Sie kennen das Gefühl. Sie sind auf der Jagd nach diesem einen bestimmten Dokument, der offiziellen Homeoffice-Richtlinie, dem neuesten Projekt-Briefing oder der Anleitung zur Einrichtung Ihres VPNs. Sie wissen, dass es irgendwo da draußen ist, aber Sie verschwenden trotzdem wertvolle Zeit damit, sich durch Ordner und verschiedene Apps zu klicken, um es zu finden. Atlassian hat seine KI-Suite Rovo vorgestellt, um genau dieses Problem zu lösen, indem es alle Suchfunktionen unter einem Dach vereint.
Eines der Tools, das Atlassian dafür eingeführt hat, ist Rovo Bookmarking, das wichtige Informationen nach oben bringen soll. Aber löst es wirklich das Problem, das zu finden, was man braucht, oder ist es nur ein weiterer digitaler Wegweiser, der Sie zu einem weiteren Ort zum Suchen führt?
Lassen Sie uns aufschlüsseln, was Atlassians Rovo Bookmarking ist, wie es funktioniert, wofür es gut ist und wo sein manueller Ansatz in einer Welt, die schnelle, direkte Antworten benötigt, nicht ganz ausreicht.
Was ist Atlassian Rovo Bookmarking?
Atlassian Rovo Bookmarking ist eine Funktion, die es einem Administrator ermöglicht, eine URL manuell an die Spitze der Suchergebnisse für bestimmte Schlüsselwörter anzuheften. Stellen Sie es sich einfach als ein „hervorgehobenes Ergebnis“ vor, das Ihr Unternehmen für sich selbst erstellt. Wenn ein Mitarbeiter nach einem Begriff wie „Urlaubsrichtlinie“ sucht, erscheint der mit einem Lesezeichen versehene Link zur offiziellen HR-Seite zuerst, direkt vor allen anderen Suchergebnissen.
Die Idee ist, den Leuten eine Abkürzung zu häufig benötigten, stark nachgefragten Informationen zu geben. Es ist eine ziemlich direkte Methode, um Menschen auf die richtige Quelle für Dinge wie Firmenhandbücher, Spesenabrechnungsformulare oder Projektpläne hinzuweisen.
Es ist ein einfaches, statisches System. Ein Administrator erstellt ein Lesezeichen, verknüpft es mit einer URL und weist einige Schlüsselwörter zu. Dieses Lesezeichen ändert sich nicht und wird auch nicht intelligenter, es sei denn, jemand geht manuell hinein und bearbeitet es. Diese Funktion ist nur ein Teil der größeren Atlassian-Rovo-Plattform, zu der Rovo Search (die zugrundeliegende Suchmaschine), Rovo Chat (eine Konversations-KI) und Rovo Agents (zur Automatisierung von Aufgaben) gehören.
Kernfunktionen und Einrichtung von Rovo Bookmarking
Obwohl Rovo Bookmarking eine unkomplizierte Idee ist, ist es hilfreich zu wissen, wie es im Backend verwaltet wird. Die gesamte Einrichtung wird von einem Administrator geleitet, was den Unternehmen eine strenge Kontrolle darüber gibt, welche Informationen hervorgehoben werden.
Erstellen und Verwalten einzelner Lesezeichen
Um ein Lesezeichen einzurichten, muss ein Administrator über das Atlassian-Administrationspanel gehen. Der Prozess besteht im Wesentlichen aus dem Ausfüllen eines Formulars mit einigen Schlüsselfeldern:
-
Titel des Suchergebnisses: Die Hauptüberschrift, die in der Suche angezeigt wird.
-
URL: Der vollständige Link zu der Seite, zu der Sie die Leute weiterleiten möchten.
-
Beschreibung: Ein kurzer Text unter dem Titel, um den Leuten etwas Kontext zu geben.
-
Suchbegriffe: Die spezifischen Schlüsselwörter oder Phrasen, die das Lesezeichen erscheinen lassen.
Ein kleines, aber wichtiges Detail ist, dass ein Administrator bis zu fünf Suchbegriffe hinzufügen kann, aber das System benötigt eine exakte Phrasenübereinstimmung, um zu funktionieren. Wenn der Suchbegriff also „Urlaubsrichtlinie“ lautet, wird jemand, der nach „Richtlinie für Urlaub“ oder nur „Urlaub“ sucht, das Lesezeichen nicht sehen. Dies ist eine ziemlich starre Einrichtung und entspricht oft nicht der Art und Weise, wie Menschen im wirklichen Leben tatsächlich nach Dingen suchen.
Massenimport von Lesezeichen für mehr Effizienz
Um die Dinge zu beschleunigen, insbesondere zu Beginn, können Administratoren das einzelne Erstellen von Lesezeichen überspringen. Mit Rovo können Sie sie per CSV-Datei massenhaft importieren. Dies ist praktisch, um eine Liste wichtiger Links aus einem anderen System zu übertragen oder um eine ganze Reihe von Lesezeichen auf einmal einzurichten. Die CSV-Vorlage hat einige strenge Regeln, wie zum Beispiel die Notwendigkeit eindeutiger Suchbegriffe für jedes einzelne Lesezeichen und das Verbot, die Kopfzeile zu ändern, was wiederum zeigt, wie strukturiert und manuell das Ganze ist.
Häufige Anwendungsfälle für Rovo Bookmarking
Wenn es so verwendet wird, wie es konzipiert wurde, kann Rovo Bookmarking ziemlich nützlich sein, um auf grundlegende, unveränderliche Informationen hinzuweisen. Hier sind einige Bereiche, in denen es am besten funktioniert:
-
Personal & Betrieb: Anheften von Links zum Mitarbeiterhandbuch, zum Portal für die Einreichung von Spesenabrechnungen oder zum offiziellen Feiertagskalender des Unternehmens.
-
IT-Support: Hervorheben direkter Links für häufige Probleme, wie Anleitungen zum Zurücksetzen von Passwörtern, VPN-Einrichtungsanleitungen oder das Formular zur Anforderung neuer Hardware.
-
Projektmanagement: Sicherstellen, dass der Hauptprojektplan in Confluence das Erste ist, was die Leute sehen, wenn sie nach dem Codenamen oder dem offiziellen Titel eines Projekts suchen.
Die Grenzen von Rovo Bookmarking
Rovo Bookmarking ist ein guter Ausgangspunkt, aber es dauert nicht lange, bis man die Risse in einem manuellen, statischen System zur Informationssuche erkennt. In jedem Unternehmen, das sich schnell bewegt, ändert sich das Wissen ständig, und die Abhängigkeit von manuellen Links kann am Ende mehr Probleme schaffen als sie löst.
Rovo Bookmarking ist statisch und reaktiv, nicht dynamisch
Das gesamte System ist manuell, was bedeutet, dass es immer nur hinterherhinkt. Administratoren müssen erraten, wonach die Leute suchen werden, und Lesezeichen im Voraus erstellen. Dies entwickelt sich normalerweise zu einem nie endenden Spiel, da neue Dokumente erstellt und alte veraltet werden.
Dies erzeugt einen erheblichen Wartungsaufwand. Wenn sich eine URL ändert oder eine Seite verschoben wird, ist das Lesezeichen defekt, was die Mitarbeiter in Sackgassen führt und zu viel Frustration führt. Das System lernt nie aus dem Suchverhalten der Leute, wonach sie suchen oder welche Anfragen erfolgreich sind. Es ist, als würde man eine alte Papierkarte in einer Welt verwenden, die ständig neu gebaut wird.
Der begrenzte Umfang und die schlechte Skalierbarkeit von Rovo Bookmarking
Diese Regel der „exakten Phrasenübereinstimmung“ ist ein großes Hindernis. Menschen geben selten das perfekte, vorab genehmigte Schlüsselwort ein. Sie verwenden natürliche Sprache, machen Tippfehler und stellen Fragen auf eine Million verschiedene Arten. Rovo Bookmarking kann diese Vielfalt einfach nicht bewältigen, was bedeutet, dass viele relevante Suchen die beabsichtigte Verknüpfung nie anzeigen werden.
Darüber hinaus kann ein Suchbegriff nur mit einem Lesezeichen verknüpft werden. Was passiert, wenn „Onboarding“ die Checkliste für neue Mitarbeiter, die HR-Präsentation zu den Sozialleistungen und die IT-Einrichtungsanleitung bedeuten könnte? Administratoren müssen sich für nur eine entscheiden, was einen Informationsengpass schafft. Das System ist einfach nicht darauf ausgelegt, Mehrdeutigkeiten oder Komplexität zu bewältigen.
Ein statischer Rovo-Bookmarking-Link ist keine direkte Antwort
Das ist wahrscheinlich der größte Schwachpunkt. Rovo Bookmarking beantwortet die Frage von niemandem wirklich. Es gibt ihnen nur einen weiteren Link zum Anklicken.
Stellen Sie sich vor, jemand fragt: „Wie viele Urlaubstage bekomme ich pro Jahr?“ Ein Lesezeichen könnte ihn zu einem 20-seitigen Mitarbeiterhandbuch schicken. Diese Person muss das Dokument immer noch öffnen, darin scrollen oder suchen und den einen Satz finden, der ihre Antwort enthält. Dies fügt nur einen weiteren Schritt hinzu und verschwendet Zeit, was den ganzen Zweck einer „Abkürzung“ zunichtemacht. Es ist der Unterschied, ob man einen Bibliothekar nach einem Buch fragt oder ihn direkt nach der Information fragt, die man benötigt.
Eine KI-gestützte Alternative zu Rovo Bookmarking
Die Nachteile des manuellen Bookmarkings verdeutlichen die Notwendigkeit eines intelligenteren, dynamischeren Werkzeugs. Anstatt nur auf Dokumente zu verweisen, kann moderne KI den Inhalt in ihnen verstehen und Ihnen direkte Antworten geben. Hier macht eine echte KI-gestützte Wissensplattform einen großen Unterschied.
Vereinheitlichen Sie all Ihre Wissensquellen automatisch
Anstatt dass ein Administrator manuell einen Link nach dem anderen erstellt, verbindet sich eine Plattform wie eesel AI mit all Ihren Unternehmens-Apps auf einmal. Sie kann mit Confluence, Google Docs, Slack, Ihrem Helpcenter und sogar alten Support-Tickets integriert werden, um automatisch eine zentralisierte Wissensdatenbank aufzubauen. Sie müssen Schlüsselwörter nicht manuell Links zuordnen, da die KI den Inhalt selbst liest und versteht. Sie können es in Minuten einsatzbereit machen, nicht erst in Monaten.
Liefern Sie direkte Antworten, nicht nur Links
Das ist es, was die Spielregeln grundlegend verändert. Mit einem Tool wie eesel AI's Internal Chat erhalten Mitarbeiter klare, dialogorientierte Antworten direkt in den Tools, die sie bereits täglich verwenden, wie Slack oder Microsoft Teams.
Wenn jemand fragt: „Wie lautet unsere Richtlinie zum Elternurlaub?“, schickt eesel AI nicht einfach nur einen Link zurück. Es liest das relevante HR-Dokument und gibt die genaue Information, die gesucht wurde, wie zum Beispiel: „Unsere Richtlinie bietet 16 Wochen bezahlten Elternurlaub für Hauptbetreuer.“ Es verwandelt eine mehrstufige Suchaktion in ein einziges, sofortiges Gespräch.
Lernen und anpassen aus echten Gesprächen
Eine echte KI-Lösung wird auch mit der Zeit intelligenter. eesel AI lernt aus den tatsächlichen Fragen Ihres Teams und vergangenen Gesprächen, wie alten Helpdesk-Tickets. Dies hilft ihr, unternehmensspezifischen Jargon, Kontext und das, was die Leute wirklich fragen wollen, zu verstehen, ohne dass ein Administrator Tausende von Schlüsselwörtern programmieren muss. Es kann all die einzigartigen, einmaligen Fragen bewältigen, die ein manuelles Lesezeichensystem niemals vorhersehen könnte, und stellt sicher, dass Ihre Wissensdatenbank mit Ihrem Unternehmen wächst und sich anpasst.
Preise für Atlassian Rovo Bookmarking
Atlassian Rovo und seine Bookmarking-Funktion können nicht separat erworben werden. Es ist Teil von Atlassian Intelligence, das in den Premium-Versionen der Atlassian-Cloud-Abonnements enthalten ist. Um es zu erhalten, benötigen Sie einen Plan für ein Produkt wie Confluence oder Jira, der es beinhaltet.
Hier ist eine allgemeine Vorstellung davon, wie sich die Preise für Confluence Cloud, wo viele Teams Rovo nutzen würden, zusammensetzen:
| Plan | Preis (pro Benutzer/Monat) | Atlassian Intelligence (Rovo) enthalten? |
|---|---|---|
| Kostenlos | 0 $ (bis zu 10 Benutzer) | Nein |
| Standard | 6,05 $ | Nein |
| Premium | 11,55 $ | Ja |
| Enterprise | Vertrieb kontaktieren | Ja |
Um Rovo Bookmarking nutzen zu können, müssen Sie also mindestens auf den Premium-Tarif upgraden. Das könnte ein ziemlich großer Preissprung sein, wenn Ihr Team derzeit einen Standard-Plan nutzt.
Von statischen Links zu dynamischen Antworten
Atlassians Rovo Bookmarking ist ein absolut taugliches Werkzeug für eine sehr spezielle Aufgabe: das manuelle Markieren wichtiger Links in der Atlassian-Suchleiste. Es ist eine einfache Möglichkeit, Verknüpfungen zu Dokumenten zu erstellen, die sich nicht oft ändern und die jeder finden muss.
Aber seine Schwächen sind kaum zu übersehen. Es ist ein vollständig manuelles und statisches System, das den Leuten Links anstelle von Antworten gibt. Dadurch fühlt es sich eher wie eine vorübergehende Notlösung an als eine echte, langfristige Lösung für das Wissensmanagement. Letztendlich wälzt es die Arbeit, die endgültige Antwort zu finden, wieder auf den Mitarbeiter ab.
Für Teams, die es wirklich ernst meinen, wiederkehrende Fragen zu reduzieren und ihren Mitarbeitern sofortige, genaue Informationen zu geben, ist der Weg nach vorne ziemlich klar. Die Zukunft der Wissenssuche besteht nicht darin, bessere Wegweiser zu bauen; es geht darum, die Suche komplett überflüssig zu machen. Eine KI-gestützte Plattform, die all Ihr Wissen bündelt und direkte Antworten liefert, ist kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit für einen produktiven Arbeitsplatz.
Sind Sie bereit, über manuelle Lesezeichen hinauszugehen und Ihrem Team die sofortigen Antworten zu geben, die es braucht? eesel AI lässt sich in all Ihre Tools integrieren und ist in Minuten statt Monaten einsatzbereit. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion.
Häufig gestellte Fragen
Atlassian Rovo Bookmarking ermöglicht es Administratoren, bestimmte URLs manuell an die Spitze der Suchergebnisse für ausgewählte Schlüsselwörter zu heften. Sein Hauptzweck ist es, schnelle Verknüpfungen zu häufig benötigten, stark nachgefragten internen Informationen wie Unternehmensrichtlinien oder Projektplänen bereitzustellen, um die Suchzeit zu verkürzen.
Administratoren richten Rovo Bookmarking über das Atlassian-Administrationspanel ein, indem sie einen Titel, eine URL, eine Beschreibung und bis zu fünf exakte Suchbegriffe definieren. Sie können auch eine CSV-Datei für Massenimporte verwenden, aber der Prozess ist vollständig manuell und strukturiert.
Eine wesentliche Einschränkung von Rovo Bookmarking ist seine statische, manuelle Natur, die exakte Phrasenübereinstimmungen für Schlüsselwörter und eine ständige Wartung durch Administratoren erfordert, wenn sich URLs ändern. Es lernt nicht aus dem Benutzerverhalten und liefert keine direkten Antworten, was Benutzer oft dazu zwingt, sich durch lange Dokumente zu klicken.
Nein, Rovo Bookmarking liefert keine direkten Antworten. Es dient als digitaler Wegweiser, der Benutzer über eine URL zu einem bestimmten Dokument oder einer Seite leitet, was bedeutet, dass der Benutzer den Inhalt immer noch öffnen und durchsuchen muss, um seine Antwort zu finden.
Die Regel der „exakten Phrasenübereinstimmung“ schränkt die Wirksamkeit von Rovo Bookmarking erheblich ein, da sie natürliche Sprache, Tippfehler oder unterschiedliche Suchanfragen nicht berücksichtigt. Wenn die Suche eines Benutzers nicht genau mit dem als Lesezeichen gespeicherten Schlüsselwort übereinstimmt, wird die beabsichtigte Verknüpfung nicht angezeigt, wodurch relevante Informationen möglicherweise verborgen bleiben.
Rovo Bookmarking ist kein eigenständiges Produkt; es ist Teil von Atlassian Intelligence, das in den Premium- und Enterprise-Tarifen von Atlassian-Cloud-Abonnements wie Confluence oder Jira enthalten ist. Dies bedeutet, dass ein Upgrade von Standard-Plänen erforderlich ist, um darauf zugreifen zu können.
