Se alguma vez foi administrador do Salesforce, conhece a sensação. O seu rato está a pairar sobre o botão 'eliminar' de um campo personalizado que parece estar ali desde o início dos tempos. Começa a suar frio. O que é que isto faz? Quem o pôs aqui? O que é que vai explodir se eu o eliminar?
Este pequeno momento de pânico é o retrato da vida numa organização Salesforce com pouca ou nenhuma documentação. E à medida que mais empresas trazem a IA para a sua configuração do Salesforce, esse "pequeno" problema está a tornar-se num problema gigante. A sua IA não consegue fazer a sua magia se estiver a voar às cegas.
Este guia irá explicar-lhe o que significa realmente a documentação de IA do Salesforce, por que é que se tornou tão importante de repente e como pode usar a IA tanto para criar como para encontrar o conhecimento de que precisa. Está na hora de transformar esse emaranhado em algo que realmente funciona.
O que é exatamente a documentação de IA do Salesforce?
Quando se fala em documentação de IA do Salesforce, geralmente refere-se a uma de duas coisas. É fundamental acertar em ambas para que a sua estratégia de IA funcione.
Primeiro, há a documentação para a sua IA. Trata-se de manter um registo claro e atualizado dos metadados, processos e modelos de dados da sua organização Salesforce. Como dizem alguns especialistas, esta documentação é basicamente "combustível para a IA". Fornece a ferramentas como o Salesforce Einstein o contexto de que necessitam para lhe dar respostas inteligentes e precisas. Sem ela, está apenas a alimentar os seus dispendiosos modelos de IA com um monte de dados misteriosos e a esperar pelo melhor.
Depois, há a utilização da IA para criar a sua documentação. Esta é uma ideia mais recente, em que ferramentas alimentadas por IA podem analisar toda a sua configuração do Salesforce, desde o código Apex a objetos personalizados, e gerar explicações em linguagem simples. Isto é uma grande ajuda para as equipas que tentam perceber o que se passa numa organização complexa sem passarem meses a brincar aos detetives.
Uma boa estratégia de Salesforce precisa de ambos. Tem de criar documentação sólida e deve usar a IA para tornar essa tarefa muito mais fácil.
Porque falham os métodos de documentação tradicionais
A forma antiga de fazer as coisas, como manter enormes documentos Word ou páginas de wiki esquecidas e atualizadas, simplesmente já não é suficiente. Numa era em que a IA precisa de informações atualizadas ao minuto, estes documentos estáticos são mais um passivo do que uma ajuda.
Eis onde as coisas geralmente correm mal:
Fica desatualizada, rapidamente. As organizações Salesforce são entidades vivas. Estão em constante mudança com cada novo projeto ou pedido de utilizador. A documentação manual fica desatualizada quase assim que é escrita e, quando a sua equipa deixa de confiar nos documentos, deixa de os usar.
É uma dor de cabeça criar (e ninguém o faz da mesma maneira). Sejamos honestos, escrever documentação está provavelmente no fundo da lista de tarefas de toda a gente. Quando é feita, é muitas vezes à pressa. Uma pessoa pode escrever um romance para uma regra de validação simples, enquanto outra lhe dá uma única frase enigmática para um gatilho Apex monstruoso. Esta inconsistência torna-a pouco fiável. Um especialista em Salesforce chegou a notar que cerca de "40% do tempo de desenvolvimento é gasto a lidar com dívida técnica", e uma grande parte disso é apenas tentar perceber como as coisas funcionam.
Está espalhada por todo o lado. Mesmo que a documentação exista, está provavelmente espalhada por cinco locais diferentes. Tem especificações técnicas no Confluence, necessidades de negócio em Google Docs, mapas de processo no Miro e atualizações importantes enterradas num canal do Slack há muito esquecido. Isto transforma a sua equipa em arqueólogos digitais, sempre a escavar em busca de informações em vez de estarem a trabalhar.
A IA não consegue dar sentido à confusão. Os modelos de IA funcionam melhor com informações estruturadas e conectadas. Uma pilha aleatória de documentos é quase impossível de ser compreendida por uma IA. Não consegue ver como as coisas se relacionam umas com as outras, o que limita muito a sua capacidade de responder a perguntas ou encontrar padrões úteis.
Como usar a IA para gerar e manter a sua documentação do Salesforce
Embora a IA esteja a tornar a boa documentação mais necessária, também nos está a dar as ferramentas para resolver o problema. Em vez de pensar na documentação como uma tarefa manual aborrecida, agora pode usar a IA para fazer a maior parte do trabalho pesado.
Use a IA para explicar configurações
Existe uma nova vaga de ferramentas, como o Panaya ForeSight, Sweep e Salto, que se podem ligar à sua organização Salesforce e gerar documentação automaticamente. Estas analisam os seus objetos, campos e código e, em seguida, usam a IA generativa para descrever o que cada coisa faz e como tudo está ligado.
Uma captura de ecrã da página inicial do Panaya ForeSight, uma ferramenta para documentação de IA do Salesforce.
Uma captura de ecrã da página inicial do Sweep, uma ferramenta para documentação de IA do Salesforce.Isto pode poupar-lhe imenso tempo, especialmente se acabou de herdar uma organização confusa e sem documentação. Ajuda-o a ter uma visão geral rápida e a encontrar dependências ocultas antes que causem problemas.
Mas há um senão. Estas ferramentas são ótimas a explicar o o quê, mas quase sempre falham o porquê. Uma IA pode dizer-lhe que uma regra de validação impede um utilizador de guardar uma oportunidade sem uma data de fecho, mas não lhe pode dizer que a regra existe porque a equipa financeira precisava dela para um novo relatório que começaram no terceiro trimestre. Esse contexto de negócio continua preso em notas de reunião, planos de projeto e na cabeça das pessoas.
Porque o toque humano ainda é necessário
A documentação gerada por IA é um ponto de partida fantástico, mas não é o produto final. Continua a ser preciso um humano para verificar a sua precisão e adicionar o tão importante contexto de negócio.
Eis alguns bons hábitos que os especialistas em Salesforce recomendam para tornar os seus documentos úteis tanto para pessoas como para a IA:
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Use nomes e descrições claros. Esta é a forma mais simples de documentação e é a que a maioria das pessoas ignora. Uma IA pode fazer muito mais com um campo chamado "Valor_Contrato_Anual__c" com a descrição "Valor total do contrato para um período de 12 meses" do que com um campo chamado "VCA" e uma descrição em branco.
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Acorde alguns padrões. Quando todos na equipa usam o mesmo formato para coisas como mapas de processo ou descrições de metadados, cria-se uma consistência que tanto a sua equipa como a sua IA conseguem entender.
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Documente à medida que avança. A melhor altura para documentar uma alteração é exatamente quando a está a fazer. Adicionar uma nota rápida a um ticket do Jira ou atualizar um campo de descrição leva apenas um minuto, mas pode poupar horas de pesquisa a outra pessoa mais tarde.
Este vídeo explica como usar a gravação de ecrã e ferramentas de IA para criar rapidamente documentação do Salesforce.
Um fluxo de trabalho simples para criar documentação do Salesforce com IA
Eis um processo simples que a sua equipa pode começar a usar imediatamente:
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Execute uma ferramenta de análise para obter uma base de documentação para a sua organização atual. Pense nisto como uma fotografia do estado atual das coisas.
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Adicione o contexto de negócio. Peça à sua equipa para rever o que a IA gerou e adicionar o "porquê" por trás de tudo. Crie links para resumos de projetos, histórias de utilizador ou mapas de processo em ferramentas como Confluence, Jira ou Google Docs.
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Torne-o um hábito. Integre a documentação no seu fluxo de trabalho para todas as novas alterações. Torne-o um passo obrigatório antes de qualquer projeto ser considerado "concluído".
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Mantenha tudo num só lugar. Bem, não literalmente num só lugar, mas certifique-se de que tudo está acessível a partir de um hub de conhecimento central.
Tornar a sua documentação de IA do Salesforce fácil de encontrar e usar
Criar documentação é apenas metade do trabalho. Se a sua equipa não consegue encontrar a informação quando realmente precisa dela, todo esse trabalho foi em vão. O verdadeiro objetivo é tornar todo esse conhecimento instantaneamente disponível.
O problema dos silos de conhecimento
Mesmo quando se está empenhado em documentar tudo, a informação acaba por ficar fragmentada. Os seus documentos técnicos estão num lugar, os seus requisitos de negócio noutro, e as perguntas diárias são respondidas e depois perdem-se num mar de mensagens do Slack.
Isto significa que todos, desde administradores e programadores a agentes de suporte, estão constantemente numa caça ao tesouro por respostas. Têm de parar o que estão a fazer, saltar entre diferentes aplicações e, geralmente, acabam por fazer uma pergunta que já foi respondida em algum lugar.
Criar uma camada de conhecimento unificada
A solução não é forçar todos a usar uma única e desajeitada plataforma de documentação. Em vez disso, pode configurar um assistente alimentado por IA que se sobrepõe a todas as suas fontes de conhecimento existentes, dando à sua equipa um único lugar simples para fazer perguntas.
Desta forma, pode manter a sua documentação exatamente onde está, mas torná-la instantaneamente útil. Em vez de procurar em cinco plataformas diferentes, um membro da equipa pode simplesmente fazer uma pergunta em linguagem simples e obter uma resposta imediata.
Dê à sua equipa respostas instantâneas da sua documentação do Salesforce
É exatamente para isto que uma ferramenta como o eesel AI foi concebida. Liga-se a todos os locais onde a sua documentação de IA do Salesforce possa estar armazenada e atua como uma única fonte de verdade.
Com um produto como o seu AI Internal Chat, qualquer pessoa na sua equipa, seja um novo agente de suporte ou um programador sénior, pode fazer perguntas e obter respostas imediatas e precisas com base na documentação da sua própria empresa.
Imagine poder perguntar:
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"Qual é o nosso processo para lidar com um reembolso B2B no Salesforce?"
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"Porque criámos o objeto 'Aprovação_Desconto__c' e o que depende dele?"
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"Onde está o mapa de processo para as novas regras de atribuição de leads?"
Uma ferramenta como o eesel AI pode responder a estas perguntas em segundos, extraindo informações diretamente das suas páginas do Confluence, Google Docs e histórico do Slack. Liga-se às suas fontes existentes em minutos, para que não tenha de migrar um único documento. É um poderoso bot de Perguntas e Respostas para a sua equipa que pode pôr a funcionar sozinho, sem um monte de chamadas de vendas. A IA também está configurada para usar apenas a documentação que fornece, para que as respostas sejam sempre relevantes e confiáveis.
Prepare a sua organização para um futuro alimentado por IA
A documentação de IA do Salesforce já não é apenas algo "bom de ter". É indispensável se quiser usar bem a IA e manter a sua organização a funcionar sem problemas. A melhor abordagem tem duas partes: usar a IA para acelerar a criação da sua documentação e, em seguida, usar uma ferramenta alimentada por IA para tornar esse conhecimento instantaneamente acessível a toda a sua equipa.
Ao tomar controlo da sua documentação, não está apenas a limpar confusões antigas. Está a construir uma organização mais inteligente e ágil, pronta para o que quer que venha a seguir com a IA.
Pronto para tornar a sua documentação de IA do Salesforce realmente útil?
Criar ótima documentação é o primeiro passo. Torná-la fácil de encontrar é o seguinte. O eesel AI integra-se com o seu Confluence, Google Docs, Slack e outras ferramentas para dar à sua equipa um assistente de IA que fornece respostas instantâneas e confiáveis a partir da sua documentação do Salesforce.
Comece gratuitamente ou agende uma demonstração para ver como funciona.
Perguntas frequentes
O termo refere-se normalmente a dois aspetos cruciais: documentação para a sua IA (fornecendo contexto para ferramentas como o Salesforce Einstein) e o uso de IA para criar documentação (ferramentas que analisam a sua organização e geram explicações). Ambos são essenciais para uma estratégia de IA eficaz.
Os modelos de IA precisam de contexto preciso e atualizado para funcionarem eficazmente. Sem a documentação adequada, a sua IA está essencialmente a "voar às cegas", o que limita a sua capacidade de lhe dar respostas inteligentes e precisas e pode levar a resultados inúteis ou incorretos.
As novas ferramentas de IA podem ligar-se à sua organização Salesforce, analisar configurações como objetos, campos e código, e depois usar IA generativa para descrever o que cada coisa faz e como está ligada. Isto reduz significativamente o esforço manual envolvido na criação da documentação inicial.
Sim, absolutamente. Embora a IA seja excelente a explicar o "o quê" das suas configurações, a intervenção humana é crucial para adicionar o "porquê", o contexto de negócio vital, as decisões e as razões históricas por trás da sua configuração do Salesforce. Isto torna a documentação verdadeiramente útil tanto para pessoas como para a IA.
A abordagem mais eficaz é criar uma camada de conhecimento unificada. Assistentes alimentados por IA podem ligar-se a todas as suas fontes de documentação existentes, permitindo que os membros da equipa façam perguntas em linguagem simples e obtenham respostas instantâneas a partir de um hub central, evitando silos de conhecimento.
Pode começar por executar uma ferramenta de análise de IA para gerar uma base da documentação atual da sua organização. Depois, peça à sua equipa para adicionar o contexto de negócio necessário, integre a documentação no seu fluxo de trabalho regular para novas alterações e garanta que todo este conhecimento está acessível a partir de um hub central.
Além de apenas limpar a desarrumação, reduz a dívida técnica, melhora drasticamente a eficiência da equipa ao eliminar o tempo gasto à procura de respostas e garante que as suas ferramentas de IA podem fornecer suporte inteligente e preciso. Isto leva a uma organização mais inteligente e ágil, pronta para futuros avanços da IA.
