Wie man den Gorgias KI-Agenten verwendet, um lange E-Mail-Threads für Agenten zusammenzufassen

Wir haben es alle schon erlebt. Ein Support-Mitarbeiter öffnet ein Gorgias-Ticket und wird von einer riesigen Textwand begrüßt. Ein langer, unübersichtlicher E-Mail-Verlauf mit unzähligen Hin- und Her-Nachrichten, und das eigentliche Problem des Kunden ist irgendwo in der Mitte vergraben. Überlegen Sie mal, wie viel Zeit Ihr Team jeden Tag verliert, nur um sich in den Gesprächsverlauf einzuarbeiten. Das ist ein enormer Produktivitätskiller und ein einfacher Weg, Ihre besten Mitarbeiter auszubrennen.

Hier kommt die KI-gestützte Zusammenfassung ins Spiel. Sie hilft Mitarbeitern, den Kontext eines Gesprächs in Sekunden statt in Minuten zu verstehen, sodass sie sich darauf konzentrieren können, Probleme tatsächlich zu lösen, anstatt nach ihnen zu suchen.

Lassen Sie uns zwei Wege durchgehen, wie Sie das umsetzen können. Zuerst schauen wir uns die bereits in Gorgias integrierte Zusammenfassungsfunktion an. Dann werden wir eine leistungsfähigere Methode mit einem integrierten KI-Tool erkunden, das Ihnen weitaus bessere und nützlichere Ergebnisse liefern kann.

Was Sie benötigen

Bevor wir beginnen, hier eine kurze Checkliste, was Sie benötigen, um mitzumachen:

• Ein aktives Gorgias-Konto mit dem Helpdesk-Plan.

• Admin-Zugriff auf Ihr Konto, um Einstellungen anpassen zu können.

• Für die zweite Methode ein eesel AI-Konto, das kostenlos ist und nur wenige Minuten zur Einrichtung benötigt.

Methode 1: Die integrierte Gorgias-Zusammenfassungsfunktion verwenden

Gorgias hat seine eigene Funktion für Ticket-Zusammenfassungen, die ein guter Ausgangspunkt für jedes Team ist, das gerade erst mit KI experimentiert. Sie ist einfach und leicht zu finden gestaltet, aber es ist gut zu wissen, wie sie funktioniert und wo man an ihre Grenzen stoßen könnte.

Schritt 1: Die native Gorgias-KI-Zusammenfassungsfunktion kennenlernen

Die integrierte Gorgias-KI-Funktion ist ziemlich unkompliziert. Sie erstellt eine kurze, einzeilige Zusammenfassung, die das Problem des Kunden, seine allgemeine Stimmung und den aktuellen Stand der Lösung aufzeigt. Sie ist im Standard-Helpdesk-Plan enthalten, sodass keine zusätzlichen Kosten anfallen, um sie zu nutzen. Das macht sie zu einem perfekten Ausgangspunkt für Teams, die neu im Umgang mit KI sind.

Schritt 2: Wie man manuell eine Zusammenfassung erstellt

Für jedes aktive Ticket können Mitarbeiter bei Bedarf eine Zusammenfassung erstellen. So geht's:

1. Öffnen Sie ein Ticket, das mindestens drei Nachrichten im Verlauf hat.

2. Suchen und klicken Sie auf die Schaltfläche „Zusammenfassen“ in der Ticketansicht.

Die KI scannt dann das Gespräch und gibt ihre einzeilige Zusammenfassung aus. Das ist ein schneller Weg, um einen kurzen Überblick zu bekommen. Aber es gibt einen Haken: Sie können eine manuelle Zusammenfassung für ein einzelnes Ticket nur einmal pro Tag erstellen. Wenn sich das Gespräch in eine andere Richtung entwickelt oder neue Details auftauchen, können Sie die Zusammenfassung erst am nächsten Tag aktualisieren, was ziemlich einschränkend sein kann.

Schritt 3: Automatische Zusammenfassungen verstehen

Gorgias erstellt auch von sich aus Zusammenfassungen, aber nur, wenn ein Ticket geschlossen wird. Das ist hauptsächlich hilfreich für Qualitätsprüfungen (QA), bei denen ein Manager vielleicht schnell die Ergebnisse vergangener Kundenchats überfliegen möchte. Es ist auch praktisch, wenn ein Kunde ein altes Ticket wieder öffnet, da der Mitarbeiter so einen kleinen Kontext zum letzten Problem erhält, ohne den gesamten Verlauf lesen zu müssen.

Schritt 4: Die Grenzen des nativen Tools verstehen

Obwohl das integrierte Tool nett ist, werden seine Grenzen ziemlich schnell deutlich, sobald man mehr als einen einfachen Überblick braucht.

• Es ist ein bisschen zu einfach: Eine einzeilige Zusammenfassung ist für einen schnellen Blick in Ordnung, aber sie enthält oft nicht die nötigen Details für komplizierte oder nuancierte Probleme. Wenn ein Kunde mehrere Anliegen hat oder viele Informationen bereitgestellt hat, müssen die Mitarbeiter mit ziemlicher Sicherheit immer noch den gesamten Verlauf lesen, um das ganze Bild zu bekommen.

• Es fehlt der echte Kontext: Die Gorgias-KI fasst nur den aktuellen Verlauf zusammen. Sie lernt nicht aus den Tausenden von erfolgreichen Tickets, die Ihr Team bereits bearbeitet hat. Sie kann keine Muster erkennen oder Informationen aus ähnlichen früheren Tickets ziehen, was bedeutet, dass ihre Zusammenfassungen nur eine Wiederholung sind, keine echte Analyse.

• Man bekommt, was man bekommt: Es gibt keine Möglichkeit, den Stil, die Länge oder den Fokus der Zusammenfassungen anzupassen. Das System liefert eine einzige, standardisierte Ausgabe, die möglicherweise nicht das ist, was Ihr Team tatsächlich braucht, um gut zu arbeiten. Man ist sozusagen damit festgefahren.

Für Teams, die es ernst meinen mit der Effizienz, bedeuten diese Einschränkungen oft, dass das native Tool nur ein vorübergehender Zwischenstopp auf dem Weg zu einer besseren Lösung ist.

Methode 2: Fortschrittliche, kontextbewusste Zusammenfassungen in Gorgias mit eesel AI erhalten

Wenn Sie nach etwas mit etwas mehr Power suchen, sind Sie hier richtig. Dieser Ansatz ist für Teams, die wissen, dass eine einfache Zusammenfassung nur der Anfang ist und die ihren Mitarbeitern einen echten Vorteil verschaffen wollen. Das Beste daran? Sie müssen Gorgias nicht verlassen. Sie fügen einfach ein Tool hinzu, das darauf ausgelegt ist, Ihnen wirklich intelligente Einblicke zu geben.

Schritt 1: eesel AI in wenigen Minuten mit Gorgias verbinden

Der Einstieg mit eesel AI ist überraschend einfach. Es ist eine Self-Service-Plattform, also können Sie Verkaufsgespräche oder lange Onboarding-Sitzungen vergessen.

Sie melden sich einfach an, verbinden Ihr Gorgias-Konto mit einem einzigen Klick, und schon sind Sie startklar. eesel AI fügt sich nahtlos in Ihren bestehenden Helpdesk-Workflow ein, ohne komplizierte API-Arbeit oder die Notwendigkeit eines Entwicklers. Sie können sich in nur wenigen Minuten von der Anmeldung zu einer voll integrierten KI hocharbeiten.

Schritt 2: Lassen Sie eesel AI aus Ihrer gesamten Support-Historie lernen

Hier werden Sie den größten Unterschied feststellen. eesel AI betrachtet nicht nur ein Ticket nach dem anderen; es trainiert auf Ihrer gesamten Historie vergangener Tickets und verbindet sich mit all Ihren Wissensquellen, egal ob sie sich in einem Gorgias Help Center, Google Docs oder Confluence befinden.

Das bedeutet, dass Zusammenfassungen von eesel AI mit einem tiefen, kontextuellen Verständnis Ihres Unternehmens erstellt werden. Es weiß, wie Ihr Team ähnliche Probleme zuvor gelöst hat, wie Ihre Markenstimme klingt und welche Details wirklich wichtig sind. All das führt zu Zusammenfassungen, die viel reichhaltiger und nützlicher für Ihre Mitarbeiter sind.

Schritt 3: Detaillierte Zusammenfassungen bei Bedarf mit dem AI Copilot erstellen

Sobald alles verbunden ist, können Mitarbeiter den eesel AI Copilot direkt in der Gorgias-Oberfläche verwenden. Er funktioniert wie ein intelligenter Assistent, der immer zur Stelle ist, um zu helfen.

Wenn ein Mitarbeiter einen langen Verlauf öffnet, kann er den Copilot einfach um eine Zusammenfassung bitten. Anstelle einer einzigen Zeile erhalten sie eine detaillierte, mehrpunktige Aufschlüsselung, die etwa so aussehen könnte:

• Kunde: Jane Doe (Bestellnummer #12345) meldete einen beschädigten Artikel.

• Zeitverlauf: Der Artikel wurde am 26. Oktober erhalten. Mitarbeiter 'Bob' bot am 27. Oktober einen Ersatz an.

• Aktuelles Problem: Der Kunde bittet nun anstelle eines Ersatzes um eine Rückerstattung.

• Historischer Kontext: Ähnliche Probleme wurden in der Vergangenheit oft durch das Angebot eines 15% Rabattgutscheins auf einen zukünftigen Kauf als Geste des guten Willens gelöst.

Der letzte Punkt ist etwas, was ein einfaches Zusammenfassungstool niemals hervorbringen könnte. Da eesel AI aus Ihren früheren Erfolgen lernt, kann es Einblicke bieten, die nicht nur das Problem erklären, sondern auch den besten Weg zur Lösung andeuten. Außerdem gibt es keine täglichen Limits, wie oft Sie diese Zusammenfassungen erstellen können.

Schritt 4: Passen Sie Ihren Zusammenfassungsstil und Ihre Persona an

Mit eesel AI haben Sie das Sagen. Mit einem einfachen Prompt-Editor können Sie ihm genau sagen, wie Ihre Zusammenfassungen formatiert sein sollen. Möchten Sie sie als Aufzählungspunkte? Sollen immer Bestellnummern und SKUs herausgezogen werden? Bevorzugen Sie einen bestimmten Ton, der zu der internen Kommunikation Ihres Teams passt?

Sie können alles anpassen. Dieses Maß an Kontrolle stellt sicher, dass die KI genau so arbeitet, wie Ihr Team es braucht, und macht sie zu einem personalisierten Werkzeug anstelle einer starren, generischen Funktion.

Profi-Tipps für die Verwendung von KI-Zusammenfassungen

Ein Screenshot, der die Simulationsfunktion eines Gorgias-ChatGPT-Tools demonstriert, der zeigt, wie die KI auf echte historische Kundentickets geantwortet hätte, bevor sie live aktiviert wird.

Warum fortschrittliche KI-Zusammenfassungen bahnbrechend sind

Das Durchlesen langer E-Mail-Verläufe ist einer der größten Produktivitätskiller für jedes Support-Team. Es ist repetitiv, kostet zu viel Zeit und hält Ihre Mitarbeiter davon ab, das zu tun, was sie am besten können: Kunden helfen.

Während der native Gorgias KI-Agent lange E-Mail-Verläufe für Mitarbeiter zusammenfassen kann, sind seine Fähigkeiten ziemlich grundlegend. Die einzeiligen Zusammenfassungen sind ein Anfang, aber sie verpassen oft den tiefen, historischen Kontext, der wirklich Zeit spart und den Mitarbeitern hilft, Probleme schneller zu lösen.

Hier glänzt ein Tool wie eesel AI. Es ist der perfekte Partner für Gorgias und verbessert die Plattform, die Sie bereits nutzen, mit reichhaltigen, nützlichen Zusammenfassungen, die auf dem gesamten kollektiven Wissen Ihres Teams basieren. Es gibt Ihnen die Tiefe, Kontrolle und das Vertrauen, das einfache Tools einfach nicht bieten können.

Letztendlich geht es nicht nur darum, Verläufe kürzer zu machen; es geht darum, Ihre Mitarbeiter intelligenter, schneller und effektiver zu machen.

Bereit, Ihren Gorgias-Mitarbeitern die Werkzeuge an die Hand zu geben, die sie für den Erfolg brauchen? Verbinden Sie eesel AI in wenigen Minuten mit Ihrem Helpdesk und überzeugen Sie sich selbst vom Unterschied.