Notion vs Evernote: Qual é o melhor para o conhecimento da sua equipe’?

Escolher uma ferramenta para gerir o conhecimento da sua equipa pode parecer uma decisão monumental. Não se trata apenas de escolher uma aplicação de notas elegante; trata-se de construir um cérebro central para a sua empresa, e essa escolha afeta a forma como todos trabalham em conjunto. Durante anos, o grande debate tem sido entre dois pesos-pesados: o Evernote, o velho e fiável arquivo digital, e o Notion, o espaço de trabalho super flexível e multifuncional.

Mas, à medida que a sua equipa cresce, começa a perceber que o problema não é apenas onde armazena a informação. É sobre a facilidade com que consegue colocar essa informação nas mãos das pessoas que precisam dela, especialmente as suas equipas de atendimento ao cliente.

Este guia irá analisar todo o debate Notion vs. Evernote, observando onde cada um se destaca e onde fica aquém. Mais importante, falaremos sobre como obter o máximo valor do conhecimento que está a recolher com tanto cuidado, independentemente da plataforma que acabar por escolher.

O que é o Evernote?

O Evernote já existe há algum tempo e, durante muito tempo, foi o rei das aplicações de anotações. A sua missão é simples: "Lembrar-se de tudo." Foi concebido para ser uma biblioteca digital onde pode capturar, organizar e encontrar praticamente qualquer coisa.

Pense nele como uma pilha de cadernos digitais. Lá dentro, pode ter notas com texto, imagens, memorandos de voz, documentos digitalizados, o que quiser. A estrutura é extremamente simples: as notas vão para os cadernos, e pode agrupar cadernos em pilhas. Isto torna incrivelmente fácil para qualquer pessoa começar a usar. A verdadeira magia do Evernote está na sua captura rápida e pesquisa poderosa, que consegue até ler texto dentro dos seus PDFs e imagens digitalizados (uma funcionalidade chamada OCR). É perfeito para pessoas que apenas querem um lugar fiável para depositar e encontrar informação sem complicações.

O que é o Notion?

O Notion surgiu com uma ambição muito maior. Não quer ser apenas o seu caderno de notas; quer ser o único lugar onde gere os seus projetos, constrói a wiki da sua empresa e, basicamente, gere todo o seu fluxo de trabalho. Toda a sua filosofia baseia-se na flexibilidade, usando um sistema de "blocos" e "bases de dados".

Um bloco pode ser um pouco de texto, um item de uma lista de tarefas, uma imagem ou até mesmo uma base de dados completa. Você organiza estes blocos numa página para criar layouts completamente personalizados. Isto significa que as equipas podem construir os seus próprios sistemas de acompanhamento de projetos, calendários de conteúdo ou bases de conhecimento a partir do zero. Embora isso seja incrivelmente poderoso, toda essa liberdade significa que leva um pouco mais de tempo para se habituar. O Notion é realmente para equipas que querem criar um espaço de trabalho totalmente personalizado, onde as suas notas, tarefas e projetos estão todos interligados.

Capturar e organizar informação

No final de contas, ambas as ferramentas destinam-se a ajudá-lo a armazenar e encontrar informação. Mas abordam isso de maneiras completamente diferentes, o que significa que se adequam a diferentes tipos de pessoas e fluxos de trabalho.

A experiência de tomar notas

O Evernote é todo sobre velocidade. Criar uma nova nota é instantâneo, e o editor tem toda a formatação básica de que precisa, sem uma tonelada de opções que distraem. É perfeito para anotar um pensamento antes que o perca ou para tirar atas rápidas de reuniões. Tudo parece um caderno familiar, mas com superpoderes.

O Notion, por outro lado, vê cada nova nota como uma tela em branco. Claro, pode simplesmente começar a escrever, mas a sua verdadeira força está em usar diferentes blocos para estruturar os seus pensamentos com listas de verificação, tabelas ou secções retráteis. Isto é fantástico para criar documentos detalhados e organizados, mas pode parecer um pouco lento quando só quer registar uma ideia simples rapidamente.

Recorte da web e captura rápida

Ambos têm extensões de navegador para guardar artigos, mas a do Evernote é claramente a vencedora aqui. Permite-lhe capturar o artigo completo, uma versão limpa, uma secção específica ou apenas um simples marcador. Se faz muita pesquisa online, essa flexibilidade é incrível.

O web clipper do Notion é mais direto. Captura o conteúdo principal de uma página e guarda-o numa das suas bases de dados. Funciona, mas não tem o mesmo nível de controlo que o Evernote oferece.

Capacidades de pesquisa

Historicamente, esta tem sido a funcionalidade matadora do Evernote. A sua pesquisa é extremamente rápida e inclui Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), o que significa que consegue encontrar texto dentro de PDFs, documentos e até fotos da sua caligrafia desarrumada. Se tiver um grande arquivo de recibos ou documentos digitalizados, isto é um salva-vidas.

A pesquisa do Notion melhorou, mas não está bem ao mesmo nível. Faz um bom trabalho a encontrar títulos de páginas e texto no seu espaço de trabalho, mas não consegue ler texto em imagens e pode parecer um pouco lenta em contas maiores.

Mas a questão é esta: mesmo com uma excelente função de pesquisa, os agentes de suporte ainda passam demasiado tempo a procurar respostas. Em vez de pesquisar, e se a sua equipa pudesse simplesmente fazer uma pergunta e obter uma resposta instantânea? Ferramentas como o eesel AI conectam-se a todas as suas fontes de conhecimento, quer estejam no Notion, num centro de ajuda ou até no Google Docs. Fornece respostas imediatas e precisas, poupando os seus agentes da tediosa caça à informação.

O eesel AI conecta-se com todas as aplicações da sua equipa, incluindo o Notion, para que possa encontrar informação onde quer que ela esteja.

Estruturar o trabalho e a colaboração em equipa

Além de apenas tirar notas para si mesmo, estas ferramentas são frequentemente usadas como um ponto central para projetos de equipa e conhecimento da empresa. E quando se trata disso, a abordagem flexível e orientada por bases de dados do Notion dá-lhe uma vantagem séria.

Gestão de tarefas e projetos

É aqui que o Notion realmente começa a destacar-se. Pode transformar as suas bases de dados em quadros Kanban, calendários ou cronogramas para acompanhar tarefas. Pode adicionar propriedades personalizadas para coisas como estado, prioridade ou a quem está atribuído. Isto permite-lhe construir um sistema de gestão de projetos que é adaptado exatamente à forma como a sua equipa trabalha.

O Evernote tem algumas funcionalidades de gestão de tarefas, como listas de tarefas simples dentro das notas e datas de vencimento. Mas são bastante básicas e não foram realmente construídas para gerir projetos de equipa complexos. É mais para a sua lista de tarefas pessoal do que para um centro de projetos completo.

Flexibilidade: Bases de dados vs. cadernos

O segredo do Notion é o seu sistema de bases de dados. Pode criar bases de dados para qualquer coisa, desde um calendário de conteúdo de marketing a um CRM simples, e pode ligá-las todas. Ser capaz de criar diferentes "vistas" dos mesmos dados (como ver a sua lista de tarefas como um calendário ou um quadro) é o que o torna um verdadeiro espaço de trabalho tudo-em-um.

A organização do Evernote é muito mais tradicional: notas, cadernos e pilhas. O seu sistema de etiquetas ajuda a adicionar alguma flexibilidade, mas simplesmente não consegue igualar o poder das bases de dados relacionais do Notion. Se está a lidar com informação estruturada ou fluxos de trabalho complexos, o Notion é a escolha certa.

Funcionalidades de colaboração em equipa

O Notion foi construído para equipas desde o primeiro dia. Pode comentar em partes específicas de uma página, @mencionar os seus colegas de trabalho para chamar a atenção deles e trabalhar em conjunto em documentos em tempo real. Os espaços de trabalho partilhados tornam simples a configuração de uma base de conhecimento central à qual todos podem contribuir.

O Evernote permite-lhe partilhar cadernos e notas, mas a colaboração não parece tão fluida. A edição em tempo real existe, mas parece mais um acrescento em comparação com o ambiente naturalmente colaborativo do Notion.

A verdadeira dor de cabeça para as equipas de suporte não é apenas criar documentação em conjunto, mas sim usá-la durante uma conversa com um cliente. A sua wiki interna pode estar no Notion, enquanto os seus guias de resolução de problemas estão no Confluence. Esse conhecimento está isolado do helpdesk onde os seus agentes estão realmente a trabalhar. Este é exatamente o problema que o eesel AI foi construído para resolver. Ele conecta todas as suas fontes de conhecimento e entrega respostas diretamente no seu helpdesk, quer use o Zendesk ou outras plataformas de atendimento. Transforma toda essa documentação dispersa num recurso que a sua equipa pode realmente usar na hora.

O Copiloto de IA da eesel fornece respostas do Notion e de outras fontes diretamente no seu helpdesk, como o Zendesk.

Notion vs. Evernote: Uma comparação completa de preços

O dinheiro fala mais alto, e o preço é uma grande parte da decisão Notion vs. Evernote. Ambos mudaram muito os seus planos ao longo dos anos, por isso, veja como eles se comparam agora.

Planos de preços do Evernote

O Evernote tornou-se muito menos generoso com o seu plano gratuito, que agora parece mais uma versão de teste limitada do que uma opção a longo prazo.

Plano	Preço (Cobrado Anualmente)	Funcionalidades Principais
Gratuito	0 €	Até 50 notas e 1 caderno, 250 MB de uploads mensais, sincronização com 1 dispositivo.
Pessoal	10,83 €/mês	150.000 notas, 2.000 cadernos, 10 GB de uploads mensais, dispositivos ilimitados.
Profissional	14,16 €/mês	Tudo do Pessoal, mais Pesquisa com IA, Edição com IA, 20 GB de uploads mensais.
Empresarial	Personalizado	Propriedade dos dados da empresa, gestor de sucesso dedicado, segurança avançada, SSO.

Planos de preços do Notion

O Notion, por outro lado, tem um dos melhores planos gratuitos do mercado, o que o torna super apelativo para indivíduos e pequenas equipas.

Plano	Preço (Cobrado Anualmente)	Funcionalidades Principais
Gratuito	0 €	Páginas e blocos ilimitados, espaço de trabalho colaborativo, convidar até 10 pessoas.
Plus	10 $/utilizador/mês	Uploads de ficheiros ilimitados, histórico de página de 30 dias, blocos colaborativos ilimitados.
Business	20 $/utilizador/mês	SAML SSO, espaços de equipa privados, análises de página avançadas, histórico de página de 90 dias.
Enterprise	Personalizado	Segurança e controlos avançados, registo de auditoria, gestor de sucesso dedicado, histórico de página ilimitado.

Qual oferece melhor valor?

Sinceramente, para indivíduos e pequenas equipas a começar, o plano gratuito do Notion é uma escolha óbvia. Obtém notas ilimitadas e funcionalidades de colaboração reais sem pagar nada. Para equipas pagas, os planos do Notion ainda são muito competitivos, especialmente quando se considera que está a obter funcionalidades de gestão de projetos e wiki, não apenas uma aplicação de notas. O preço do Evernote parece um pouco elevado para o que oferece, e o seu plano gratuito é demasiado restritivo para a maioria das pessoas usar a sério.

Notion vs. Evernote: Que ferramenta deve escolher?

Não há uma única resposta certa no confronto Notion vs. Evernote. Tudo se resume ao que você e a sua equipa realmente precisam.

Escolha o Evernote se:

• A sua principal prioridade é tomar notas de forma rápida e simples e recortar coisas da web.

• Precisa de uma pesquisa de topo com OCR para encontrar texto dentro de imagens e digitalizações.

• Prefere uma ferramenta que funciona perfeitamente logo à partida, com quase nenhuma configuração.

Escolha o Notion se:

• Quer um espaço de trabalho flexível e tudo-em-um para lidar com as suas notas, tarefas e projetos.

• Adora a ideia de construir os seus próprios sistemas com bases de dados poderosas.

• O seu objetivo é construir uma wiki de equipa colaborativa ou uma base de conhecimento central.

No final de contas, ambos são ótimos lugares para armazenar informação. Mas para as equipas modernas, o verdadeiro desafio não é o armazenamento, é tornar esse conhecimento fácil de encontrar e usar quando mais importa. Forçar a sua equipa de suporte a saltar constantemente entre a sua base de conhecimento e o seu helpdesk apenas atrasa toda a gente.

Então, em vez de ficar preso a uma plataforma, e se pudesse simplesmente conectá-las todas? O eesel AI integra-se diretamente com o Notion, Confluence, Google Docs, tickets de suporte passados e mais de 100 outras aplicações. Aprende com todo o seu conhecimento existente e dá à sua equipa de suporte um agente de IA que pode resolver tickets por conta própria ou um copiloto de IA que redige respostas em segundos, diretamente no seu helpdesk.

Pode tê-lo a funcionar em minutos, não em meses, sem ter de migrar nenhum dos seus dados. É hora de parar de se preocupar onde o seu conhecimento reside e começar a pô-lo a trabalhar.