AIアシスタントで営業メールテンプレートを作成する方法：5ステップガイド

正直なところ、優れた営業メールを書くのは難しいものです。ましてや何百通も書こうとすれば、さらに大変です。パーソナルな内容にし、適切なポイントを突き、ブランドイメージを保ちたいと思っても、そんな時間はありませんよね？

まさにここでAIアシスタントが役立ちます。単に速く書くのを手伝うだけでなく、より賢く書くのを手伝ってくれるのです。この記事では、AIアシスタントを使って、あなたらしさがあり、そして何より返信がもらえる営業メールテンプレートを生成するための簡単な5ステップのプロセスをご紹介します。これは一般的なプロンプトの話ではありません。アウトリーチのための信頼できるシステムを構築する方法です。

必要なもの

本題に入る前に、ツールキットを準備しましょう。AIから優れたテンプレートを引き出すには、適切な情報をインプットする必要があります。これは魔法ではなく、AIに適切な材料を与えることが重要なのです。

必要なものは以下の通りです。

• AIアシスタントまたはプラットフォーム：すでに使用しているツールでも、新しいものでも構いません。重要なのは、企業のナレッジを活用できるものを見つけることです。なぜなら、一般的なAIでは一般的なメールしか生成できないからです。

• **テンプレートの明確な目標：**このメールで何を達成したいのかを把握する必要があります。デモの予約、フォローアップ、休眠リードの掘り起こしなど、目的を明確にしましょう。

• **あなたの「信頼できる情報源」：**これが最も重要です。最高のAI生成コンテンツは、人間が書いた最高のコンテンツから学習することで生まれます。以下のようなものを集めましょう。

  • 実際に良い反応が得られた過去の営業メール

  • 社内のドキュメント（製品の概要資料や営業FAQなど）

  • 公開されているヘルプセンターやナレッジベースの記事

AIアシスタントで営業メールテンプレートを生成する5つのステップ

ここでは、効果的で再利用しやすく、AIで簡単にパーソナライズできる営業メールテンプレートを作成するための、わかりやすいフレームワークをご紹介します。

1. 目標とオーディエンスを定義する

まず最初に、達成したいことを具体的に決めましょう。初めて接するコールドメールのテンプレートは、素晴らしいデモの後のフォローアップとは全く異なる雰囲気が必要です。これを最初から明確にすることで、何にも使えない曖昧なテンプレートを作成するのを防げます。

以下の簡単な質問を自分に問いかけてみてください。

• 誰にメールを送るのか？ 相手は技術の専門家、予算の決定権者、それともウェビナーに参加したばかりの人ですか？

• 相手にしてほしいことは何か一つだけ？ 都合の良い時間を返信してもらう、リンクをクリックしてもらう、それとも会議を予約してもらうことですか？

• 彼らの現在の最大の悩みは何か？ 優れたテンプレートは問題を解決するものであり、単に機能をリストアップするものではありません。

これらの答えが出たら、簡単な概要を書き留めることができます。例えば、このようになります。

• 目標： 15分間のディスカバリーコールを予約する。

• オーディエンス： 当社のSEOに関するeBookをダウンロードしたB2B SaaS企業のマーケティングマネージャー。

• ペインポイント： コンテンツのROIを証明するのに苦労している。

2. ナレッジソースを連携する

このステップが、一般的なAIメールと優れたAIメールを分ける重要なポイントです。AIに何を書いてほしいかを伝えるだけでなく、あなたのチームが実際にどのように話すかを見せる必要があります。あなたのビジネス、ブランドボイス、そして過去にうまくいったことを知っているAIは、はるかに良い結果をもたらしてくれます。

ここでの目標は、新人の営業担当者に初日に教えるのと同じ情報をAIに与えることです。彼らに仕事のやり方を見せますよね？考え方は同じです。AIに以下の情報へのアクセスを与えましょう。

• 過去の送信済みメール： AIは、最も成功したメールを分析し、あなたのトーン、言い回し、そして人々が反応する価値提案を学ぶことができます。

• 社内Wikiとドキュメント： 製品情報やケーススタディが保存されているConfluence、Notion、Google Docsのような会社のナレッジに接続します。

• ヘルプデスクの会話： ZendeskやIntercomのようなツールを使用している場合、チームが顧客に物事を説明する方法は、トーンを正しく設定するための宝の山です。

このインフォグラフィックは、eesel AIがさまざまなソースからのナレッジを一元化し、サポートの自動化を強化する方法を示しています。

3. スタータープロンプトを作成する

さて、AIが宿題を終え、すべてのコンテキストを把握しました。今度はプロンプトを書く番です。良いプロンプトは、一言の命令ではなく、レシピだと考えてください。明確な指示を与える必要があります。

うまく機能するシンプルな構造は次のとおりです。

• 役割： 「あなたは[あなたの会社名]の親切で簡潔な営業担当者です。」

• コンテキスト： 「私は[会社名]の[オーディエンスペルソナ]に手紙を書いています。彼らはちょうど[彼らが取った行動、例：私たちのeBookをダウンロードした]ところです。」

• 目標： 「このメールの目的は[あなたの目標、例：15分間のディスカバリーコールを予約する]ことです。」

• 含めるべき主要情報： 「私たちの製品が[ペインポイント]の解決に役立つことを必ず言及してください。[特定の機能や利点]にも触れてください。」

• トーン： 「トーンはプロフェッショナルでありながら、フレンドリーで自信に満ちたものにしてください。マーケティングの誇大広告は不要です。」

• 行動喚起（CTA）： 「来週、短いチャットの時間をいただけるか尋ねる、明確で簡単なCTAで締めくくってください。」

これをまとめると、次のようになります。

「あなたはeesel AIのSDRです。私は『カスタマーサポートのスケール方法』に関するeBookをダウンロードしたSaaS企業のマーケティングマネージャーにメールを書いています。目標は15分の電話を予約することです。私たちのAIプラットフォームが、最前線のサポートを自動化することでサポートチームのチケット量を削減するのに役立つことに言及してください。トーンは親切でプロフェッショナルに。最後に、どのように機能するかを見るための短いチャットに興味があるか尋ねて締めくくってください。」

4. テンプレートを生成・改良する

「生成」をクリックして、何が返ってくるか見てみましょう。注意：最初のドラフトは完璧ではないかもしれませんが、それは全く問題ありません。ここでのあなたの仕事は、編集者の帽子をかぶって磨きをかけることです。

次のような点を確認してください。

• 冗長すぎませんか？ AIに「これをより簡潔にしてください」または「これを3つの短い段落にまとめてください」と頼んでみましょう。

• トーンがずれていませんか？ 「これをよりカジュアルな響きにしてください」や「これをより自信のあるトーンで書き直してください」のようなコマンドを試してみてください。

• 要点は明確ですか？ 主要な利点が埋もれている場合は、「最初の文を、私たちが[ペインポイント]をどのように解決するかに焦点を当てて書き直してください」とAIに伝えてください。

満足のいくバージョンができたら、それをベーステンプレートとして保存します。「[見込み客の名前]」、「[会社名]」、「[パーソナライズされた冒頭の一文]」のような、個人的なタッチを加えるためのプレースホルダーを必ず含めてください。

5. テンプレートをテスト・保存する

優れたテンプレートも、誰かのプライベートフォルダに埋もれていては役に立ちません。最後のステップは、作成したものをチーム全体が見つけて使えるようにすることです。

• テンプレートを1か所に保管する： 共有のGoogleドキュメント、社内Wiki、セールスエンゲージメントツールなど、誰もがアクセスできる場所に保存しましょう。

• 最初にテストする： 新しいテンプレートがどのように機能するかを確認せずに、チーム全体にいきなり展開しないでください。少しのテストが大きな違いを生みます。

AIアシスタントで営業メールテンプレートを生成する際に避けるべきよくある間違い

作業を進めるにあたり、これらのよくある失敗を避けるようにしてください。

• 一般的なプロンプトを与える： プロンプトが曖昧だと、メールも曖昧になります。AIに与える情報が良いほど、返ってくるメールも良くなります。

• 人間によるチェックを忘れる： AIが生成したメールを、最初に目を通さずに送信することは絶対にしないでください。AIはあなたのアシスタントであり、あなたの代わりではありません。常に素早く目を通して、正確さ、トーン、そして少し違和感のある部分がないか確認してください。

• すべてを自動化する： 重労働にはAIを使い、常に本物の手動パーソナライゼーションの余地を残しておきましょう。最高のメールは、AIが生成したテンプレートに、あなたが実際に下調べをしたことを示すカスタムの最初の文を加えた、ハイブリッドなものであることが多いです。

AIアシスタントで営業メールテンプレートを生成するシステムを構築する

営業テンプレートにAIアシスタントを使用することは、単なる時間節約ではありません。それは、より賢く、スケーラブルなアウトリーチの方法を構築することです。

本当の秘訣は、インターネット全体だけでなく、あなたのビジネスを理解するAIを使用することです。AIがあなたのチームの最高の仕事から学習すれば、それが作成するすべてのテンプレートはすでに一歩先を行っています。eesel AIのようなプラットフォームは、このために作られています。会社の独自の知識でトレーニングされたアシスタントを作成するのに役立ち、メッセージングが常に的確に保たれます。

このビデオでは、AIを使ってより良いメールをデザイン・作成し、冗長な言葉を削ってコンテンツをより簡潔にし、時間を節約する方法を紹介します。

より賢いメールシステムを構築する準備はできましたか？ eesel AIがどのようにお手伝いできるかご覧ください。