Cómo exportar e importar macros de Zendesk: Guía completa 2026

Si su equipo ha estado usando Zendesk durante un tiempo, probablemente haya acumulado una buena colección de macros. Estas respuestas automatizadas y acciones de tickets ahorran a los agentes incontables horas. Pero, ¿qué sucede cuando necesita hacer una copia de seguridad de ellas, migrar a una nueva instancia o limpiar duplicados? Saber cómo exportar e importar macros de Zendesk se vuelve esencial en estas situaciones.

Zendesk no proporciona un simple botón de "exportar" en la interfaz de administración, por lo que deberá saber dónde buscar. En esta guía, repasaremos cuatro métodos diferentes para extraer (y volver a introducir) los datos de sus macros, desde soluciones gratuitas sin código hasta herramientas para desarrolladores.

Método 1: Usando Swifteq Macro Export (Gratis)

Para la mayoría de los equipos, el camino más fácil es la aplicación Macro Export de Swifteq. Es gratuita, no requiere configuración técnica y entrega sus datos en un formato CSV limpio.

Swifteq es un socio tecnológico calificado de Zendesk con más de 14 aplicaciones de soporte. Su herramienta Macro Export se ha vuelto popular porque resuelve un problema específico sin agregar complejidad.

Paso 1: Instalar la Aplicación

Navegue hasta el listado de Zendesk Marketplace e instale la aplicación. El proceso tarda aproximadamente un minuto y requiere permisos de administrador en su cuenta de Zendesk.

Paso 2: Conectar Su Cuenta

Después de la instalación, regístrese en swifteq.com/zendesk-export-macros y autorice a la aplicación a acceder a sus datos de Zendesk. La conexión utiliza el flujo OAuth seguro de Zendesk, por lo que sus credenciales permanecen protegidas.

Paso 3: Ejecutar la Exportación

Haga clic en el botón de exportación en la interfaz de la aplicación. En cuestión de minutos, recibirá un correo electrónico con archivos CSV que contienen:

• Todos los metadatos de la macro (títulos, descripciones, fechas de creación/actualización)
• Cada acción que realiza cada macro
• Contenido dinámico para todos los idiomas
• Condiciones y restricciones

Qué Se Incluye y Qué No

La exportación cubre todo lo que los agentes ven al usar macros, además de detalles de backend como cuándo se modificó por última vez cada macro. Sin embargo, Swifteq Macro Export es solo para exportación. Si necesita importar macros de nuevo a Zendesk o fusionar datos entre instancias, necesitará una herramienta diferente.

Ideal para: Equipos que realizan auditorías únicas, copias de seguridad o revisiones de flujo de trabajo que desean la solución más simple posible.

Método 2: Usando LEAFWORKS Macro Manager ($199)

Cuando necesita funcionalidad bidireccional (tanto exportación como importación), LEAFWORKS Macro Manager es la opción profesional. Con un precio de $199 por una compra única, es una inversión que vale la pena para los equipos que administran bibliotecas de macros complejas.

LEAFWORKS es un socio Premier de Zendesk con sede en la región DACH. Han atendido a más de 300 clientes, desde empresas emergentes de 3 agentes hasta empresas con más de 999 agentes en 30 países.

Características Clave

A diferencia de las alternativas gratuitas, Macro Manager maneja el ciclo de vida completo:

• Exportación masiva a Excel Descargue todas las macros en un formato que sea fácil de editar
• Importación masiva desde Excel Cargue macros modificadas de nuevo a Zendesk
• Activación y eliminación masiva Administre el estado de la macro en toda su biblioteca
• Vista previa de contenido dinámico Pruebe cómo se representan las macros en diferentes idiomas antes de implementarlas
• Búsqueda mejorada Encuentre macros por nombre o valores de contenido dinámico

Paso 1: Comprar e Instalar

Compre la aplicación en Zendesk Marketplace e instálela en su instancia de Zendesk. La tarifa de $199 es un cargo único, no una suscripción.

Paso 2: Exportar Sus Macros

Abra la aplicación Macro Manager y seleccione la exportación masiva. Recibirá un archivo de Excel con todos los datos de la macro organizados en columnas para facilitar la edición.

Paso 3: Editar e Importar de Nuevo

Realice sus cambios en Excel (actualizando las respuestas, corrigiendo el contenido dinámico, reorganizando las categorías), luego use la función de importación para enviar los cambios de nuevo a Zendesk. La aplicación valida su archivo antes de importar para evitar errores.

Alternativa: Universal Toolkit

Si su equipo usa varias aplicaciones de LEAFWORKS, considere el Universal Toolkit a $9 por agente por mes. Agrupa Macro Manager con otras seis aplicaciones de productividad y ahorra hasta un 50% en comparación con la compra individual.

Ideal para: Equipos que actualizan macros regularmente, administran contenido en varios idiomas o migran entre instancias de Zendesk.

Método 3: Usando la API de Zendesk

Para los equipos con recursos de desarrollo, la API de Zendesk ofrece la mayor flexibilidad. Obtiene un control completo sobre los formatos de datos y puede automatizar las exportaciones según un horario.

El Punto Final de la API

El punto final principal para las operaciones de macro es:

GET /api/v2/macros.json

Esto devuelve un objeto JSON que contiene todas las macros accesibles para el usuario autenticado. Los administradores pueden recuperar cualquier macro en la cuenta; los agentes solo pueden ver las macros compartidas con ellos.

Parámetros de Consulta

Puede refinar su exportación con estos parámetros:

• access=personal Solo macros personales
• access=account Todas las macros de la cuenta (solo administrador)
• active=true Solo macros activas
• per_page=100 Controlar la paginación (útil para bibliotecas grandes)

Paso 1: Generar Credenciales de API

En el Administrador de Zendesk, navegue a Canales > API y cree un token. Necesitará el token más su subdominio de Zendesk para autenticar las solicitudes.

Paso 2: Hacer la Solicitud

Usando curl o su cliente HTTP preferido:

curl https://yourdomain.zendesk.com/api/v2/macros.json \
  -H "Authorization: Bearer YOUR_API_TOKEN"

Paso 3: Convertir JSON a CSV

La API devuelve JSON, que deberá convertir para el análisis de la hoja de cálculo. Aquí hay un script simple de Python:

import json, csv

with open('macros.json') as f:
    data = json.load(f)

with open('macros.csv', 'w', newline='') as f:
    writer = csv.DictWriter(f, fieldnames=['id', 'title', 'description', 'active'])
    writer.writeheader()
    for macro in data['macros']:
        writer.writerow(macro)

Límites de Tasa a Conocer

Su plan determina los límites de uso de la API:

Fuente: Documentación de Límites de Tasa de Zendesk

Limitaciones de Importación

Si bien la API admite la creación y actualización de macros individuales a través de solicitudes POST y PUT, no existe un verdadero punto final de "importación masiva". Cada macro debe procesarse por separado, lo que hace que las importaciones a gran escala sean más lentas que el uso de una aplicación dedicada como LEAFWORKS Macro Manager.

Ideal para: Equipos de desarrollo que crean integraciones personalizadas o automatizan exportaciones programadas.

Método 4: Usando Salto CLI (Herramienta para Desarrolladores)

Salto ofrece un enfoque único: configuración como código para Zendesk. Su herramienta CLI gratuita trata su configuración de Zendesk (incluidas las macros) como código con control de versiones.

Cómo Funciona

Salto utiliza un lenguaje declarativo llamado NaCl (Not Another Configuration Language) para representar las configuraciones de Zendesk. Obtiene su instancia completa, modifica los archivos en su IDE y luego implementa los cambios de nuevo.

Capacidades Clave

• Copias de seguridad completas Exporte toda su configuración de Zendesk, no solo las macros
• Control de versiones Realice un seguimiento de los cambios en las macros usando Git
• Importación masiva Implemente las configuraciones modificadas de nuevo en Zendesk
• Administración de múltiples entornos Copie las configuraciones entre el sandbox y la producción

El Flujo de Trabajo

1. Instale Salto CLI en su máquina
2. Ejecute salto fetch para descargar su configuración de Zendesk
3. Edite los archivos de macro en su editor de código preferido
4. Ejecute salto deploy para aplicar los cambios

Limitaciones

Salto tiene una curva de aprendizaje. Es solo de línea de comandos, requiere la comprensión de los conceptos de configuración como código y es exagerado para exportaciones simples de una sola vez. Pero para los equipos que ya practican flujos de trabajo de DevOps, encaja naturalmente en los procesos existentes.

Ideal para: Equipos de desarrollo que administran configuraciones complejas de Zendesk que desean control de versiones e implementaciones automatizadas.

Comparación de los Métodos de Exportación e Importación de Macros de Zendesk

Aquí hay una comparación lado a lado para ayudarlo a elegir:

*Acceso a la API incluido con su plan de Zendesk

Cómo Elegir

Elija Swifteq si: Necesita una exportación rápida y gratuita para fines de auditoría o copia de seguridad y no necesita importar datos de nuevo.

Elija LEAFWORKS si: Actualiza macros regularmente de forma masiva, administra contenido dinámico en varios idiomas o necesita migrar entre instancias de Zendesk.

Elija la API si: Tiene desarrolladores que pueden crear integraciones personalizadas o necesita automatizar las exportaciones según un horario.

Elija Salto si: Su equipo ya utiliza prácticas de configuración como código y desea control de versiones para toda su configuración de Zendesk.

Llevando Su Flujo de Trabajo de Zendesk Más Allá

La administración de macros es solo una parte de la optimización de su operación de soporte. Si bien las macros manejan respuestas repetitivas a través de atajos estáticos, las herramientas modernas de IA pueden llevar la automatización mucho más allá.

En eesel AI, abordamos la automatización del soporte de manera diferente. En lugar de macros estáticas que requieren actualizaciones manuales, nuestro Agente de IA aprende de sus tickets anteriores y del centro de ayuda para resolver las conversaciones de forma autónoma. No solo inserta respuestas preescritas. Comprende el contexto, hace preguntas aclaratorias y realiza acciones como buscar pedidos o procesar reembolsos.

Para los equipos que no están listos para la automatización completa, nuestro Copiloto de IA redacta respuestas que los agentes revisan antes de enviarlas. Cada edición le enseña al sistema su voz y preferencias, por lo que los borradores mejoran con el tiempo sin configuración manual.

¿La diferencia clave? Las macros son estáticas. Hacen exactamente lo que usted programó que hicieran, nada más. Los compañeros de equipo de IA aprenden y se adaptan. Manejan casos extremos que no anticipó y mejoran continuamente a partir de la retroalimentación.

Si ya está invirtiendo tiempo en optimizar su biblioteca de macros, podría valer la pena explorar cómo se ve el siguiente nivel de automatización. Puede invitar a eesel AI a su equipo de Zendesk y ver cómo funciona junto con sus macros existentes.