Der ultimative Leitfaden zur Auswahl des richtigen Confluence Chatbots

Confluence ist der Ort, an dem das gesamte wichtige Wissen Ihres Unternehmens zu finden sein sollte. Es ist ein großartiger Platz für alles, von HR-Richtlinien bis hin zu komplexen technischen Roadmaps. Aber mal ehrlich: Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst auch Ihr Confluence-Bereich. Ehe man sich versieht, fühlt es sich weniger wie eine organisierte Bibliothek an und mehr wie ein vollgestopfter Dachboden, den man lieber nicht betreten möchte. Die eine spezifische Information zu finden, die man gerade braucht, wird zu einer frustrierenden Schatzsuche durch endlose Seiten und veraltete Suchergebnisse.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Wenn Ihr Team mehr Zeit mit der Suche nach Antworten als mit der eigentlichen Arbeit verbringt, sind Sie nicht allein. Die eingebaute Suchfunktion hat ihre Momente, aber oft liefert sie nur eine lange Liste von Seiten und überlässt Ihnen die mühsame Arbeit, alles zu durchforsten. Genau hier kann ein Confluence-Chatbot helfen. Stellen Sie ihn sich wie einen intelligenten Assistenten vor, der direkt in Ihrem Wiki lebt, bereit, Ihre Fragen zu verstehen und Ihnen sofort klare Antworten zu geben, die direkt aus Ihrer Dokumentation stammen.

Dieser Leitfaden führt Sie durch die verfügbaren Optionen, von Atlassians eigener KI bis hin zum Eigenbau, damit Sie herausfinden können, wie Sie Ihr Confluence am besten zu einem Wissenszentrum machen, das für Ihr Team wirklich funktioniert.

Was ist ein Confluence-Chatbot?

Ein Confluence-Chatbot ist ein KI-Tool, das sich mit Ihren Confluence-Bereichen verbindet, um Fragen in einem Gesprächsformat zu beantworten. Anstatt Schlüsselwörter in eine Suchleiste einzugeben und eine Liste von Links zu erhalten, können Sie einfach eine Frage in natürlicher Sprache stellen, wie z. B. „Wie lautet unsere Regelung zum Elternurlaub?“ oder „Wie richte ich meine Entwicklungsumgebung ein?“. Der Chatbot findet die richtigen Informationen und gibt Ihnen eine direkte Antwort.

Die Technologie dahinter nennt sich Retrieval-Augmented Generation (RAG). Das klingt etwas technisch, aber die Idee ist recht einfach: Der Chatbot rät nicht einfach oder erfindet Dinge. Er ruft zuerst die relevantesten Textabschnitte aus Ihren tatsächlichen Confluence-Seiten ab und generiert dann auf dieser Grundlage eine hilfreiche, genaue Antwort. Dadurch bleibt die KI auf dem spezifischen Wissen Ihres Unternehmens verankert, sodass Sie ihren Antworten tatsächlich vertrauen können.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Sofortige Antworten: Die manuelle Arbeit des Suchens, Klickens und Lesens langer Dokumente entfällt.

• Produktivere Teams: Ihr Team verbringt weniger Zeit mit der Informationssuche und mehr Zeit mit der Arbeit, für die es eigentlich eingestellt wurde.

• Bessere Nutzung der Dokumentation: Wenn Informationen leicht zu finden sind, ist die Wahrscheinlichkeit viel größer, dass die Leute die Dokumentation nutzen, für deren Erstellung Sie so viel Zeit aufgewendet haben.

• Weniger Support-Tickets: Interne Teams wie IT, HR und Ops können häufige Fragen abfangen, bevor sie überhaupt zu Support-Tickets werden.

Option 1: Der native Ansatz mit Atlassian Intelligence (Rovo)

Der direkteste Weg, Confluence mit KI auszustatten, ist die Verwendung des von Atlassian selbst entwickelten Tools. Atlassian Intelligence, angetrieben von ihrer KI-Engine namens Rovo, ist direkt in die Plattform integriert.

Was ist Atlassian Intelligence?

Atlassian Intelligence ist der Markenname für die KI-Funktionen, die Sie in allen Atlassian-Produkten finden, von Jira bis Confluence. In Confluence kann es lange Seiten zusammenfassen, Ihnen beim Schreiben neuer Inhalte helfen und, was am wichtigsten ist, Fragen mithilfe der Informationen in Ihren Bereichen beantworten. Es verwendet etwas, das Atlassian einen „Teamwork Graph“ nennt, um zu verstehen, wie Menschen, Projekte und Dokumente miteinander verbunden sind, in der Hoffnung, Ihnen Antworten mit mehr Kontext zu geben.

Dieses Video gibt eine Einführung in die Funktionen von Atlassian Intelligence in Confluence Cloud.

Vor- und Nachteile des nativen Ansatzes

Auf den ersten Blick scheint die Verwendung des integrierten Tools eine klare Sache zu sein. Aber es hat auch seine Nachteile.

Vorteile:

• Nahtlose Integration: Es ist bereits Teil der Confluence-Oberfläche. Sie müssen keine Drittanbieter-App installieren oder einrichten.

• Ökosystem-Bewusstsein: Theoretisch kann es Kontext aus Ihren Jira-Tickets und anderen Atlassian-Produkten ziehen, um seine Antworten zu verbessern.

• Vertrauenswürdiger Anbieter: Es wird von Atlassian hergestellt, was die Genehmigung durch die Sicherheits- und Rechtsabteilung etwas erleichtern kann.

Nachteile:

• Gefangen im Atlassian-Ökosystem: Das ist der größte Haken. Das Wissen Ihres Unternehmens befindet sich nicht nur in Confluence. Es ist in Google Docs, Slack-Threads, Notion-Seiten und Ihrem Helpdesk zu finden. Atlassians KI kann nichts davon sehen, daher werden ihre Antworten immer unvollständig sein. Sie kennt nur das, was sich in ihrer kleinen Blase befindet.

• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten: Sie haben sehr wenig Einfluss auf die Persönlichkeit der KI, wie sie sich verhält, wenn sie keine Antwort finden kann, oder auf welche spezifischen Seiten sie Zugriff hat. Es ist im Grunde eine Einheitslösung.

• An teure Pläne gebunden: Die nützlichsten KI-Funktionen sind nur in den teureren Premium- und Enterprise-Plänen von Atlassian verfügbar. Wenn Sie einen Standard-Plan haben, erhalten Sie eine winzige Anzahl von KI-Interaktionen pro Monat, die schnell aufgebraucht sind.

Preise für Atlassian Intelligence

Rovo ist in den Confluence Cloud-Plänen enthalten, aber wie oft Sie die KI tatsächlich nutzen können, hängt davon ab, wie viel Sie bezahlen. Der kostenlose Plan enthält sie nicht, und die Credits im Standard-Plan können im Handumdrehen aufgebraucht sein. Um wirklich alles zu bekommen, was Atlassians KI zu bieten hat, müssen Sie für ein Upgrade tief in die Tasche greifen.

Plan	Preis (pro Benutzer/Monat, jährlich)	Wichtige KI-Funktionen
Standard	5,16 $	Rovo Search & Chat, 25 KI-Credits/Benutzer/Monat
Premium	9,73 $	Alles aus Standard, 70 KI-Credits/Benutzer/Monat
Enterprise	Jährliche Abrechnung (Vertrieb kontaktieren)	Alles aus Premium, 150 KI-Credits/Benutzer/Monat

Option 2: Der DIY-Ansatz

Für Unternehmen mit etwas technischer Schlagkraft ist der Bau eines eigenen Confluence-Chatbots eine weitere Möglichkeit. Dieser Weg bietet Ihnen enorme Flexibilität, bringt aber auch eine Menge Komplexität mit sich.

Was beinhaltet ein DIY-Ansatz?

Einen eigenen Chatbot von Grund auf zu bauen bedeutet, dass Sie das gesamte System selbst zusammenfügen. Dies bedeutet in der Regel die Verwendung von Open-Source-Frameworks wie LangChain, um eine Verbindung zur Confluence-API herzustellen, den Text von Ihren Seiten zu extrahieren, diesen Text in ein für die KI verständliches Format (sogenannte Embeddings) umzuwandeln und alles in einer speziellen Vektordatenbank zu speichern. Dann müssen Sie all das mit einem großen Sprachmodell (LLM) wie GPT-4 verbinden und eine Benutzeroberfläche dafür erstellen. Es ist ein vollwertiges Entwicklungsprojekt.

Die Realität des DIY-Ansatzes

Dieser Ansatz gibt Ihnen die totale Kontrolle, aber Sie müssen realistisch sein, was er wirklich erfordert.

Vorteile:

• Vollständige Anpassung: Sie können den Chatbot so gestalten, dass er genau das tut, was Sie benötigen, ihn mit jedem internen System integrieren und alle spezifischen Sicherheitsregeln erfüllen, die Sie haben.

• Keine Abonnementgebühren: Sie zahlen keine monatliche Rechnung an ein anderes Unternehmen, aber Sie zahlen für die Infrastruktur (Hosting, API-Aufrufe usw.) und natürlich für die Gehälter der Entwickler.

Nachteile:

• Es ist teuer und langsam: Dies ist kein Wochenendprojekt. Es erfordert eine erhebliche Investition an Zeit von qualifizierten Entwicklern, ganz zu schweigen von der laufenden Wartung, die erforderlich ist, um es am Laufen zu halten.

• Lange Wartezeit auf Ergebnisse: Es kann leicht Monate des Bauens, Testens und Optimierens dauern, bis Sie einen Chatbot haben, der zuverlässig genug ist, damit Ihr Team ihn tatsächlich nutzen kann.

• Es ist kompliziert: Sie sind für alles verantwortlich: Datensicherheit, Verwaltung von API-Schlüsseln, Sicherstellung der schnellen Ausführung und Überprüfung, ob die KI genaue Antworten gibt. Das ist eine Menge zu verwalten.

Für die meisten Unternehmen rechnet sich der Zeit- und Geldaufwand für eine maßgeschneiderte Lösung einfach nicht, insbesondere wenn es leistungsstarke, fertige Tools gibt.

Option 3: Der spezialisierte Ansatz

Das bringt uns zu unserer dritten Option: die Verwendung eines spezialisierten Drittanbieter-Tools. Dieser Ansatz ist oft der goldene Mittelweg, der Ihnen die Leistung und Flexibilität einer maßgeschneiderten Lösung bietet, ohne die Kosten und den Aufwand des Eigenbaus.

Warum ein spezialisiertes Tool wählen?

Spezialisierte Tools sind darauf ausgelegt, eine Sache unglaublich gut zu machen. Ihr gesamter Existenzgrund ist es, das Wissen Ihres Unternehmens leicht zugänglich zu machen, daher bieten sie in der Regel fortschrittlichere Funktionen, bessere Integrationen und eine reibungslosere Benutzererfahrung als ein natives Add-on.

Vereinen Sie Ihr gesamtes Wissen, nicht nur Ihr Wiki

Die größte Schwäche nativer Tools ist, dass sie nur ein kleines Puzzleteil sehen. Das wirkliche Wissen eines Unternehmens ist überall verstreut. Ein Tool wie eesel AI wurde entwickelt, um genau dieses Problem zu lösen. Es verbindet sich mit über 100 Quellen, darunter Confluence, Google Docs, Notion, Slack und Helpdesks wie Zendesk.

Dies schafft ein einziges, einheitliches Gehirn für Ihr gesamtes Unternehmen. Wenn Sie eine Frage stellen, kann der Chatbot Informationen aus einer Confluence-Seite, einem Google Doc und einem relevanten Slack-Thread ziehen, um Ihnen eine vollständige Antwort zu geben. Das ist der Unterschied, als würde man einen Bibliothekar fragen, der nur ein einziges Regal gelesen hat, im Vergleich zu einem, der die gesamte Bibliothek kennt.

In wenigen Minuten startklar mit einer Self-Service-Einrichtung

Viele KI-Tools für Unternehmen zwingen Sie in lange Verkaufsgespräche und Demos, nur um das Produkt auszuprobieren. Und der Eigenbau kann Monate dauern. Im Gegensatz dazu ist eesel AI vollständig auf Self-Service ausgelegt. Sie können sich anmelden, Ihr Confluence-Konto mit einem einzigen Klick verbinden und innerhalb von Minuten einen funktionierenden Chatbot für Ihr Team bereithalten. Sie müssen nicht mit einem Vertriebsmitarbeiter sprechen, es sei denn, Sie möchten es wirklich. Es funktioniert einfach.

Volle Kontrolle und sicheres Testen

Eine der größten Sorgen bei jedem KI-Tool ist die Kontrolle darüber, was es weiß und sagt. Dies ist ein weiterer Bereich, in dem ein spezialisiertes Tool wirklich überzeugt.

• Bereichsspezifisches Wissen: Mit eesel AI können Sie ganz einfach verschiedene Bots für verschiedene Teams erstellen. Sie können zum Beispiel einen „IT-Hilfe-Bot“ einrichten, der nur über Ihre IT-bezogenen Confluence-Bereiche Bescheid weiß, und einen separaten „HR-Richtlinien-Bot“, der nur Zugriff auf den HR-Bereich hat. Dies stellt sicher, dass die Antworten immer relevant sind und sensible Informationen nicht in die falschen Hände geraten.

• Simulationsmodus: Woher wissen Sie, ob Ihr Chatbot für Ihr Team bereit ist? eesel AI verfügt über einen leistungsstarken Simulationsmodus, mit dem Sie ihn an vergangenen Fragen oder realen Szenarien testen können, bevor Sie ihn ausrollen. Sie können genau sehen, wie er reagieren wird, und sein Verhalten anpassen, was Ihnen die volle Zuversicht gibt, dass er genau, hilfreich und sicher in der Anwendung ist. Dies ist eine entscheidende Funktion, die man in den meisten anderen Tools einfach nicht findet.

Transparente und vorhersagbare Preise

Schließlich benötigen Sie ein Preismodell, das Ihnen keine Kopfschmerzen bereitet. eesel AI bietet klare, transparente Pläne ohne komplizierte Gebühren pro Antwort. Das bedeutet, dass Ihre Rechnung nicht plötzlich in die Höhe schnellt, nur weil Ihr Team einen arbeitsreichen Monat hat und den Chatbot häufig nutzt. Die Kosten sind vorhersehbar, und Sie können sogar mit einem monatlichen Plan beginnen, was eine risikoarme Möglichkeit ist, seinen Wert zu beweisen.

Den richtigen Confluence-Chatbot für Ihr Team auswählen

Also, was ist der beste Weg, um einen Confluence-Chatbot für Ihr Team zu bekommen? Das hängt wirklich von Ihren Bedürfnissen und Ressourcen ab.

1. Native Atlassian AI: Praktisch, wenn Ihr Team Atlassian lebt und atmet und Sie bereits für einen hochpreisigen Plan bezahlen. Aber sie ist begrenzt, da sie kein Wissen außerhalb von Confluence sehen kann.

2. DIY-Chatbot: Dies gibt Ihnen die ultimative Kontrolle, kostet aber ein Vermögen an Zeit, Geld und technischem Aufwand. Es ist wahrscheinlich übertrieben, es sei denn, Sie sind ein riesiges Unternehmen mit sehr spezifischen Anforderungen.

3. Spezialisierte Tools: Dies ist der ausgewogene Ansatz. Sie bieten Ihnen weitaus mehr Leistung und Flexibilität als die native Option, ohne die Komplexität eines DIY-Projekts.

Für die meisten Teams ist ein spezialisiertes Tool das Beste aus beiden Welten. Eine Plattform wie eesel AI ist eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen, die einen leistungsstarken, einfach zu bedienenden Chatbot benötigen, der all ihr Wissen zusammenführt, feingranulare Kontrolle bietet und in Minuten statt Monaten einsatzbereit ist.

Bereit, Ihr Confluence-Wissen sofort zugänglich zu machen?

Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit Suchen und fangen Sie an, Antworten zu erhalten. Mit eesel AI können Sie in weniger als fünf Minuten einen leistungsstarken Chatbot starten, der auf Ihren Confluence-Bereichen und anderen Wissensquellen trainiert ist.

Testen Sie eesel AI kostenlos und sehen Sie, wie einfach es ist, das kollektive Wissen Ihres Teams freizusetzen.