Como usar IA no Confluence: Um guia prático passo a passo

O Confluence é a base de conhecimento de eleição para inúmeras equipas. Mas, à medida que cresce, pode parecer menos um cérebro partilhado e mais um sótão desarrumado. Sabe que a informação de que precisa está lá algures, mas encontrá-la pode transformar-se numa investigação completa.

É aqui que a IA está a começar a fazer uma diferença real. Ao integrar a IA no seu espaço Confluence, pode transformá-lo de uma biblioteca estática de documentos em algo que realmente ajuda a sua equipa a encontrar respostas e a realizar o trabalho.

Este guia irá mostrar-lhe exatamente como usar IA no Confluence, começando pelas funcionalidades que a Atlassian já integrou. Depois, entraremos na parte importante: como contornar as suas limitações para aproveitar ao máximo o que o conhecimento coletivo da sua empresa pode fazer.

Pré-requisitos para usar IA no Confluence

Antes de começarmos, vamos garantir que tem o básico coberto. Para usar as funcionalidades de IA integradas no Confluence, vai precisar de algumas coisas:

• Uma instância do Confluence Cloud.

• Um plano Premium ou Enterprise. Este é um ponto crucial. O Atlassian Intelligence não está disponível nos planos Gratuito ou Standard, o que pode ser um fator decisivo para muitas equipas.

• Permissões de administrador da organização. Alguém com estas permissões terá de ser a pessoa a ativar o Atlassian Intelligence.

Como usar a IA nativa do Confluence: Um guia passo a passo

O Atlassian Intelligence tem algumas ferramentas úteis integradas que podem ajudar nas tarefas diárias. Veja como pode começar a usá-las.

Passo 1: Ativar o Atlassian Intelligence

Primeiro que tudo: um administrador da organização tem de ativar a funcionalidade.

1. Aceda a admin.atlassian.com.

2. Encontre Definições > Atlassian Intelligence na barra lateral.

3. Leia os termos e, em seguida, escolha os produtos (certifique-se de que o Confluence está na lista) onde pretende usar as funcionalidades de IA.

Passo 2: Gerar e ajustar conteúdo no editor

Depois de ativado, pode usar a IA diretamente no editor do Confluence. É bastante útil para superar a sensação da "página em branco".

• Para criar novo conteúdo: Basta escrever /ai numa nova linha e dar-lhe uma instrução. Pode tentar algo como, “Faça um brainstorm de algumas ideias para posts de blog sobre produtividade da equipa” ou “Escreva um plano de projeto para o lançamento do novo site.” A IA irá gerar um rascunho que pode depois editar e personalizar.

• Para editar texto existente: Selecione um trecho de texto e verá um pequeno ícone de IA a aparecer. Clicar nele dá-lhe opções como “Melhorar escrita,” “Mudar tom,” ou “Corrigir ortografia e gramática.”

Passo 3: Resumir páginas para se atualizar

Todos nós já abrimos um documento enorme e simplesmente suspirámos. Se não tem tempo para uma leitura aprofundada, a IA pode dar-lhe a versão resumida.

• Resumir uma página: Em qualquer página publicada do Confluence, clique no botão Resumir no topo. O Atlassian Intelligence irá gerar um resumo rápido do conteúdo da página.

• Recapitular comentários: Se uma página tiver uma longa thread de comentários, desça e clique em Resumo dos comentários. Dar-lhe-á um resumo da discussão, o que é ótimo para se pôr a par do que perdeu.

Passo 4: Fazer perguntas e obter respostas reais

Em vez de apenas digitar palavras-chave e esperar pelo melhor, pode fazer perguntas em linguagem natural. Basta escrever a sua pergunta na barra de pesquisa principal, como “Qual é a nossa política de trabalho remoto?”, e selecionar Perguntar à IA. Irá extrair uma resposta diretamente do conteúdo nos seus espaços do Confluence e até mesmo fornecer links para as páginas de origem.

Limitações da IA nativa do Confluence

Embora o Atlassian Intelligence seja um bom começo, provavelmente irá esbarrar nas suas limitações muito rapidamente. As ferramentas integradas são úteis para tarefas simples, mas muitas vezes ficam aquém quando precisa de uma fonte de conhecimento verdadeiramente conectada.

O problema dos silos: E os anexos e outras aplicações?

Uma das primeiras frustrações que poderá encontrar é que a IA nativa do Confluence não consegue pesquisar dentro de anexos. Se a sua informação mais importante estiver guardada em PDFs, documentos do Word ou apresentações carregadas para uma página, a IA não faz ideia de que existe. Isto deixa enormes pontos cegos.

Além disso, o seu conhecimento está preso dentro da bolha da Atlassian. E toda a informação crítica que a sua equipa guarda no Google Docs, Notion, Slack ou Microsoft Teams? A IA nativa não consegue aceder-lhe, o que significa que a sua instância do Confluence é apenas mais um silo.

Pesquisa no Confluence com IA... Eu pensaria que um dos principais casos de uso para IA no Confluence seria pesquisar documentos anexados (por exemplo, PDFs). Temos tantos documentos anexados que é uma verdadeira dor de cabeça ter de os abrir um por um para os pesquisar. Infelizmente, parece que a IA do Confluence não consegue fazer isto.

Reddit

É exatamente por isso que ferramentas como o eesel AI foram criadas. Foi concebido especificamente para reunir todo o seu conhecimento disperso. Ao usar a sua integração com o Confluence, o eesel AI não só lê as suas páginas, como também se conecta a mais de 100 outras aplicações que já usa, criando uma fonte de verdade unificada para toda a sua equipa.

Um infográfico a ilustrar como o eesel AI quebra os silos ao conectar o Confluence com outras aplicações para fornecer respostas completas.:

O problema do acesso pago: E se não tiver um plano premium?

Como mencionámos, a Atlassian mantém as suas funcionalidades de IA bloqueadas atrás dos seus dispendiosos planos Premium e Enterprise. Isto coloca muitas equipas pequenas e médias numa situação difícil: ou pagam por um grande upgrade de que podem não precisar, ou ficam completamente sem IA.

O eesel AI oferece uma alternativa mais direta. O preço é transparente e previsível, para que possa obter funcionalidades de IA mais poderosas sem ser empurrado para um plano caro. Pode começar com uma subscrição mensal simples e cancelar quando quiser, o que lhe dá mais flexibilidade à medida que a sua equipa cresce.

O problema do controlo: E se precisar de o personalizar?

A IA integrada dá-lhe alguns prompts básicos, mas não oferece muito em termos de personalização profunda. Não pode realmente definir a personalidade da IA, conectá-la às suas próprias ferramentas para dados em tempo real (como verificar o estado de uma encomenda) ou construir automações mais complexas para a sua equipa.

Em comparação, o eesel AI oferece-lhe um motor de fluxo de trabalho que pode controlar totalmente. Pode usar o seu editor de prompts para definir o tom e a voz exatos da IA. Com as Ações Personalizadas, pode até ensiná-la a procurar informações em tempo real de qualquer sistema que tenha uma API, para que a sua equipa obtenha respostas precisas e em tempo real sempre.

Uma captura de ecrã a mostrar as opções de personalização do eesel AI, uma funcionalidade chave para usar a IA no Confluence de forma eficaz.:

Uma forma melhor: Como usar IA no Confluence com o eesel AI

Em vez de apenas usar a IA para ajuda básica de escrita, pode usar uma plataforma dedicada para transformar o Confluence no centro de conhecimento da sua empresa. Veja como é simples começar com o eesel AI.

Passo 1: Conecte todo o seu conhecimento em minutos

Começar é surpreendentemente simples. Não precisa de agendar uma longa chamada de onboarding ou de chamar um programador. Pode conectar todas as suas ferramentas com alguns cliques.

1. Registe-se no eesel AI.

2. No painel de controlo, clique em "Adicionar Fonte".

3. Conecte o Confluence, Google Docs, Notion, o seu help desk e quaisquer outros locais onde a sua equipa armazena informações. Todo o processo é self-service e demora apenas alguns minutos.

O painel de controlo do eesel AI onde os utilizadores podem conectar o Confluence e outras aplicações, um método avançado de como usar IA no Confluence.:

Passo 2: Coloque a IA onde a sua equipa já trabalha

As melhores ferramentas são aquelas que as pessoas realmente usam, e isso significa ir ao encontro delas onde elas estão. Com o eesel AI, pode implementar um assistente de P&R diretamente no Slack ou no Microsoft Teams que responde a perguntas usando informações do Confluence e de tudo o resto que conectou.

Assim, quando um colega de equipa pergunta num canal do Slack, “Quais são as especificações para a nova funcionalidade?” o bot pode encontrar instantaneamente a resposta na página certa do Confluence sem que ninguém tenha de mudar de aplicação. Com a IA nativa do Confluence, essa pessoa teria de ir ao Confluence para perguntar, e a IA só conseguiria pesquisar páginas do Confluence. Com o eesel AI, podem perguntar a partir do Slack, e a IA irá pesquisar em todo o lado, páginas do Confluence, PDFs anexados, Google Docs, Notion, para fornecer uma resposta completa.

Um exemplo do bot eesel AI a responder a uma pergunta no Slack, extraindo informação do Confluence.:

Dicas para ter sucesso com IA no Confluence

Independentemente da ferramenta que acabar por usar, seguir alguns bons hábitos ajudá-lo-á a obter melhores resultados.

• Mantenha a sua documentação organizada. A sua IA é tão inteligente quanto a informação que lhe fornece. Se as suas páginas do Confluence forem uma confusão de informações desatualizadas, obterá respostas confusas. Crie o hábito de arquivar páginas antigas e usar títulos claros.

• Incentive perguntas normais. Habitue a sua equipa a fazer perguntas como fariam a um colega de trabalho, em vez de apenas digitar palavras-chave como se fosse um motor de busca de 2005.

• Comece pequeno. Não queira abraçar o mundo. Escolha uma ou duas áreas onde um assistente de IA poderia ter um grande impacto, como responder a perguntas comuns de TI ou encontrar especificações de produtos, e acerte nisso primeiro.

• Teste antes de lançar. Antes de implementar um assistente de IA para toda a empresa, é uma boa ideia saber como ele se irá comportar. O eesel AI tem um modo de simulação que lhe permite testar a sua configuração com dados históricos, para que possa ver como irá responder e ganhar confiança antes de o lançar.

O modo de simulação no eesel AI, que ajuda as equipas a testar a sua configuração antes do lançamento, um passo importante em como usar IA no Confluence.:

De uma simples wiki a um verdadeiro cérebro da empresa

Então, aqui está, agora sabe como usar IA no Confluence para acelerar tarefas, encontrar informações e criar melhor conteúdo. As ferramentas integradas da Atlassian são um bom ponto de partida, mas são limitadas por algumas lacunas bastante grandes no que diz respeito a fontes de conhecimento, preços e personalização.

Se quer realmente transformar o Confluence na única fonte de verdade da sua empresa, precisa de algo que possa quebrar silos e conectar todo o seu conhecimento. Com uma plataforma como o eesel AI, pode ligar tudo, ter controlo total e dar à sua equipa as respostas rápidas e precisas de que precisam para fazer o seu melhor trabalho.

Este vídeo fornece uma ótima introdução ao Atlassian Intelligence e como usar as suas funcionalidades de IA no Confluence Cloud.

Pronto para ver o que o seu conhecimento do Confluence pode realmente fazer? Experimente o eesel AI gratuitamente e conecte todas as suas fontes de conhecimento em minutos.