Um guia completo para a IA do Gmail no Workspace Labs

Provavelmente já o viu, aquele pequeno botão "Ajuda-me a escrever" que apareceu no Gmail, prometendo facilitar a sua vida. Faz tudo parte da integração da IA Gemini da Google nas ferramentas que usamos todos os dias, e está a acontecer dentro de algo chamado Google Workspace Labs. Parece, sem dúvida, um vislumbre do futuro do e-mail.

Mas o que é que faz realmente? Quanto custa? E, mais importante, está realmente pronto para que a sua empresa dependa dele? Este guia vai explicar tudo o que precisa de saber sobre a IA do Gmail no Workspace Labs, desde as suas funcionalidades interessantes até às limitações cruciais que deve conhecer antes de aderir.

O que é a IA do Gmail no Workspace Labs?

Então, qual é a história do Google Workspace Labs? Simplificando, é o programa de testes beta da Google para novas funcionalidades experimentais de IA. Quando adere, pode experimentar ferramentas alimentadas pelos modelos Gemini da Google muito antes de serem lançadas para todos.

Como estas funcionalidades ainda estão em desenvolvimento, nem sempre são perfeitas e estão constantemente a ser atualizadas. O programa está disponível em mais de 170 países, mas vai descobrir que muitas das funcionalidades são, pelo menos inicialmente, focadas no inglês. A principal razão pela qual a Google faz isto é para obter feedback de pessoas reais para corrigir bugs e descobrir o que é genuinamente útil. Portanto, se tiver acesso, não é apenas um utilizador; está a ajudar a moldar o produto final.

Funcionalidades principais e casos de uso

As ferramentas de IA atualmente em teste no Gmail focam-se em ajudá-lo a lidar com tarefas comuns de e-mail de forma muito mais rápida e em aumentar a sua produtividade pessoal.

Redigir e refinar e-mails com 'Ajuda-me a escrever'

A principal funcionalidade de que todos falam é o "Ajuda-me a escrever". Em vez de olhar para um ecrã em branco, pode dar ao Gemini um simples comando. Algo como, "escreve uma nota de agradecimento pela minha recente entrevista de emprego", ou "redige um convite de aniversário para o meu filho de 5 anos". Em apenas alguns segundos, gera um e-mail completo para si.

Assim que tiver esse primeiro rascunho, pode usar as ferramentas integradas para o aperfeiçoar. Pode pedir à IA para o tornar mais formal, adicionar mais detalhes ou simplesmente encurtá-lo para ir direto ao assunto. É uma forma bastante interessante de superar o bloqueio de escritor e despachar as suas mensagens diárias.

Resumir longas conversas de e-mail

Todos já passámos por isso, sermos adicionados a uma cadeia de e-mails que já tem 20 mensagens. Em vez de passar dez minutos a percorrer todo o histórico, o Gemini pode analisar a conversa e dar-lhe um resumo rápido dos pontos-chave. É uma enorme poupança de tempo quando só precisa de se atualizar.

Agendamento e outras funcionalidades futuras

A Google também está a começar a lançar outras capacidades, como o "Ajuda-me a agendar". Com isto, o Gemini pode consultar o seu Google Calendar e sugerir horários para reuniões diretamente na sua resposta de e-mail. Quando a outra pessoa escolhe uma hora, cria automaticamente o convite no calendário. É bastante claro que a Google planeia continuar a incorporar IA como esta em toda a sua suite de ferramentas.

Embora estas ferramentas sejam fantásticas para a sua própria lista de tarefas, muitas vezes não têm o contexto necessário para ambientes de equipa colaborativos. Um assistente de IA como o eesel AI Copilot é treinado em toda a base de conhecimento da sua equipa, incluindo tickets de suporte anteriores, wikis internas e artigos do centro de ajuda. Isto permite-lhe fornecer rascunhos que não são apenas bem escritos, mas também tecnicamente precisos e no tom da sua empresa.

O eesel AI Copilot a gerar um rascunho de e-mail detalhado e contextualizado dentro de um help desk, uma funcionalidade-chave em comparação com a IA do Gmail no Workspace Labs.

Como começar a usar a IA do Gmail no Workspace Labs (e as suas limitações ocultas)

Obter acesso ao Workspace Labs pode parecer bastante fácil, mas existem algumas ressalvas importantes relacionadas com a privacidade de dados e funcionalidade que todas as equipas devem considerar antes de se inscreverem.

O processo de inscrição e os requisitos

Para aderir, basta ir à página inicial do Labs, iniciar sessão com a sua Conta Google e solicitar a participação numa experiência. Atenção, pode acabar numa lista de espera. Existem também algumas regras importantes: tem de ter mais de 18 anos e não está disponível para contas Google for Education. Além disso, o administrador do Google Workspace da sua empresa tem o poder de bloquear o acesso, pelo que poderá ter de falar primeiro com o seu departamento de TI.

Preocupações com a privacidade de dados que não pode ignorar

É aqui que a coisa se complica um pouco para uso empresarial. Escondida nos Termos de Serviço Adicionais de IA Generativa da Google, há uma cláusula que o deve fazer pensar duas vezes: "Não introduzirá qualquer informação pessoal ou sensível, incluindo nomes, números de telefone, moradas, e-mails ou datas de nascimento."

Leia isso novamente. Para quase qualquer e-mail de negócios do mundo real, esta regra é impossível de seguir. Pense nisso: suporte ao cliente, prospeção de vendas e até mensagens internas de RH incluem regularmente nomes, endereços de e-mail e outros detalhes que violariam tecnicamente estes termos. Isto torna a ferramenta difícil de usar para a maioria do trabalho profissional e pode colocar a sua empresa em risco se os funcionários começarem a usá-la com dados de clientes.

O problema do 'jardim murado'

Outra grande desvantagem é que o Gemini no Gmail opera dentro de um "jardim murado". Só consegue ver e usar informações da sua conta do Google Workspace, como os seus e-mails, Google Docs e calendário.

Para qualquer tipo de trabalho crítico para o negócio, este é um enorme ponto cego. A IA não consegue verificar o estado de uma encomenda de um cliente no Shopify, verificar um relatório de bug no Jira ou encontrar a política mais recente da empresa no Confluence. Tem apenas uma pequena peça do puzzle, o que realmente limita a sua utilidade a tarefas muito básicas e genéricas.

Um infográfico a explicar como o eesel AI se conecta a mais de 100 fontes, superando as limitações da IA do Gmail no Workspace Labs.

É aqui que uma plataforma dedicada como o eesel AI realmente se destaca. Foi construída para unificar todo o seu conhecimento instantaneamente, conectando-se a mais de 100 fontes que a sua equipa já utiliza. Pode comunicar com helpdesks como o Zendesk, wikis como o Confluence e até com os seus Google Docs existentes. Isto dá à IA a visão completa de que precisa para fornecer respostas genuinamente úteis e precisas para as suas equipas de suporte.

Preços do Google Workspace: Quanto custa ter a IA do Gmail no Workspace Labs

Embora possa experimentar algumas funcionalidades gratuitamente através do Workspace Labs, a suite completa de ferramentas de IA Gemini não é algo que possa comprar isoladamente. Está incluída em planos de subscrição específicos do Google Workspace. Para obter as funcionalidades de IA realmente poderosas, a sua organização precisa de ter um plano pago.

Aqui está uma visão rápida dos planos que incluem o Gemini:

Para desbloquear todo o poder da IA em toda a suite do Workspace (Docs, Sheets, Meet, etc.), a sua equipa precisa de subscrever o plano Business Standard ou superior para todos os utilizadores. Este preço por pessoa pode tornar-se caro rapidamente, especialmente se apenas certos departamentos, como o suporte ao cliente ou TI, forem os que realmente precisam das ferramentas de IA avançadas.

Esta é uma forma de pensar sobre os preços bastante diferente em comparação com uma ferramenta como o eesel AI, que se baseia no uso (quantas interações de IA tem por mês), e não em quantas pessoas estão na sua equipa. Este modelo permite-lhe dar à sua equipa de suporte uma IA poderosa sem ter de pagar por licenças para toda a sua empresa. O eesel AI também oferece planos mensais flexíveis que pode cancelar a qualquer momento, dando-lhe um nível de previsibilidade que muitas vezes é difícil de encontrar em grandes contratos empresariais.

Uma captura de ecrã da página de preços do eesel AI, que destaca um modelo baseado no uso como alternativa ao preço por utilizador da IA do Gmail no Workspace Labs.

Porque a sua equipa precisa de mais do que um assistente de e-mail inteligente

A IA do Gmail é uma ferramenta fantástica para realizar o seu próprio trabalho, mas simplesmente não foi desenhada para o mundo complexo e colaborativo de uma equipa moderna de suporte ou TI. No momento em que passa de uma tarefa de uma pessoa para uma equipa a tentar resolver o problema de um cliente, as lacunas tornam-se óbvias.

Vamos compará-los lado a lado:

Como pode ver, a diferença reside no propósito para o qual cada ferramenta foi construída. O eesel AI é uma plataforma desenvolvida especificamente para a automação de suporte. Dá-lhe controlo total para desenhar os seus próprios fluxos de trabalho, a capacidade de testar com confiança usando um motor de simulação, e uma IA que aprende com o seu ativo mais valioso: o seu histórico de conversas bem-sucedidas com clientes.

Um diagrama de fluxo de trabalho que mostra como o eesel AI automatiza o suporte ao cliente, uma funcionalidade mais avançada não encontrada na IA do Gmail no Workspace Labs.

IA do Gmail no Workspace Labs: Um ótimo começo para indivíduos, mas as equipas precisam de uma plataforma dedicada

A IA do Gmail no Workspace Labs oferece-nos uma visão emocionante de como a IA tornará as nossas caixas de entrada pessoais mais inteligentes. Funcionalidades como o 'Ajuda-me a escrever' e os resumos de conversas são genuinamente úteis para tarefas individuais e podem definitivamente poupar-lhe algum tempo todos os dias.

No entanto, quando se trata de trabalho crítico para o negócio, como o serviço ao cliente ou o suporte de TI, as limitações da plataforma são difíceis de ignorar. Os termos de privacidade de dados complicados, a abordagem de "jardim murado" à informação, a falta de automação real e os preços rígidos tornam-na uma escolha difícil para qualquer equipa que precise de fornecer ajuda rápida, precisa e consistente.

As equipas que procuram usar a IA para realmente resolver tickets, reduzir os seus tempos de resposta e manter os clientes satisfeitos precisam de uma plataforma que foi construída de raiz para essa tarefa específica.

Pronto para ver o que uma plataforma de IA realmente construída para equipas de suporte pode fazer? Inscreva-se gratuitamente no eesel AI e pode ter um agente de IA que aprende com todo o seu conhecimento e fica operacional em minutos, não em meses.