Notion vs. Evernote: Welches ist das beste Tool für das Wissen Ihres Teams?

Die Wahl eines Tools zur Verwaltung des Wissens Ihres Teams kann sich wie eine riesige Entscheidung anfühlen. Es geht nicht nur darum, eine schicke Notizen-App auszuwählen, sondern auch darum, ein zentrales Gehirn für Ihr Unternehmen aufzubauen, und diese Wahl beeinflusst, wie alle zusammenarbeiten. Seit Jahren tobt die große Debatte zwischen zwei Schwergewichten: Evernote, dem alten, zuverlässigen digitalen Aktenschrank, und Notion, dem superflexiblen Alleskönner-Arbeitsbereich.

Aber wenn Ihr Team wächst, erkennen Sie, dass es nicht nur darum geht, wo Sie Informationen speichern. Es geht darum, wie einfach Sie diese Informationen an die Leute weitergeben können, die sie benötigen, insbesondere an Ihre kundenorientierten Teams.

Dieser Leitfaden wird die gesamte Notion vs. Evernote-Debatte aufschlüsseln und untersuchen, wo die Stärken und Schwächen der einzelnen Tools liegen. Noch wichtiger ist, dass wir darüber sprechen, wie Sie den größten Nutzen aus dem Wissen ziehen können, das Sie so sorgfältig sammeln, unabhängig davon, für welche Plattform Sie sich letztendlich entscheiden.

Was ist Evernote?

Evernote ist schon lange auf dem Markt und war lange Zeit der König der Notizen-Apps. Seine Mission ist einfach: "Alles merken". Es ist als digitale Bibliothek konzipiert, in der Sie fast alles erfassen, organisieren und finden können.

Stellen Sie es sich wie einen Stapel digitaler Notizbücher vor. Darin können Sie Notizen mit Text, Bildern, Sprachmemos, gescannten Dokumenten usw. erstellen. Die Struktur ist denkbar einfach: Notizen kommen in Notizbücher, und Sie können Notizbücher zu Stapeln zusammenfassen. Dies macht es für jeden unglaublich einfach, es einfach in die Hand zu nehmen und zu verwenden. Die eigentliche Magie von Evernote liegt in der schnellen Erfassung und der leistungsstarken Suche, die sogar Text in Ihren gescannten PDFs und Bildern lesen kann (eine Funktion namens OCR (Optical Character Recognition)). Es ist perfekt für Leute, die einfach nur einen zuverlässigen Ort suchen, um Informationen ohne viel Aufhebens abzulegen und wiederzufinden.

Was ist Notion?

Notion trat mit einem viel größeren Anspruch auf. Es will nicht nur Ihr Notizbuch sein, sondern der einzige Ort, an dem Sie Ihre Projekte verwalten, Ihr Unternehmenswiki aufbauen und im Grunde Ihren gesamten Workflow steuern. Seine gesamte Philosophie basiert auf Flexibilität und verwendet ein System von "Blöcken" und "Datenbanken".

Ein Block kann ein Textabschnitt, ein To-Do-Element, ein Bild oder sogar eine vollwertige Datenbank sein. Sie ordnen diese Blöcke auf einer Seite an, um völlig benutzerdefinierte Layouts zu erstellen. Dies bedeutet, dass Teams ihre eigenen Projekt-Tracker, Inhaltskalender oder Wissensdatenbanken von Grund auf neu erstellen können. Das ist zwar unglaublich leistungsstark, aber all diese Freiheit bedeutet, dass es etwas länger dauert, bis man den Dreh raus hat. Notion ist wirklich für Teams gedacht, die einen vollständig angepassten Arbeitsbereich erstellen möchten, in dem ihre Notizen, Aufgaben und Projekte alle miteinander verbunden sind.

Informationen erfassen und organisieren

Letztendlich sollen Ihnen beide Tools helfen, Informationen zu speichern und wiederzufinden. Aber sie gehen dabei völlig unterschiedlich vor, was bedeutet, dass sie zu verschiedenen Arten von Menschen und Workflows passen.

Die Notizen-Erfahrung

Bei Evernote dreht sich alles um Geschwindigkeit. Das Starten einer neuen Notiz ist sofort möglich, und der Editor bietet alle grundlegenden Formatierungen, die Sie benötigen, ohne eine Menge ablenkender Optionen. Es ist perfekt, um einen Gedanken schnell zu notieren, bevor Sie ihn vergessen, oder um schnelle Besprechungsprotokolle zu erstellen. Das Ganze fühlt sich wie ein vertrautes Notizbuch an, nur auf Steroiden.

Notion hingegen betrachtet jede neue Notiz als leere Leinwand. Sicher, Sie können einfach anfangen zu tippen, aber seine wahre Stärke liegt darin, verschiedene Blöcke zu verwenden, um Ihre Gedanken mit Checklisten, Tabellen oder ausblendbaren Umschaltern zu strukturieren. Dies ist fantastisch, um detaillierte, organisierte Dokumente zu erstellen, aber es kann sich etwas langsam anfühlen, wenn Sie nur eine einfache Idee schnell aufschreiben möchten.

Web Clipping und schnelle Erfassung

Beide haben Browsererweiterungen zum Speichern von Artikeln, aber die von Evernote ist hier ein klarer Gewinner. Damit können Sie den vollständigen Artikel, eine bereinigte Version, einen bestimmten Abschnitt oder nur ein einfaches Lesezeichen abrufen. Wenn Sie viel Online-Recherche betreiben, ist diese Flexibilität erstaunlich.

Der Web Clipper von Notion ist unkomplizierter. Er erfasst den Hauptinhalt einer Seite und speichert ihn in einer Ihrer Datenbanken. Es funktioniert, aber Sie haben nicht das gleiche Maß an Kontrolle wie bei Evernote.

Suchfunktionen

Historisch gesehen war dies das Killer-Feature von Evernote. Die Suche ist blitzschnell und umfasst Optical Character Recognition (OCR), was bedeutet, dass sie Text in PDFs, Dokumenten und sogar Fotos Ihrer unordentlichen Handschrift finden kann. Wenn Sie ein großes Archiv mit gescannten Quittungen oder Dokumenten haben, ist dies ein Lebensretter.

Die Suche von Notion ist besser geworden, aber sie ist noch nicht ganz auf dem gleichen Niveau. Sie findet Seitentitel und Text in Ihrem Arbeitsbereich gut, kann aber keinen Text in Bildern lesen und kann sich in größeren Konten etwas träge anfühlen.

Aber hier ist die Sache: Selbst mit einer großartigen Suchfunktion verbringen Support-Mitarbeiter immer noch viel zu viel Zeit damit, nach Antworten zu suchen. Was wäre, wenn Ihr Team nicht suchen müsste, sondern einfach eine Frage stellen und sofort eine Antwort erhalten könnte? Tools wie eesel AI verbinden sich mit all Ihren Wissensquellen, egal ob sie sich in Notion, einem Hilfe-Center oder sogar in Google Docs befinden. Es liefert sofortige, genaue Antworten und erspart Ihren Mitarbeitern die mühsame Suche nach Informationen.

eesel AI verbindet sich mit allen Apps Ihres Teams, einschließlich Notion, sodass Sie Informationen finden können, egal wo sie sich befinden.

Arbeit strukturieren und im Team zusammenarbeiten

Über das reine Erstellen von Notizen für sich selbst hinaus werden diese Tools oft als zentraler Ort für Teamprojekte und Unternehmenswissen verwendet. Und wenn es darum geht, bietet der flexible, datenbankgesteuerte Ansatz von Notion einen erheblichen Vorteil.

Aufgaben- und Projektmanagement

Hier beginnt Notion wirklich, davonzuziehen. Sie können seine Datenbanken in Kanban-Boards, Kalender oder Zeitleisten verwandeln, um Aufgaben zu verfolgen. Sie können benutzerdefinierte Eigenschaften für Dinge wie Status, Priorität oder wem sie zugewiesen sind, hinzufügen. Auf diese Weise können Sie ein Projektmanagementsystem erstellen, das genau auf die Arbeitsweise Ihres Teams zugeschnitten ist.

Evernote verfügt über einige Aufgabenverwaltungsfunktionen, wie z. B. einfache To-Do-Listen in Notizen und Fälligkeitstermine. Aber sie sind ziemlich einfach und nicht wirklich für die Verwaltung komplexer Teamprojekte gedacht. Es ist eher für Ihre persönliche To-Do-Liste als für ein vollwertiges Projektzentrum gedacht.

Flexibilität: Datenbanken vs. Notizbücher

Das Geheimnis von Notion ist sein Datenbanksystem. Sie können Datenbanken für alles erstellen, von einem Marketing-Content-Kalender bis hin zu einem einfachen CRM (Customer-Relationship-Management), und Sie können sie alle miteinander verknüpfen. Die Möglichkeit, verschiedene "Ansichten" derselben Daten zu erstellen (z. B. Ihre Aufgabenliste als Kalender oder Board anzuzeigen), macht es zu einem echten All-in-One-Arbeitsbereich.

Die Organisation von Evernote ist viel traditioneller: Notizen, Notizbücher und Stapel. Das Tagging-System trägt zu einer gewissen Flexibilität bei, kann aber einfach nicht mit der Leistung der relationalen Datenbanken von Notion mithalten. Wenn Sie mit strukturierten Informationen oder komplexen Workflows zu tun haben, ist Notion die richtige Wahl.

Funktionen für die Zusammenarbeit im Team

Notion wurde von Anfang an für Teams entwickelt. Sie können bestimmte Teile einer Seite kommentieren, Ihre Mitarbeiter mit @ erwähnen, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen, und in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Gemeinsame Arbeitsbereiche erleichtern die Einrichtung einer zentralen Wissensdatenbank, zu der jeder beitragen kann.

Mit Evernote können Sie Notizbücher und Notizen freigeben, aber die Zusammenarbeit fühlt sich nicht ganz so reibungslos an. Die Echtzeitbearbeitung ist zwar vorhanden, fühlt sich aber eher wie ein nachträglich hinzugefügtes Feature an im Vergleich zur natürlich kollaborativen Umgebung von Notion.

Das eigentliche Problem für Support-Teams ist nicht nur das gemeinsame Erstellen von Dokumentationen, sondern auch die tatsächliche Nutzung während eines Kundengesprächs. Ihr internes Wiki befindet sich möglicherweise in Notion, während sich Ihre Anleitungen zur Fehlerbehebung in Confluence befinden. Dieses Wissen ist von dem Helpdesk abgeschnitten, in dem Ihre Mitarbeiter tatsächlich arbeiten. Genau dieses Problem sollte eesel AI lösen. Es verbindet alle Ihre Wissensquellen und liefert Antworten direkt in Ihrem Helpdesk, egal ob Sie Zendesk oder eine andere Plattform verwenden. Es verwandelt die gesamte verstreute Dokumentation in eine Ressource, die Ihr Team tatsächlich spontan nutzen kann.

eesel AI Copilot liefert Antworten aus Notion und anderen Quellen direkt in Ihrem Helpdesk, wie z. B. Zendesk.

Notion vs. Evernote: Ein vollständiger Preisvergleich

Geld regiert die Welt, und der Preis ist ein wichtiger Teil der Entscheidung zwischen Notion und Evernote. Beide haben ihre Tarife im Laufe der Jahre stark geändert, daher hier ein Vergleich, wie sie im Moment abschneiden.

Evernote-Preispläne

Evernote ist mit seinem kostenlosen Tarif viel weniger großzügig geworden, der sich jetzt eher wie eine eingeschränkte Testversion als wie eine langfristige Option anfühlt.

Notion-Preispläne

Notion hingegen hat einen der besten kostenlosen Tarife überhaupt, was ihn für Einzelpersonen und kleine Teams äußerst attraktiv macht.

Welches bietet mehr Wert?

Ehrlich gesagt, für Einzelpersonen und kleine Teams, die gerade erst anfangen, ist der kostenlose Tarif von Notion ein Kinderspiel. Sie erhalten unbegrenzte Notizen und echte Funktionen für die Zusammenarbeit, ohne etwas zu bezahlen. Für bezahlte Teams sind die Tarife von Notion immer noch sehr wettbewerbsfähig, insbesondere wenn man bedenkt, dass man Projektmanagement- und Wiki-Funktionen erhält, nicht nur eine Notizen-App. Die Preise von Evernote fühlen sich für das, was es ist, etwas hoch an, und der kostenlose Tarif ist für die meisten Leute einfach zu restriktiv, um ihn ernsthaft zu nutzen.

Notion vs. Evernote: Welches Tool sollten Sie wählen?

Es gibt keine einzige richtige Antwort im Showdown zwischen Notion und Evernote. Es kommt wirklich darauf an, was Sie und Ihr Team tatsächlich benötigen.

Wählen Sie Evernote, wenn:

• Ihre oberste Priorität schnelle, einfache Notizen und das Clippen von Dingen aus dem Web ist.

• Sie eine erstklassige Suche mit OCR benötigen, um Text in Bildern und Scans zu finden.

• Sie ein Tool bevorzugen, das sofort und ohne großen Aufwand perfekt funktioniert.

Wählen Sie Notion, wenn:

• Sie einen flexiblen All-in-One-Arbeitsbereich suchen, um Ihre Notizen, Aufgaben und Projekte zu verwalten.

• Sie die Idee lieben, Ihre eigenen Systeme mit leistungsstarken Datenbanken zu erstellen.

• Ihr Ziel ist es, ein kollaboratives Team-Wiki oder eine zentrale Wissensdatenbank aufzubauen.

Letztendlich sind beide großartige Orte, um Informationen zu speichern. Aber für moderne Teams besteht die eigentliche Herausforderung nicht in der Speicherung, sondern darin, dieses Wissen leicht zu finden und zu nutzen, wenn es am wichtigsten ist. Wenn Sie Ihr Support-Team zwingen, ständig zwischen seiner Wissensdatenbank und seinem Helpdesk hin- und herzuspringen, verlangsamt dies einfach alle.

Anstatt sich also auf eine Plattform zu beschränken, was wäre, wenn Sie sie einfach alle verbinden könnten? eesel AI lässt sich direkt in Notion, Confluence, Google Docs, frühere Support-Tickets und über 100 andere Apps integrieren. Es lernt aus all Ihrem vorhandenen Wissen und bietet Ihrem Support-Team einen KI-Agenten, der Tickets selbstständig lösen kann, oder einen KI-Copiloten, der in Sekundenschnelle Antworten entwirft, direkt in Ihrem Helpdesk.

Sie können es in wenigen Minuten zum Laufen bringen, nicht in Monaten, ohne Ihre Daten migrieren zu müssen. Es ist an der Zeit, sich keine Gedanken mehr darüber zu machen, wo Ihr Wissen gespeichert ist, und stattdessen damit anzufangen, es zu nutzen.