Seien wir ehrlich: Projektmanagement und IT-Support können sich manchmal so anfühlen, als wären Sie nur mit repetitiven Aufgaben beschäftigt. Sie aktualisieren ständig Tickets, weisen Aufgaben zu und versenden Erinnerungen. Das ist alles notwendige Arbeit, aber sie hält Sie von den Dingen ab, die wirklich etwas bewegen.
Die Antwort von Atlassian darauf ist die Jira-Automatisierung, eine integrierte Funktion, mit der Sie „Wenn-dies-dann-das“-Regeln (If-this-then-that) erstellen können, um Routineaufgaben zu erledigen. In diesem Leitfaden gehen wir darauf ein, worum es bei der Jira-Automatisierung geht. Wir schauen uns an, wie Teams sie nutzen und wie sie mit unterschiedlichen Workflow-Komplexitäten umgeht. Wir werden auch darüber sprechen, wie neuere KI-Tools native Funktionen ergänzen können, um Ihnen bei der Erstellung wesentlich intelligenterer Workflows zu helfen.
Was ist die Jira-Automatisierung?
Die Jira-Automatisierung ist ein No-Code-Tool, das direkt in Jira Cloud integriert ist. Es hilft Ihnen, Aufgaben und Prozesse zu automatisieren. Das Ziel ist es, Zeit zu sparen, die Gefahr zu verringern, dass ein Schritt vergessen wird, und Ihrem Team zu ermöglichen, sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren, anstatt in Verwaltungsarbeit unterzugehen.
Jede Regel, die Sie erstellen, besteht aus drei grundlegenden Bausteinen:
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Auslöser (Triggers): Dies ist der Startpunkt des gesamten Prozesses. Betrachten Sie es als den Startschuss. Es kann alles Mögliche sein – von der Erstellung eines neuen Vorgangs über die Aktualisierung eines Feldes bis hin zum Posten eines Kommentars.
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Bedingungen (Conditions): Dies sind die Kontrollpunkte. Die Regel wird nur fortgesetzt, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Sie könnten beispielsweise eine Bedingung festlegen, dass die Regel nur ausgeführt wird, wenn ein Vorgang als „Bug“ gekennzeichnet ist oder eine „Hohe“ Priorität hat.
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Aktionen (Actions): Dies ist der letzte Schritt – das, was die Regel tatsächlich tut. Sobald der Auslöser aktiviert und die Bedingungen erfüllt sind, erfolgt die Aktion. Das kann die Zuweisung des Tickets an eine Person, eine Benachrichtigung eines Teammitglieds auf Slack oder das automatische Hinzufügen eines Kommentars sein.
Am besten stellt man sich das wie ein einfaches Rezept vor: Wenn dies passiert (Auslöser), falls diese Dinge zutreffen (Bedingungen), dann tue das (Aktion).
graph TD
A[Auslöser: Vorgang erstellt] --> B{Bedingung: Priorität ist Hoch?};
B -- Ja --> C[Aktion: Lead-Engineer zuweisen];
B -- Nein --> D[Ende];
3 gängige Anwendungsfälle für die Jira-Automatisierung
Sie können die native Automatisierung von Jira für viele verschiedene Zwecke nutzen, um Projekte reibungslos und konsistent am Laufen zu halten. Diese Regeln eignen sich hervorragend für die allgemeine Ordnung und halten Ihren Arbeitsbereich organisiert und effizient.
1. Synchronisierung von übergeordneten Vorgängen und Unteraufgaben
Wir alle kennen das: Man erledigt die letzte Unteraufgabe (Sub-task), vergisst aber, das übergeordnete Ticket (Parent Issue) zu schließen. Es ist ein kleines Versäumnis, aber plötzlich zeigt Ihr Projektboard nicht mehr den tatsächlichen Fortschritt an.
Mit der Jira-Automatisierung können Sie eine Regel erstellen, die besagt: Wenn eine Unteraufgabe als „Erledigt“ markiert wird, prüft das System, ob auch alle anderen zugehörigen Unteraufgaben erledigt sind. Wenn dies der Fall ist, wird auch der übergeordnete Vorgang automatisch geschlossen. Dies hält Ihre Boards präzise und stellt sicher, dass Ihr Projektstatus immer aktuell ist.
graph TD
A[Unteraufgabe als "Erledigt" markiert] --> B{Auslöser: Geschwisteraufgaben prüfen};
B --> C{Bedingung: Sind alle Unteraufgaben "Erledigt"?};
C -- Ja --> D[Aktion: Übergeordneten Vorgang schließen];
C -- Nein --> E[Ende];
2. Automatische Zuweisung von Vorgängen an die richtigen Teammitglieder
Wenn neue Tickets eingehen, warten sie oft in einer allgemeinen Warteschlange, bis sie sortiert und zugewiesen werden. Die Jira-Automatisierung kann diesen Prozess effektiv rationalisieren.
Sie können eine Automatisierungsregel nutzen, um dies zu erleichtern. Beispielsweise können Sie festlegen: „WENN ein Vorgang mit der Komponente 'UI/UX' erstellt wird, DANN wird er automatisch dem Lead-Designer zugewiesen.“ So gelangt die Aufgabe sofort an die richtige Stelle, was eine reibungslose Übergabe und schnellere Reaktionszeiten gewährleistet.
3. Versenden von automatisierten Erinnerungen und Benachrichtigungen
Sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind, ist wichtig. Die Jira-Automatisierung kann als hilfreicher Assistent fungieren, um alles auf Kurs zu halten.
Sie könnten beispielsweise eine tägliche Regel einrichten, die alle Aufgaben findet, die in den nächsten 24 Stunden fällig sind, und eine kurze Erinnerung an die verantwortliche Person in Slack oder per E-Mail sendet. Das ist ein einfacher Weg, Fristen im Blick zu behalten, und hilft allen dabei, abgestimmt zu bleiben, ohne dass manuelle Nachfassaktionen erforderlich sind.
Den Umfang und die Tarife der Jira-Automatisierung verstehen
Obwohl diese Beispiele sehr nützlich sind, ist die native Jira-Automatisierung Teil eines größeren Ökosystems mit spezifischen Stufen und Funktionen, die mit Ihrem Team skalieren.
Regelausführungsstufen und Tarifoptionen
Die Jira-Automatisierung ist so konzipiert, dass sie für Teams jeder Größe zugänglich ist. Atlassian bietet unterschiedliche Limits für Regelausführungen an, die an Ihren Abonnement-Tarif gebunden sind. So wird sichergestellt, dass Sie über die nötige Leistung verfügen, wenn Ihr Team wächst.
Der Free-Tarif bietet einen guten Einstieg mit 100 Regelausführungen pro Monat, während der Standard-Tarif dieses Limit auf 1.700 erhöht. Für Unternehmen mit hohem Ticketaufkommen bieten die Premium- und Enterprise-Tarife noch mehr Kapazität, einschließlich einer gepoolten Nutzung oder unbegrenzter Ausführungen. Dieser gestaffelte Ansatz ermöglicht es Unternehmen, den Tarif zu wählen, der am besten zu ihrem Automatisierungsbedarf und ihrem betrieblichen Umfang passt.
Arbeiten mit strukturierten Daten
Die integrierten Regeln reagieren hocheffektiv auf strukturierte Daten wie spezifische Felder, Labels oder Schlüsselwörter. Dies macht die Jira-Automatisierung zu einem unglaublich zuverlässigen Rückgrat für prozessgesteuerte Workflows.
Für komplexere Szenarien, die die Interpretation menschlicher Sprache erfordern – wie das Verständnis der spezifischen Absicht hinter dem Kommentar eines Kunden – entscheiden sich viele Teams dafür, Jira mit spezialisierten KI-Tools zu kombinieren. Diese Kombination ermöglicht es Jira, die Kernstruktur des Vorgangs zu verwalten, während die KI offenere Wissensaufgaben übernimmt.
Intelligente Workflow-Erweiterung
Die Jira-Automatisierung ist hervorragend darin, vordefinierten Skripten zu folgen, die Ihr Geschäft am Laufen halten. Sie ist ein leistungsstarkes Werkzeug für das Tagging, Zuweisen und Aufrechterhalten der Datenintegrität.
Für Teams, die mehr als nur administrative Aktionen automatisieren möchten – etwa die Diagnose von Ursachen oder das Entwerfen personalisierter Antworten auf Basis einer Wissensdatenbank – kann das Hinzufügen einer KI-Ebene ein großartiger nächster Schritt sein. Dies erlaubt es Jira, die zentrale Informationsquelle („Source of Truth“) zu bleiben, während die KI die eher analytischen oder dialogorientierten Aspekte der Ticketlösung übernimmt.
Optimieren Sie Ihre Jira-Automatisierung mit KI
Während die Jira-eigene Automatisierung gut für die Verwaltung Ihrer Prozesse ist, wurde ein Tool wie eesel AI entwickelt, um innerhalb dieses Ökosystems bei der intelligenten Triage von Tickets zu helfen. Es verbindet sich mit den Tools, die Sie bereits nutzen, einschließlich Jira Service Management, sodass Sie Ihren aktuellen Workflow verbessern können.
Über Regel-Limits hinausgehen mit intelligentem, einheitlichem Wissen
Der AI Agent von eesel AI verlässt sich nicht ausschließlich auf strikte Regeln. Stattdessen kann er aus den vergangenen Tickets Ihres Teams, Hilfeartikeln und anderen Dokumenten lernen, die Sie an Orten wie Google Docs gespeichert haben. Er liest diese Informationen, um den Kontext der Kundenanfragen zu verstehen.
Was bedeutet das für Sie? Sie können damit beginnen, die Lösung eines erheblichen Teils Ihrer Tickets zu automatisieren, parallel zur Erfassung und Sortierung durch Jira. Und mit der Preisgestaltung von eesel AI können Sie Ihre Automatisierungsbemühungen planbar skalieren.
Triage mit Vertrauen automatisieren
Zudem gibt es das Produkt AI Triage. Es liest neue Tickets beim Eingang und leitet sie automatisch weiter, versieht sie mit Tags und priorisiert sie basierend auf ihrem Inhalt. Dies ist eine hochentwickelte Ergänzung zur Standard-Automatisierung in Jira. Es hilft sicherzustellen, dass die richtigen Probleme sofort in der Warteschlange der richtigen Person landen, was Ihre Lösungszeiten erheblich beschleunigen kann.
Risikofreie KI testen und bereitstellen
Eines der besten Merkmale von eesel AI ist der Simulationsmodus. Bevor Sie die KI einsetzen, können Sie sie auf Ihre vergangenen Tickets anwenden, um zu sehen, wie sie abschneidet.
Dies zeigt Ihnen genau, wie sie diese Tickets bearbeitet hätte, und gibt Ihnen eine klare Vorstellung von Ihrer potenziellen Automatisierungsrate. Es bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, wenn Sie bereit für den Live-Betrieb sind, und ergänzt die Zuverlässigkeit, die Sie bereits durch Ihre nativen Jira-Regeln erhalten.
Preise und Limits der Jira-Automatisierung
Wie funktioniert also die Preisgestaltung der Jira-Automatisierung? Sie ist praktischerweise an Ihren Abonnement-Tarif gebunden, sodass Sie Ihre Automatisierung skalieren können, wenn sich Ihre Anforderungen weiterentwickeln.
| Tarif | Preis (pro Nutzer/Monat) | Globale & Multi-Projekt-Automatisierungsregeln | Ausführungen von Automatisierungsregeln (pro Monat) |
|---|---|---|---|
| Free | $0 | Nein | 100 |
| Standard | $7,53 | Nein | 1.700 |
| Premium | $13,53 | Ja | 1.000 pro zahlendem Nutzer (gepoolt) |
| Enterprise | Jährliche Abrechnung | Ja | Unbegrenzt |
Quelle: Atlassian's Jira Pricing Page.
Dieses Video von Atlassian bietet eine fundierte Einführung dazu, wie die Jira-Automatisierung Aufwand und menschliche Fehler reduzieren kann.
Von der einfachen Jira-Automatisierung zur intelligenten Automatisierung
Die integrierte Automatisierung von Jira ist eine fantastische Funktion für jedes Team, das seine internen Prozesse organisieren und repetitive administrative Arbeit eliminieren möchte. Es ist eine ausgereifte, zuverlässige Plattform, die in Tausenden von Unternehmen für konsistente Workflows sorgt.
Während native Regeln hervorragend für strukturierte Aufgaben geeignet sind, profitieren komplexe und wissensintensive Arbeiten oft von einer zusätzlichen Ebene an Intelligenz. Der wahre Effizienzsprung entsteht durch die Automatisierung von Lösungen parallel zu Ihren Standardaktionen. Durch den Einsatz einer Intelligenzebene, die aus menschlicher Kommunikation lernen kann, können Sie Ihr Jira-Ökosystem auf die nächste Stufe heben.
Bringen Sie Ihre Jira-Automatisierungs-Workflows auf das nächste Level
Wenn Sie die Möglichkeiten der nativen Jira-Automatisierung erweitern möchten, ist es vielleicht an der Zeit zu sehen, wie KI Ihr Setup ergänzen kann. Um zu erfahren, wie ein KI-Agent Tickets lösen, Ihren Triage-Prozess bereinigen und Ihr gesamtes Wissen zusammenführen kann, entdecken Sie die Lösung von eesel AI für ITSM oder starten Sie noch heute Ihren kostenlosen Test.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Die Jira-Automatisierung ist ein integriertes No-Code-Tool in Jira Cloud, das es Teams ermöglicht, repetitive Aufgaben und Prozesse mithilfe von „Wenn-dies-dann-das“-Regeln zu automatisieren. Zu den Hauptvorteilen gehören Zeitersparnis, die Reduzierung menschlicher Fehler und die Entlastung der Teammitglieder, damit diese sich auf komplexere, wertsteigernde Aufgaben konzentrieren können.
Eine Jira-Automatisierungsregel besteht aus drei Teilen: einem Auslöser (Trigger – was die Regel startet, z. B. das Erstellen eines Vorgangs), Bedingungen (Conditions – Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit die Regel fortgesetzt wird) und Aktionen (Actions – was die Regel tut, wenn die Bedingungen erfüllt sind, z. B. das Zuweisen eines Tickets). Zusammen definieren sie einen spezifischen automatisierten Workflow.
Gängige Anwendungen sind die Synchronisierung von übergeordneten Vorgängen mit Unteraufgaben für präzise Projektboards, die automatische Zuweisung eingehender Vorgänge an die richtigen Teammitglieder sowie der Versand automatisierter Erinnerungen oder Benachrichtigungen bei herannahenden Fristen. Diese Anwendungen helfen dabei, Projekte übersichtlich zu halten und Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten.
Die native Jira-Automatisierung ist für regelbasierte Aufgaben und strukturierte Daten hocheffektiv. Bei Aufgaben, die ein differenziertes Verständnis oder komplexe Beurteilungen erfordern, ergänzen Teams Jira oft mit spezialisierten KI-Tools, die unstrukturierte Informationen wie Ticketbeschreibungen interpretieren können.
Die Ausführungen von Jira-Automatisierungsregeln sind nach Ihrem Atlassian-Abonnement gestaffelt und reichen von 100 Ausführungen pro Monat im Free-Tarif bis hin zu unbegrenzten Ausführungen im Enterprise-Tarif. Dies ermöglicht es Teams, den Tarif zu wählen, der am besten zu ihrem Betriebsumfang und ihrem Automatisierungsbedarf passt.
KI-Tools können die Jira-Automatisierung optimieren, indem sie über strukturierte Daten hinausgehen. Sie können unstrukturiertes Wissen verstehen, eine intelligente Triage (Vorsortierung) automatisieren und sogar Tickets lösen, indem sie aus vergangenen Daten lernen. Dies ermöglicht die Automatisierung der Problemlösung parallel zur administrativen Aufgabenverwaltung von Jira.
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Article by
Stevia Putri
Stevia Putri ist Marketing-Generalistin bei eesel AI, wo sie dabei hilft, leistungsstarke KI-Tools in Geschichten zu verwandeln, die Anklang finden. Sie wird von Neugier, Klarheit und der menschlichen Seite der Technologie angetrieben.
