Notion Mail Bewertungen (2025): Ein Gmail-Killer oder nur eine hübsche Verpackung?

Seien wir ehrlich, Notion versucht, unser gesamtes digitales Leben zu übernehmen. Was als unsere Lieblings-App für Notizen und Wikis begann, hat sich zu einem vollwertigen Ökosystem entwickelt, zuerst mit Notion Calendar und jetzt mit Notion Mail. Die Ambition ist ziemlich offensichtlich: Sie entwickeln eine Reihe von Tools, um es mit Giganten wie Google Workspace und Microsoft 365 aufzunehmen.

Mit jeder neuen Einführung ist der Hype riesig. Aber genauso groß ist die Frage, die sich jeder stellt: Ist Notion Mail tatsächlich ein bahnbrechender neuer E-Mail-Client oder nur Gmail mit einem schicken neuen Anstrich?

Wir haben uns durch die neuesten Testberichte zu Notion Mail gekämpft und einige Zeit mit der App verbracht, um Ihnen die wahre Geschichte zu erzählen. Wir werden die Funktionen, die KI-Fähigkeiten (oder deren Fehlen), die überraschenden Einschränkungen und die Preise analysieren, damit Sie herausfinden können, ob es der richtige Posteingang für Sie ist.

Was ist Notion Mail?

Bevor wir ins Detail gehen, müssen Sie wissen, was Notion Mail ist und was es nicht ist. Es ist kein neuer E-Mail-Dienst wie Gmail oder Outlook, der Ihnen eine neue Adresse gibt. Stellen Sie es sich eher als einen stilvollen "Wrapper" vor, den Sie über Ihr bestehendes Gmail-Konto legen, um ihm ein frisches Aussehen und ein paar neue Tricks zu verpassen.

Die Hintergrundgeschichte ist auch ziemlich interessant. Notion kaufte einen datenschutzorientierten E-Mail-Client namens Skiff, der für seine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bekannt war. Aber anstatt darauf aufzubauen, haben sie die Technologie zu einem reinen Gmail-Client umfunktioniert und die Datenschutzfunktionen, die Skiff-Nutzer so schätzten, über Bord geworfen. Das sollten Sie auf jeden Fall im Hinterkopf behalten, wenn Datensicherheit für Sie oberste Priorität hat.

Eine Oberfläche im Notion-Stil für Gmail

Das größte Verkaufsargument für Notion Mail ist sein Design. Es übernimmt die saubere, minimalistische Ästhetik der Haupt-App von Notion und verspricht einen ruhigeren, organisierteren Posteingang als das Chaos, das wir alle von der Standard-Gmail-Oberfläche gewohnt sind. Vorerst funktioniert es nur mit Gmail- und Google Workspace-Konten. Wenn Sie Outlook, iCloud oder etwas anderes verwenden, müssen Sie leider passen.

Funktionen und Benutzererlebnis von Notion Mail

Obwohl das minimalistische Design das Erste ist, was Ihnen auffallen wird, hat Notion Mail ein paar einzigartige Tricks auf Lager, um Ihnen zu helfen, Ihren Posteingang anders zu organisieren. Lassen Sie uns die wichtigsten Funktionen durchgehen, die es vom normalen, alten Gmail abheben.

Benutzerdefinierte Posteingangsansichten

Anstelle der Standard-Tabs von Gmail (Allgemein, Werbung, Soziale Netzwerke) können Sie in Notion Mail Ihre eigenen benutzerdefinierten "Ansichten" (Views) erstellen. Wenn Sie Notion verwenden, stellen Sie sich diese wie gefilterte Datenbanken vor. Sie könnten eine Ansicht erstellen, die nur E-Mails von Ihren wichtigsten Kunden anzeigt, eine weitere für Newsletter, die Sie tatsächlich lesen möchten, und eine dritte für all Ihre Flugbestätigungen. Sie definieren die Regeln basierend auf Absender, Schlüsselwörtern oder Labels.

Aber es gibt einen Haken: Das Einrichten dieser Ansichten ist ein manueller, zeitaufwändiger Prozess. Alles liegt bei Ihnen.

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Im Gegensatz zu Tools, die für Unternehmen entwickelt wurden, gibt es keine vorgefertigten Workflows für gängige Aufgaben wie die Bearbeitung von Support-Tickets oder das Nachverfolgen von Vertriebs-Leads. Sie sind derjenige, der die ganze schwere Arbeit erledigen muss.

Der Notion-Block-Editor und Snippets

Wenn es an der Zeit ist, eine E-Mail zu schreiben, verwendet Notion Mail denselben Block-Editor und die gleichen Slash-Befehle (die /-Taste), die Sie bereits von der Haupt-App kennen. Wenn Sie ein Notion-Veteran sind, fühlt sich das unglaublich natürlich und flüssig an.

Es gibt auch eine Funktion namens "Snippets", die ein nettes Upgrade zu den Textbausteinen von Gmail darstellt. Sie können E-Mail-Vorlagen mit dynamischen Platzhaltern für Dinge wie den Namen einer Person oder einen bestimmten Link speichern und wiederverwenden. Wenn Sie viele sich wiederholende E-Mails senden, ist dies eine wirklich praktische Funktion, die das Verfassen von Nachrichten viel effizienter macht als in Gmail.

KI und Integration von Notion Mail: Eine große verpasste Chance?

Okay, hier kommen wir zur größten Lücke zwischen dem, was alle erhofft hatten, und dem, was Notion tatsächlich geliefert hat. Das ist eine Beschwerde, die Sie in fast allen Testberichten zu Notion Mail finden werden. Wir alle haben von einer tiefen, nahtlosen Verbindung zwischen unseren E-Mails und unseren Notion-Workspaces geträumt. Die Realität? Nicht einmal annähernd.

KI-gestützte automatische Kennzeichnung und Entwürfe

Notion Mail hat einige KI-Funktionen. Sie können in einfachem Englisch Regeln erstellen, die eingehende E-Mails automatisch kennzeichnen, und Sie können die KI bitten, Ihnen beim Schreiben von Antworten zu helfen. Auf dem Papier klingt das fantastisch.

Aber es gibt zwei Probleme. Erstens sind diese Funktionen nicht wirklich kostenlos. Die App selbst ist es, aber ihre besten KI-Tools sind hinter einem kostenpflichtigen Notion AI-Abonnement verborgen, das zusätzlich 10 $ pro Benutzer und Monat kostet. Der kostenlose Plan gibt Ihnen nur einen kleinen Vorgeschmack, sodass die "kostenlose" App schnell zu einer kostenpflichtigen wird, wenn Sie die am meisten beworbenen Funktionen nutzen möchten. Zweitens klingen die von der KI generierten Entwürfe oft etwas roboterhaft und generisch, da die KI Ihren persönlichen Schreibstil nicht aus Ihren früheren E-Mails lernt.

Die überraschend schwache Notion-Integration

Die Integration mit der Haupt-App von Notion ist, um es ganz offen zu sagen, eine Enttäuschung. Sie können eine Notion-Seite mit @-mention erwähnen, um einen Link dorthin in einer E-Mail einzufügen. Und… das war’s auch schon.

Das ist wahrscheinlich die größte Enttäuschung für jeden, der bereits in Notion lebt. Sie können eine E-Mail nicht in eine Aufgabe umwandeln. Sie können eine Kunden-E-Mail nicht mit deren Profil in Ihrer CRM-Datenbank verknüpfen. Sie können eine E-Mail nicht verwenden, um den Status eines Projekts zu aktualisieren. Die Verbindung ist oberflächlich, nicht funktional.

Für jedes Team, das Gespräche in Taten umsetzen muss, ist dies ein K.o.-Kriterium. Ein Support-Team, das einen Helpdesk wie Zendesk oder Intercom nutzt, braucht eine KI, die mehr kann, als nur auf ein Dokument zu verlinken. Hier glänzt ein speziell entwickeltes Tool. Zum Beispiel verbindet sich ein KI-Support-Agent wie eesel AI direkt mit Ihrem Helpdesk und all Ihren Wissensquellen (einschließlich Notion), um Support-Tickets tatsächlich zu lösen, Antworten zu entwerfen, die wie Ihre besten Mitarbeiter klingen, und eingehende Probleme automatisch zu sortieren. Es verwandelt Gerede in nachverfolgbare Ergebnisse.

Wichtige Einschränkungen und potenzielle K.o.-Kriterien

Obwohl Notion Mail ein anständiger erster Versuch ist, hindern einige wesentliche Einschränkungen es daran, für die meisten Menschen ein ernstzunehmender E-Mail-Client zu sein, insbesondere für Teams, die ihre Arbeit erledigen müssen.

Es ist eine Einzelleistung: Keine Team-Funktionen

Dieser Punkt ist enorm wichtig. Notion Mail ist für eine Person und nur für eine Person konzipiert. Es gibt keinen gemeinsamen Posteingang, keine Möglichkeit, an einem Entwurf zusammenzuarbeiten, und Sie können keine E-Mails zuweisen oder interne Notizen für Ihre Kollegen hinterlassen.

Das macht es für jedes Team, das auf E-Mails zur Zusammenarbeit angewiesen ist, wie z. B. Kundensupport, Vertrieb oder Personalbeschaffung, völlig unbrauchbar. Im Gegensatz dazu sind Plattformen wie eesel AI von Anfang an für Teamarbeit konzipiert. Sie bieten Tools wie einen KI-Copiloten, der mehreren Mitarbeitern hilft, schneller bessere Antworten zu schreiben, und einen KI-Agenten, der Erstkontakt-Fragen selbstständig bearbeiten kann, wodurch Ihr menschliches Team für die schwierigeren Probleme frei wird.

Kein einheitlicher Posteingang

Sie können mehr als ein Gmail-Konto mit Notion Mail verknüpfen, aber es gibt keinen einheitlichen Posteingang, um alles auf einmal zu sehen. Sie müssen manuell zwischen den einzelnen Konten hin- und herklicken. Das macht die Verwaltung einer Arbeits-E-Mail, einer privaten E-Mail und einer E-Mail für ein Nebenprojekt zu einer echten Qual. Für jeden, der mit mehreren Posteingängen jongliert, ist das ein Ausschlusskriterium.

Begrenzte App-Verfügbarkeit

Zum Start war Notion Mail nur im Web und als Mac-App verfügbar, was für jeden, der E-Mails auf seinem Handy abrufen muss, ein großes Hindernis war. Inzwischen haben sie eine iOS-App veröffentlicht, aber es fehlen immer noch einige Funktionen der Desktop-Version. Und wenn Sie Windows-Benutzer sind, haben Sie immer noch Pech – es gibt keine dedizierte App für Sie.

Preise für Notion Mail

Die Preisgestaltung kann etwas verwirrend sein, also lassen Sie uns das klar darlegen. Der Notion Mail-Client ist mit jedem Notion-Plan, sogar dem kostenlosen persönlichen, kostenlos nutzbar. Aber, und das ist ein großes Aber, die auffälligen KI-Funktionen zum Organisieren und Entwerfen von E-Mails sind hinter dem kostenpflichtigen Notion AI Add-on verborgen.

Fazit: Um das volle Erlebnis zu erhalten, das Notion bewirbt, müssen Sie mindestens 10 $ pro Benutzer und Monat ausgeben, zusätzlich zu jedem anderen Notion-Abonnement, für das Sie möglicherweise bereits bezahlen.

Für wen ist Notion Mail wirklich gedacht?

Nachdem wir uns durch alle Testberichte zu Notion Mail gewühlt und es selbst ausprobiert haben, ist das Fazit ziemlich klar. Notion Mail ist ein wunderschön gestalteter E-Mail-Client, der eine saubere, ruhige Alternative zur oft überladenen Gmail-Web-App bietet.

Aber seine Schwächen sind ebenso klar.

• Es ist gut geeignet für: Einzelne Notion-Fans, die nur ein einziges Gmail-Konto verwenden, den Großteil ihrer Arbeit am Desktop erledigen und denen es nichts ausmacht, extra für KI-Funktionen zu bezahlen, um ihren Posteingang etwas schöner zu gestalten.

• Es ist nicht gut geeignet für: Jeden, der mehrere E-Mail-Konten verwaltet, Teams, die zusammenarbeiten müssen, Outlook- oder iCloud-Nutzer, Menschen, die ständig am Handy sind, oder Unternehmen, die KI benötigen, um tatsächliche Probleme zu lösen, anstatt nur einen Posteingang aufzuräumen.

Letztendlich fühlt sich Notion Mail eher wie ein cooles Experiment an als ein echter Ersatz für Ihren aktuellen E-Mail-Client oder ein ernsthaftes Werkzeug für die Arbeit. Es ist ein nettes Extra für einen sehr spezifischen Personentyp, aber definitiv nicht der Gmail-Killer, auf den wir gehofft hatten.

Eine bessere Wahl für Teamproduktivität und Support

Während Notion Mail damit beschäftigt ist, Ihrem persönlichen Posteingang ein neues Aussehen zu verpassen, benötigen echte Teams Tools, die die Produktivität tatsächlich verbessern und Workflows automatisieren.

eesel AI verbindet sich mit den Tools, die Ihr Team bereits täglich nutzt, wie Zendesk, Intercom, Slack und ja, sogar Notion, um KI-Agenten bereitzustellen, die Support-Tickets lösen können, Antworten im Tonfall Ihrer Marke entwerfen und Probleme rund um die Uhr sortieren. Anstatt nur Ihren Posteingang neu zu organisieren, können Sie ihn auf Autopilot schalten. Sie können in nur wenigen Minuten loslegen und selbst sehen, wie viel Zeit Ihr Team sparen kann.