Una guía completa de la IA de Gmail en Workspace Labs

Seguramente ya lo has visto, ese botoncito de "Ayúdame a escribir" que apareció en Gmail, prometiendo hacerte la vida más fácil. Todo esto es parte de la integración de la IA Gemini de Google en las herramientas que usamos a diario, y está sucediendo dentro de algo llamado Google Workspace Labs. Definitivamente, parece un vistazo al futuro del correo electrónico.

Pero, ¿qué hace realmente? ¿Cuánto cuesta? Y lo más importante, ¿está realmente lista para que tu empresa dependa de ella? Esta guía te explicará todo lo que necesitas saber sobre la IA de Gmail en Workspace Labs, desde sus funciones más interesantes hasta las limitaciones cruciales que debes conocer antes de lanzarte a usarla.

¿Qué es la IA de Gmail en Workspace Labs?

Entonces, ¿de qué va Google Workspace Labs? En pocas palabras, es el programa de pruebas beta de Google para funciones de IA nuevas y experimentales. Cuando te unes, puedes probar herramientas impulsadas por los modelos Gemini de Google mucho antes de que se lancen para todo el mundo.

Como estas funciones aún están en desarrollo, no siempre son perfectas y se actualizan constantemente. El programa está disponible en más de 170 países, pero verás que muchas de las funciones están, al menos inicialmente, primero en inglés. La razón principal por la que Google hace esto es para recibir comentarios de personas reales, corregir errores y descubrir qué es realmente útil. Así que, si obtienes acceso, no eres solo un usuario; estás ayudando a dar forma al producto final.

Características clave y casos de uso

Las herramientas de IA que se están probando actualmente en Gmail se centran en ayudarte a gestionar tareas comunes de correo electrónico mucho más rápido y en impulsar tu productividad personal.

Redactar y perfeccionar correos con 'Ayúdame a escribir'

La función principal de la que todo el mundo habla es "Ayúdame a escribir". En lugar de quedarte mirando una pantalla en blanco, puedes darle a Gemini una instrucción simple. Algo como "escribe una nota de agradecimiento por mi reciente entrevista de trabajo" o "redacta una invitación de cumpleaños para mi hijo de 5 años". En solo unos segundos, genera un correo electrónico completo para ti.

Una vez que tienes ese primer borrador, puedes usar las herramientas integradas para pulirlo. Puedes pedirle a la IA que lo haga más formal, que añada más detalles o que simplemente lo acorte para ir directo al grano. Es una forma bastante ingeniosa de superar el bloqueo del escritor y agilizar tus mensajes diarios.

Resumir hilos de correo largos

Todos hemos pasado por eso: te incluyen en una cadena de correos que ya tiene 20 mensajes. En lugar de pasar diez minutos desplazándote por todo el historial, Gemini puede analizar la conversación y darte un resumen rápido de los puntos clave. Es un gran ahorro de tiempo cuando solo necesitas ponerte al día.

Programación y otras funciones futuras

Google también está empezando a implementar otras capacidades, como "Ayúdame a programar". Con esto, Gemini puede consultar tu Google Calendar y sugerir horarios para reuniones directamente en tu respuesta de correo. Cuando la otra persona elige una hora, crea automáticamente la invitación en el calendario. Está bastante claro que Google planea seguir integrando IA como esta en toda su suite de herramientas.

Aunque estas herramientas son fantásticas para tu propia lista de tareas, a menudo carecen del contexto necesario para entornos de trabajo colaborativo en equipo. Un asistente de IA como el Copiloto de IA de eesel está entrenado en la base de conocimientos completa de tu equipo, incluyendo tickets de soporte anteriores, wikis internos y artículos del centro de ayuda. Esto le permite proporcionar borradores que no solo están bien escritos, sino que también son técnicamente precisos y se ajustan al tono de tu empresa.

El Copiloto de IA de eesel generando un borrador de correo electrónico detallado y contextual dentro de un centro de ayuda, una característica clave en comparación con la IA de Gmail en Workspace Labs.

Cómo empezar con la IA de Gmail en Workspace Labs (y sus limitaciones ocultas)

Conseguir acceso a Workspace Labs puede parecer bastante fácil, pero hay algunas trabas importantes relacionadas con la privacidad de los datos y la funcionalidad que todo equipo debería considerar antes de registrarse.

El proceso de registro y los requisitos

Para unirte, solo tienes que ir a la página de inicio de Labs, iniciar sesión con tu cuenta de Google y solicitar unirte a un experimento. Ten en cuenta que podrías acabar en una lista de espera. También hay algunas reglas clave: debes ser mayor de 18 años y no está disponible para cuentas de Google for Education. Además, el administrador de Google Workspace de tu empresa tiene el poder de bloquear el acceso, por lo que es posible que necesites hablar primero con tu departamento de TI.

Preocupaciones sobre la privacidad de los datos que no puedes ignorar

Aquí es donde las cosas se complican un poco para el uso empresarial. Escondida en los Términos de Servicio Adicionales de IA Generativa de Google hay una cláusula que debería hacerte reflexionar: "No introducirás ninguna información personal o sensible, incluyendo nombres, números de teléfono, direcciones, correos electrónicos o fechas de nacimiento."

Léelo de nuevo. Para casi cualquier correo electrónico de negocios del mundo real, esta regla es imposible de seguir. Piénsalo: el soporte al cliente, la prospección de ventas e incluso los mensajes internos de RR. HH. incluyen regularmente nombres, direcciones de correo y otros detalles que técnicamente violarían estos términos. Esto hace que la herramienta sea difícil de usar para la mayoría del trabajo profesional y podría poner en riesgo a tu empresa si los empleados comienzan a usarla con datos de clientes.

El problema del 'jardín vallado'

Otra gran desventaja es que Gemini en Gmail opera dentro de un "jardín vallado". Solo puede ver y usar información de tu cuenta de Google Workspace, como tus correos electrónicos, Google Docs y tu calendario.

Para cualquier tipo de trabajo crítico para el negocio, esto es un punto ciego enorme. La IA no puede buscar el estado del pedido de un cliente en Shopify, verificar un informe de error en Jira o encontrar la última política de la empresa en Confluence. Solo tiene una pequeña pieza del rompecabezas, lo que realmente limita su utilidad a tareas muy básicas y genéricas.

Una infografía que explica cómo la IA de eesel se conecta a más de 100 fuentes, superando las limitaciones de la IA de Gmail en Workspace Labs.

Aquí es donde una plataforma dedicada como eesel AI realmente brilla. Está diseñada para unificar todo tu conocimiento al instante, conectándose a más de 100 fuentes que tu equipo ya está utilizando. Puede comunicarse con servicios de asistencia como Zendesk, wikis como Confluence e incluso tus Google Docs existentes. Esto le da a la IA la visión completa que necesita para proporcionar respuestas realmente útiles y precisas para tus equipos de soporte.

Precios de Google Workspace: lo que cuesta obtener la IA de Gmail en Workspace Labs

Aunque puedes probar algunas funciones de forma gratuita a través de Workspace Labs, el conjunto completo de herramientas de IA de Gemini no es algo que puedas comprar por separado. Viene incluido en planes de suscripción específicos de Google Workspace. Para obtener las funciones de IA realmente potentes, tu organización necesita estar en un plan de pago.

Aquí tienes un vistazo rápido a los planes que incluyen Gemini:

Para desbloquear todo el poder de la IA en toda la suite de Workspace (Docs, Sheets, Meet, etc.), tu equipo necesita suscribirse al plan Business Standard o superior para cada usuario. Este precio por persona puede volverse caro rápidamente, especialmente si solo ciertos departamentos, como el de soporte al cliente o TI, son los que realmente necesitan las herramientas avanzadas de IA.

Esta es una forma de pensar en los precios bastante diferente en comparación con una herramienta como eesel AI, que se basa en el uso (cuántas interacciones de IA tienes al mes), no en cuántas personas hay en tu equipo. Este modelo te permite darle a tu equipo de soporte una IA potente sin tener que pagar licencias para toda tu empresa. eesel AI también ofrece planes mensuales flexibles que puedes cancelar en cualquier momento, dándote un nivel de previsibilidad que a menudo es difícil de encontrar en los grandes contratos empresariales.

Una captura de pantalla de la página de precios de la IA de eesel, que destaca un modelo basado en el uso como alternativa al precio por usuario de la IA de Gmail en Workspace Labs.

Por qué tu equipo necesita más que un asistente de correo inteligente

La IA de Gmail es una herramienta fantástica para hacer tu propio trabajo, pero simplemente no fue diseñada para el mundo complejo y colaborativo de un equipo moderno de soporte o TI. En el momento en que pasas de una tarea individual a un equipo que intenta resolver el problema de un cliente, las carencias se vuelven evidentes.

Pongámoslos cara a cara:

Como puedes ver, la diferencia realmente se reduce a para qué fue creada cada herramienta. eesel AI es una plataforma diseñada específicamente para la automatización del soporte. Te da control total para diseñar tus propios flujos de trabajo, la capacidad de probar con confianza usando un motor de simulación, y una IA que aprende de tu activo más valioso: tu historial de conversaciones exitosas con clientes.

Un diagrama de flujo de trabajo que muestra cómo la IA de eesel automatiza el soporte al cliente, una función más avanzada que no se encuentra en la IA de Gmail en Workspace Labs.

IA de Gmail en Workspace Labs: un gran comienzo para individuos, pero los equipos necesitan una plataforma dedicada

La IA de Gmail en Workspace Labs nos ofrece una emocionante visión de cómo la IA hará que nuestras bandejas de entrada personales sean más inteligentes. Funciones como 'Ayúdame a escribir' y los resúmenes de hilos son realmente útiles para tareas individuales y definitivamente pueden ahorrarte algo de tiempo cada día.

Sin embargo, cuando se trata de trabajo crítico para el negocio como el servicio al cliente o el soporte de TI, las limitaciones de la plataforma son difíciles de ignorar. Los complicados términos de privacidad de datos, el enfoque de "jardín vallado" para la información, la falta de automatización real y los precios rígidos hacen que sea una opción difícil para cualquier equipo que necesite ofrecer ayuda rápida, precisa y consistente.

Los equipos que buscan usar la IA para resolver tickets de verdad, reducir sus tiempos de respuesta y mantener a los clientes contentos necesitan una plataforma que haya sido construida desde cero para ese trabajo específico.

¿Listo para ver lo que puede hacer una plataforma de IA realmente construida para equipos de soporte? Regístrate gratis en eesel AI y podrás tener un agente de IA que aprende de todo tu conocimiento y que estará en funcionamiento en minutos, no en meses.