Ein ehrlicher Blick auf Notion Enterprise Search: Funktionen, Preise und Alternativen

Seien wir ehrlich, Teams lieben Notion. Es ist dieser flexible, allumfassende Arbeitsbereich, der gleichzeitig Ihr Firmen-Wiki, Ihre Projektmanagement-Zentrale und Ihr persönliches Notizbuch sein kann. Aber jeder, der es länger als ein paar Wochen benutzt hat, ist auf das große, offensichtliche Problem gestoßen: Etwas zu finden, kann eine echte Qual sein.

Ich habe neulich durch Reddit gescrollt und gesehen, wie ein Nutzer die Suchfunktion als schlichtweg „grauenhaft“ beschrieben hat.

Reddit

Das hat einen Nerv getroffen. Es ist eine frustrierend häufige Erfahrung. Wichtige Dokumente, Projekt-Updates und jene entscheidenden Antworten, von denen Sie wissen, dass sie jemand aufgeschrieben hat, werden unter endlosen Schichten von Seiten und Datenbanken begraben. Ihr Team verschwendet wertvolle Zeit damit, nach Informationen zu graben, oder, noch schlimmer, erledigt Arbeit erneut, die bereits getan wurde.

Notions Antwort auf dieses Chaos ist Notion Enterprise Search, eine KI-gestützte Funktion, die verspricht, eine zentrale Informationsquelle für Ihr Team zu schaffen. Aber ist es das Wundermittel, das es zu sein vorgibt? Dieser Beitrag gibt Ihnen einen unkomplizierten, sachlichen Einblick, was Notion Enterprise Search tatsächlich leistet, was es wirklich kostet und wie es im Vergleich zu anderen, flexibleren Tools auf dem Markt abschneidet.

Was genau ist Notion Enterprise Search?

Im Kern ist Notion Enterprise Search ein KI-Tool, das entwickelt wurde, um das gesamte Wissen Ihres Unternehmens zusammenzuführen. Das große Versprechen dabei ist, dass es weit mehr kann, als Ihnen nur eine Liste von Links zu geben. Anstatt Sie nur auf ein Dokument zu verweisen und Sie zu zwingen, das Ganze zu lesen, durchsucht es Ihren gesamten Notion-Workspace und alle Drittanbieter-Apps, die Sie verbunden haben, um direkte, zusammengefasste Antworten zu liefern, komplett mit Links zurück zum Quellenmaterial.

In einer perfekten Welt würde dies all Ihre verstreuten Informationen in eine Wissensdatenbank verwandeln, die Sie tatsächlich nutzen können. Notion hebt einige Schlüsselfunktionen hervor, um dies zu ermöglichen:

• KI-Konnektoren, die eine Verbindung zu Tools herstellen, die Ihr Team wahrscheinlich bereits verwendet, wie Slack und Google Drive.

• KI-generierte Antworten und ein „Research Mode“ zum schnellen Erstellen detaillierter Berichte.

• Inhaltssuche, die tatsächlich den Text in PDFs und anderen hochgeladenen Dateien lesen kann.

Aber hier ist der Haken, und er ist groß: Dies ist keine einfache Funktion, die Sie zu einem beliebigen Plan hinzufügen können. Sie ist direkt in die teuersten Abonnementstufen von Notion integriert. Das zwingt Sie zu einer schwierigen Entscheidung: Ist eine bessere Suchfunktion einen enormen Anstieg Ihrer monatlichen Rechnung wert?

Ein genauerer Blick auf die Funktionen von Notion Enterprise Search

Für Teams, die bereits im Notion-Ökosystem leben und atmen (und über ein solides Budget verfügen), ist der Funktionsumfang ziemlich überzeugend. Es kann Informationen wirklich so zentralisieren, dass die Arbeitsweise aller beschleunigt wird. Schauen wir uns an, was Sie tatsächlich für Ihr Geld bekommen.

Suchen Sie mit KI-Konnektoren in anderen Apps

Das Hauptverkaufsargument von Notion Enterprise Search ist die Fähigkeit, über Ihre Notion-Seiten hinauszuschauen. Sie können es mit Tools wie Slack, Google Drive, Jira und Microsoft Teams verbinden. Das bedeutet, Sie könnten theoretisch eine bestimmte Slack-Konversation oder das eine Google Doc aus dem letzten Quartal direkt über die Suchleiste in Notion finden.

Der Vorteil liegt auf der Hand: ein Ort, um nach fast allem zu suchen. Aber das hat einen eingebauten Nachteil. Ihre Suche ist vollständig auf die Integrationen beschränkt, die Notion entscheidet zu entwickeln und zu unterstützen. Wenn Ihr Team auf andere wichtige Tools für den Kundensupport, die Technik oder den Vertrieb angewiesen ist, bleibt all dieses Wissen unzugänglich und für Ihre Suche unsichtbar.

Erhalten Sie KI-gestützte Antworten und nutzen Sie den Research Mode

Anstatt nur eine Datei zu finden, ist die Idee, dass Notion AI Informationen zusammensetzen kann, um Ihnen eine direkte Antwort zu geben. Sie könnten so etwas fragen wie: „Was war die endgültige Entscheidung zur Marketingkampagne für Q3?“ und es sollte den Kontext aus Besprechungsnotizen und Projektdokumenten ziehen, um Ihnen eine schnelle Zusammenfassung zu geben.

Es hat auch einen „Research Mode“, der detaillierte Berichte erstellen kann, indem er Informationen aus Ihren verbundenen Apps und dem Web abruft. Sie könnten es zum Beispiel bitten, ein Projekt-Update durch einen Blick auf die neuesten Jira-Tickets zu erstellen oder eine Wettbewerbsanalyse auf der Grundlage Ihrer internen Dokumente und dessen, was es online finden kann, zu entwerfen.

Das klingt zwar großartig, aber einige Benutzer haben darauf hingewiesen, dass dieser Fokus auf bezahlte KI-Funktionen anscheinend auf Kosten der Verbesserung der einfachen, nicht-KI-gestützten Suche ging. Im Grunde wird eine Paywall vor das gestellt, was viele als eine grundlegende Funktion jeder guten Wissensdatenbank betrachten würden.

Sichern Sie Ihre Daten mit Berechtigungen

Natürlich müssen Sie bei der Verknüpfung all Ihrer Unternehmensdaten an die Sicherheit denken. Notion scheint diesen Teil gut zu handhaben und gibt an, dass seine KI-Suche alle bestehenden Berechtigungen respektiert, die Sie festgelegt haben. Wenn Sie also keinen Zugriff auf ein privates Dokument in Google Drive haben, wird es auch nicht in Ihren Notion-Suchergebnissen angezeigt. So einfach ist das.

Die Funktion ist auch durch Sicherheitsstandards wie SOC 2 und ISO 27001 abgedeckt. Für Kunden des obersten Enterprise-Plans bietet Notion eine Null-Datenaufbewahrung bei seinen KI-Partnern (wie OpenAI). Das bedeutet, dass Ihre sensiblen Unternehmensdaten nicht zum Trainieren ihrer KI-Modelle verwendet werden, was für die meisten großen Unternehmen eine nicht verhandelbare Sicherheitsgarantie ist.

Die wahren Kosten: Preise für Notion Enterprise Search

Also gut, hier wird es etwas kompliziert. Notion Enterprise Search ist nichts, was Sie einzeln kaufen oder zu Ihrem aktuellen Plan hinzufügen können. Sie können es nicht mit den Free- oder Plus-Plänen erhalten. Der Zugang ist ausschließlich an die teuersten Stufen gebunden, was es zu einer Alles-oder-Nichts-Entscheidung macht.

Die Preispläne im Detail

Um an Enterprise Search zu gelangen, müssen Sie sich für einen von zwei Plänen anmelden:

• Business-Plan: Dies ist der Einstiegspunkt. Er kostet 20 $ pro Benutzer und Monat (bei jährlicher Zahlung). Für ein kleines Team von 20 Personen sind das bereits 4.800 $ pro Jahr.

• Enterprise-Plan: Dies ist die „Kontaktieren Sie uns für ein Angebot“-Stufe. Das bedeutet in der Regel individuelle (und viel höhere) Preise, obligatorische Verkaufsdemos und langfristige Verträge, aus denen man nur schwer wieder herauskommt.

Dieser gebündelte Ansatz bedeutet, dass Sie, wenn Sie hauptsächlich eine bessere Suche benötigen, gezwungen sind, für eine ganze Reihe von Unternehmensfunktionen zu bezahlen, die Sie möglicherweise nicht nutzen, wie SAML SSO oder ein detailliertes Audit-Log.

Es ist auch erwähnenswert, dass Notion alle seine KI-Funktionen, einschließlich Enterprise Search, direkt in diese Pläne integriert hat. Das alte Modell des KI-Add-ons ist verschwunden, sodass Sie nicht auswählen können.

Einschränkungen von Notion Enterprise Search und eine flexiblere Alternative

Obwohl es schön klingt, alles in einem integrierten System zu haben, bedeutet dies oft, dass man Kompromisse bei Flexibilität, Kosten und allgemeiner Funktionalität eingehen muss. Für viele Teams sind diese Kompromisse es einfach nicht wert.

Das Problem der Anbieterabhängigkeit (Vendor Lock-in)

Wenn Sie sich voll und ganz auf Notion Enterprise Search einlassen, legen Sie das „Gehirn“ Ihres Unternehmens im Wesentlichen in eine einzige Plattform. Dies macht Sie unglaublich abhängig von Notions Produkt-Roadmap, deren Preisänderungen und deren kurzer Liste von Integrationen. Wenn sie sich entscheiden, die Preise im nächsten Jahr zu erhöhen oder die Unterstützung für eine Integration einzustellen, die Ihr Team täglich nutzt, sitzen Sie in der Falle.

Diese Infografik veranschaulicht, wie eine dedizierte KI-Schicht sich mit mehreren Wissensquellen verbinden kann und eine flexiblere Alternative zu Notion Enterprise Search bietet.

Ein modernerer Ansatz besteht darin, eine dedizierte, interoperable KI-Schicht zu verwenden, die über allen Ihren Tools liegt. Plattformen wie eesel AI sind speziell dafür entwickelt worden. Es verbindet sich mit allem, was Ihr Team bereits verwendet, sei es Notion, Confluence, Zendesk oder Slack. Es verbessert Ihren aktuellen Arbeitsablauf, ohne Sie zu einer kostspieligen Plattformmigration zu zwingen oder Sie an das Ökosystem eines einzigen Unternehmens zu binden.

Die versteckten Kosten einer komplexen Einrichtung

Enterprise-Software bringt oft eine Menge versteckter Arbeit mit sich. Der Einstieg in die Top-Pläne von Notion kann lange Verkaufsgespräche, eine knifflige Konfiguration und die Notwendigkeit, jemanden in Ihrem Team für die Verwaltung abzustellen, beinhalten.

Dieser Screenshot zeigt den eesel AI Simulationsmodus, der es Teams ermöglicht, seine Wirksamkeit mit vergangenen Daten zu testen, bevor die vollständige Implementierung erfolgt. Dies unterstreicht eine risikofreie Einrichtung im Gegensatz zu komplexen Enterprise-Tools.

Im Gegensatz dazu ist ein Tool wie eesel AI so konzipiert, dass es kinderleicht ist. Sie können sich anmelden, Ihre Wissensquellen mit wenigen Klicks verbinden und haben in Minuten, nicht Monaten, einen funktionierenden KI-Assistenten bereit. Es verfügt sogar über einen leistungsstarken Simulationsmodus, mit dem Sie sicher testen können, wie es Tausende Ihrer früheren Support-Tickets beantwortet hätte, bevor Sie es jemals einem Kunden zeigen. So können Sie den echten Wert sehen und sein Verhalten anpassen, was den gesamten Prozess völlig risikofrei macht.

Wie die Preisgestaltung pro Nutzer das Wachstum bestraft

Notions Preisgestaltung pro Nutzer ist in der Softwarewelt ziemlich Standard, hat aber einen großen Nachteil: Sie bestraft Sie für das Wachstum Ihres Teams. Wenn Sie mehr Mitarbeiter einstellen, steigt Ihre Notion-Rechnung immer weiter an, was schnell aus dem Ruder laufen kann.

Die eesel AI Preisseite zeigt ein transparentes, nutzungsbasiertes Modell, das wachsende Teams unterstützt, im Gegensatz zur nutzerbasierten Preisgestaltung von Notion Enterprise Search.

Ein besserer Ansatz ist es, die Kosten an den tatsächlichen Nutzen zu koppeln, den Sie erhalten. Die Preisgestaltung von eesel AI ist transparent und vorhersehbar, da sie auf der Nutzung basiert (wie viele KI-Interaktionen Sie pro Monat haben), nicht darauf, wie viele Personen in Ihrem Team sind. Dieses Modell unterstützt wachsende Teams tatsächlich, anstatt sie dafür zu bestrafen. Außerdem behalten Sie mit flexiblen monatlichen Plänen, die Sie jederzeit kündigen können, die volle Kontrolle über Ihr Budget und sind nicht in einem restriktiven Jahresvertrag gefangen, nur um die benötigten Funktionen zu erhalten.

Sollten Sie Notion Enterprise Search verwenden?

Was ist das Fazit? Notion Enterprise Search ist ein anständiges Werkzeug für Unternehmen, die bereits stark in das Notion-Ökosystem investiert sind und das Budget haben, sich die Premium-Pläne zu leisten. Für diese Teams bietet es eine bequeme Möglichkeit, die Suche für einige beliebte Apps unter einem Dach zu vereinen.

Für die meisten Teams machen jedoch die hohen Kosten, die Anbieterabhängigkeit und das gebündelte Alles-oder-Nichts-Paket es zu einer wirklich restriktiven Wahl. Eine Kernfunktion wie eine gute Suche sollte nicht hinter dem teuersten Abonnement als Geisel gehalten werden.

Für Unternehmen, die Wert auf Flexibilität legen, die Kosten angemessen halten wollen und Wissen über alle ihre Tools hinweg vereinheitlichen müssen, ist eine dedizierte, tool-agnostische Plattform eine viel klügere und nachhaltigere Investition.

Vereinheitlichen Sie Ihr Wissen, ohne gefangen zu sein

eesel AI bietet Ihnen eine leistungsfähigere und flexiblere Möglichkeit, das gesamte Wissen Ihres Unternehmens zusammenzuführen. Es verbindet sich nahtlos mit allen Tools, die Ihr Team bereits gerne nutzt (einschließlich Notion) und ist in wenigen Minuten einsatzbereit. Geben Sie Ihrem Team die sofortigen, genauen Antworten, die es braucht, um seine beste Arbeit zu leisten – genau dort, wo es bereits arbeitet.

Bereit zu sehen, wie es funktioniert? Testen Sie eesel AI kostenlos oder buchen Sie eine kurze Demo, um mehr zu erfahren.