Qu’est-ce qu’un système de recherche interne ? Avantages et pourquoi cela compte.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe un moyen solide de résoudre ce problème : procurez-vous un système de recherche interne puissant. Il est conçu pour couper à travers tout ce désordre et vous aider à trouver exactement ce dont vous avez besoin, très rapidement.

Qu’est-ce qui rend un système de recherche interne puissant ?

Pensez à la recherche interne comme à votre propre Google privé. Au lieu de parcourir l’ensemble d’Internet, il examine spécifiquement le contenu stocké à l’intérieur des murs numériques de votre organisation. Cela couvre à peu près tout – documents sur des lecteurs partagés, wikis internes, discussions dans vos applications de messagerie, et même des données vivant à l’intérieur d’outils commerciaux spécifiques.

Mais un vraiment bon, fort système de recherche interne va bien au-delà de la simple correspondance des mots-clés. Les meilleurs :

• Utilisent une technologie intelligente, généralement alimentée par l’IA, pour réellement comprendre ce que vous essayez de trouver, même si vous n’utilisez pas les mots parfaits.
• Connectent des informations éparpillées sur différentes plateformes.
• Vous donnent des résultats super pertinents presque instantanément.
• Veillent à ce que vous ne voyiez que des éléments auxquels vous êtes réellement autorisé à accéder.

Pour des équipes comme le support client, cela signifie un accès instantané aux articles du centre d’aide, des détails spécifiques sur les tickets clients passés, des guides internes, et bien plus encore.

Pourquoi ces avantages comptent vraiment

Nous avons mis l’accent sur les principaux avantages d’avoir un système de recherche interne solide car ils ont un effet vraiment important sur le fonctionnement d’une entreprise. Ce ne sont pas juste de petits avantages agréables ; ils impactent directement l’efficacité de votre équipe, combien d’argent vous économisez, combien vos employés sont heureux, et finalement, comment vous prenez soin de vos clients. Un système de recherche interne qui vaut vraiment son pesant d’or doit montrer de réelles améliorations notables dans ces domaines clés.

Principaux avantages d’un système de recherche interne solide

Mettre en place une solution de recherche interne solide peut sérieusement changer la donne pour la façon dont votre équipe accomplit ses tâches. Voici les cinq principales choses auxquelles vous pouvez vous attendre.

1. Augmente la productivité et l’efficacité des employés

Soyons honnêtes : lorsque vous passez des heures à chercher des informations, vous ne faites pas réellement les parties essentielles de votre travail. Ces 1,8 heures par jour passées à chercher dont nous avons parlé plus tôt sont du temps qui pourrait être utilisé pour terminer des tâches, résoudre des problèmes et contribuer aux objectifs de l’entreprise. Un système de recherche interne solide réduit considérablement ce temps perdu.

Imaginez ceci : vous devez trouver un modèle de contrat spécifique, des données anciennes d’un client, ou la dernière version d’une fiche technique produit. Avec une recherche interne efficace, vous tapez juste quelques mots et bam, vous obtenez exactement ce dont vous avez besoin en quelques secondes, peu importe où cela se cachait. Obtenir des informations aussi rapidement signifie :

• Moins d’interruptions.
• Moins de sauts entre différentes tâches et outils.
• Plus de temps concentré sur les choses importantes.
• Les employés comptent davantage sur eux-mêmes, passant moins de temps à attendre des collègues ou des managers.

Astuce pro : Pensez à la façon dont un assistant IA, comme le Assistant IA eesel, peut travailler aux côtés de la recherche interne. Il peut automatiquement extraire des informations pertinentes de tous vos systèmes connectés et même suggérer des réponses préliminaires ou vous donner du contexte directement dans votre flux de travail. C’est un véritable coup de pouce à l’efficacité.

2. Améliore la qualité du service client et du support

Dans le monde du service client, être rapide et précis est tout. Les clients veulent des réponses rapides, et les agents de support doivent trouver des informations fiables rapidement pour les leur fournir. Si votre recherche interne est faible, les agents perdent un temps précieux à chercher des solutions pendant que le client attend. Cela signifie des temps de réponse plus longs et, compréhensiblement, des clients frustrés.

Un système de recherche interne solide met toutes les informations nécessaires à portée de main d’un agent. Ils peuvent instantanément trouver l’article parfait du centre d’aide, obtenir des détails sur un problème similaire résolu par quelqu’un d’autre, ou accéder à des guides internes pour le dépannage. Lorsque les agents ont les informations les plus récentes et précises facilement disponibles, ils peuvent :

• Rendre les temps de réponse plus rapides.
• Être beaucoup plus susceptibles de résoudre le problème dès le premier essai.
• Fournir un support avec plus de confiance et être réellement utile.

Et cela, bien sûr, améliore considérablement l’expérience client.

Comment eesel AI aide : eesel AI apprend de toutes vos sources de connaissances internes – votre centre d’aide, les tickets passés, les documents dans des endroits comme Google Docs et Confluence, et plus de 100 autres endroits. Il utilise ces connaissances pour alimenter les agents IA. Ces agents peuvent gérer automatiquement des questions courantes ou aider les agents humains en affichant les informations pertinentes au moment où ils en ont besoin. Cela signifie que les clients obtiennent des réponses rapides et précises à tout moment de la journée ou de la nuit.

3. Accélère l’intégration des employés

Mettre les nouveaux membres de l’équipe à jour peut prendre du temps et utiliser beaucoup de ressources. Les nouvelles recrues doivent apprendre les règles de l’entreprise, comprendre comment les choses fonctionnent en interne, trouver des matériaux de formation, et généralement découvrir où tout se trouve. Cela signifie souvent poser une tonne de questions et peut sembler assez écrasant pour eux.

Un système de recherche interne solide est comme avoir un guide central intelligent pour les nouveaux arrivants. Au lieu de se fier uniquement à la formation formelle ou de demander constamment de l’aide à des collègues, ils peuvent utiliser l’outil de recherche pour trouver des réponses à leurs questions par eux-mêmes. Cela pourrait concerner :

• La culture d’entreprise.
• Les avantages.
• Comment utiliser certains logiciels.
• Des étapes spécifiques pour une tâche.

Cette capacité à trouver des choses par eux-mêmes accélère vraiment la vitesse à laquelle ils apprennent les ficelles, soulage un peu la pression sur l’équipe existante et aide les nouvelles recrues à devenir des membres productifs beaucoup plus rapidement.

Exemple : Un nouvel agent de support rejoignant l’équipe peut utiliser un outil de recherche interne alimenté par l’IA comme eesel AI pour rapidement consulter des flux de travail spécifiques à l’entreprise ou trouver des documents de formation sans avoir à interrompre constamment ses collègues. Être capable de trouver des informations de manière indépendante est super important pour se mettre à jour rapidement.

4. Décompose les silos de données et améliore la collaboration

Dans la plupart des entreprises, l’information finit par être éparpillée à travers des tonnes d’outils différents – vous avez des documents dans SharePoint, des données clients dans un CRM, des détails de projet dans Jira, des conversations qui se déroulent dans Slack ou Teams, et des articles de connaissance dans un service d’assistance. Ces poches d’information séparées, souvent appelées “silos de données,” rendent incroyablement difficile d’obtenir une vue d’ensemble ou même de trouver des informations connexes si vous ne savez pas déjà exactement où elles sont stockées.

Une plateforme de recherche interne unifiée abolit ces barrières en connectant et en indexant le contenu de tous ces différents endroits. Elle crée un seul endroit où tout le monde peut accéder à la connaissance combinée de votre entreprise. Cela ne rend pas seulement la recherche d’informations plus facile ; cela améliore également la collaboration. Les équipes peuvent facilement :

• Trouver et utiliser des informations pertinentes que d’autres départements ont créées.
• Éviter de faire le même travail deux fois.
• Encourager tout le monde à partager ce qu’il sait.

eesel AI a une portée étendue : eesel AI se connecte à plus de 100 plateformes. Cela inclut des outils populaires comme Google Docs, Confluence, Slack, Microsoft Teams, et des services d’assistance comme Zendesk et Freshdesk. Comme il se connecte à tant d’endroits, il peut agir comme un point central pour accéder à la connaissance qui est répartie sur l’ensemble de votre pile technologique, brisant ainsi efficacement ces silos pour les équipes de support et d’autres.

5. Soutient la prise de décision éclairée et les insights commerciaux

Chaque requête de recherche que votre équipe saisit vous indique essentiellement exactement quelles informations elle a besoin pour faire son travail. Analyser ces données de recherche vous donne des insights incroyablement précieux sur :

• Quelles informations les gens recherchent le plus souvent.
• Quels sujets sont populaires.
• Où les employés pourraient avoir des difficultés à trouver des réponses.

Ce type d’intelligence peut mettre en évidence des lacunes dans votre base de connaissances qui doivent être comblées ou vous montrer des domaines où les processus pourraient être améliorés.

Au-delà de simplement voir ce que les gens recherchent, avoir accès à toutes vos données internes grâce à un système de recherche solide facilite la tâche des dirigeants et des analystes pour rassembler rapidement les informations nécessaires à la prise de décisions basées sur des faits. Qu’ils recherchent des tendances du marché, qu’ils examinent les performances des projets passés ou qu’ils essaient de comprendre plus en profondeur les problèmes des clients, avoir toutes les informations pertinentes facilement accessibles les aide à prendre des décisions plus rapides et plus confiantes.

Au-delà de la simple recherche : Alors que la recherche interne standard vous montre ce que les gens recherchent, les insights alimentés par l’IA peuvent réellement vous montrer où votre connaissance fait défaut. eesel AI‘s fonctionnalité d’analyse des lacunes de connaissances, par exemple, signale les questions auxquelles l’IA n’a pas pu répondre avec confiance. Cela vous indique exactement quels documents vous devez créer ou mettre à jour pour mieux aider votre équipe et vos clients.

Comparer les capacités de recherche interne

Tous les outils ne sont pas créés égaux en matière de recherche interne. Certains vous permettent simplement de rechercher au sein de cet outil, tandis que d’autres se connectent à l’ensemble de votre entreprise et utilisent la magie de l’IA.

Conseils pour choisir et mettre en œuvre un système de recherche interne solide

Choisir la bonne solution dépend vraiment des besoins de votre entreprise. Commencez par bien comprendre :

• Combien de connaissances internes vous avez et à quel point elles sont compliquées.
• Combien d’outils différents vous utilisez.
• Quels types de données vous essayez de relier ensemble.

Pensez également à l’aide technique dont vous disposez pour le configurer et le maintenir. Avez-vous besoin de quelque chose de super simple qui fonctionne dès la sortie de la boîte, ou avez-vous besoin de quelque chose que vous pouvez vraiment personnaliser ?

Recherchez des solutions qui peuvent s’intégrer à de nombreuses plateformes différentes afin de pouvoir connecter toutes vos sources de données importantes. Assurez-vous qu’elles disposent de fonctionnalités d’IA puissantes capables de comprendre le langage normal et de vous fournir des résultats qui ne sont pas seulement pertinents, mais aussi utiles et peut-être même exploitables, et pas seulement une longue liste de liens. Et examinez de près les prix – assurez-vous qu’ils sont clairs, faciles à comprendre et qu’ils ne deviendront pas soudainement très coûteux à mesure que vous grandissez. Après l’avoir configuré, n’oubliez pas de surveiller comment les gens l’utilisent et demandez à votre équipe des retours afin de pouvoir continuer à l’améliorer.

Faites en sorte que votre connaissance interne travaille pour vous

Un système de recherche interne solide n’est plus un simple atout. Il est essentiel pour toute équipe qui souhaite travailler plus rapidement, rester organisée et garder à la fois les employés et les clients satisfaits. Investir dans les bons outils signifie investir dans la productivité de votre équipe et la croissance de votre entreprise.

eesel AI vous aide à débloquer et à connecter toutes vos connaissances internes, facilitant ainsi l’alimentation d’agents et d’assistants AI plus intelligents. Il est simple à configurer, fonctionne avec vos outils existants et vous aide à obtenir tous les avantages d’un système de recherche interne solide sans les maux de tête.

Réservez une démo ou commencez un essai gratuit aujourd’hui pour voir comment eesel AI peut transformer la façon dont votre équipe travaille.