Google Drive ist für Millionen von Menschen und Unternehmen auf der ganzen Welt ein unverzichtbares Werkzeug. Wir alle nutzen es, um unsere Dokumente zu speichern und zusammenzuarbeiten. Es ist weit mehr als nur ein Ort, um Dateien in der Cloud abzulegen; es ist ein geschäftiger Ort, an dem Teams jeden Tag Informationen erstellen, teilen und verwalten.
Jetzt, da künstliche Intelligenz überall auftaucht und verändert, wie wir Dinge erledigen, fragen Sie sich vielleicht, wie KI in Tools wie Google Drive passt. Hat es eingebaute KI-Funktionen, die Ihnen beim Umgang mit Ihren Dateien helfen? Kann KI tatsächlich all die Dinge verstehen, die Sie dort gespeichert haben? Und wenn ja, was kann es tatsächlich tun und wo könnte es vielleicht an seine Grenzen stoßen?
Dieser Beitrag wird in die Welt der Google Drive KI eintauchen. Wir werden uns ansehen, was bereits vorhanden ist, welche Grenzen es gibt und wie andere Optionen Ihnen möglicherweise noch leistungsfähigere Möglichkeiten bieten, die Daten zu nutzen, die Sie gespeichert haben.
Was ist Google Drive AI?
Wenn Menschen über “Google Drive AI” sprechen, könnten sie ein paar verschiedene Dinge meinen. Erstens gibt es die KI-Funktionen, die Google direkt in seine Workspace-Apps wie Google Docs, Sheets und Slides integriert hat. Diese Funktionen arbeiten mit den Inhalten, die Sie in Drive gespeichert haben. Zweitens könnte es auch andere KI-Tools und Plattformen bedeuten, die sich mit Google Drive verbinden, um auf die dort gespeicherten Dateien zuzugreifen, sie zu betrachten und mit ihnen zu arbeiten. Dieses Verständnis ist hilfreich, wenn wir erkunden, was KI mit Ihrem Google Drive tun kann.
Googles native KI-Funktionen in Workspace
Google fügt seinen Workspace-Tools tatsächlich schon seit einiger Zeit KI hinzu. Es begann mit einfacheren Dingen, wie dem Vorschlagen von Wörtern, während Sie in Gmail und Docs tippen (Smart Compose). Jetzt bringen sie fortschrittlichere KI ein, oft angetrieben von Googles Gemini-Modellen und Programmen wie Workspace Labs.
Diese integrierten Funktionen helfen Ihnen hauptsächlich dabei, Inhalte in Ihren Dokumenten zu erstellen, zu bearbeiten und zu analysieren. Zum Beispiel können in Google Docs Funktionen wie “Hilf mir beim Schreiben“:
- Text für Sie entwerfen
- Bereits Geschriebenes basierend auf Ihren Anweisungen umschreiben
- Dinge umformulieren
- Sie kürzer oder länger machen
- Den Ton ändern
Ein weiteres praktisches Feature ist die Möglichkeit, Zusammenfassungen von Dokumenten zu erhalten. Dies gibt Ihnen einen schnellen Überblick, ohne das gesamte Dokument lesen zu müssen.
Google beginnt auch, Funktionen wie KI-Klassifizierung in Google Drive für bestimmte Pläne einzuführen, die dabei helfen, Daten automatisch zu sortieren und zu verwalten, basierend auf dem, was in den Dateien enthalten ist. Diese Tools sind wirklich darauf ausgelegt, die Arbeit mit einzelnen Dateien effizienter zu gestalten.
Wie man die wichtigsten KI-Funktionen von Google nutzt:
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Hilf mir beim Schreiben (Docs, Gmail)
Entwirft oder überarbeitet Text basierend auf Ihrem Prompt. Sie können ihn formeller, lockerer, kürzer oder länger gestalten.
→ So verwenden Sie es: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Text in Google Docs oder verwenden Sie das ✨-Symbol im Gmail-Erstellungsfenster. -
Smart Compose (Docs, Gmail)
Autovervollständigungsvorschläge, die beim Tippen erscheinen und Zeit bei sich wiederholenden Phrasen sparen.
→ So verwenden Sie es: Einfach anfangen zu tippen — graue Vorschläge werden angezeigt, drücken Sie Tab, um sie zu akzeptieren. -
Dokumentenzusammenfassung (Docs)
Erzeugt eine kurze Zusammenfassung Ihres Dokuments, sodass Sie die Hauptidee erfassen können, ohne alles lesen zu müssen.
→ So verwenden Sie es: Öffnen Sie das Gliederung-Panel auf der linken Seite und scrollen Sie zu Zusammenfassung. -
KI-gestützte Klassifizierung (Drive)
Kategorisiert Dateien automatisch basierend auf ihrem Inhalt — verfügbar in einigen Unternehmensplänen.
→ So verwenden Sie es: Erfordert Gemini für Google Workspace oder ein Unternehmenskonto; Administratoren können es in der Google Admin-Konsole konfigurieren.
KI-Tools, die sich in Google Drive integrieren
Über das hinaus, was Google nativ anbietet, gibt es eine wachsende Anzahl von KI-Tools, die entwickelt wurden, um sich mit Ihrem Google Drive zu verbinden. Anstatt es nur einfacher zu machen, in Docs oder Sheets zu schreiben, nutzen diese Tools Ihr Google Drive als Informationsquelle. Sie können:
- Ihre Dokumente, PDFs und andere Dateien lesen
- Erkenntnisse herausziehen
- Fragen beantworten
- Inhalte zusammenfassen
- KI-Chatbots betreiben
Dieser Ansatz ermöglicht es der KI, Ihre bestehende Wissensbasis zu nutzen, all das, was Sie in Drive gespeichert haben, für ein viel breiteres Anwendungsspektrum, oft außerhalb der standardmäßigen Google-Oberfläche.
Wie Google Drive AI die Produktivität steigern kann
Der Einsatz von KI, sei es die in Google Workspace integrierte oder selbst verbundene Tools, kann Ihre Produktivität erheblich steigern, wenn Sie Google Drive verwenden.
Die nativen Tools von Google beschleunigen das Erstellen und Bearbeiten von Inhalten, helfen Ihnen, Schreibblockaden zu überwinden oder Entwürfe schnell zu verfeinern. Funktionen wie die Zusammenfassung ermöglichen es Ihnen, die Hauptpunkte langer Dokumente im Handumdrehen zu erfassen.
Integrierte KI-Tools gehen noch einen Schritt weiter, indem sie Ihr Google Drive in eine durchsuchbare, interaktive Wissensdatenbank verwandeln. Stellen Sie sich vor, Sie stellen eine Frage und erhalten eine Antwort, die aus Dutzenden von Dokumenten zusammengestellt wird, die in verschiedenen Ordnern gespeichert sind, oder eine KI organisiert Dateien automatisch basierend auf ihrem Inhalt, nicht nur nach ihren Namen. Dies reduziert die Zeit, die Sie mit Suchen, Lesen und manuellem Sortieren von Dateien verbringen, und gibt Ihnen mehr Zeit für wichtigere Arbeiten.
Einschränkungen der nativen KI-Funktionen von Google Drive
Obwohl die integrierten KI-Funktionen von Google in Workspace definitiv hilfreich sind, haben sie einige Einschränkungen. Diese könnten ein Faktor für Unternehmen sein, die umfassendere KI-Lösungen benötigen.
Ein wichtiger Punkt ist, dass diese Funktionen oft nur innerhalb der spezifischen Google-App funktionieren, die Sie verwenden (wie Docs, Gmail usw.). Während sie an Inhalten aus Drive arbeiten, helfen sie Ihnen nicht unbedingt dabei, Informationen über Ihren gesamten digitalen Arbeitsbereich hinweg zu verbinden. Seien wir ehrlich, dieser umfasst wahrscheinlich auch Tools außerhalb von Google, oder? Wie zum Beispiel:
Außerdem erfordern viele der fortschrittlicheren KI-Funktionen, wie z.B. smarte Klassifizierung oder anspruchsvollere Schreibhilfen, oft Premium-Google-Workspace-Pläne oder spezielle Add-ons wie Gemini Education Premium. Dies kann zusätzliche Kosten und mehr Komplexität bedeuten, insbesondere wenn Sie bereits mit einer Vielzahl von Software-Abonnements jonglieren.
Die native KI von Google ist großartig, um Inhalte innerhalb ihrer Apps zu verbessern, aber sie ist weniger darauf ausgerichtet, Ihre Google-Drive-Daten tatsächlich zu nutzen oder Aufgaben zu automatisieren, die verschiedene Geschäftstools umfassen. Zum Beispiel wird sie nicht automatisch Informationen aus einem Google-Dokument verwenden, um die Details eines Kunden in Ihrem CRM zu aktualisieren oder ein Support-Ticket in Ihrem Helpdesk zu lösen. Die Optionen zur Anpassung, wie die KI klingt oder agiert, können ebenfalls ziemlich grundlegend sein, meist auf voreingestellte Auswahlmöglichkeiten beschränkt, anstatt Ihnen die Feinabstimmung zu ermöglichen, um sie an Ihre spezifische Markenstimme oder Arbeitsabläufe anzupassen.
Erkundung von Tools, die mit Google Drive arbeiten
Angesichts des aktuellen Stands der nativen KI-Funktionen von Google Drive suchen viele Unternehmen nach anderen oder zusätzlichen KI-Lösungen. Das Hauptziel ist in der Regel, das volle Potenzial der in Google Drive gespeicherten Daten wirklich zu erschließen, indem sie mit anderen wichtigen Geschäftsanwendungen verknüpft und kompliziertere Aufgaben automatisiert werden. Die Wahl des richtigen Tools hängt wirklich davon ab, was Sie von der KI erwarten, insbesondere wenn Sie sie plattformübergreifend einsetzen, verschiedene Arten von Daten verarbeiten oder über das bloße Schreiben oder Zusammenfassen von Text hinaus Maßnahmen ergreifen müssen.
Worauf Sie bei einer verbundenen Lösung achten sollten
Wenn Sie nach einem Tool suchen, das Ihnen hilft, mehr mit den in Drive gespeicherten Inhalten zu tun, sollten Sie Folgendes beachten:
- Funktioniert plattformübergreifend: Es sollte nicht nur mit Drive, sondern auch mit Tools wie Ihrem Helpdesk, CRM oder Wiki verbunden sein
- Versteht verschiedene Inhaltstypen: Es sollte mit Google Docs, PDFs, Tabellenkalkulationen und anderen gängigen Dateiformaten arbeiten können
- Kann Maßnahmen ergreifen: Es sollte Ihnen helfen, echte Arbeit zu erledigen, wie z.B. häufige Fragen zu beantworten, Tickets zu sortieren oder wichtige Informationen abzurufen
- Kann angepasst werden: Sie sollten in der Lage sein, zu bestimmen, wie es klingt und was es tut, damit es zu Ihrem Team und Ihrer Marke passt
- Ermöglicht es Ihnen, Dinge zuerst zu testen: Sie müssen es ausprobieren können, bevor Sie es mit Ihrem Team oder Ihren Kunden verwenden
- Einfache Preisgestaltung: Die Kosten sollten klar und leicht vorhersehbar sein
Wie eesel AI mit Google Drive arbeitet
Es verbindet sich mit Google Drive und verwandelt Ihre gespeicherten Inhalte in etwas, das Ihre Arbeitsabläufe unterstützt. Sie können es verwenden, um Antworten aus internen Handbüchern, Dokumenten und Leitfäden zu ziehen. Sie können es auch mit Inhalten aus Helpcentern, Support-Tickets oder anderen Plattformen wie Notion, Confluence und Shopify kombinieren.
eesel tut mehr, als Ihnen nur dabei zu helfen, die richtige Datei zu finden. Es hilft Ihnen, diese Inhalte zur Lösung von Problemen zu nutzen. Zum Beispiel kann es:
- Automatisch auf häufige Supportanfragen mit den bereits vorhandenen Inhalten antworten
- Vorschläge für Entwurfsantworten basierend auf einem Support-Ticket und Ihrer Dokumentation machen
- Eingehende Nachrichten basierend auf ihrem Inhalt taggen oder sortieren
- Daten abrufen oder spezifische Aktionen ausführen, wie z.B. eine Bestellung in Shopify überprüfen, basierend auf einer in Drive gespeicherten Datei
Sie können auch steuern, wie eesel sich verhält. Legen Sie den Ton fest, passen Sie an, wie es Anfragen bearbeitet, und definieren Sie, was es in bestimmten Fällen tun soll. All dies kann direkt vom Dashboard aus getestet und verfeinert werden.
Mit einfacher, nutzungsbasierter Preisgestaltung wächst eesel mit Ihnen und vermeidet die üblichen Kosten pro Sitzplatz oder pro Agent.
Bereit, das volle Potenzial Ihrer Google Drive-Daten freizuschalten?
Die integrierten Funktionen von Google Drive sind hilfreich zum Schreiben und Organisieren von Inhalten in Workspace-Apps. Aber wenn Sie das, was Sie gespeichert haben, nutzen möchten, um Kunden zu unterstützen, Ihr Team zu unterstützen oder sich mit Ihren anderen Tools zu verbinden, können diese Funktionen nur begrenzt helfen.
eesel AI arbeitet mit Google Drive und Ihren anderen Plattformen wie Notion, Confluence und Ihrem Helpcenter. Es bringt all Ihre Dokumentation zusammen, damit Sie sie nutzen können, um Fragen zu beantworten, Arbeitsabläufe zu leiten und Anfragen mit weniger Aufwand zu bearbeiten.
Sehen Sie, wie eesel Ihrem Team hilft, mehr mit den bereits vorhandenen Inhalten zu erreichen.
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