Der ultimative Leitfaden zur Verwaltung Ihres Gorgias-E-Mail-Supports

Wenn Sie eine E-Commerce-Marke führen, ist Ihr Helpdesk praktisch die Kommandozentrale. Und für viele ist Gorgias die Plattform, die das Sagen hat, wobei E-Mail der Hauptkommunikationskanal ist. Hier beantworten Sie Fragen, lösen Probleme und bauen hoffentlich eine dauerhafte Kundenloyalität auf.

Aber einfach nur alle E-Mails an einem Ort zu haben, ist noch nicht die ganze Geschichte. Um einen wirklich großartigen Service zu bieten, müssen Sie diesen Kanal gut verwalten. Dieser Leitfaden führt Sie durch die Grundlagen Ihres Gorgias-E-Mail-Supports. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ihn richtig einrichten, die Gorgias-eigenen Tools effektiv nutzen und die Funktionen mit fortschrittlichen KI-Optionen weiter ausbauen können.

Was ist Gorgias-E-Mail-Support?

Gorgias-E-Mail-Support ist viel mehr als nur ein schicker Posteingang. Es ist ein System, das von Grund auf für E-Commerce-Unternehmen entwickelt wurde. Seine Hauptaufgabe besteht darin, jede Kunden-E-Mail in einem einzigen, gemeinsamen Helpdesk zusammenzuführen, damit Ihr Team nicht mehr zwischen verschiedenen Posteingängen und Browser-Tabs hin- und herspringen muss.

Der eigentliche Vorteil liegt jedoch in der Kommunikation mit Ihrem Shop. Gorgias lässt sich direkt in Plattformen wie Shopify, BigCommerce und Magento integrieren. Das bedeutet: Wenn eine E-Mail in Ihrer Warteschlange landet, sehen Ihre Agenten die gesamte Bestellhistorie des Kunden, Versandinformationen und frühere Chats direkt neben der Nachricht. Dieser Kontext macht den entscheidenden Unterschied und verwandelt eine generische Antwort in ein persönliches und hilfreiches Gespräch – etwas, das Ihr alter Gmail- oder Outlook-Posteingang niemals leisten könnte.

So richten Sie die Gorgias-E-Mail-Integration ein

Die Verknüpfung Ihrer E-Mail mit Gorgias ist der erste echte Schritt zu einem besser organisierten Arbeitsalltag. Gorgias bietet Ihnen dafür verschiedene Möglichkeiten, und welche Sie wählen, hängt in der Regel von Ihrem Tarif und dem E-Mail-Aufkommen ab.

Nutzung direkter Integrationen für Gorgias-E-Mail

Wenn Sie einen Gorgias Basic- oder Pro-Tarif nutzen und Ihr Team weniger als 500 E-Mails pro Tag versendet, sind die direkten Integrationen für Gmail und Outlook Ihre besten Freunde. Dies ist der einfachste Weg für den Einstieg und erfordert meist nur wenige Klicks.

Navigieren Sie einfach zu Settings → Channels → Email, klicken Sie auf „Add New Email“ und wählen Sie Ihren Anbieter aus. Sobald Sie die Verbindung autorisieren, werden neue E-Mails in Gorgias als Tickets angezeigt. So einfach ist das.

Einrichtung der automatischen Weiterleitung für Gorgias-E-Mail

Für Unternehmen mit einem Advanced- oder Enterprise-Tarif oder für Teams, die täglich mehr als 500 E-Mails versenden, ist die automatische E-Mail-Weiterleitung (Automatic Forwarding) der richtige Weg. Die Einrichtung erfordert etwas mehr Aufwand, ist aber darauf ausgelegt, ein viel höheres Nachrichtenaufkommen reibungslos zu bewältigen.

Hier ist das Wesentliche:

1. Fügen Sie Ihre Support-E-Mail-Adresse in Ihren Gorgias-Einstellungen hinzu.

2. Gorgias generiert eine eindeutige Weiterleitungsadresse für Sie (diese sieht etwa so aus: „support-123@email.gorgias.com“).

3. Anschließend gehen Sie zu den Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters (z. B. in Gmail oder Outlook) und erstellen eine Regel, die alle eingehenden Mails automatisch an diese eindeutige Gorgias-Adresse weiterleitet.

Ein paar Dinge, die Sie für eine reibungslose Einrichtung beachten sollten

Machen Sie sich keine Sorgen, dass Ihre vergangenen Unterhaltungen verloren gehen könnten. Gorgias ermöglicht es Ihnen, bis zu zwei Jahre E-Mail-Verlauf zu importieren, sodass Ihr Team vom ersten Tag an über den nötigen Kontext verfügt.

Sobald Sie zudem Ihre eigene Support-E-Mail (z. B. „hilfe@ihremarke.de“) verbunden haben, stellen Sie sicher, dass Sie diese als Standard-Absendeadresse festlegen. Es ist ein kleines Detail, das Ihr Branding konsistent und professionell hält.

Verwaltung Ihres Gorgias-E-Mail-Posteingangs mit integrierten Tools

Ihre E-Mails fließen nun also in Gorgias ein. Was kommt als Nächstes? Sie können beginnen, die integrierten Automatisierungstools zu nutzen, um intelligenter zu arbeiten. Diese Funktionen sind dazu da, Ihrem Team repetitive Aufgaben abzunehmen, damit es sich auf Gespräche konzentrieren kann, die wirklich einen Menschen erfordern.

Schneller antworten mit Makros

Makros (Macros) sind im Grunde gespeicherte Antworten, mit denen Sie häufige Fragen mit einem Klick beantworten können. Anstatt Ihre Rückgaberichtlinien diese Woche zum hundertsten Mal abzutippen, können Sie einfach ein Makro anwenden und zum nächsten Ticket übergehen.

Was Gorgias-Makros wirklich nützlich macht, ist ihre Fähigkeit, Kundendaten aus Ihrem Shop einzubinden. Sie können eine Vorlage erstellen, die automatisch den Namen des Kunden, seine letzte Bestellnummer oder einen Tracking-Link einfügt. Das bietet Ihnen die Geschwindigkeit einer Vorlage, fühlt sich aber dennoch persönlich an.

Workflows mit Regeln automatisieren

Regeln (Rules) sind wie ein kleiner Roboter, der Ihre Post für Sie sortiert. Es handelt sich um einfache „Wenn dies, dann das“-Automatisierungen, die Aktionen basierend auf dem Inhalt einer E-Mail auslösen. Sie können sie so einrichten, dass sie Dinge tun wie:

• Wenn eine E-Mail das Wort „Rückerstattung“ enthält, wird sie automatisch als „Dringend“ markiert.

• Wenn der Betreff ein bestimmtes Produkt erwähnt, wird die E-Mail dem Agenten zugewiesen, der sich am besten mit diesem Produkt auskennt.

• Wenn eine E-Mail außerhalb der Geschäftszeiten eingeht, wird eine automatische Antwort gesendet, um den Kunden darüber zu informieren, wann Sie wieder online sind.

Diese kleinen Automatisierungen tragen viel dazu bei, dass Ihr Posteingang nicht im Chaos versinkt, und stellen sicher, dass wichtige Tickets schnell gesehen werden.

Ein Blick auf den Gorgias AI Agent

Gorgias verfügt außerdem über einen eigenen AI Agent, der helfen kann, einige Ihrer Antworten zu automatisieren. Sie können ihn trainieren, indem Sie ihn auf Ihr öffentliches Help Center, spezifische Website-Seiten und andere Dokumente verweisen. Einmal trainiert, kann der AI Agent einfache, sich wiederholende Fragen bearbeiten, wodurch Ihr Team für komplexere Probleme entlastet wird.

Skalierung Ihres Supports mit Gorgias-KI-Automatisierung

Während die nativen Tools in Gorgias eine starke Grundlage bieten, gibt es verschiedene Möglichkeiten, Ihre KI-Automatisierung mit dem Wachstum Ihrer Marke zu skalieren, insbesondere im Hinblick auf Preismodelle, Wissensquellen und erweitertes Testen.

Verständnis der Preismodelle für Gorgias AI

Gorgias bietet einen spezialisierten AI Agent mit einem nutzungsbasierten Modell an, das mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, für die Leistung zu bezahlen, wenn Ihr Volumen steigt. Für Teams, die noch mehr Kostenvorhersehbarkeit oder andere Abrechnungsstrukturen während Zeiten mit hohem Aufkommen suchen, bietet das Gorgias-Ökosystem ergänzende Optionen, um Ihre Präferenzen zu unterstützen.

Szenario	Helpdesk-Ticket-Gebühr	KI-Automatisierungsgebühr	Ergebnis
Agent antwortet auf Ticket	Enthalten	Nein	Manuelle Lösung
KI antwortet, Agent übernimmt	Enthalten	Nein	Agenten-gestützt
KI antwortet und löst Ticket vollständig	Enthalten	Ja	Vollständig automatisiert

Maximierung des KI-Wissens durch Integrationen

Der Gorgias AI Agent ist hochwirksam bei der Nutzung Ihres strukturierten Wissens, wie z. B. offizieller Richtlinien und Hilfeartikel. Dies stellt sicher, dass die geteilten Informationen immer korrekt und markenkonform sind. Um noch mehr Tiefe hinzuzufügen und den einzigartigen Problemlösungsstil Ihrer menschlichen Agenten zu erfassen, können Sie spezialisierte Tools integrieren, die Ihre historischen Konversationen und internen Dokumentationen analysieren.

Durch die Anbindung an ein breiteres Spektrum von Datenquellen über den Gorgias Marketplace können Sie sicherstellen, dass Ihre KI Zugriff auf jeden Kontext hat, der für ein wirklich umfassendes Supporterlebnis erforderlich ist.

Fortgeschrittenes Testen für die KI-Automatisierung

Gorgias bietet solide Test-Tools, um sicherzustellen, dass Ihre Automatisierungen wie beabsichtigt funktionieren. Für Teams, die tiefe analytische Simulationen über Tausende von Tickets hinweg benötigen, bietet das Gorgias-Ökosystem spezialisierte Partner an, die diese erweiterten Funktionen bereitstellen. Dies ermöglicht es Ihnen zu sehen, wie eine KI bei historischen Daten abgeschnitten hätte, was Ihnen volle Gewissheit über Ihre Automatisierungsrate gibt, bevor Sie live gehen.

Verbessern Sie Ihr Gorgias-E-Mail-Erlebnis mit eesel AI

Um auf der starken Basis von Gorgias aufzubauen, können Sie eine KI-Ebene hinzufügen, die für zusätzliche Flexibilität sorgt. eesel AI ist ein offizieller Gorgias-Integrationspartner, der direkt im Gorgias App Store verfügbar ist und mit Ihrem bestehenden Helpdesk zusammenarbeitet. Sie müssen weder die Plattform wechseln noch Ihre Workflows ändern; Sie machen sie lediglich intelligenter.

Vereinen Sie Ihr gesamtes Wissen für bessere Antworten

Hier fungiert eesel AI als perfekter Begleiter. Anstatt nur Ihr Help Center zu lesen, verbindet sich eesel AI für Gorgias mit all Ihren Wissensquellen. Es lernt aus Ihren vergangenen Gorgias-Tickets, Ihren Makros, internen Google Docs, Ihren Confluence-Seiten und sogar Ihrem Live-Shopify-Produktkatalog.

Indem es analysiert, wie Ihr Team bereits Tausende von Problemen gelöst hat, erfasst es die einzigartige Stimme und den Problemlösungsstil Ihrer Marke und liefert Antworten, die sich so anfühlen, als kämen sie von Ihrem besten Agenten.

Volle Kontrolle und vorhersehbare Preise

Mit eesel AI können Sie neben Ihrem Gorgias-Setup eine fortschrittliche Kontrolle nutzen. Bevor Sie irgendetwas aktivieren, können Sie die KI in einem leistungsstarken Simulationsmodus auf Ihre historischen Tickets anwenden. Dies zeigt Ihnen genau, wie sie Tausende von echten Kundenfragen bearbeitet hätte, und gibt Ihnen eine klare Vorstellung von ihrer Leistung – völlig risikofrei.

Und was die Preisgestaltung betrifft, bietet eesel AI einfache Pläne ohne Gebühren pro Lösung an. Dies ermöglicht es Ihnen, einen Plan zu wählen, der in Ihr Budget passt, und stellt sicher, dass Sie auch in Ihren geschäftigsten Monaten kalkulierbare Kosten haben.

Erstellen Sie einen intelligenteren Workflow für Ihre Gorgias-E-Mails

Gorgias-E-Mail ist ein leistungsstarkes Tool für jedes E-Commerce-Support-Team. Es führt all Ihre Konversationen an einem Ort zusammen und bietet ein umfassendes Ökosystem, um Ordnung zu halten. Um Ihren Support wirklich auszubauen und ein erstklassiges Kundenerlebnis zu bieten, ist die Nutzung der nativen Tools zusammen mit spezialisierten Integrationen der Schlüssel.

Durch das Hinzufügen einer ergänzenden KI-Plattform wie eesel AI können Sie Ihren Workflow bei kalkulierbaren Kosten und integriertem Wissen maximieren. Sie erhalten eine KI, die von Ihrem gesamten Unternehmen lernt, in Ihrer Markenstimme spricht und Ihnen das Vertrauen gibt, den Support effektiv zu automatisieren.

Dieses Einsteiger-Tutorial bietet einen fantastischen Überblick darüber, wie man Gorgias nutzt, um Kundeninteraktionen effizient zu verwalten.

Bereit zu sehen, wie es funktioniert? Erfahren Sie mehr darüber, wie der eesel AI Agent dazu beitragen kann, Ihren Gorgias-Helpdesk in eine effizientere und kundenfreundlichere Maschine zu verwandeln.