Sabe como é. Está à procura daquele documento específico, da política oficial de teletrabalho, do mais recente resumo do projeto ou do guia para configurar a sua VPN. Você sabe que ele está algures, mas ainda assim perde tempo precioso a clicar em pastas e diferentes aplicações para o encontrar. A Atlassian apresentou a sua suite de IA, Rovo, para tentar resolver exatamente esta dor de cabeça, reunindo todas as suas funções de pesquisa num só lugar.
Uma das ferramentas que a Atlassian lançou para ajudar com isto é o Rovo Bookmarking, que foi concebido para destacar informações importantes. Mas será que resolve mesmo o problema de encontrar o que precisa, ou é apenas mais uma placa digital a apontar para outro sítio onde procurar?
Vamos analisar o que é o Rovo Bookmarking da Atlassian, como funciona, para que serve e onde a sua abordagem manual não é suficiente num mundo que precisa de respostas rápidas e diretas.
O que é o Rovo Bookmarking da Atlassian?
O Rovo Bookmarking da Atlassian é uma funcionalidade que permite a um administrador afixar manualmente um URL no topo dos resultados de pesquisa para palavras-chave específicas. Pense nisto como um "resultado em destaque" que a sua empresa cria para si mesma. Quando um colaborador pesquisa por um termo como "política de férias", o link marcado para a página oficial de RH aparece em primeiro lugar, logo antes de todos os outros resultados de pesquisa.
A ideia é dar às pessoas um atalho para informações comuns e muito procuradas. É uma forma bastante direta de direcionar as pessoas para a fonte certa para coisas como manuais da empresa, formulários de despesas ou planos de projeto.
É um sistema simples e estático. Um administrador cria um marcador, associa-o a um URL e atribui algumas palavras-chave. Esse marcador não mudará nem se tornará mais inteligente, a menos que alguém o edite manualmente. Esta funcionalidade é apenas uma parte da plataforma maior Atlassian Rovo, que inclui o Rovo Search (o motor que alimenta tudo), o Rovo Chat (uma IA conversacional) e os Rovo Agents (para automatizar tarefas).
Funcionalidades principais e configuração do Rovo Bookmarking
Embora o Rovo Bookmarking seja uma ideia simples, ajuda saber como é gerido nos bastidores. Toda a configuração é liderada por um administrador, o que dá às empresas um controlo rigoroso sobre as informações que são destacadas.
Criar e gerir marcadores individuais
Para um administrador configurar um marcador, tem de aceder ao painel de Administração da Atlassian. O processo consiste basicamente em preencher um formulário com alguns campos-chave:
-
Título do resultado da pesquisa: O título principal que aparece na pesquisa.
-
URL: O link completo para a página para a qual quer direcionar as pessoas.
-
Descrição: Um pequeno texto abaixo do título para dar algum contexto às pessoas.
-
Termos de pesquisa: As palavras-chave ou frases específicas que farão o marcador aparecer.
Um pequeno mas importante detalhe é que um administrador pode adicionar até cinco termos de pesquisa, mas o sistema precisa de uma correspondência exata da frase para funcionar. Portanto, se o termo de pesquisa for "política de férias", alguém que pesquise por "política para férias" ou apenas "férias" não verá o marcador. Esta é uma configuração bastante rígida e, muitas vezes, não corresponde à forma como as pessoas realmente pesquisam na vida real.
Importação em massa de marcadores para maior eficiência
Para acelerar o processo, especialmente no início, os administradores podem evitar criar marcadores um a um. O Rovo permite importá-los em massa usando um ficheiro CSV. Isto é útil para mover uma lista de links importantes de outro sistema ou para configurar vários marcadores de uma só vez. O modelo CSV tem algumas regras rigorosas, como a necessidade de termos de pesquisa únicos para cada marcador e a proibição de alterar a linha de cabeçalho, o que mais uma vez mostra como todo o processo é estruturado e manual.
Casos de uso comuns para o Rovo Bookmarking
Quando usado da forma para a qual foi concebido, o Rovo Bookmarking pode ser bastante útil para apontar para informações básicas e imutáveis. Aqui estão alguns cenários onde tende a funcionar melhor:
-
RH e Operações: Afixar links para o manual do colaborador, o portal para submeter relatórios de despesas ou o calendário oficial de feriados da empresa.
-
Suporte de TI: Destacar links diretos para problemas comuns, como guias para redefinir passwords, instruções de configuração de VPN ou o formulário para solicitar novo hardware.
-
Gestão de Projetos: Garantir que o plano principal do projeto no Confluence seja a primeira coisa que as pessoas veem quando pesquisam pelo nome de código ou título oficial de um projeto.
As limitações do Rovo Bookmarking
O Rovo Bookmarking é um ponto de partida decente, mas não demora muito para ver as falhas num sistema manual e estático para encontrar informação. Em qualquer empresa que se move rapidamente, o conhecimento está sempre a mudar, e depender de links manuais pode acabar por criar mais problemas do que os que resolve.
O Rovo Bookmarking é estático e reativo, não dinâmico
Todo o sistema é manual, o que significa que está sempre a correr atrás do prejuízo. Os administradores têm de adivinhar o que as pessoas vão pesquisar e criar os marcadores com antecedência. Isto geralmente transforma-se num jogo de "apagar fogos", à medida que novos documentos são criados e os antigos se tornam obsoletos.
Isto cria uma grande dor de cabeça em termos de manutenção. Se um URL muda ou uma página é movida, o marcador quebra, deixando os colaboradores com becos sem saída e muita frustração. O sistema nunca aprende com a forma como as pessoas pesquisam, o que procuram ou quais as consultas que têm sucesso. É como usar um mapa de papel fixo num mundo que está constantemente a ser reconstruído.
O âmbito limitado e a fraca escalabilidade do Rovo Bookmarking
Essa regra de "correspondência exata da frase" é um grande obstáculo. As pessoas raramente digitam a palavra-chave perfeita e pré-aprovada. Elas usam linguagem natural, cometem erros de digitação e fazem perguntas de um milhão de maneiras diferentes. O Rovo Bookmarking simplesmente não consegue lidar com esse tipo de variedade, o que significa que muitas pesquisas relevantes nunca mostrarão o atalho que pretendia.
Além disso, um termo de pesquisa só pode estar associado a um marcador. O que acontece quando "onboarding" pode significar a lista de verificação para novas contratações, a apresentação de benefícios de RH e o guia de configuração de TI? Os administradores têm de escolher apenas um, o que cria um gargalo de informação. O sistema simplesmente não foi construído para lidar com ambiguidade ou complexidade.
Um link estático do Rovo Bookmarking não é uma resposta direta
Esta é provavelmente a maior falha. O Rovo Bookmarking não responde realmente à pergunta de ninguém. Apenas entrega outro link para clicar.
Imagine que alguém pergunta: "A quantos dias de férias tenho direito por ano?" Um marcador pode enviá-los para um manual do colaborador com 20 páginas. Essa pessoa ainda tem de abrir o documento, percorrê-lo ou pesquisar nele e encontrar a única frase que contém a sua resposta. Isto apenas adiciona mais um passo e desperdiça tempo, o que contraria todo o propósito de ter um "atalho". É a diferença entre pedir um livro a um bibliotecário e pedir-lhe diretamente a informação de que precisa.
Uma alternativa ao Rovo Bookmarking alimentada por IA
As desvantagens dos marcadores manuais realçam a necessidade de uma ferramenta mais inteligente e dinâmica. Em vez de apenas apontar para documentos, a IA moderna consegue compreender o conteúdo dentro deles e dar-lhe respostas diretas. É aqui que uma verdadeira plataforma de conhecimento alimentada por IA faz uma enorme diferença.
Unifique todas as suas fontes de conhecimento automaticamente
Em vez de um administrador criar manualmente links um a um, uma plataforma como a eesel AI conecta-se a todas as aplicações da sua empresa de uma só vez. Pode integrar-se com o Confluence, Google Docs, Slack, o seu centro de ajuda e até mesmo tickets de suporte antigos para construir automaticamente uma base de conhecimento unificada. Não precisa de mapear manualmente palavras-chave para links porque a IA lê e compreende o próprio conteúdo. Pode tê-la a funcionar em minutos, não em meses.
Forneça respostas diretas, não apenas links
Isto é o que realmente muda o jogo. Com uma ferramenta como o Chat Interno da eesel AI, os colaboradores obtêm respostas claras e conversacionais diretamente nas ferramentas que já usam todos os dias, como o Slack ou o Microsoft Teams.
Quando alguém pergunta: "Qual é a nossa política de licença parental?", a eesel AI não se limita a enviar um link. Ela lê o documento de RH relevante e fornece a informação exata que a pessoa procurava, como por exemplo: "A nossa política oferece 16 semanas de licença parental remunerada para o cuidador principal." Isto transforma uma missão de pesquisa de várias etapas numa única conversa instantânea.
Aprenda e adapte-se a partir de conversas reais
Uma verdadeira solução de IA também se torna mais inteligente com o uso. A eesel AI aprende com as perguntas reais da sua equipa e conversas passadas, como antigos tickets de helpdesk. Isto ajuda-a a compreender a gíria específica da empresa, o contexto e o que as pessoas estão realmente a tentar perguntar, sem que um administrador precise de programar milhares de palavras-chave. Consegue lidar com todas as perguntas únicas e pontuais que um sistema de marcadores manuais nunca conseguiria antecipar, garantindo que a sua base de conhecimento cresce e se adapta juntamente com a sua empresa.
Preços do Rovo Bookmarking da Atlassian
O Atlassian Rovo, e a sua funcionalidade de Bookmarking, não é algo que se possa comprar isoladamente. Faz parte do Atlassian Intelligence, que vem incluído nas versões premium das subscrições da Atlassian Cloud. Para o obter, precisará de ter um plano para um produto como o Confluence ou o Jira que o inclua.
Aqui está uma ideia geral de como os preços do Confluence Cloud, onde muitas equipas usariam o Rovo, se dividem:
| Plano | Preço (por utilizador/mês) | Atlassian Intelligence (Rovo) Incluído? |
|---|---|---|
| Gratuito | 0 € (até 10 utilizadores) | Não |
| Standard | 6,05 $ | Não |
| Premium | 11,55 $ | Sim |
| Enterprise | Contactar Vendas | Sim |
Portanto, para usar o Rovo Bookmarking, terá de passar para o nível Premium ou superior. Isso pode representar um aumento de preço considerável se a sua equipa estiver atualmente num plano Standard.
De links estáticos a respostas dinâmicas
O Rovo Bookmarking da Atlassian é uma ferramenta perfeitamente aceitável para uma tarefa muito específica: sinalizar manualmente links importantes dentro da barra de pesquisa da Atlassian. É uma forma simples de criar atalhos para documentos que não mudam com frequência e que todos precisam de encontrar.
Mas as suas fraquezas são difíceis de ignorar. É um sistema completamente manual e estático que dá às pessoas links em vez de respostas. Isto faz com que pareça mais um remendo temporário do que uma verdadeira solução a longo prazo para a gestão do conhecimento. No final de contas, ainda coloca o trabalho de encontrar a resposta final nas mãos do colaborador.
Para as equipas que levam realmente a sério a redução de perguntas repetitivas e o fornecimento de informações instantâneas e precisas aos seus colaboradores, o caminho a seguir é bastante claro. O futuro da descoberta de conhecimento não passa por construir melhores placas de sinalização; passa por eliminar completamente a viagem. Uma plataforma alimentada por IA que reúne todo o seu conhecimento e fornece respostas diretas já não é um luxo, é uma necessidade para um local de trabalho produtivo.
Pronto para ir além dos marcadores manuais e dar à sua equipa as respostas instantâneas de que precisam? A eesel AI integra-se com todas as suas ferramentas e fica operacional em minutos, não em meses. Comece hoje o seu teste gratuito.
Perguntas frequentes
O Rovo Bookmarking da Atlassian permite que os administradores afixem manualmente URLs específicos no topo dos resultados de pesquisa para palavras-chave selecionadas. O seu principal objetivo é fornecer atalhos rápidos para informações internas comuns e muito procuradas, como políticas da empresa ou planos de projeto, com o objetivo de reduzir o tempo gasto em pesquisas.
Os administradores configuram o Rovo Bookmarking através do painel de Administração da Atlassian, definindo um título, URL, descrição e até cinco termos de pesquisa exatos. Também podem usar um ficheiro CSV para importações em massa, mas o processo é totalmente manual e estruturado.
Uma grande limitação do Rovo Bookmarking é a sua natureza estática e manual, que exige correspondências exatas de frases para palavras-chave e manutenção constante por parte do administrador se os URLs mudarem. Não aprende com o comportamento do utilizador nem fornece respostas diretas, levando muitas vezes os utilizadores a ter de percorrer documentos longos.
Não, o Rovo Bookmarking não fornece respostas diretas. Funciona como uma placa digital, direcionando os utilizadores para um documento ou página específica através de um URL, o que significa que o utilizador ainda precisa de abrir e navegar no conteúdo para encontrar a sua resposta.
A regra de 'correspondência exata da frase' limita significativamente a eficácia do Rovo Bookmarking porque não tem em conta a linguagem natural, os erros de digitação ou as diversas formas de pesquisar. Se a pesquisa de um utilizador não corresponder precisamente à palavra-chave marcada, o atalho pretendido não aparecerá, podendo ocultar informações relevantes.
O Rovo Bookmarking não é um produto independente; faz parte do Atlassian Intelligence, que está incluído nos níveis Premium e Enterprise das subscrições da Atlassian Cloud, como o Confluence ou o Jira. Isto significa que é necessário fazer um upgrade dos planos Standard para ter acesso.
