2025年にガンマを使ってサポートトレーニング資料を作成する方法

正直なところ、サポートチームの研修資料を作成するのは面倒な作業です。その重要性は分かっていても、何時間もかけてスライドデッキと格闘し、結局は味気なく退屈で、1ヶ月もすれば時代遅れになってしまうようなものを作るなんて、考えただけでうんざりしますよね。これは典型的な問題です。新しいエージェントを早期に戦力化し、既存チームのスキルを維持向上させる必要がある一方で、魅力的なコンテンツを作成するプロセスはとにかく苦痛なのです。

そこで役立つのが、Gamma のようなツールです。AIを活用して、簡単なテキストプロンプトから、見栄えの良いプレゼンテーション、ドキュメント、Webページを作成できます。真っ白で威圧感のあるスライドから始めるのではなく、アイデアから始めれば、Gammaがコンテンツの骨子を組み立ててくれます。チームが居眠りしないような研修資料を作成するための、非常にスマートな方法です。

それでは、Gammaを使って次回のカスタマーサポート研修資料を作成する方法を、テーマの選定から完成品のチームとの共有まで、順を追って見ていきましょう。

Gammaを始めるために必要なもの

始める前に、このガイドに沿って進めるために必要なものは、実質的に2つだけです。

• Gammaアカウント：無料アカウントで最初の資料を作成するには十分です。ただし、ロゴの削除やカスタムフォントの使用などの機能は有料プランに含まれている点にご注意ください。

• 大まかなトピックのアイデア：最高の研修は、顧客が実際に何を質問しているかに基づいています。推測したり、ヘルプデスクのレポートをふるいにかけたりすることもできますが、後で見るように、チームが本当に学ぶべきことを見つけ出すための、より賢い方法があります。

Gammaで研修資料を作成するためのステップバイステップガイド

さあ、始めましょう。山積みのサポートチケットを、すぐに使える洗練された研修資料に変える方法をご紹介します。

ステップ1：サポートデータを活用して教えるべき内容を特定する

質の低い研修は、往々にして間違った点に焦点を当てることから生まれます。月に一度しか発生しないトピックについて1週間かけて美しいプレゼンテーションを作成する一方で、チームは新機能に関する同じ質問に追われている、という状況は簡単に起こり得ます。そして、こうした傾向を見つけるために何千ものチケットを手動で読み通す時間など、誰にもありません。

優れた研修の秘訣は、良質なデータです。コンテンツは、人々がそもそもなぜ問い合わせてくるのか、その主な理由に焦点を当てるべきです。これにより、推測をやめ、確信を持って進めるようになります。

ヘルプデスクの分析機能でチケットのカテゴリについて漠然としたアイデアは得られるかもしれませんが、より良い方法は、実際の会話を掘り下げて分析するツールを使用することです。eesel AI のようなAIプラットフォームは、お使いのヘルプデスク（Zendesk、Freshdesk、Intercom のいずれでも）に直接接続し、繰り返し発生する問題、ナレッジのギャップ、さらには顧客が使用している正確な言葉まで自動的に見つけ出します。そのダッシュボードは、最も重要な研修トピックの概要を、いわば完成した形ですぐに提供してくれます。

esssel AIのダッシュボード。サポートデータから繰り返し発生する問題やナレッジのギャップを特定する方法を示しており、Gammaのプレゼンテーションのトピック決定に役立ちます。

Gammaを開く前に、サポートデータを使って3〜5つの主要な研修分野のリストをまとめましょう。これがプレゼンテーション全体の基礎となります。

ステップ2：最初のドラフトを生成する

トピックが決まったら、GammaのAIに最初の面倒な作業を任せましょう。アカウントにログインし、新しい「Gamma」を開始し、プロンプトが表示されたら「生成」を選択します。

ここでAIに何をしてほしいかを伝えます。プロンプトが具体的であればあるほど、より良い結果が得られます。単に「返金についてのプレゼンテーション」と言うだけでなく、次のように詳細を加えてみましょう。

「新しいサポートエージェント向けに、返金リクエストの処理に関する研修プレゼンテーションを作成してください。顧客が対象かどうかを確認する手順、Shopifyで返金を処理する方法、顧客にメールする際に使用するマクロを必ず含めてください。」

Gammaはそれを受け取ると、一連の「カード」（実質的にはスマートなスライド）を生成します。各カードには見出し、テキスト、そして関連する画像がいくつか含まれていることもあります。完璧ではありませんが、アウトライン作成や執筆にかかる時間を大幅に節約できる、素晴らしいスタートダッシュとなります。

ステップ3：内容の正確性とトーンを洗練させる

AIは優れた出発点ですが、あなたの会社のルールを隅々まで知っているわけではありません。サポート研修においては、細部を正しく理解することが何よりも重要です。ですから、次の作業は生成されたテキストを一つずつ確認し、手直しすることです。

各カードをクリックして内容を読み通してください。手順は社内ポリシーに沿っていますか？ 新入社員でも理解できるくらい平易な言葉で書かれていますか？ ここで人間ならではの微調整を加え、文章を修正し、AIでは知り得ない重要な詳細を追加します。

また、研修が自社から発信されているように聞こえるようにすることも大切です。一貫したトーン（口調）は重要です。Gammaでは手動でトーンを調整できますが、ここは様々なAIツールの真価が発揮される領域の一つです。例えば、eesel AI のようなAIコパイロットは、チームの過去の返信を何千件も読み込むことで、あなたのブランド特有の口調を学習します。つまり、エージェント向けの返信案など、AIが生成を支援するコンテンツは、最初からあなたのチームメンバーが書いたかのような自然な文章になるのです。

esssel AIコパイロットがヘルプデスク内で返信を作成している様子。AIが企業のトーンに合ったコンテンツを生成する方法を示しており、これはGammaのプレゼンテーションを洗練させる上で重要なステップです。

ステップ4：視覚的に魅力的にする

文字の羅列ほど、人の目を退屈させるものはありません。ここからはGammaのデザインツールを使って、資料を面白く、分かりやすくしていきましょう。特に複雑なプロセスを説明する場合、ビジュアルは非常に役立ちます。

Gammaの資料をより魅力的にするためのヒントをいくつかご紹介します。

• 独自の画像やGIFを追加する。ストック写真を、実際のヘルプデスクや管理ダッシュボードのスクリーンショットに差し替えましょう。クリックする場所を示す短いGIFは、それを説明する長い文章よりもはるかに役立ちます。

• 役立つ他のコンテンツを埋め込む。簡単なウォークスルー用のLoomビデオ、詳細なポリシーが書かれたGoogleドキュメント、さらには最後に簡単なクイズを作成するためのTypeformなどを埋め込むことができます。

• レイアウトを多様化する。Gammaでは様々なレイアウトを使用して、単調になるのを防ぐことができます。カラム、コールアウトボックス、画像グリッドなどを使って、情報の流れを良くしてみましょう。

• 独自のブランディングを適用する。有料プランを利用している場合は、会社のブランドカラーやフォントを追加できます。これにより、すべての研修資料に一貫性のあるプロフェッショナルな外観を与えることができます。

ここでの目標は、研修をできるだけリアルに感じさせることです。スクリーンショットや実際の例を多く見せれば見せるほど、チームはより多くのことを研修から得られるでしょう。

ステップ5：資料をチームと共有する

プレゼンテーションの見栄えが良くなったら、いよいよ共有です。Gammaには、いくつかの簡単な共有方法があります。

• リンクを共有する。誰でもブラウザで開ける公開リンクを作成できます。Slackやメールでの共有に最適です。

• ライブでプレゼンする。PowerPointやGoogleスライドのように、Gammaから直接プレゼンテーションを行うこともできます。

• エクスポートする。研修をLMSにアップロードする必要がある場合や、単に紙のコピーが必要な場合は、PDFまたはPowerPointファイルとしてエクスポートできます。

Gammaは基本的な分析機能も提供しており、誰が資料を閲覧し、どのスライドに最も時間を費やしたかを確認できます。これにより、研修のどの部分が理解され、どの部分で人々が少し戸惑っているかについて、少しばかりの洞察を得ることができます。

研修に関する最後の考察

• 良いアウトラインが全てです。「Garbage in, garbage out（ゴミを入れればゴミしか出てこない）」の法則を忘れないでください。（ステップ1のデータに基づいて）プロンプトが詳細であればあるほど、AIが生成する最初のドラフトはより良いものになります。

• 一貫性のためにテンプレートを作成する。本当に気に入った資料が作成できたら、そのスタイルをGammaでテンプレートとして保存できます。そうすれば、将来のすべての研修資料が同じルック＆フィールになり、さらに時間を節約できます。

• 研修だけに留まらない思考を。優れた研修資料を作成することは、エージェントがより迅速に問題を解決するのに役立ちます。しかし、もしエージェントが対応する前に、それらの問題の多くを解決できたらどうでしょうか？

これで、Gammaを使って顧客の問題を役立つ研修資料に変えるための、堅実で再現可能な方法を手に入れました。これは、チームの知識をスケールさせ、新人をより早くオンボーディングし、カスタマーエクスペリエンスの一貫性を保つのに役立つ方法です。真っ白なスライドをただ見つめているのに比べれば、これは間違いなく大きな進歩です。

サポートを自動化する

研修コンテンツの作成方法を効率化した今、次のステップについて考えてみましょう。あなたがGammaの資料にきれいにまとめた知識、それこそが、AIエージェントが自力でチケットを解決するために必要なものなのです。

eesel AI は、過去のチケットや社内ドキュメントを含む、あなたの会社のすべてのナレッジに接続し、最前線のサポートを処理できる**AIエージェント**を強化します。よくある質問に答えたり、チケットにタグを付けたり、注文詳細を調べたり、本当に必要な場合には人間に引き継いだりすることができます。これにより、チームは専門知識が本当に重要となる、複雑で重要な会話に時間を費やすことができるようになります。

esssel AIがカスタマーサポートを自動化するワークフロー図。チケット分析から解決までを示し、研修で得た知識を直接的なアクションに変える様子を表しています。

研修を構築するのと同じインサイトが、どのように自動化を構築できるか見てみませんか？ eesel AIを無料でお試しください。