O melhor aplicativo de notas de reunião para 2025: Testei mais de uma dúzia de ferramentas

Todos nós já passamos por isso. Você sai de uma reunião e, cinco minutos depois, não consegue se lembrar dos detalhes do que foi decidido. Tomar notas é um incômodo. Ou você está digitando freneticamente para capturar cada palavra e perde a conversa real, ou está prestando atenção e apenas esperando se lembrar das coisas importantes mais tarde. Parece uma batalha perdida, e decisões ou itens de ação importantes muitas vezes desaparecem no ar.

Este guia é para corrigir isso. Passei as últimas semanas testando pessoalmente todas as opções populares para encontrar os melhores aplicativos de notas de reunião disponíveis. Foquei em ferramentas que são realmente fáceis de usar, têm recursos inteligentes de IA que funcionam e não exigem que você mude todo o seu fluxo de trabalho.

Fique até o final, e compartilharei um pequeno segredo sobre como transformar todas essas notas de reunião em um cérebro para toda a sua equipe que eles realmente possam pesquisar.

O que é um aplicativo de notas de reunião?

Um aplicativo de notas de reunião é muito mais do que um bloco de notas digital. É uma ferramenta construída especificamente para lidar com tudo o que acontece antes, durante e depois de uma reunião. Pense nisso como um assistente que cuida das coisas tediosas para que você possa se concentrar na discussão real.

A maioria desses aplicativos possui recursos projetados para tornar as reuniões menos cansativas, como:

• Agendas compartilhadas: Para que todos possam adicionar seus pontos e comparecer preparados.

• Transcrição ao vivo: Para capturar a conversa enquanto ela acontece, palavra por palavra.

• Resumos de IA: Estes extraem automaticamente as decisões-chave e itens a serem feitos.

• Integrações: Eles se conectam diretamente ao seu calendário e ferramentas como Zoom ou Google Meet.

• Um local central para notas: Mantendo tudo em um lugar pesquisável.

O objetivo é simples: criar um registro preciso e útil de cada reunião sem que você tenha que fazer todo o trabalho pesado.

Como escolher o melhor aplicativo de notas de reunião

Para montar esta lista, fiz mais do que apenas ler slogans de marketing. Inscrevi-me em cada ferramenta e usei-as em minhas próprias reuniões para ver como se saíam no mundo real. Eu estava procurando por aplicativos que realmente facilitassem o trabalho, não apenas mais um software para gerenciar.

Aqui está a lista de verificação que usei:

• Facilidade de Uso: Quão rápido uma pessoa normal pode começar? Inclinei-me para aplicativos com interfaces simples que não precisam de um curso de treinamento de uma semana.

• Recursos de IA e Automação: Um aplicativo de reunião moderno precisa de uma boa IA. Procurei transcrições precisas, resumos que realmente fizessem sentido e a capacidade de identificar automaticamente itens de ação.

• Colaboração e Compartilhamento: Quão fácil é incluir sua equipe? Os melhores aplicativos permitem que você compartilhe notas, construa agendas juntos e atribua tarefas sem complicações.

• Integrações: Ele se integra bem com suas outras ferramentas? Verifiquei conexões suaves com os essenciais: Zoom, Google Meet, Slack e seu software de gerenciamento de projetos.

• Custo-benefício: Comparei os planos gratuitos com os pagos. A ideia era encontrar ferramentas que oferecessem um bom custo-benefício.

As melhores opções de aplicativos de notas de reunião para 2025 em resumo

App	Melhor Para	Recurso de Destaque	Plano Gratuito	Preço Inicial
Otter.ai	Transcrição em tempo real e resumos	Otter AI Chat para perguntas e respostas sobre reuniões passadas	Sim, com limites	$16.99/mês
Fellow	Agendas colaborativas e alinhamento de equipe	Briefings e resumos de reuniões gerados por IA	Sim, para até 10 usuários	$7/usuário/mês
Fathom	Resumos de IA gratuitos e clipes de reunião	Gravações e resumos ilimitados no plano gratuito	Sim, plano gratuito generoso	$15/usuário/mês
Notion	Gestão de conhecimento tudo-em-um	Bancos de dados e modelos altamente personalizáveis	Sim, com limites	$8/usuário/mês
Evernote	Organização de notas pessoais e de equipe detalhadas	Pesquisa com IA em texto, imagens e PDFs	Sim, com limites	$14.99/mês
ClickUp	Gestão integrada de projetos e tarefas	ClickUp Brain AI para resumir atualizações de projetos	Sim, com limites	$7/usuário/mês
Microsoft OneNote	Usuários do Microsoft 365 e cadernos digitais	Integração profunda com o ecossistema Microsoft	Gratuito com conta Microsoft	Incluído com M35

Nossa lista dos 7 principais aplicativos de notas de reunião

Após todos os testes, aqui está a análise detalhada das ferramentas que chegaram à seleção final. Cada uma se destaca em uma área diferente, então a "melhor" realmente depende de como sua equipe gosta de trabalhar.

1. Otter.ai: O melhor aplicativo de notas de reunião para transcrição ao vivo e resumos de IA

Otter.ai é um dos maiores nomes em transcrição em tempo real, e faz jus à fama. Seu assistente de IA pode participar de suas chamadas no Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams e digitar a conversa enquanto ela acontece. Isso é incrível para estar presente na reunião sem se preocupar em perder algo. A melhor parte é o Otter AI Chat, que permite fazer perguntas sobre suas reuniões passadas ("O que decidimos sobre o novo slogan de marketing?") e obter respostas instantâneas. É como ter uma memória perfeita. Os resumos também são sólidos, oferecendo uma visão rápida dos pontos importantes.

• Prós: A transcrição é assustadoramente precisa, conecta-se facilmente a todas as principais ferramentas de videoconferência, e o chat de IA é genuinamente útil.

• Contras: O plano gratuito é bastante restritivo com minutos de transcrição. Além disso, algumas pessoas acham que ter um bot de IA "presente" na reunião pode parecer um pouco formal e inibir uma conversa mais casual.

• Preços: Plano gratuito com minutos limitados. Planos pagos começam em $16.99/mês para Pro e vão até $20/usuário/mês para Business.

2. Fellow: O melhor aplicativo de notas de reunião para agendas colaborativas e alinhamento de equipe

Fellow é para equipes que querem operar de forma mais organizada. Seu foco principal é na preparação e no acompanhamento. Antes de uma reunião, sua equipe pode construir uma agenda compartilhada onde todos adicionam pontos de discussão, o que ajuda a manter a discussão nos trilhos. Depois, o AI Meeting Copilot do Fellow cria um resumo e rastreia itens de ação, que você pode enviar diretamente para ferramentas como Asana ou Jira. É especialmente ótimo para reuniões regulares como one-on-ones ou sincronizações semanais, porque ajuda a construir bons hábitos ao longo do tempo.

• Prós: Fantástico para trazer estrutura às reuniões, tem uma enorme biblioteca de modelos úteis e incentiva boas rotinas pré e pós-reunião.

• Contras: A maioria dos recursos de IA realmente legais estão apenas nos planos pagos. Para um brainstorm rápido e informal, toda a estrutura pode às vezes parecer exagerada.

• Preços: Gratuito para equipes de até 10. Planos pagos começam em $7/usuário/mês para Team e $15/usuário/mês para Business.

3. Fathom: O melhor aplicativo de notas de reunião para resumos de IA gratuitos e destaques

Se você está procurando a opção gratuita mais poderosa, Fathom é o vencedor indiscutível. É quase difícil acreditar no que ele oferece gratuitamente: Fathom participa de suas reuniões, grava tudo, transcreve todo o chat e gera um resumo detalhado de IA. Leva minutos para configurar e simplesmente funciona. Um dos meus recursos favoritos é a capacidade de criar e compartilhar clipes de vídeo curtos de momentos-chave. É perfeito para compartilhar uma decisão rápida com um colega que não pôde comparecer. Ele também se conecta com CRMs como Salesforce para registrar automaticamente suas notas de chamada.

• Prós: O plano gratuito é incrivelmente generoso, é extremamente fácil de usar, e o recurso de destaque em vídeo é brilhante para compartilhar conclusões.

• Contras: Está faltando alguns dos recursos de colaboração em equipe mais profundos que você obteria de concorrentes pagos, e você não pode realmente personalizar o formato dos resumos de IA.

• Preços: Um plano gratuito muito capaz está disponível. Planos pagos começam em $15/usuário/mês para Premium.

4. Notion: O melhor aplicativo de notas de reunião para gestão de conhecimento tudo-em-um

Notion é mais do que apenas um aplicativo de notas de reunião; é uma tela em branco onde suas atas de reunião podem viver ao lado de planos de projeto, wikis de equipe e listas de tarefas. Seu verdadeiro poder é sua flexibilidade. Você pode usar seus bancos de dados e modelos para construir um sistema de reuniões perfeitamente adaptado à sua equipe. Imagine um painel central rastreando todas as suas reuniões, etiquetadas por projeto, com itens de ação vinculados diretamente aos seus quadros de tarefas. Com a adição do Notion AI, você também pode gerar resumos e extrair itens de ação diretamente dentro de suas notas. Para equipes que já usam o Notion, é uma escolha óbvia.

• Prós: É infinitamente personalizável, e é ótimo para manter suas notas e tarefas de projeto em um só lugar.

• Contras: Como não é uma ferramenta dedicada a reuniões, não faz transcrição ao vivo. A curva de aprendizado também pode ser um pouco íngreme se você for novo nisso.

• Preços: Plano gratuito com alguns limites. Planos pagos começam em $8/usuário/mês para Plus e $15/usuário/mês para Business.

5. Evernote: O melhor aplicativo de notas de reunião para organizar notas pessoais e de equipe

Evernote é um verdadeiro veterano no mundo das anotações, e fez um bom trabalho em se manter atualizado. É uma ferramenta sólida para capturar e organizar praticamente qualquer tipo de informação, e lida muito bem com notas de reunião. A Pesquisa com IA é um recurso matador, permitindo que você encontre texto dentro de imagens, rabiscos manuscritos e até PDFs. Você também pode criar tarefas dentro de suas notas para rastrear itens de ação e usar o Web Clipper para salvar artigos ou pesquisas junto com sua agenda. É um cavalo de batalha confiável que sincroniza perfeitamente em todos os seus dispositivos.

• Prós: Organização de primeira classe com cadernos e tags, sincroniza perfeitamente em todos os lugares, e oferece uma experiência estável e polida.

• Contras: O plano gratuito se tornou muito limitado ao longo dos anos. Se você só precisa tomar notas simples, seu enorme conjunto de recursos pode parecer um pouco inchado.

• Preços: Plano gratuito para até 50 notas. Planos pagos são $14.99/mês para Pessoal e $17.99/mês para Profissional.

6. ClickUp: O melhor aplicativo de notas de reunião para gestão integrada de projetos

ClickUp é principalmente uma fera de gerenciamento de projetos, mas também lida surpreendentemente bem com notas de reunião. A maior vitória aqui é manter suas conversas e seu trabalho real no mesmo ecossistema. Você pode usar o ClickUp Docs para agendas e atas, e então criar e atribuir tarefas diretamente de suas notas. Esse link direto significa que decisões tomadas em uma reunião são instantaneamente transformadas em itens a fazer no seu quadro de projetos. Seu assistente de IA, ClickUp Brain, também pode ajudar a resumir documentos longos, o que é um bom economizador de tempo. É o ajuste perfeito para equipes que precisam que os resultados das reuniões estejam diretamente ligados aos seus fluxos de trabalho de projeto.

• Prós: Coloca suas notas de reunião e tarefas de projeto sob o mesmo teto, é super personalizável para qualquer fluxo de trabalho, e é ótimo para gerenciar projetos complexos.

• Contras: Com tantos recursos incluídos, pode ser um pouco demais para novatos. É uma ferramenta de projeto primeiro, não um aplicativo de reunião dedicado.

• Preços: Um plano Free Forever está disponível. Planos pagos começam em $7/usuário/mês para Ilimitado e $12/usuário/mês para Business.

7. Microsoft OneNote: O melhor aplicativo de notas de reunião para usuários do Microsoft 365

Se sua equipe vive e respira Microsoft 365, OneNote é uma escolha natural e surpreendentemente poderosa. Está configurado como um fichário digital, com cadernos e seções que parecem bastante intuitivos. Seu melhor recurso é a tela livre; você pode digitar, desenhar ou colar imagens em qualquer lugar da página, o que é perfeito para sessões de brainstorming desordenadas. Conecta-se suavemente com Outlook e Teams, permitindo que você puxe detalhes da reunião diretamente para suas notas. Embora não tenha os resumos de IA chamativos de ferramentas mais novas, sua organização sólida e familiaridade o tornam um item básico para milhões.

• Prós: É gratuito, e a maioria das pessoas que usam produtos Microsoft já sabe como usá-lo. A tela flexível é ótima para notas não estruturadas.

• Contras: Está faltando os resumos automáticos de IA e a detecção de itens de ação que aplicativos de reunião dedicados têm. A interface também pode parecer um pouco datada em comparação com as opções mais elegantes.

• Preços: OneNote é gratuito. Recursos premium vêm com uma assinatura do Microsoft 365.

Dica profissional: use seu aplicativo de notas de reunião para construir um cérebro de equipe pesquisável

Escolher o aplicativo certo é um grande passo, mas não resolve um problema comum: todo aquele conhecimento ótimo fica preso. Suas atas de reunião acabam no Google Docs, seus planos de projeto estão no Notion, e suas políticas da empresa estão enterradas no Confluence. A informação existe, mas está espalhada por toda parte.

Em vez de deixar esse conhecimento acumular poeira, você pode conectá-lo tudo. Uma ferramenta como eesel AI se conecta a todos os aplicativos que sua equipe já usa, incluindo onde quer que você decida manter suas atas de reunião.

Com um Chat Interno de IA, o eesel transforma toda essa informação dispersa em um único bot de perguntas e respostas que vive diretamente dentro do Slack ou MS Teams. Em vez de incomodar um colega para perguntar, "O que decidimos sobre o orçamento do Q4?" qualquer um pode simplesmente perguntar ao bot eesel. Ele encontrará a resposta em segundos lendo as atas de reunião reais.

Isso economiza uma quantidade enorme de tempo, impede que as pessoas façam as mesmas perguntas repetidamente, e garante que as boas ideias de suas reuniões realmente sejam usadas. A melhor parte é que o eesel AI funciona com sua configuração atual. Não há necessidade de mover tudo para uma nova plataforma. Você apenas conecta seus aplicativos e está pronto para ir.

Escolhendo o aplicativo de notas de reunião certo para você

O melhor aplicativo de notas de reunião é simplesmente aquele que se encaixa perfeitamente nos hábitos existentes de sua equipe. Se você precisa de transcrição ao vivo de primeira linha, vá com Otter.ai. Se você quer construir uma cultura de reuniões mais organizadas, Fellow é sua melhor aposta. E se você está procurando um espaço de trabalho que faça tudo, Notion é difícil de superar.

O verdadeiro objetivo é passar de apenas escrever coisas para tornar esse conhecimento útil. Depois de escolher um aplicativo e começar a capturar essas decisões, o próximo passo é garantir que todos possam encontrá-las. Vale a pena conferir como eesel AI pode ajudá-lo a construir um cérebro central para sua equipe. Comece um teste gratuito ou agende uma demonstração hoje.