Uma análise honesta do Notion Enterprise Search: recursos, preços e alternativas

Sejamos honestos, as equipas adoram o Notion. É aquele espaço de trabalho flexível e multifuncional que pode ser a wiki da sua empresa, o centro de comando da gestão de projetos e o seu bloco de notas pessoal, tudo num só. Mas qualquer pessoa que o tenha usado por mais de algumas semanas deparou-se com o grande e flagrante problema: encontrar qualquer coisa pode ser uma verdadeira dor de cabeça.

<quote text="Estava a percorrer o Reddit no outro dia e vi um utilizador a descrever a funcionalidade de pesquisa como simplesmente "horrível."" sourceIcon="https://www.iconpacks.net/icons/2/free-reddit-logo-icon-2436-thumb.png" sourceName="Reddit" sourceLink="https://www.reddit.com/r/Notion/comments/1lcbc1v/notion_search_is_terrible/">

Isso bateu fundo. É uma experiência frustrantemente comum. Documentos importantes, atualizações de projetos e aquelas respostas críticas que você sabe que alguém escreveu ficam enterrados sob camadas intermináveis de páginas e bases de dados. A sua equipa perde tempo valioso a procurar informações ou, pior ainda, a refazer trabalho que já foi feito.

A resposta do Notion a este caos é o Notion Enterprise Search, uma funcionalidade alimentada por IA que promete criar uma única fonte de verdade para a sua equipa. Mas será que é a solução mágica que afirma ser? Este post vai dar-lhe uma visão direta e sem rodeios sobre o que o Notion Enterprise Search realmente faz, quanto custa na realidade e como se compara a outras ferramentas mais flexíveis que existem.

O que é exatamente o Notion Enterprise Search?

No seu âmago, o Notion Enterprise Search é uma ferramenta de IA concebida para reunir todo o conhecimento da sua empresa. A grande promessa aqui é que vai muito além de apenas lhe dar uma lista de links. Em vez de apenas o direcionar para um documento e obrigá-lo a lê-lo todo, ele vasculha todo o seu espaço de trabalho do Notion e quaisquer aplicações de terceiros que tenha conectado para fornecer respostas diretas e sintetizadas, completas com links de volta para o material de origem.

Num mundo perfeito, isto transformaria toda a sua informação dispersa numa base de conhecimento que pode realmente usar. O Notion destaca algumas funcionalidades chave para que isto aconteça:

• Conectores de IA que se ligam a ferramentas que a sua equipa provavelmente já usa, como o Slack e o Google Drive.

• Respostas geradas por IA e um "Modo de Pesquisa" para compilar relatórios detalhados na hora.

• Pesquisa de conteúdo que pode realmente ler o texto dentro de PDFs e outros ficheiros que tenha carregado.

Mas aqui está o senão, e é um grande senão: esta não é uma funcionalidade simples que pode adicionar a qualquer plano. Está integrada diretamente nos níveis de subscrição mais caros do Notion. Isso força-o a uma decisão difícil: vale a pena uma função de pesquisa melhor por um grande aumento na sua fatura mensal?

Um olhar mais atento sobre as funcionalidades do Notion Enterprise Search

Para as equipas que já vivem e respiram o ecossistema Notion (e têm um orçamento saudável), o conjunto de funcionalidades é bastante convincente. Pode realmente centralizar a informação de uma forma que acelera a forma como todos trabalham. Vamos analisar o que realmente recebe pelo seu dinheiro.

Pesquisar noutras aplicações com conectores de IA

O principal ponto de venda do Notion Enterprise Search é a sua capacidade de espreitar para fora das suas páginas do Notion. Pode conectá-lo a ferramentas como o Slack, Google Drive, Jira e Microsoft Teams. Isto significa que poderia, em teoria, encontrar uma conversa específica do Slack ou aquele Google Doc do último trimestre diretamente da barra de pesquisa no Notion.

O benefício é óbvio: um único lugar para pesquisar quase tudo. Mas isto vem com uma desvantagem inerente. A sua pesquisa está completamente limitada às integrações que o Notion decide construir e suportar. Se a sua equipa depende de outras ferramentas importantes para apoio ao cliente, engenharia ou vendas, todo esse conhecimento permanece inacessível e invisível para a sua pesquisa.

Obter respostas alimentadas por IA e usar o modo de pesquisa

Em vez de apenas encontrar um ficheiro, a ideia é que a IA do Notion possa juntar informações para lhe dar uma resposta direta. Pode perguntar algo como, "Qual foi a decisão final sobre a campanha de marketing do terceiro trimestre?" e ela deverá extrair o contexto de notas de reunião e documentos de projeto para lhe dar um resumo rápido.

Também tem um "Modo de Pesquisa", que pode gerar relatórios detalhados extraindo informações das suas aplicações conectadas e da web. Por exemplo, poderia pedir-lhe para preparar uma atualização de projeto olhando para os tickets recentes do Jira ou para redigir uma análise competitiva com base nos seus documentos internos e no que consegue encontrar online.

Embora isso pareça ótimo, alguns utilizadores apontaram que este foco em funcionalidades de IA pagas parece ter sido feito à custa da melhoria da pesquisa básica, não-IA. Basicamente, coloca uma barreira de pagamento em frente ao que muitas pessoas considerariam uma função fundamental de qualquer boa base de conhecimento.

Mantenha os seus dados seguros com permissões

Claro, quando está a conectar todos os dados da sua empresa, tem de pensar em segurança. O Notion parece lidar bem com esta parte, afirmando que a sua pesquisa de IA respeita todas as permissões existentes que definiu. Portanto, se não tiver acesso a um documento privado no Google Drive, não o verá aparecer nos resultados da sua pesquisa no Notion. Simples assim.

A funcionalidade também está coberta por normas de segurança como SOC 2 e ISO 27001. Para os clientes do plano Enterprise de topo, o Notion oferece retenção zero de dados com os seus parceiros de IA (como a OpenAI). Isto significa que os dados sensíveis da sua empresa não estão a ser usados para treinar os seus modelos de IA, o que é uma garantia de segurança não negociável para a maioria das grandes empresas.

O custo real: Preços do Notion Enterprise Search

Ok, é aqui que as coisas se complicam um pouco. O Notion Enterprise Search não é algo que possa comprar separadamente ou adicionar ao seu plano atual. Não o pode obter nos seus planos Gratuito ou Plus. O acesso está exclusivamente ligado aos seus níveis mais caros, tornando-o um negócio do tipo tudo ou nada.

Analisando os planos de preços

Para ter acesso ao Enterprise Search, precisa de subscrever um de dois planos:

• Plano Business: Este é o ponto de entrada. O preço é de 20 $ por utilizador, por mês (se pagar anualmente). Para uma pequena equipa de 20 pessoas, já está a olhar para 4.800 $ por ano.

• Plano Enterprise: Este é o nível "contacte-nos para um orçamento". Isso geralmente significa preços personalizados (e muito mais altos), demonstrações de vendas obrigatórias e contratos de longo prazo dos quais é difícil sair.

Esta abordagem agregada significa que, se o que precisa principalmente é apenas de uma pesquisa melhor, é forçado a pagar por um conjunto completo de funcionalidades empresariais que talvez não use, como SAML SSO ou um registo de auditoria detalhado.

Plano	Preço (Faturado Anualmente)	Funcionalidades Chave Incluídas	Para quem é?
Plus	8 $ / utilizador / mês	Blocos ilimitados, uploads de ficheiros, histórico de página de 30 dias.	Pequenas equipas ou grupos a começar.
Business	20 $ / utilizador / mês	Enterprise Search, SAML SSO, teamspaces privados, AI Meeting Notes, Modo de Pesquisa.	Empresas de média dimensão que precisam de IA e mais controlos de administração.
Enterprise	Contactar Vendas	Tudo no Business + Segurança avançada, registo de auditoria, gestor de sucesso do cliente, retenção zero de dados.	Grandes organizações com necessidades complexas de segurança e conformidade.

Também vale a pena notar que o Notion agrupou todas as suas funcionalidades de IA, incluindo o Enterprise Search, diretamente nestes planos. O antigo modelo de Add-on de IA desapareceu, por isso não pode escolher e selecionar.

Limitações do Notion Enterprise Search e uma alternativa mais flexível

Embora ter tudo num sistema integrado pareça bom, muitas vezes significa que tem de comprometer a flexibilidade, o custo e a funcionalidade geral. Para muitas equipas, estas desvantagens simplesmente não valem a pena.

O problema da dependência de um fornecedor (vendor lock-in)

Quando aposta tudo no Notion Enterprise Search, está essencialmente a colocar o "cérebro" da sua empresa dentro de uma única plataforma. Isto torna-o incrivelmente dependente do roteiro de produtos do Notion, das suas alterações de preços e da sua curta lista de integrações. Se decidirem aumentar os preços no próximo ano ou deixarem de suportar uma integração que a sua equipa usa todos os dias, fica preso.

Este infográfico ilustra como uma camada de IA dedicada pode conectar-se a múltiplas fontes de conhecimento, oferecendo uma alternativa mais flexível ao Notion Enterprise Search.

Uma forma mais moderna de pensar sobre isto é usar uma camada de IA dedicada e interoperável que se sobrepõe a todas as suas ferramentas. Plataformas como o eesel AI são construídas especificamente para isso. Conecta-se a tudo o que a sua equipa já usa, seja o Notion, Confluence, Zendesk, ou Slack. Melhora o seu fluxo de trabalho atual sem o forçar a uma migração de plataforma dispendiosa ou a prendê-lo ao ecossistema de uma única empresa.

Os custos ocultos de uma configuração complexa

O software empresarial muitas vezes vem com muito trabalho oculto. Começar com os planos de topo do Notion pode envolver longas chamadas de vendas, configuração complicada e a necessidade de alguém na sua equipa para gerir tudo.

Esta captura de ecrã mostra o modo de simulação do eesel AI, permitindo que as equipas testem a sua eficácia com dados passados antes da implementação completa, destacando uma configuração sem riscos, ao contrário de ferramentas empresariais complexas.

Em contraste, uma ferramenta como o eesel AI é construída para ser extremamente simples. Pode inscrever-se, conectar as suas fontes de conhecimento com alguns cliques e ter um assistente de IA a funcionar em minutos, não em meses. Tem até um poderoso modo de simulação, para que possa testar com segurança como teria respondido a milhares dos seus tickets de suporte passados antes de o mostrar a um cliente. Isto permite-lhe ver o valor real e ajustar o seu comportamento, tornando todo o processo completamente isento de riscos.

Como o preço por utilizador penaliza o crescimento

O preço por utilizador do Notion é bastante padrão no mundo do software, mas tem uma grande falha: penaliza-o pelo crescimento da sua equipa. À medida que contrata mais pessoas, a sua fatura do Notion sobe cada vez mais, o que pode ficar fora de controlo rapidamente.

A página de preços do eesel AI mostra um modelo transparente e baseado no uso que apoia equipas em crescimento, em contraste com o preço por utilizador do Notion Enterprise Search.

Uma abordagem melhor é associar o custo ao valor que está realmente a obter. O preço do eesel AI é transparente e previsível porque é baseado no uso (quantas interações de IA tem por mês), não em quantas pessoas estão na sua equipa. Este modelo apoia efetivamente as equipas em crescimento sem as penalizar por isso. Além disso, com planos mensais flexíveis que pode cancelar a qualquer momento, mantém o controlo total do seu orçamento e não fica preso a um contrato anual restritivo apenas para obter as funcionalidades de que precisa.

Deve usar o Notion Enterprise Search?

Qual é a conclusão aqui? O Notion Enterprise Search é uma ferramenta decente para empresas que já estão fortemente investidas no ecossistema do Notion e têm o orçamento para optar pelos seus planos premium. Para essas equipas, oferece uma maneira conveniente de reunir a pesquisa de algumas aplicações populares sob o mesmo teto.

No entanto, para a maioria das equipas, o custo elevado, a dependência do fornecedor e o pacote agregado de tudo ou nada tornam-na uma escolha realmente restritiva. Uma função central como uma boa pesquisa não deveria ser refém da subscrição mais cara.

Para as empresas que valorizam a flexibilidade, querem manter os custos razoáveis e precisam de unificar o conhecimento em todas as suas ferramentas, uma plataforma dedicada e agnóstica em termos de ferramentas é um investimento muito mais inteligente e sustentável.

Unifique o seu conhecimento sem ficar preso

O eesel AI oferece-lhe uma forma mais poderosa e flexível de reunir todo o conhecimento da sua empresa. Conecta-se perfeitamente com todas as ferramentas que a sua equipa já adora usar (incluindo o Notion) e pode estar a funcionar em minutos. Dê à sua equipa as respostas instantâneas e precisas de que precisam para fazer o seu melhor trabalho, exatamente onde já estão.

Pronto para ver como funciona? Experimente o eesel AI gratuitamente ou agende uma demonstração rápida para saber mais.