Como usar IA para pesquisar no Confluence ou Notion: Um guia completo

Sejamos realistas: encontrar informações da empresa muitas vezes parece uma busca interminável. O cérebro coletivo da sua equipa está espalhado por todo o lado: uma especificação de produto está no Confluence, uma decisão importante está enterrada numa thread do Slack, o plano de marketing vive no Google Docs e o feedback dos clientes está a acumular-se no Zendesk. É caótico, e o tempo que todos perdem apenas a tentar encontrar respostas é um dreno silencioso na produtividade.

Confluence e Notion, dois gigantes no espaço da gestão de conhecimento, lançaram as suas próprias funcionalidades de pesquisa com IA para resolver este problema. A promessa é simples: faça uma pergunta em linguagem natural e obtenha a resposta de que precisa. Mas até que ponto cumprem essa promessa, e qual delas, se alguma, é a mais adequada para a sua equipa?

Este guia explica detalhadamente como usar a IA para pesquisar tanto no Confluence como no Notion. Vamos analisar o que podem fazer, onde podem procurar informações, quanto custam e onde ficam aquém. No final, terá uma ideia muito mais clara de qual ferramenta faz sentido para si, ou se precisa de uma solução completamente diferente.

O que é a pesquisa com IA no Confluence e no Notion?

Ambas as plataformas foram além das simples pesquisas por palavras-chave. Em vez de apenas encontrar documentos que contêm as palavras exatas que escreveu, a sua IA tenta compreender o significado por trás da sua pergunta. Isto é frequentemente chamado de pesquisa semântica, e o objetivo é dar-lhe uma resposta direta, não apenas uma lista de links para analisar.

O que é a pesquisa com IA do Confluence (Rovo AI)?

A pesquisa com IA do Confluence é gerida por uma ferramenta chamada Rovo, que faz parte do conjunto maior Atlassian Intelligence. A sua principal função é entender o que está a perguntar e retirar respostas diretamente dos espaços Confluence da sua empresa. Como é feita pela Atlassian, tem uma vantagem de jogar em casa: também pode procurar noutros produtos Atlassian como o Jira. Foi construída para operar dentro do mundo Atlassian e respeita todas as permissões de utilizador que já tem configuradas. Para equipas que fazem praticamente tudo nas ferramentas Atlassian, é uma adição bastante fluida.

Uma captura de ecrã do Confluence Rovo Intelligence Copilot, a demonstrar como usar a IA para pesquisar no Confluence.

O que é a pesquisa com IA do Notion?

O Notion AI utiliza uma funcionalidade de Perguntas e Respostas que se assemelha mais a uma conversa. Pode fazer-lhe perguntas, e ele irá analisar todo o seu espaço de trabalho do Notion para encontrar as respostas. A principal vantagem do Notion é a sua capacidade de se conectar a algumas aplicações externas populares, como o Google Drive e o Slack. Isto permite que a sua IA procure informações fora do próprio Notion. Funciona como um chatbot, o que significa que pode fazer perguntas de seguimento e aprofundar a pesquisa para encontrar exatamente o que procura.

Uma captura de ecrã da funcionalidade de Perguntas e Respostas do Notion, a ilustrar como usar a IA para pesquisar no Notion.

Âmbito de pesquisa e integrações

Uma ferramenta de pesquisa com IA só é tão boa quanto a informação que consegue aceder. Se o conhecimento mais importante da sua equipa estiver numa aplicação à qual a IA não consegue aceder, só vai obter meias respostas. É aqui que o Confluence e o Notion seguem direções muito diferentes, e honestamente, onde ambas podem ser um pouco dececionantes para as equipas modernas.

A abordagem do Confluence focada no ecossistema

O Rovo AI foi concebido para empresas que estão totalmente comprometidas com o ecossistema Atlassian. Não tem qualquer problema em extrair informação das suas páginas do Confluence e dos tickets do Jira, o que é fantástico se for aí que as suas equipas de produto e engenharia trabalham.

Mas essa é também a sua maior fraqueza. Cria um enorme ponto cego. E as apresentações de vendas no Google Drive? E os guias de suporte ao cliente no Zendesk? Ou as conversas sobre projetos que acontecem no Microsoft Teams? O Rovo AI não consegue ver nada disso. Se a sua empresa usa ferramentas fora do ecossistema Atlassian (e sejamos sinceros, quase toda a gente usa), só terá acesso a uma parte da história.

O espaço de trabalho conectado, mas limitado, do Notion

O Notion AI faz um trabalho ligeiramente melhor ao olhar para fora das suas próprias paredes, integrando-se com algumas ferramentas chave como o Slack e o Google Drive. Este é um ótimo primeiro passo, reconhecendo que coisas importantes acontecem fora da base de conhecimento principal. Para equipas que dependem muito destas aplicações específicas, o Notion AI pode oferecer uma visão mais completa do que o Confluence.

O problema é que a lista de integrações ainda é muito curta. Não se conecta a outros sistemas empresariais essenciais como help desks (Zendesk, Intercom), o pacote completo do Microsoft 365 ou diferentes ferramentas de gestão de projetos. Portanto, embora seja uma melhoria, ainda deixa grandes lacunas, forçando a sua equipa a adivinhar qual aplicação tem a informação de que realmente precisa.

A defesa de uma fonte de conhecimento verdadeiramente unificada

Para a maioria das empresas, o conhecimento não está em apenas duas ou três aplicações; está em todo o lado. É por isso que as ferramentas de pesquisa incorporadas que vivem dentro de uma única plataforma terão sempre dificuldades. Estão a tentar resolver um problema de toda a empresa com uma ferramenta que só tem uma visão parcial.

É aqui que uma ferramenta que não está ligada a nenhuma plataforma única, como o eesel AI, pode fazer uma grande diferença. Ao contrário da IA nativa no Confluence ou no Notion, o eesel foi construído especificamente para se conectar a todas as suas diferentes ferramentas. Com mais de 100 integrações, pode extrair conhecimento do Confluence, Notion, Slack, Microsoft Teams, Zendesk, Google Drive e de todos os outros locais onde a sua equipa trabalha.

Uma captura de ecrã a mostrar a variedade de aplicações com as quais o eesel AI se pode integrar, fornecendo uma fonte de conhecimento unificada.

Com um produto como o eesel AI Internal Chat, um funcionário pode fazer uma pergunta no Slack e obter uma resposta clara compilada a partir de todo o conhecimento da empresa. Remove as barreiras entre as aplicações que as ferramentas nativas simplesmente não conseguem, dando-lhe uma genuína única fonte de verdade.

Uma comparação prática de funcionalidades e experiência do utilizador

Além de onde a IA pode pesquisar, a experiência diária de usar estas ferramentas é o que realmente importa. A forma como faz perguntas, como as respostas são apresentadas e o que pode ajustar afetam o quão úteis são a longo prazo.

Comparação de plataformas

Usar o Rovo AI no Confluence parece uma versão mais inteligente da barra de pesquisa normal. Escreve uma pergunta e, em vez de apenas uma lista de páginas, obtém uma resposta direta resumida no topo, juntamente com links para os documentos de origem. Está integrado diretamente na interface que já conhece, por isso não há uma grande curva de aprendizagem.

O Notion, por outro lado, torna a sua pesquisa com IA uma experiência de chatbot distinta. Abre o Q&A do Notion AI para iniciar uma conversa. Este formato é ótimo para perguntas mais complexas, como pedir para resumir um PDF que acabou de carregar ou refinar a sua pesquisa com perguntas de seguimento. Parece menos um motor de busca e mais como se estivesse a trabalhar com um assistente.

Tabela de comparação de funcionalidades

Aqui está uma rápida comparação lado a lado de como o Confluence AI, o Notion AI e uma plataforma dedicada como o eesel AI se comparam nas funcionalidades mais importantes.

Funcionalidade	Confluence (Rovo AI)	Notion AI	eesel AI
Consulta em Linguagem Natural	Sim	Sim	Sim
Pesquisa Multiplataforma	Limitada ao Ecossistema Atlassian	Limitada (Google Drive, Slack)	Extensiva (mais de 100 integrações)
Pesquisar a partir de Ferramentas de Chat	Não	Sim (apenas Slack)	Sim (Slack e Microsoft Teams)
Implementação	Incorporada (planos Premium+)	Add-on	Configure por si mesmo em minutos
Personalização	Mínima	Mínima	Controlo total sobre a persona e ações da IA
Testar antes de Lançar	Não	Não	Sim, com um poderoso modo de simulação

Custo, limitações e escalabilidade

Uma ferramenta de IA pode parecer ótima no papel, mas se for demasiado cara ou não puder crescer com a sua empresa, não é uma escolha prática. Vamos analisar os custos reais e o potencial a longo prazo de cada opção.

Preços e limitações do Confluence AI

O Confluence tem alguns pontos de preço diferentes, mas aqui está o senão: o Rovo AI só está incluído nos seus planos Premium e Enterprise.

• Standard: 6,05 $ por utilizador/mês

• Premium: 11,55 $ por utilizador/mês (IA incluída)

Se a sua equipa estiver no plano Standard, não pode aceder às funcionalidades de IA. Isto torna o preço de entrada bastante elevado. Além do custo, o maior problema ainda é a abordagem de 'jardim murado' à pesquisa. Para qualquer empresa que não esteja 100% a bordo do ecossistema Atlassian, vai parecer incompleto. Também não há forma de o testar antes de o lançar para toda a sua equipa, por isso tem de o ativar e esperar pelo melhor.

Preços e limitações do Notion AI

O Notion AI não faz parte dos seus planos standard; tem de o comprar como um add-on pago.

• Plano Plus: 8 $ por utilizador/mês (faturado anualmente)

• Plano Business: 15 $ por utilizador/mês (faturado anualmente)

• Add-on Notion AI: Um extra de 8 $ por utilizador/mês (faturado anualmente)

Isto significa que uma equipa no plano Plus acabaria por pagar 16 $ por utilizador por mês pelo Notion com IA. Para equipas maiores, esse custo acumula-se rapidamente. E embora se conecte a mais aplicações do que o Confluence, ainda falha em muitos sistemas importantes. Além disso, o estilo de 'tela em branco' do Notion pode ser tanto uma bênção como uma maldição. À medida que uma empresa cresce e mais pessoas contribuem, pode tornar-se uma confusão desorganizada, dificultando que a IA encontre uma única e fiável fonte de verdade.

Quando uma plataforma de conhecimento dedicada é a melhor escolha

A pesquisa com IA incorporada é uma boa ideia, mas as equipas com conhecimento espalhado por um conjunto moderno e variado de ferramentas atingirão rapidamente os seus limites.

Uma ferramenta dedicada e agnóstica de plataforma como o eesel AI foi concebida para resolver este problema exato sem o obrigar a mudar de plataforma. Conecta todo o seu conhecimento, não importa onde esteja. A configuração é self-service e leva apenas alguns minutos, não semanas ou meses. Além disso, com funcionalidades úteis como a capacidade de simular como a IA responderá a perguntas com base nos seus dados passados antes mesmo de a lançar, pode lançá-la com confiança. O preço do eesel AI também é direto, tornando-o uma solução muito mais escalável à medida que a sua empresa cresce.

Uma captura de ecrã da funcionalidade de teste e simulação do eesel AI, que permite aos utilizadores ver como a IA se irá comportar antes do lançamento.

Qual ferramenta é a certa para a sua equipa?

Então, como decide? Tudo se resume a onde o conhecimento da sua equipa está armazenado e o quanto está disposto a comprometer.

• Confluence AI é uma escolha lógica para equipas que estão totalmente investidas no ecossistema Atlassian e não dependem muito de ferramentas externas.

• Notion AI é uma boa opção para equipas de pequeno a médio porte cujos principais centros são o Notion, Slack e Google Drive, e que não se importam com o custo do add-on.

Mas para a maioria das empresas, o verdadeiro problema é que nenhuma das ferramentas pode oferecer a experiência de pesquisa única e unificada de que precisa quando o seu trabalho está espalhado por tantas aplicações diferentes. Em vez de tentar forçar uma ferramenta a fazer algo para o qual não foi construída, talvez valha a pena olhar para uma que foi concebida desde o início para conectar tudo.

Veja como o Internal Chat da eesel AI pode dar à sua equipa respostas instantâneas e precisas a partir de todo o conhecimento da sua empresa, e finalmente pôr um fim à caça interminável por informação. Agende uma demonstração ou experimente gratuitamente para ver por si mesmo.