Zendeskメールへの返信方法：2026年完全ガイド

メールは依然としてカスタマーサポートのバックボーンです。チャットボットやメッセージングアプリがあらゆるところにあるにもかかわらず、ほとんどの顧客はヘルプが必要な場合にメールを送信することを好みます。Zendeskを使用してこれらの会話を管理している場合、メールの返信がどのように機能するか（そして適切に設定する方法）を理解することで、スムーズなサポートエクスペリエンスとフラストレーションのたまるエクスペリエンスの違いが生まれる可能性があります。

このガイドでは、Zendeskメールの返信について知っておく必要のあるすべてのことを説明します。基本的な設定から高度なMail API（メールAPI）コマンドまで、受信メールの処理、公開コメントと非公開コメントの管理、さらには応答の自動化の方法を学びます。Zendeskを初めて設定する場合でも、既存の構成のトラブルシューティングを行う場合でも、このガイドが役立ちます。

開始するために必要なもの

メールの設定に入る前に、次のものがあることを確認してください。

• Zendesk Supportアカウント（Teamプラン以上）
• メール設定を構成するための管理者アクセス
• サポートメールアドレス（Zendeskホストまたは独自のカスタムドメイン）
• メールヘッダーの基本的な理解（役立ちますが必須ではありません）
• 外部メールアドレスを接続している場合は、DNSアクセス

Support Teamプランを使用している場合は、メールのチケット発行、トリガー、および自動化にアクセスできます。Suiteプランには不可欠なAI機能が含まれており、高度なAI機能はアドオンとして利用できます。

Zendeskメールの返信の仕組み

顧客がサポートアドレスにメールを送信すると、舞台裏で次のことが起こります。

1. メールがチケットになる：受信メールはZendeskで自動的にチケットを作成します。
2. 通知が発火する：トリガーはサポートスタッフにメール通知を送信します。
3. 返信がスレッド化される：誰かが返信すると、会話は1つのチケットに整理されたままになります。
4. ステータスの更新が流れる：エージェントが返信したり、チケットを解決したり、他の自動化されたアクションをトリガーしたりすると、顧客は通知を受け取ります。

Zendeskのメールチャネルは、2種類の通知を処理します。新しいチケットが届いたり、顧客が既存のチケットを更新したりすると、受信通知がサポートスタッフに送信されます。エージェントが返信したり、チケットを解決したり、他の自動化されたアクションをトリガーしたりすると、送信通知が顧客に送信されます。

メール通知は、トリガーと自動化によって強化されています。トリガーは、チケットが作成または更新されたときにすぐに発火します。自動化は、保留中の時間が長すぎるチケットをチェックするなど、スケジュールに基づいて実行されます。どちらも、定義した条件に基づいてメール通知を送信できます。

1つの重要な概念：プレースホルダー。これらは、メールの送信時に実際のデータが入力される動的なフィールド（{{ticket.requester.name}}のように二重中括弧で囲まれています）です。これにより、すべてのシナリオに対してカスタムコードを作成しなくても、自動化されたメッセージをパーソナライズできます。

メールチャネルの設定

ステップ1：メール設定へのアクセス

**Admin Center（管理センター）> Channels（チャネル）> Talk and email（トークとメール）> Email（メール）**に移動します。これは、メール関連のすべての構成のコントロールセンターです。

インターフェースには、現在のサポートアドレス、メール認証ステータス、およびさまざまなメール処理オプションが表示されます。変更を加える前に、レイアウトをよく理解してください。

ステップ2：サポートメールアドレスの追加

サポートメールには2つのオプションがあります。

オプションA：Zendeskホストのアドレス

• DNS構成なしで迅速にセットアップ
• 形式：support@yoursubdomain.zendesk.com
• テストまたは小規模チームに最適

オプションB：外部メールアドレス

• 独自のドメインを使用（support@yourcompany.com）
• 認証にはDNS構成が必要
• 顧客にとってよりプロフェッショナルに見える

外部アドレスを追加するには、**Add address（アドレスを追加）**をクリックし、**Add your existing email address（既存のメールアドレスを追加）**を選択します。ドメインプロバイダーを通じて、所有権を確認し、SPF、DKIM、およびDMARCレコードを構成する必要があります。Zendeskは、追加する特定のDNSレコードを提供します。

ステップ3：メール転送の構成

外部アドレスの場合は、メールサーバーからZendeskにメールを送信する転送ルールを設定します。正確な手順はメールプロバイダー（Google Workspace、Microsoft 365など）によって異なりますが、一般的なプロセスは次のとおりです。

1. メール管理コンソールで転送ルールを作成する
2. 一意のZendeskメールアドレスをポイントする
3. テストメールを送信して、転送が機能することを確認する

セットアップ後、Email settings（メール設定）ページで認証ステータスを確認します。緑色のチェックマークは、DNSレコードが正しく構成されていることを意味します。黄色または赤色のインジケーターは、メールがバウンスしたり、スパムフォルダーに届いたりする可能性があることを意味します。

ステップ4：パーソナライズされたメール返信の設定

パーソナライズされたメール返信には、Reply From（返信元）アドレスにエージェントの名前が含まれます。「Support support@company.com」の代わりに、顧客には「Claire from Support support@company.com」と表示されます。

これを有効にするには：

1. Admin Center（管理センター）で、**Channels（チャネル）> Talk and email（トークとメール）> Email（メール）**に移動します。
2. **Personalized email replies（パーソナライズされたメール返信）**ボックスをオンにします。
3. 変更を保存します。

これは、Zendeskアドレスと外部ドメインの両方で機能します。ワイルドカードメールアドレスが構成されている場合も機能します。メールパススルー（元のメールヘッダーを保持）を有効にすると、パーソナライズされた返信が上書きされることに注意してください。

Reply-Toヘッダーの理解

ここで、メールは技術的になります。Zendeskがメールを受信すると、Reply-Toヘッダーを見て誰が送信したかを判断します。これは、Reply-ToがFromフィールドよりも優先されるため重要です。

RFC 5322（メール標準）によると、Reply-Toヘッダーが存在する場合、応答はFromアドレスではなくそのアドレスに送信される必要があります。Zendeskはこの標準に従います。Reply-ToがFromと異なるメールを誰かが送信した場合、ZendeskはReply-Toをチケットリクエスターとして使用します。

なぜこれが重要なのでしょうか？一部のメールサーバーとマーケティングプラットフォームは、Reply-Toヘッダーを自動的に設定します。顧客がニュースレターをサポートアドレスに転送した場合、Zendeskはチケットを転送した顧客ではなく、ニュースレターサービスに帰属させる可能性があります。

チケットが間違った会話にスレッド化されたり、間違ったユーザーに帰属したりする場合は、Reply-Toヘッダーの不一致が一般的な原因です。これらの問題を診断するには、チケットの元のメールヘッダーを確認してください。

公開コメントと非公開コメントの管理

すべてのメール返信が同じように作成されるわけではありません。Zendeskでは、コメントは公開（顧客に表示される）または非公開（エージェントのみの内部メモ）のいずれかになります。それぞれがいつ発生するかを理解することは、プロフェッショナルなコミュニケーションを維持するために重要です。

返信が非公開になる場合

メールの返信は、いくつかのシナリオで非公開コメントになります。

• リクエスターが直接の受信者ではない場合に、「全員に返信」ではなく「返信」を使用する
• チケットにいない人からのサードパーティの返信（自動的にCCとして追加されません）
• エージェントの設定で「メールによるエージェントのコメントはデフォルトで公開」が無効になっている場合
• Mail API（メールAPI）コマンドで#noteまたは#privateを使用する場合

返信が公開になる場合

デフォルトでは、ほとんどのメール返信は公開コメントになります。

• チケット通知に返信するエンドユーザー
• 全員に返信を使用するエージェント
• チケットのCCが返信する場合（設定で許可されている場合）

Mail API（メールAPI）コマンドの使用

ZendeskのMail API（メールAPI）を使用すると、メール内の特別なコマンドを使用してコメントの表示を制御できます。これらをメール本文の先頭に配置します。

• #public - コメントを強制的に公開します（デフォルトが非公開の場合に便利です）。
• #note または #private - 内部メモを作成します。
• #public false - コメントを非公開にします。

たとえば、受信箱から作業しているエージェントが内部メモを追加する場合：

#note

顧客は遅延について不満を持っているようです。これを優先し、少額のクレジットを提供することを検討しましょう。

これにより、エージェントのみが表示できる非公開コメントが作成され、内部ディスカッションが顧客向けのコミュニケーションから分離されます。

トリガーを使用したメール返信の自動化

トリガーは、Zendeskのメール自動化のエンジンです。チケットイベントを監視し、定義した条件に基づいてアクションを発火させます。Zendeskのほとんどのメール通知は、トリガーから送信されます。

デフォルトのメールトリガー

Zendeskには、メール通知用のいくつかの事前構築されたトリガーが付属しています。

• Notify requester of received request（受信したリクエストのリクエスターに通知） - 最初の「メールを受け取りました」確認を送信します。
• Notify requester of comment update（コメントの更新をリクエスターに通知） - エージェントが公開コメントを追加すると返信を送信します。
• Notify requester of solved request（解決されたリクエストのリクエスターに通知） - 解決通知を送信します。
• Notify group of assignment（割り当てられたグループに通知） - チケットがグループに割り当てられるとエージェントに警告します。

これらのトリガーを変更したり、新しいトリガーを作成したりできます。メール自動化の主要なアクションは次のとおりです。

• Email user（ユーザーにメールを送信） - 特定のユーザーに送信します。
• Email group（グループにメールを送信） - グループのすべてのメンバーに送信します。
• Email external（外部にメールを送信） - Zendeskの外部のアドレスに送信します。

メールでのプレースホルダーの使用

プレースホルダーを使用すると、自動化されたメールがパーソナルに感じられます。一般的なものには次のものがあります。

• {{ticket.requester.name}} - 顧客の名前
• {{ticket.id}} - チケット番号
• {{ticket.comments_formatted}} - チケットの会話履歴
• {{ticket.status}} - 現在のチケットステータス

たとえば、「リクエスト受付」メールには次のように記載されている場合があります。

「こんにちは{{ticket.requester.name}}様、お問い合わせありがとうございます。リクエスト（#{{ticket.id}}）を受け取りました。24時間以内にご連絡いたします。」

ベストプラクティス：非常に具体的な理由がない限り、デフォルトの通知トリガーを無効にしないでください。これらのトリガーは、顧客とのコミュニケーションループを維持します。そのループを壊すと、誰もが混乱します。

AI搭載のメール自動化の代替手段

ZendeskはネイティブのAI機能を提供していますが、検討する価値のある別のアプローチがあります。eesel AIでは、既存のサポートデータから学習し、段階的な自律性に焦点を当ててメール応答を処理するAIチームメイトを構築しました。

従来のAIツールは、多くの場合、ブラックボックスとして機能します。オンにして、最善の結果を期待します。私たちのアプローチでは、AIを新しい従業員のように扱います。まず、エージェントがレビューするための返信を下書きすることから始めます。それが証明されたら、完全に自律的に会話を処理するまで、より多くの責任を与えることができます。

eesel AIがメールでどのように機能するか

当社のAIエージェントは、Zendesk（およびFreshdesk、Intercom、Jiraなどの他のヘルプデスク）と直接統合されます。以下から学習します。

• 過去のチケットの返信
• ヘルプセンターの記事とドキュメント
• 定型応答とマクロ
• ConfluenceやGoogleドキュメントなどの接続された知識ソース

複雑なルールを構成する代わりに、平易な英語で必要なものを記述します。たとえば、「50ドル未満の払い戻しリクエストは自動的に処理しますが、それを超えるものはすべて人間の担当者にエスカレーションします。」AIはこれらの指示を理解し、それに従います。

段階的なロールアウトアプローチ

お客様が特に高く評価している機能の1つは、ライブになる前にテストできることです。過去の数千件のチケットでシミュレーションを実行して、AIがどのように応答したかを正確に確認できます。解決率を測定し、知識のギャップを特定し、実際の顧客との会話に触れる前にAIの動作を調整します。

ライブになったら、範囲を制御します。簡単なFAQ応答から始めます。注文の検索に拡張します。最終的には、複雑なトラブルシューティングを処理します。AIは、事前に決定されたタイムラインではなく、実際のパフォーマンスに基づいてレベルアップします。

料金比較

5人以上のエージェントのチームの場合、フラットレートの料金設定は、エージェントごとの料金に加えて自動解決料金よりも予測しやすいことがよくあります。

メール自動化のAIオプションを評価する場合は、構成重視のアプローチと、チームと共に学習および成長するチームメイトモデルのどちらを好むかを検討してください。どちらも、チームのワークフローと技術的な快適さのレベルに応じて、適切な場所があります。

一般的なメール返信の問題と解決策

適切に設定しても、メールの問題は発生します。簡単なトラブルシューティングガイドを次に示します。

メールが間違ったチケットにスレッド化される

• 一致する件名または参照IDを確認します。
• 元のメールのReply-Toヘッダーを確認します。
• 特定のアドレスのメールスレッドを無効にすることを検討してください。

コメントが公開されるはずなのに非公開として表示される

• 「メールによるエージェントのコメントはデフォルトで公開」が有効になっていることを確認します。
• エージェントが全員に返信ではなく返信を使用しているかどうかを確認します。
• メール内のMail API（メールAPI）コマンドを確認します。

外部メール認証の失敗

• SPF、DKIM、およびDMARCレコードが正しく構成されていることを確認します。
• DNSの変更が伝播されていることを確認します（24〜48時間かかる場合があります）。
• 転送ルールがアクティブで、正しいアドレスを指していることを確認します。

顧客が通知を受信しない

• まずスパムフォルダーを確認します。
• トリガーがアクティブで、条件が満たされていることを確認します。
• チケットイベントでメール抑制リストまたはバウンスを探します。

疑わしい場合は、ZendeskのEmail channel（メールチャネル）ドキュメントとコミュニティフォーラムが、特定のエラーメッセージとエッジケースに関する優れたリソースです。

今すぐZendeskメールの返信をマスターしましょう

Zendeskでメールの返信を管理するための確固たる基盤ができました。メールチャネルのワークフローの理解から、パーソナライズされた返信の構成、Mail API（メールAPI）コマンドの使用まで、最も一般的なシナリオに対処する準備ができています。

重要なポイント：

• Zendeskのメールはチケット中心です。すべてのメールは追跡可能なチケットになります。
• トリガーと自動化は、メール通知を強化します。
• 公開コメントと非公開コメントは、返信方法、設定、およびMail API（メールAPI）コマンドによって異なります。
• テストと段階的なロールアウトにより、顧客向けのミスを防ぎます。

メールワークフローにAI自動化を追加する場合は、オプションがあることを忘れないでください。ZendeskのネイティブAI機能は、すでにエコシステムにいる場合はシームレスに統合されます。シミュレーションテストと段階的な自律性を備えたチームメイトアプローチについては、eesel AIのAIエージェントがZendeskと統合されており、検討する価値があるかもしれません。

いずれにせよ、基本から始めましょう。メールチャネルを正しく構成し、返信の仕組みを理解し、そこから構築します。確固たる基礎があれば、他のすべてが簡単になります。