情報を探すことに時間を費やして、実際にそれを使う時間が少ないと感じたことはありませんか？あなたは決して一人ではありません。マッキンゼーによると、平均的な従業員は週の約20%を社内の情報を探したり、誰が答えを知っているのかを見つけることに費やしているとされています。これは、まる一日をただ探すことに費やしているようなものです！
社内のナレッジベースは、チームの共有の頭脳のようなもので、会社の集団的な知識が集まるオンラインの中心地です。ここでは、HRポリシーから便利なトラブルシューティングガイドまで、すべての情報を得ることができます。これを整備することで、生産性が大幅に向上し、全員が同じ情報を共有でき、時間を浪費する繰り返しの質問を大幅に減らすことができます。
これを構築するのは大変そうに思えるかもしれませんが、計画を立てて段階的に進めれば、十分に実現可能です。このガイドでは、必要なものを見極めるところから、役立つ状態を維持する方法まで、ステップバイステップで説明します。また、特にeesel AIのようなAIを活用した適切なツールが、社内のナレッジベースをどれだけ賢く、誰でも簡単にアクセスできるようにするかについてもお話しします。
検索の問題と解決策。
なぜあなたのチームに内部ナレッジベースが必要なのか
毎日繰り返し出てくる質問を考えてみてください。最新のプレゼンテーションファイルはどこにあるのか？経費を精算するにはどうすればいいのか？顧客の返金処理の正確な手順は？これらの情報を一箇所にまとめていないと、答えは古いメールに埋もれたり、異なる共有フォルダに散らばったり、あるいは一人の頭の中にしか存在しないかもしれません（これを「部族知識」と呼ぶことがありますが、その人が去ったら非常にリスキーです！）。
内部ナレッジベースは、これらの問題に正面から取り組むのに役立ちます。これは次のような方法で役立ちます：
- より多くのことを達成する: 答えが簡単に見つかると、チームは探し回る時間を減らし、実際の仕事に集中できます。それにより、より興味深く価値のあることに時間を割くことができます。
- オンボーディングをスムーズにする: 新しいメンバーは、すべてのトレーニング資料、会社のルール、ハウツーガイドが一箇所にあると、はるかに速く慣れることができます。これにより、既存のチームメンバーが同じ基本的な質問に何度も答える必要がなくなります。
- 一貫性を保つ: 信頼できる情報源が一つあることで、全員が同じ承認された詳細に基づいて作業できます。これは、プロセスの処理方法から顧客との対話、意思決定に至るまで、品質を高く保つために非常に重要です。
- 貴重な情報を失わない: 従業員が退職するとき、その年数の経験と知識が消えてしまうことがあります。内部ナレッジベースは、その会社のノウハウをキャプチャし、ビジネスを強化し、少数の人に依存しないようにします。
- より良い協力を促進する: 部門間の壁を取り除くことで、チームは他のエリアから簡単に情報を得ることができ、全員がより良く理解し、クロスファンクショナルなプロジェクトがスムーズに進行します。
- 従業員が自分で解決できるようにする: チームに自分で答えを見つける力を与えることで、自信を持たせ、自分で問題を解決することを奨励します。
要するに、よくできた内部ナレッジベースは、問題解決を迅速にし、サービスの一貫性を高め（顧客は確実に気づきます！）、不要なコストを削減するのにも役立ちます。
なぜあなたのチームには内部ナレッジベースが必要なのか。
社内ナレッジベースにどんな情報を入れるべきか？
社内ナレッジベースに入れるべき情報は、チームが仕事をうまくこなすために必要な情報です。重要な会社のノウハウを簡単に検索できるようにすることが目的です。
以下は、含めたい一般的なコンテンツの種類です：
| コンテンツタイプ | 例 |
|---|---|
| 人事ポリシー | 休暇ポリシー、行動規範、経費ポリシー |
| ハウツーガイド | ソフトウェアのセットアップ手順、トラブルシューティングの指示 |
| トレーニング資料 | オンボーディングチェックリスト、製品トレーニングビデオ、役割別学習パス |
| 会社の手順 | 承認ワークフロー、調達手順、緊急時のプロトコル |
| ITドキュメント | システムアーキテクチャ図、ソフトウェア使用説明書、アクセスガイドライン |
| FAQ | 一般的な従業員の質問、福利厚生の説明、セキュリティガイドライン |
| プロジェクトドキュメント | プロジェクト憲章、タイムライン、要件仕様、振り返り |
| ベストプラクティス | 執筆基準、デザイン原則、顧客対応ガイドライン |
| 会議メモ | 戦略会議の要約、四半期ごとの更新、チーム同期メモ |
| お知らせ | 新しいポリシーの更新、リーダーシップの変更、組織のニュース |
人々がよく質問すること、日常業務にとても重要なこと、またはトレーニングやコンプライアンスに必要なものを含めることに焦点を当ててください。主な目標は、皆の時間を節約するために本当に役立つものにすることです。
社内ナレッジベースを構築する方法：簡単なガイド
本当に役立つ社内ナレッジベースを構築することは、単にドキュメントを共有ドライブに投げ込んで最善を期待することではありません。人々が実際にそれを使用し、価値を見出すように少し考える必要があります。始めるための簡単なプロセスを以下に示します。
1. 計画を立て、達成したいことを明確にする
ドキュメントを集め始める前に、まずなぜこれを行うのかを考えてください。内部サポートの質問を減らしたいのか、新しい人を迅速に迎え入れたいのか、現在散在している情報をまとめたいのか？実際に測定可能な明確な目標を設定すること（例えば「検索時間を20％短縮したい」や「オンボーディングにかかる時間を3日短縮したい」）は、集中力を保ち、後で成功を確認するのに役立ちます。
また、誰が最も使用するかを考慮してください。異なるチームは異なるニーズを持つ可能性があります。
社内ナレッジベースを構築するための初期ステップと目標をまとめたシンプルなスプレッドシート。
2. コンテンツを見つけて集める
さあ、探偵の帽子をかぶる時が来ました。あなたの会社の知識は今どこに存在していますか？共有フォルダ、古いメールチェーン、既存のウィキ、あるいは最も経験豊富なチームメンバーの頭の中にあるかもしれません。まず、チームが毎日アクセスする必要がある最も重要なもの、例えばよくある質問や基本的なプロセスを特定しましょう。既存のドキュメント、ビデオ、プレゼンテーションを集めたり、特定のトピックに詳しい人との会話を録音したりしましょう。
社内ナレッジベースのための既存の知識源を特定する。
3. すべてを整理して構造化する
すべてが一箇所に集まったら、人々はどのようにして必要なものを見つけるのでしょうか？論理的な構造を計画することは非常に重要です。会社にとって意味のあるカテゴリ、サブカテゴリ、タグを使ってどのようにグループ化できるかを考えてみてください。部門別、トピック別、またはプロセス別に整理することができます。目的は、誰かが情報を探しやすくすることです。たとえ何を探しているのか、またはどのように検索すればよいのかが正確にわからなくても、情報にたどり着けるようにすることです。
社内ナレッジベースでの簡単なナビゲーションのためのコンテンツ構造化。
4. 理解しやすく役立つコンテンツを書く
最高のナレッジベースソフトウェアでも、中の情報が混乱していると役に立ちません。明確で短く、必要なことを正確に伝える記事を書くことに集中しましょう。簡単な言葉を使い、複雑なトピックを簡単なステップに分解します。会社特有の言葉や専門用語を使う必要がある場合は、必ず説明を加えてください。
プロのヒント: 標準的なプロセスガイドやトラブルシューティング手順のような一般的なもののために、シンプルなテンプレートを作成しましょう。これにより、すべてが一貫して見え、新しい情報を追加するのが簡単になります。
ナレッジベース記事のエディター。
5. 適切なプラットフォームを選ぶ
これは非常に重要なステップです。選択するソフトウェアは、内部ナレッジベースの構築、管理、使用のしやすさに大きな影響を与えます。チームの人数、予算、絶対に必要な特定の機能を考慮する必要があります。次のセクションで、何を探すべきかについて詳しく説明します。
社内ナレッジベースに最適なプラットフォームを選ぶ。
6. 設定を行い、誰が何を見られるかを決める
プラットフォームを選んだら、それを準備して最初のコンテンツを移行し始める時です。このステップの重要な部分は、誰が何を見たり、何をできるかを設定することです。異なる種類の情報（特に人事の詳細のような機密情報）を誰が閲覧できるか、また誰がコンテンツを作成または編集する権限を持つかを決めます。内部のナレッジベースを安全に保つことは絶対に重要です。
社内ナレッジベースのユーザー権限とセキュリティ設定。
7. それを導入し、利用を促進する
ナレッジベースを構築することは一部に過ぎません。実際にチームにそれを使ってもらうことがもう一つの重要な部分です！新しい社内ナレッジベースを全員に発表し、それが彼らにどのように直接役立つか（例えば、時間を節約したり、より早く答えを見つけたりするのに役立つ）を説明します。どのように情報を見つけるか、そして重要なことに、どのように自分の知識を追加できるかを示します。
オンボーディングセッションでの内部知識の紹介。
8. 常に新鮮で役立つものに保つ
内部のナレッジベースを常に変化するものと考えてください。情報は変わり、プロセスは更新され、新しい質問が出てきます。定期的にコンテンツを見直し、更新するための明確な方法を設定しましょう。異なるセクションや記事を担当する人を割り当てて、最新の状態を保つようにするのも良いでしょう。情報が古くなると、誤解を招く可能性があり、リソースへの信頼が失われるかもしれません。
社内のナレッジベースを維持し、更新する。
社内ナレッジベースに最適なソフトウェアを選ぶ
適切なツールを選ぶことは、社内ナレッジベースを構築する際の最も重要な決定の一つです。ソフトウェアは、コンテンツや作業方法を処理するのに十分強力である必要がありますが、チーム全員がストレスなく実際に使用できるほどシンプルである必要もあります。
以下は注目すべき重要なポイントです:
| 注目すべき点 | その重要性 |
|---|---|
| 優れた検索機能 | 人々が必要な情報をすぐに見つけられることで、ナレッジベースが実際に役立ちます。キーワードを超えたスマートな検索を探しましょう。 |
| 使いやすさ | 読者と貢献者の両方にとってシンプルであるべきです。複雑なプラットフォームは、使用する人が少なくなります。 |
| 閲覧制限とセキュリティ | 機密情報を保護するために重要です。強力な権限とセキュリティがデータを安全に保ちます。 |
| チームワーク機能 | 複数の人がコンテンツを追加、レビュー、承認しやすくし、情報を正確かつ完全に保ちます。 |
| 他のツールとの連携 | チームが日常的に使用しているツールと統合できるべきです（例：Slack、Microsoft Teams、Google Docs、Confluence、SharePoint、Notion、Zendesk、Freshdesk、Intercom）。 |
| 成長に対応 | 時間とともにユーザー数やコンテンツが増えても、パフォーマンスに問題がないようにサポートする必要があります。 |
| 分析機能 | 何が機能しているか、人々が何を検索しているか、どこにギャップがあるかを追跡し、ナレッジベースを改善するのに役立ちます。 |
| AI機能 | スマート検索、コンテンツの提案、さらには質問応答を追加し、体験をより迅速で役立つものにします。 |
強力なプラットフォームは、スマートなAIと、Confluence、Google Docs、SharePoint、Notion、Zendesk、Freshdeskのようなツールとのシームレスな統合を組み合わせます。eesel AIのようなソリューションは、これらのソースに接続し、スマート検索を強化し、Teammate AIのようなAIアシスタントを可能にすることで、チームが正確で最新の情報を迅速かつ簡単に見つけるのを助けます。
社内ナレッジベースを成功させるためのヒント
社内ナレッジベースを構築することは素晴らしいスタートですが、チームにとって本当に価値のあるものにするには、継続的な努力と適切なツールが必要です。
以下は、eesel AIが成功に導くためのいくつかの方法です:
- ユーザーにとって使いやすくする: 強力なAI駆動の検索と即時回答により、eesel AIはチームが必要な情報をすばやく見つけるのを簡単にします。フォルダを掘り下げたり、無限にクリックしたりする必要はありません。
- 全員に共有を促す: eesel AIは既存のすべてのソースに接続し、Google Docs、Confluence、Notionのような既に使用しているツールを通じて自然に知識を共有できるようにします。これにより、余分なステップなしで共有文化を築くことができます。
- 何が起こっているかを観察し改善する: eeselの分析を使用して、人々が何を検索しているか、どのコンテンツが最も効果的か、どこにギャップがあるかを確認します。このデータは、ナレッジベースを正確かつ関連性のあるものに保つのに役立ちます。
- 導入の課題に対処する: eesel AIは、Slack、Microsoft Teams、ヘルプデスクのようなチームが毎日使用しているツールとスムーズに連携します。これにより、導入が促進され、ナレッジベースの使用が日常業務の自然な一部として感じられます。
- 日常のワークフローに組み込む: チームにアプリを切り替えさせるのではなく、eesel AIは知識を既存のワークフローに直接持ち込みます。必要な場所にすぐに回答が表示され、情報へのアクセスと使用が簡単になります。
eesel AIで社内ナレッジベースの構築を始めましょう
社内ナレッジベースを構築することは、より生産的でスムーズに働き、知識を持つチームを持つための非常に前向きなステップです。会社の重要な情報をすべて集め、プロセスを簡素化し、全員が迅速に必要な回答を得られるようにします。ただし、これは一度きりのプロジェクトではなく、時間をかけて構築、整理、改善していくものです。
コンテンツを作成し、社内ナレッジベースの構造を考えることは重要ですが、その知識をチームにとって本当にアクセスしやすく、スマートにすることが重要です。eesel AIは、既存の知識ソースと接続し、強力なAI駆動の検索と即時回答を提供します。これにより、単に情報を持っているだけでなく、効果的に活用することができるようになります。
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