business Standard | ~12,50 $ | Fügt Desktop-Office-Apps zum Basic-Plan hinzu. |
| Office 365 E3 | ~23 $ | Unternehmensplan mit erweiterter Sicherheit & Compliance. |
Benutzerbewertungen und -bewertungen für Ihre SharePoint-Bewertung
Auf großen Bewertungsseiten wie G2 und Capterra erhält SharePoint im Allgemeinen positive, aber gemischte Rückmeldungen.
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G2-Bewertung: Rund 4,0 von 5 Sternen.
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Capterra-Bewertung: Rund 4,2 von 5 Sternen.
Häufiges Lob konzentriert sich auf den leistungsstarken Funktionsumfang und die Integration mit Office 365. Häufige Beschwerden drehen sich um die Komplexität, die umständliche Benutzeroberfläche und die Schwierigkeit der Einrichtung ohne dedizierte IT-Unterstützung. Benutzer geben oft an, dass es unglaublich leistungsfähig ist, wenn es gut eingerichtet ist, aber eine schlechte Einrichtung führt zu Frustration.
Erkundung von Alternativen
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Confluence: Ein führender Konkurrent, bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche und den starken Fokus auf Wissensmanagement und Teamzusammenarbeit.
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Google Workspace (mit Google Drive/Sites): Ein direkter Konkurrent von Google, der ähnliche Dokumentenzusammenarbeit und grundlegende Website-Erstellungsfunktionen bietet, oft für seine Einfachheit gelobt.
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Notion: Ein flexibler, All-in-One-Arbeitsbereich, der Notizen, Aufgaben, Wikis und Datenbanken kombiniert. Es wird von Teams bevorzugt, die eine hochgradig anpassbare und moderne Benutzererfahrung suchen.
| Plattform | Am besten geeignet für | Hauptunterscheidungsmerkmal |
|---|---|---|
| SharePoint | Organisationen im Microsoft-Ökosystem | Tiefe M365-Integration & Unternehmenssicherheit |
| Confluence | Wissensmanagement & Softwareteams | Benutzerfreundliches Wiki & Jira-Integration |
| Google Workspace | Einfachheit & Echtzeit-Zusammenarbeit | Benutzerfreundlichkeit & nahtlose Cloud-Erfahrung |
| Notion | All-in-One flexible Arbeitsbereiche | Hochgradig anpassbare Datenbanken & moderne UI |
Ist SharePoint das Richtige für Sie?
Also, was ist das endgültige Urteil?
SharePoint ist eine ausgezeichnete Wahl, wenn:
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Ihre Organisation stark in das Microsoft 365-Ökosystem investiert ist.
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Sie benötigen robuste, unternehmensgerechte Sicherheits-, Compliance- und Dokumentenmanagementfunktionen.
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Sie über die IT-Ressourcen (oder einen Partner) verfügen, um die Plattform ordnungsgemäß zu planen, zu implementieren und zu verwalten.
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Sie hochgradig angepasste Intranetseiten erstellen oder komplexe Geschäftsprozesse automatisieren müssen.
Sie sollten Alternativen in Betracht ziehen, wenn:
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Sie eine einfache, Plug-and-Play-Lösung mit minimaler Einrichtung benötigen.
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Ihr Team eine modernere, leichtere Benutzeroberfläche bevorzugt.
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Ihre Organisation andere Microsoft-Produkte nicht umfangreich nutzt.
Letztendlich bleibt SharePoint im Jahr 2025 eine leistungsstarke und relevante Plattform, aber seine Stärke hängt direkt davon ab, wie gut es implementiert und verwaltet wird. Für die richtige Organisation ist es ein unvergleichliches Zusammenarbeitstool. Für die falsche kann es eine Quelle von Komplexität und Frustration sein.
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Häufig gestellte Fragen
Für kleine Teams ohne IT-Unterstützung kann SharePoint eine Herausforderung sein. Während die grundlegende Dateispeicherung einfach ist, erfordert das Verwalten von Berechtigungen, Seitenstrukturen und Workflows oft technisches Fachwissen. Es ist nur dann eine realistische Option, wenn Sie sich auf die grundlegendsten Funktionen beschränken und bereit sind, eine Lernkurve in Kauf zu nehmen.
Neben dem monatlichen Plan umfassen die tatsächlichen Kosten potenzielle Add-ons wie Microsoft Copilot für 30 $/Benutzer/Monat für KI-Funktionen. Sie sollten auch die "versteckten" Kosten für die Zeit des Personals für Einrichtung, Schulung und laufende Verwaltung einplanen oder die Kosten für die Einstellung eines Beraters, wenn Ihnen das Fachwissen im Haus fehlt.
Sie würden nur wechseln, wenn Sie mehr als nur Dateispeicherung benötigen. SharePoint bietet den Aufbau eines Intranets, komplexe Prozessautomatisierung mit Power Automate und eine tiefe Integration in die Microsoft 365 Suite. Wenn Sie diese erweiterten Funktionen nicht benötigen, könnte ein einfacheres Tool effizienter sein.
Stellen Sie sich vor, Sie fragen eine KI: "Was ist das neueste Update zum Acme Corp-Projekt?" Eine ausschließlich auf SharePoint basierende KI kann den Vorschlag in einer Dokumentbibliothek finden, ist jedoch blind für das dringende Support-Ticket des Kunden in Zendesk oder wichtige Entscheidungen, die in einem Slack-Kanal getroffen wurden. Sie erhalten nur einen Teil der Geschichte, was zu schlechten Entscheidungen führen kann.
Es kann sein. Die Suchleistung von SharePoint hängt stark davon ab, wie gut Ihre Inhalte von Anfang an organisiert und mit Metadaten versehen sind. Ohne disziplinierte Einrichtung und Wartung finden Benutzer die Suche oft langsam und irrelevant, was es frustrierend macht, eine bestimmte Datei schnell zu finden.
