Um guia prático para automação no Confluence

Se a sua empresa utiliza o Confluence, provavelmente já conhece esta história. O que começa como uma base de conhecimento interna organizada e arrumada, lentamente transforma-se numa selva digital. As páginas ficam desatualizadas, as atualizações importantes ficam enterradas e parece que ninguém consegue encontrar o modelo certo para as suas notas de reunião. É um problema clássico de crescimento.

Para ajudar as equipas a controlar o caos, a Atlassian criou uma funcionalidade nativa chamada automação para o Confluence. Foi concebida para tratar das tarefas manuais e repetitivas que, se ignoradas, podem fazer com que a sua documentação interna fique fora de controlo.

Mas o que é que faz na realidade? E, igualmente importante, o que é que não consegue fazer? Este guia irá explicar-lhe o que é a automação do Confluence, para que serve, onde atinge os seus limites e como descobrir se é a ferramenta certa para a sua equipa.

O que é a automação para o Confluence?

A automação para o Confluence é uma funcionalidade incluída nos planos Premium e Enterprise que lhe permite criar fluxos de trabalho simples e automatizados. A forma mais fácil de pensar nisto é como um conjunto de instruções digitais a serem executadas em segundo plano para evitar que os seus espaços do Confluence se tornem uma confusão.

Todo o sistema é construído com base numa ideia simples de "Se Isto, Então Aquilo", que a Atlassian divide em três partes:

• Gatilhos: Este é o evento que inicia a automação. Pode ser algo como a publicação de uma nova página, a adição de um comentário ou até mesmo uma hora específica, como todas as segundas-feiras às 9h da manhã.

• Condições: Estes são os filtros pelos quais um evento tem de passar. Por exemplo, pode definir uma regra para ser acionada quando uma página é publicada, mas apenas se tiver a etiqueta "anúncio". Se não tiver essa etiqueta, nada acontece.

• Ações: Esta é a tarefa que a automação efetivamente realiza depois de o gatilho e as condições terem sido cumpridos. Pode ser qualquer coisa, desde enviar uma notificação para um canal do Slack, adicionar uma etiqueta à página ou arquivar conteúdo antigo.

No fundo, esta funcionalidade serve para gerir o seu conteúdo. Ajuda a que todos sigam os mesmos processos, mantém os seus documentos atualizados e liga os fluxos de trabalho a outras ferramentas da Atlassian, como o Jira.

Funcionalidades principais e casos de uso da automação para o Confluence

Então, para que é que as pessoas a estão realmente a usar? A ferramenta é bastante flexível, mas a maioria dos usos comuns resume-se a algumas tarefas principais.

Evitar que o seu conteúdo fique obsoleto

Uma das maiores dores de cabeça com qualquer base de conhecimento é que a informação envelhece. Páginas desatualizadas podem ser piores do que não ter páginas de todo. A automação do Confluence é bastante boa para configurar regras de organização simples para combater este decaimento de conteúdo.

Aqui ficam alguns exemplos práticos:

• Arquivar automaticamente qualquer página que não tenha sido alterada nos últimos 90 dias. Isto evita que a sua árvore de páginas fique cheia de coisas irrelevantes.

• Enviar um e-mail mensal agendado aos proprietários das páginas, dando-lhes um lembrete para reverem o seu conteúdo e verificarem a sua precisão.

• Adicionar uma etiqueta "precisa-de-revisão" a uma página sempre que um utilizador deixar um comentário, o que a assinala para que o autor a verifique.

Padronizar a forma como a sua equipa trabalha

A consistência é o que torna uma base de conhecimento verdadeiramente útil. A automação pode ajudá-lo a impor os padrões da sua equipa sem ter de estar constantemente a lembrar a todos as regras.

Por exemplo, pode configurar regras para:

• Publicar um conjunto padrão de páginas (como "Notas da Reunião", "Objetivos do Projeto" e "Retrospectiva") sempre que um novo espaço de projeto é criado.

• Criar automaticamente uma nova página a partir do seu modelo "Sincronização Semanal da Equipa" todas as segundas-feiras de manhã, para que esteja fresca e pronta para a equipa usar.

• Aplicar uma etiqueta "confidencial" e reforçar automaticamente as restrições da página sempre que uma página é criada com um título que contém palavras sensíveis.

Notificar equipas e conectar o trabalho

A automação também pode funcionar como um pequeno centro de comunicação, garantindo que as pessoas certas estão a par de tudo sem qualquer trabalho manual extra. Isto é uma grande ajuda para equipas que trabalham em diferentes departamentos.

Poderia criar regras que:

• Enviam uma mensagem para um canal específico do Slack ou do Microsoft Teams sempre que uma nova página é publicada no seu espaço "Anúncios da Empresa".

• Criam automaticamente um ticket no Jira quando alguém etiqueta uma página como "item-de-ação", garantindo que as tarefas das reuniões são efetivamente acompanhadas e atribuídas.

Manter a sua base de conhecimento limpa e organizada é uma grande vitória. Mas toda essa excelente documentação só tem valor se as pessoas a puderem usar para obter respostas e resolver problemas. É aí que entra em jogo uma ferramenta que consegue compreender e entregar esse conhecimento, como o eesel AI. Integra-se diretamente nos seus espaços bem mantidos do Confluence para dar aos funcionários ou clientes respostas instantâneas, transformando a sua documentação num especialista disponível 24/7.

Principais limitações da automação para o Confluence

Embora a automação integrada do Confluence seja útil para tarefas básicas, as equipas começam frequentemente a sentir-se limitadas à medida que as suas necessidades se tornam mais sofisticadas. Aqui estão algumas das barreiras mais comuns que as pessoas encontram.

Torna-se técnico, rapidamente

Regras simples são fáceis de criar, mas qualquer coisa para além do básico pode rapidamente tornar-se complicada, ou até impossível, sem alguma ajuda técnica.

Um exemplo perfeito disto veio de um utilizador nos fóruns da Comunidade Atlassian. Ele queria automatizar a criação de uma estrutura de página consistente para novos espaços de clientes. Acontece que não se pode usar valores inteligentes para dizer dinamicamente a uma nova página onde deve ficar. Isto significa que não se pode criar automaticamente uma estrutura aninhada como "Cliente > Projetos > Projeto A" sem intervir e fazê-lo manualmente.

A solução oficial da Atlassian? Usar a API REST do Confluence. Isto significa que precisa de um programador, o que de certa forma anula o propósito de uma funcionalidade sem código.

Limites de utilização rigorosos e escalões de preços

A automação é uma funcionalidade premium, por isso não está disponível nos planos Gratuito ou Standard do Confluence. Mesmo no plano Premium, está limitado a 1.000 execuções de regras por utilizador, por mês.

Pode parecer muito, mas o limite é partilhado por toda a sua equipa. Uma automação que é acionada por uma ação comum como "página criada" ou "comentário adicionado" pode esgotar esse limite surpreendentemente rápido se a sua equipa for ativa. À medida que cresce, pode dar por si a ter de desativar automações úteis apenas para se manter abaixo do limite mensal.

Gere o conteúdo, mas não o compreende

Esta é provavelmente a limitação mais importante a compreender: a automação para o Confluence é uma ferramenta de fluxo de trabalho, não uma ferramenta de conhecimento de IA.

É ótima a organizar, etiquetar e mover páginas com base em regras que define. O que não consegue fazer é ler e compreender as palavras reais nessas páginas. Não consegue responder a uma pergunta específica, resolver um ticket de suporte ao cliente ou dar-lhe um resumo de um plano de projeto de 10 páginas. Também não tem forma nativa de comunicar com help desks externos como o Zendesk ou o Freshdesk, por isso não pode atuar como um agente de suporte para os seus clientes.

Este é o problema exato que o eesel AI foi concebido para resolver. O eesel liga-se de forma segura à sua instância do Confluence, lê a sua documentação e usa esse conhecimento para:

• Alimentar um bot de Chat Interno com IA no Slack ou Teams que dá aos funcionários respostas instantâneas e precisas às suas perguntas.

• Executar um Agente de IA dentro do seu help desk para resolver automaticamente tickets de clientes usando informação dos seus documentos internos.

• Fornecer um Copiloto de IA que redige respostas alinhadas com a marca para os seus agentes humanos, ajudando-os a responder mais rápido e de forma mais consistente.

Preços da automação para o Confluence

Como mencionámos, a automação para o Confluence está incluída apenas nos planos Premium e Enterprise. A principal diferença entre eles é o número de execuções de regras que obtém por mês.

Aqui está um resumo rápido com base nos preços atuais do Confluence da Atlassian:

Plano	Preço (por utilizador/mês)	Execuções de Regras de Automação
Gratuito	0 $ (até 10 utilizadores)	10 por mês (total)
Standard	~5,16 $	100 por mês (total)
Premium	~9,73 $	1.000 por utilizador, por mês
Enterprise	Personalizado (faturado anualmente)	Ilimitado

Colocar o seu conhecimento organizado do Confluence a trabalhar com o eesel AI

A conclusão aqui é bastante simples: use a Automação do Confluence para aquilo em que é boa, que é a organização interna. Depois, use uma ferramenta como o eesel AI para colocar todo esse conhecimento bem organizado a trabalhar de facto.

Enquanto a ferramenta do Confluence se foca em fluxos de trabalho internos, o eesel AI foi construído para ser o motor de entrega do seu conhecimento. É completamente self-service, para que possa começar a usar em minutos sem ter de falar com um representante de vendas. Também unifica todo o conhecimento da sua empresa, extraindo informação não só do Confluence, mas também do Google Docs, de tickets passados e de dezenas de outras aplicações.

O melhor de tudo é que o eesel AI tem um poderoso modo de simulação que lhe permite testar o seu desempenho em milhares dos seus tickets de suporte passados antes de o ativar para os clientes. Isto dá-lhe uma forma sem riscos de ver exatamente quanto tempo e dinheiro irá poupar, mostrando-lhe um claro retorno do investimento que uma simples ferramenta de fluxo de trabalho não consegue proporcionar.

Este vídeo oferece um mergulho profundo na criação de automações no Atlassian Confluence para otimizar o seu fluxo de trabalho.

Pronto para transformar a sua documentação do Confluence no seu agente de suporte mais eficaz? Pode experimentar o eesel AI gratuitamente.

Considerações finais

A automação para o Confluence é uma ferramenta genuinamente útil para qualquer equipa que tente pôr alguma ordem na sua base de conhecimento. Está no seu melhor quando está a padronizar processos e a tratar das tarefas repetitivas que mantêm a sua documentação limpa e fiável.

Mas os seus limites em complexidade técnica, limites de utilização e, mais importante, a sua incapacidade de compreender o conteúdo significam que fica aquém de ser uma verdadeira ferramenta de entrega de conhecimento. Pode organizar a sua biblioteca, mas não consegue ler os livros por si.

Para isso, precisa de um tipo diferente de ferramenta. As duas devem ser vistas como parceiras: assim que a automação do Confluence o ajudar a organizar o seu conhecimento, o passo lógico seguinte é torná-lo útil com uma plataforma como o eesel AI. Ao combiná-las, pode entregar respostas instantâneas e precisas às pessoas que precisam delas, quer sejam funcionários no Slack ou clientes no seu help desk.