Die 6 besten kostenlosen Helpdesk-Softwaretools im Jahr 2026

Das Wort „kostenlos" leistet in der Helpdesk-Software viel Arbeit. Manchmal bedeutet es wirklich kostenlos: Sie laden den Code herunter, betreiben ihn auf Ihrem Server und zahlen nie etwas. Manchmal bedeutet es sechs Monate kostenlos (Freshdesk), danach erscheint eine Zahlungsseite. Manchmal bedeutet es kostenlos mit so engen Nutzerbeschränkungen, dass ein vierköpfiges Team an die Grenze stößt, bevor es überhaupt alles richtig konfiguriert hat.

Diese Liste umfasst sechs Tools mit echten kostenlosen Tarifen. Für jedes habe ich genau aufgelistet, was der kostenlose Plan beinhaltet, wo die Grenzen liegen und für wen das Tool wirklich geeignet ist. Wenn Sie ein kleines Team, eine IT-Abteilung mit begrenztem Budget oder jemand sind, der den Support ohne aufwändigen Beschaffungsprozess zum Laufen bringen will, finden Sie hier alles, was Sie für eine Entscheidung brauchen.

Was „kostenlos" im Jahr 2026 wirklich bedeutet

Bevor wir zur Liste kommen, ist es hilfreich, die drei Arten von „kostenlos" zu unterscheiden, die in Helpdesk-Software vorkommen.

Wirklich kostenlos (selbst gehostet). Open-Source-Tools, die Sie herunterladen und auf Ihrem eigenen Server betreiben. Keine Lizenzgebühren, keine Benutzerlimits, kein Ablaufdatum. Die Kosten sind Ihre Zeit und die Server-Infrastruktur. osTicket und HESK fallen beide in diese Kategorie.

Dauerhaft kostenlos (Cloud-Plan). Ein gehosteter Tarif, der dauerhaft kostenlos bleibt, aber Benutzer begrenzt oder bestimmte Funktionen deaktiviert. Zoho Desks 3-Benutzer-Tarif und HubSpots 2-Benutzer-Tarif funktionieren so. Sie können dauerhaft dabei bleiben – Sie können jedoch nicht über die Limits hinauswachsen, ohne zu zahlen.

Zeitlich begrenztes Angebot (Testversion). Eine voll funktionsfähige Testversion, die abläuft. Freshdesk gibt Ihnen 6 Monate im kostenlosen Programm, bevor die Abrechnung beginnt. Viele Vergleichslisten führen Freshdesk als kostenlose Option auf, ohne diesen Vorbehalt zu erwähnen – ich habe es hier aufgenommen, weil die Testphase zur Evaluierung wirklich nützlich ist, das Ablaufdatum aber eine Rolle spielt.

Wie Sie aus dieser Liste die richtige Wahl treffen

Die Tools lassen sich nach zwei Kriterien unterscheiden: ob Sie Cloud-Hosting (keine Einrichtung, von einem Anbieter verwaltet) oder Self-Hosting (Sie betreiben es, Sie besitzen es) wünschen, und ob Sie Kundensupport oder internes IT-Ticketing benötigen.

• Zoho Desk und HubSpot Service Hub sind die stärksten Cloud-Optionen für kundenseitige Teams.
• Spiceworks ist Cloud-gehostet, aber speziell für interne IT konzipiert.
• osTicket und HESK sind selbst gehostete Open-Source-Optionen für Teams, die mit der Serververwaltung vertraut sind.
• Freshdesk lohnt sich, wenn Sie eine leistungsfähige 6-monatige Testphase benötigen, bevor Sie sich festlegen.

Wenn keines davon genau passt: Kostenlose Pläne sind für Teams mit echtem Volumen oft zu schwach. KI zu einem bestehenden Helpdesk hinzuzufügen bringt manchmal mehr, als das Tool zu wechseln.

Schnellvergleich

Die 6 besten kostenlosen Helpdesk-Softwaretools im Jahr 2026

1. Zoho Desk

Zoho Desks kostenloser Tarif ist die beste dauerhaft kostenlose Cloud-Option auf dieser Liste. Drei Benutzer, kein Ablaufdatum und ein Funktionsumfang, der Sie überraschen dürfte: E-Mail-Ticketing, Social-Media-Support (Facebook und X), Webformulare, integrierte Workflows und Zia, Zohos KI-Assistent – alles ohne Kosten. Die meisten kostenlosen Pläne enthalten überhaupt keine KI-Funktionen.

Zoho Desk wird von über 125.000 Unternehmen weltweit genutzt und bedient täglich 33 Millionen Menschen. Es gibt fünf Preisstufen, sodass ein klarer Upgrade-Pfad vorhanden ist, wenn Sie aus dem kostenlosen Plan herauswachsen.

Im kostenlosen Plan enthalten:

• E-Mail-Ticketing, Webformulare und Social Media (Facebook und X)
• Zia KI-Agenten für automatische Antworten und Ticket-Weiterleitung
• Workflow-Automatisierung mit benutzerdefinierten Regeln
• Unterstützung für eigene Domains
• Bis zu 3 Benutzer, kein Ablaufdatum

Nicht im kostenlosen Plan enthalten:

• Wissensdatenbank (ab Standard für 14 US-Dollar/Benutzer/Monat)
• Business-Messaging- und Live-Chat-Kanäle
• Blueprint Drag-and-Drop-Automatisierung
• Unterstützung mehrerer Abteilungen
• Benutzerdefinierte Analysen und Berichte

Preise:

Das Fehlen einer Wissensdatenbank im kostenlosen Tarif ist der wichtigste Punkt, den Sie vor einer Entscheidung prüfen sollten. Wenn Sie die Verwaltung von Self-Service-Artikeln von Anfang an benötigen, müssen Sie mindestens den Standard-Plan wählen. Wenn Sie darauf verzichten können, ist ein Setup mit drei Benutzern, Zia KI-Agenten und einem Multichannel-Posteingang ein wirklich leistungsfähiger Ausgangspunkt.

Kundenergebnisse aus Zohos eigenen Fallstudien: Strata meldete 50 % schnellere Lösungszeiten, Relay erreichte eine CSAT von 95 % oder höher innerhalb von 3–6 Monaten, und NOOA Brasil berichtete von 35 % Kosteneinsparungen bei der Lizenzierung im Vergleich zum vorherigen Tool.

Am besten für: Kleine kundenseitige Teams von 1–3 Personen, die gehosteten, kanalübergreifenden Support mit KI-Unterstützung von Anfang an wünschen.

2. Freshdesk

Freshdesk ist kein dauerhaft kostenloses Tool. Das ist das Wichtigste, was man vorab sagen muss. Das kostenlose Programm gibt 1–2 Agenten Zugang zum vollständigen Funktionspaket für 6 Monate ohne Kreditkarte. Nach 6 Monaten ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich.

Dennoch ist die 6-monatige Testphase nützlich. Freshdesk wird von 74.000+ Unternehmen vertraut, darunter Bridgestone, Klarna, Forbes und PepsiCo. Das Testfenster gibt Ihnen echten Spielraum, die Plattform zu evaluieren, bevor Sie etwas ausgeben. Für ein zweiköpfiges Team, das gerade anfängt, lohnt es sich, es zu kennen – auch mit dem Ablaufdatum.

Im kostenlosen Programm enthalten (6 Monate, 1–2 Agenten):

• Ticketing und gemeinsamer Posteingang
• Wissensdatenbank und Kundenportal
• Mehrsprachiger Support
• Mobile Apps
• Einfache Automatisierungsregeln und vorbereitete Antworten

Nicht ohne kostenpflichtigen Plan verfügbar:

• Mehr als 2 Agenten
• SLA-Management und Eskalationsregeln
• Freddy AI Copilot (Agenten-Assist-Funktionen)
• Erweiterte Analysen und benutzerdefinierte Dashboards
• Benutzerdefinierte Rollen und Berechtigungen

Preise nach der kostenlosen Phase:

Nutzerfeedback lobt durchgehend die Agentenoberfläche. Luke Gaspar, Field Engineer bei Bridgestone: „Freshdeks Agenten-Workspace und seine Funktionsweise waren sehr benutzerfreundlich – er hatte alle Funktionen, die wir benötigten, um Tickets zu erfassen, zuzuweisen und Informationen zu speichern."

Wenn Sie langfristig ein striktes Null-Budget verfolgen, ist Freshdesk nicht das Richtige für Sie. Aber um zu evaluieren, ob richtiges Ticketing einem 1-2-Personen-Team hilft, bevor man sich für einen kostenpflichtigen Plan entscheidet, ist es ein vernünftiger Ausgangspunkt. Lesen Sie unseren Helpdesk-Einrichtungsleitfaden, um zu verstehen, was zuerst konfiguriert werden sollte.

Am besten für: Teams von 1–2 Personen, die 6 Monate Zeit benötigen, um einen modernen Cloud-Helpdesk ordentlich zu evaluieren, bevor sie sich für ein Abonnement entscheiden.

3. HubSpot Service Hub

HubSpots kostenloser Plan ist dauerhaft kostenlos für 2 Benutzer und bringt etwas mit, das die anderen Cloud-Tools nicht haben: ein integriertes CRM. Jedes Ticket ist mit einem Kontaktdatensatz verknüpft, der die vollständige Geschichte aus Vertrieb, Marketing und früheren Support-Interaktionen enthält. Für Teams, die HubSpot bereits für andere Zwecke nutzen, ist dies der offensichtliche Ausgangspunkt – Support-Agenten können das vollständige Kundenbild sehen, ohne zwischen Tools wechseln zu müssen.

HubSpot Service Hub hat eine 4,4/5-Bewertung auf G2 aus 2.912 verifizierten Bewertungen. Der kostenlose Plan funktioniert für ein 2-Personen-Team, das ein überschaubares Ticket-Volumen bearbeitet.

Im kostenlosen Plan enthalten:

• Einfaches Ticketing (manuelle Zuweisung)
• Kontaktverwaltung und CRM-Datensätze
• Team-E-Mail-Posteingang
• Einfache Berichtsdashboards
• Eingeschränkte Konversations-Bots

Nicht ohne kostenpflichtigen Plan verfügbar:

• Help Desk Workspace (einheitliche Omnichannel-Warteschlange): Starter ab 9–20 US-Dollar/Benutzer/Monat
• Wissensdatenbank: Professional ab 90–100 US-Dollar/Benutzer/Monat
• KI-Kundenagent (Breeze): Professional ab 90–100 US-Dollar/Benutzer/Monat
• Workflow-Automatisierung: ab Starter+
• SLA-Tracking: ab Starter+

Der Sprung von kostenlos zu sinnvoller Automatisierung ist hier steiler als bei Zoho Desk. Ein G2-Rezensent aus einer gemeinnützigen Organisation, die täglich 50–100 Support-E-Mails verwaltet, lobte die Oberfläche: „Sie ist wirklich benutzerfreundlich und macht es neuen und bestehenden Mitarbeitern leicht, sich anzupassen." Derselbe Nutzer stellte fest, dass die Funktionen, die die Produktivität wirklich verändern – darunter Help Desk Workspace und Wissensdatenbank – Professional für 90+ US-Dollar/Benutzer/Monat erfordern.

Preise:

Am besten für: Teams, die bereits das HubSpot CRM nutzen und einfaches Ticketing hinzufügen möchten, ohne ein weiteres Tool einzuführen. Nicht die richtige Wahl, wenn Sie Automatisierung, eine Wissensdatenbank oder mehr als 2 Agenten ohne Bezahlung benötigen.

4. Spiceworks

Spiceworks ist das einzige Tool auf dieser Liste, das dauerhaft kostenlos, Cloud-gehostet und speziell für internes IT konzipiert ist. Keine Sorgen wegen Benutzerlimits für kleine Teams (1–5 Techniker im kostenlosen Tarif), kein Ablaufdatum, keine Kreditkarte. Der Kompromiss: Werbung in der Agentenoberfläche.

PC Magazine zeichnete Spiceworks als „The Best Help Desk Software for 2024" für kleine Unternehmen mit knappem Budget aus. Spiceworks wird von einer Community von 4 Millionen+ IT-Fachleuten unterstützt und ist die Standardempfehlung in r/sysadmin, wenn jemand nach kostenlosem Ticketing bei knappem IT-Budget fragt.

Im kostenlosen Plan enthalten (Core):

• Vollständiges Ticketing mit E-Mail-Weiterleitung, benutzerdefinierten Attributen und regelbasierter Automatisierung
• Incident-Tracking mit Echtzeit-Statusüberwachung
• Wissensdatenbank für Self-Service-Artikel
• Benutzerportal für die selbstständige Ticketübermittlung
• Dashboards mit Ticket-Durchsatz- und Reaktionszeitkennzahlen
• Mobile Apps (iOS und Android)
• Multi-Faktor-Authentifizierung
• Unbegrenzt viele Endnutzer, die Tickets einreichen können

Nicht ohne Premium (5 US-Dollar/Platz/Monat) verfügbar:

• Werbefreie Oberfläche
• Bulk-Ticket-Aktionen
• Aufgabenlisten für wiederkehrende Workflows (Onboarding, Geräteeinrichtung)
• Unbegrenzte Techniker-Plätze (kostenlos auf 1–5 begrenzt)
• Erweiterte Berichte mit Power BI Desktop Connector
• 24/5 Live-Chat-Support

Für interne IT-Ticketing-Setups ist Spiceworks bei null Kosten kaum zu schlagen. Es ist speziell für IT-Techniker gebaut, die interne Support-Warteschlangen verwalten – nicht für Kundendienst-Mitarbeiter, die externe Tickets bearbeiten. Wenn das Ihr Anwendungsfall ist, ist das werbefinanzierte Modell ein vernünftiger Tausch für einen vollständigen Ticketing-Stack.

Am besten für: IT-Abteilungen mit 1–5 Personen, die interne Supportanfragen verwalten und Cloud-Hosting ohne laufende Kosten wünschen.

5. osTicket

osTicket ist die leistungsfähigste kostenlose Option auf dieser Liste und gleichzeitig die anspruchsvollste im Betrieb. Es handelt sich um Open-Source-Software, die Sie herunterladen und auf Ihrem eigenen Server installieren – ein PHP/MySQL-Stack, den Sie selbst verwalten. Dafür erhalten Sie eine vollwertige Helpdesk-Plattform ohne Lizenzkosten, ohne Benutzerlimits und ohne Ablaufdatum.

osTicket hat 5+ Millionen Benutzer weltweit und läuft bei 15.000+ Unternehmen. Die Versionen 1.17.7 und 1.18.3 wurden im Januar 2026 veröffentlicht, was belegt, dass das Projekt nach 20+ Jahren aktiv gepflegt wird. Diese Langlebigkeit ist wichtig – viele „kostenlose" Open-Source-Tools werden irgendwann nicht mehr gewartet.

In der selbst gehosteten kostenlosen Version enthalten:

• Benutzerdefinierte Felder, Formulare und Hilfethemen je nach Anfragetyp
• Ticket-Filter, automatische Weiterleitung und Abteilungszuweisung
• SLA-Pläne mit Fälligkeitsverfolgung und Eskalation bei überfälligen Tickets
• Kundenportal mit Self-Service-Wissensdatenbank
• Thread-Aktionen (untergeordnete Tickets aus einem Nachrichtenthread erstellen)
• Erweiterte Suche mit CSV-Export
• Sprachpakete für mehrsprachige Deployments
• API für externe Integrationen
• Unbegrenzte Agenten, Tickets und Abteilungen

Was osTicket nicht hat:

• Eine native mobile App (die Weboberfläche ist responsiv, aber es gibt keine dedizierte iOS/Android-App)
• Live-Chat
• Kommerziellen Support im kostenlosen selbst gehosteten Tarif (nur Community-Foren und Dokumentation)
• Verwaltetes Hosting ohne Einrichtung (obwohl SupportSystem eine gehostete Option mit 30-tägiger Testphase anbietet)

Das Community-Feedback ist aufschlussreich. Ein langjähriger Nutzer in einer Reddit-Diskussion: „Ich habe osTicket jahrelang genutzt... Ich habe nie ein anderes System gefunden, das genauso gut funktioniert und so zuverlässig war." Andere bemerken, es „wirkt etwas veraltet" und dass die Einrichtung echte technische Arbeit erfordert.

osTicket taucht in r/sysadmin häufig als Empfehlung gegenüber Spiceworks auf – für Teams, die mehr Kontrolle über Ticket-Weiterleitung, Warteschlangenverwaltung und Multi-E-Mail-Handling benötigen. Wenn Sie Ticket-Triage automatisieren möchten, ohne für SaaS zu bezahlen, gibt Ihnen osTicket die nötige Grundstruktur.

Am besten für: Technische Teams, die mit der Linux- oder Windows-Serververwaltung vertraut sind und einen vollwertigen, unbegrenzten Helpdesk ohne Lizenzkosten benötigen. Typische Deployments finden sich in Bildungseinrichtungen, Behörden und gemeinnützigen Organisationen mit IT-Personal.

6. HESK

HESK wird seit 21 Jahren aktiv weiterentwickelt und hat 1 Million+ Downloads. Wie osTicket ist es kostenlose selbst gehostete Software auf PHP/MySQL-Basis. Im Unterschied zu osTicket ist es bewusst schlank: 3,7 MB gegenüber dem 440+ MB-Footprint vergleichbarer Tools, und die Installation dauert 10–15 Minuten statt eines ganzen Nachmittags.

HESK enthält in der kostenlosen selbst gehosteten Version eine Wissensdatenbank, und Nutzer berichten, dass deren Aktivierung das Ticket-Volumen um bis zu 86 % reduziert. Zu bekannten Deployments gehören das Arkansas Department of Health, das WA Department of Education, FlavourArt und Berkeleys College of Environmental Design.

In der kostenlosen selbst gehosteten Version enthalten:

• Ticket-Aufnahme über Webformulare, E-Mail (POP3/IMAP) und Telefon
• Integrierte Wissensdatenbank (Artikel, FAQs, Benutzerhandbücher)
• Vorbereitete Antworten und automatische Zuweisungsregeln
• Ticket-Dringlichkeitsstufen, Kategorien und Prioritätsweiterleitung
• Antwortbewertungssystem für einfaches Kundenzufriedenheits-Tracking
• Zeiterfassung pro Ticket
• 35+ Sprachpakete
• Mobile-freundliche responsive Weboberfläche
• Unbegrenzte Agenten, Tickets und Wissensdatenbank-Artikel

Nicht in der kostenlosen Version enthalten:

• Verwaltetes Hosting (Sie betreiben den Server)
• Erweitertes Eskalationsmodul
• CSAT-Umfragemodul
• Wiederkehrende Tickets
• Detailliertes Statistikmodul (nur Cloud Pro/MAX)
• Entfernung des Brandings ohne die einmalige Website-Lizenz für 49,99 US-Dollar

HESK Cloud beginnt bei 29,99 US-Dollar/Monat für 10 Agenten, wenn Sie verwaltetes Hosting, tägliche Offsite-Backups und standardmäßig HTTPS mit 90-tägiger Geld-zurück-Garantie wünschen. Es gibt keine Kosten pro Agent, auch nicht bei den Cloud-Tarifen.

Preise:

Am besten für: Kleine Teams oder Abteilungen, die einen bewährten, schlanken selbst gehosteten Helpdesk mit minimalem Einrichtungsaufwand wünschen. Schulen, gemeinnützige Organisationen und Behörden mit vorhandener Hosting-Infrastruktur sind typische Anwendungsfälle.

Worauf es bei der Bewertung kostenloser Pläne wirklich ankommt

Die Angaben auf einer kostenlosen Plan-Seite können irreführend sein. Das sollten Sie prüfen, bevor Sie sich entscheiden:

Benutzerobergrenze. Jeder kostenlose Cloud-Plan hat ein Benutzerlimit. Wenn Sie heute vier Agenten haben und bald einen fünften erwarten, prüfen Sie, ob das Hinzufügen eines weiteren Benutzers Sie in einen kostenpflichtigen Tarif zwingt – und was dieser kostet.

Verfügbarkeit der Wissensdatenbank. HESK, Spiceworks, osTicket und Freshdesk enthalten alle eine Wissensdatenbank in ihren kostenlosen Tarifen. Zoho Desk und HubSpot nicht. Wenn Self-Service-Ticket-Deflection von Anfang an wichtig ist, wählen Sie eine Plattform, auf der Sie Ihre Wissensdatenbank aufbauen können, bevor Sie für irgendetwas zahlen müssen.

Infrastrukturverantwortung. Cloud-Tools (Zoho, HubSpot, Spiceworks, Freshdesk) hosten alles für Sie. Selbst gehostete Tools (osTicket, HESK) erfordern einen Server, ein Backup-Setup und Updates durch Ihr Team. Keines davon ist falsch, aber seien Sie sich darüber im Klaren, für welches Modell Sie sich entscheiden.

Upgrade-Pfad. Auch wenn Sie kostenlos starten, lohnt es sich zu wissen, was die kostenpflichtigen Pläne kosten. Wenn Sie an eine Grenze stoßen und feststellen, dass die nächste Stufe 90 US-Dollar/Benutzer/Monat kostet, ist das eine unangenehme Überraschung in einer Wachstumsphase.

Kanalabdeckung. Unterstützt der kostenlose Plan die Kanäle, über die Ihre Kunden tatsächlich mit Ihnen in Kontakt treten? E-Mail ist fast immer abgedeckt. Live-Chat, Telefon und Social-Media-Support erscheinen auf kostenlosen Tarifen selten.

Wenn kostenlos nicht mehr ausreicht

Vier Signale, dass ein kostenloser Plan Sie ausbremst:

Die Benutzerobergrenze. Die meisten kostenlosen Cloud-Pläne sind auf 2–3 Agenten begrenzt. Wenn Arbeit manuell triagiert wird, weil sich jemand nicht einloggen kann, haben Sie den Tarif bereits überwachsen.

SLA-Verpflichtungen. Wenn Sie Kunden Versprechen über Antwort- oder Lösungszeiten gemacht haben, benötigen Sie ein Tool, das auf der Grundlage dieser Regeln verfolgt und eskaliert. Das ist fast immer eine kostenpflichtige Funktion. Unser Leitfaden zu Best Practices für interne Helpdesks erklärt, wie ein ordentliches SLA-Setup aussieht.

Wiederkehrende Ticket-Muster. Wenn dieselben fünf Fragentypen 60 % Ihres Ticket-Volumens ausmachen und Ihr kostenloser Plan nur einfaches Routing unterstützt, geht dabei wertvolle Zeit verloren. IT-Ticket-Automatisierung erklärt, wie strukturierte Automatisierung in diesem Maßstab aussieht.

Neue Kanäle ohne Tool-Support. Kunden finden Sie über immer mehr Kanäle, wenn Sie wachsen. Wenn Sie Menschen von den Kanälen weglenken, über die sie Sie kontaktieren möchten, weil der kostenlose Plan diese nicht unterstützt, sind das reale Kosten für das Kundenerlebnis.

An diesem Punkt ist ein Upgrade des Helpdesks eine Option. Die andere ist, beim kostenlosen Plan zu bleiben und eine KI-Agentenschicht darüber zu legen – die die häufig auftretenden Tickets übernimmt, ohne dass mehr menschliche Agenten oder ein teurerer Plattform-Tarif erforderlich ist.

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