Cómo usar la IA para buscar en Confluence o Notion: Una guía completa

Seamos sinceros: encontrar información de la empresa a menudo parece una misión imposible. El cerebro colectivo de tu equipo está disperso por todas partes: una especificación de producto está en Confluence, una decisión clave está enterrada en un hilo de Slack, el plan de marketing vive en Google Docs y los comentarios de los clientes se acumulan en Zendesk. Es un caos, y el tiempo que todos pierden solo tratando de encontrar respuestas es una sangría silenciosa para la productividad.

Confluence y Notion, dos gigantes en el espacio de la gestión del conocimiento, han lanzado sus propias funciones de búsqueda con IA para abordar este problema. La promesa es simple: haz una pregunta en lenguaje natural y obtén la respuesta que necesitas. Pero, ¿qué tan bien cumplen realmente su promesa y cuál de ellos, si es que alguno, es el adecuado para tu equipo?

Esta guía desglosa exactamente cómo usar la IA para buscar tanto en Confluence como en Notion. Analizaremos lo que pueden hacer, dónde pueden buscar información, cuánto cuestan y dónde se quedan cortos. Al final, tendrás una idea mucho más clara de qué herramienta tiene sentido para ti, o si necesitas una solución completamente diferente.

¿Qué es la búsqueda con IA en Confluence y Notion?

Ambas plataformas han ido más allá de las simples búsquedas por palabras clave. En lugar de solo encontrar documentos que contienen las palabras exactas que escribiste, su IA intenta comprender el significado detrás de tu pregunta. Esto a menudo se llama búsqueda semántica, y el objetivo es darte una respuesta directa, no solo una lista de enlaces para revisar.

¿Qué es la búsqueda con IA de Confluence (Rovo AI)?

La búsqueda con IA de Confluence es manejada por una herramienta llamada Rovo, que forma parte de la suite más grande de Atlassian Intelligence. Su trabajo principal es entender lo que estás preguntando y extraer respuestas directamente de los espacios de Confluence de tu empresa. Como está hecha por Atlassian, juega con ventaja en casa: también puede buscar en otros productos de Atlassian como Jira. Está diseñada para operar dentro del mundo de Atlassian y respeta todos los permisos de usuario que ya tienes configurados. Para los equipos que hacen prácticamente todo en las herramientas de Atlassian, es una adición bastante fluida.

Una captura de pantalla del Copilot de Confluence Rovo Intelligence, que muestra cómo usar la IA para buscar en Confluence.

¿Qué es la búsqueda con IA de Notion?

La IA de Notion utiliza una función de preguntas y respuestas que se siente más como una conversación. Puedes hacerle preguntas y escaneará todo tu espacio de trabajo de Notion para encontrar las respuestas. La principal ventaja de Notion es su capacidad para conectarse con un puñado de aplicaciones externas populares, como Google Drive y Slack. Esto permite que su IA busque información fuera de Notion. Funciona como un chatbot, lo que significa que puedes hacer preguntas de seguimiento y profundizar para encontrar exactamente lo que estás buscando.

Una captura de pantalla de la función de preguntas y respuestas de Notion, que ilustra cómo usar la IA para buscar en Notion.

Alcance de búsqueda e integraciones

Una herramienta de búsqueda con IA es tan buena como la información que puede ver. Si el conocimiento más importante de tu equipo está en una aplicación a la que la IA no puede acceder, solo obtendrás respuestas a medias. Aquí es donde Confluence y Notion toman caminos muy diferentes, y honestamente, donde ambos pueden ser un poco decepcionantes para los equipos modernos.

El enfoque de Confluence centrado en su ecosistema

Rovo AI está diseñado para empresas que están totalmente comprometidas con la suite de Atlassian. No tiene problemas para extraer información de tus páginas de Confluence y tickets de Jira, lo cual es fantástico si es ahí donde viven tus equipos de producto e ingeniería.

Pero esa es también su mayor debilidad. Crea un enorme punto ciego. ¿Qué pasa con las presentaciones de ventas en Google Drive? ¿Las guías de soporte al cliente en Zendesk? ¿O las conversaciones sobre proyectos que ocurren en Microsoft Teams? Rovo AI no puede ver nada de eso. Si tu empresa utiliza herramientas fuera del ecosistema de Atlassian (y seamos realistas, casi todo el mundo lo hace), solo obtendrás una parte de la historia.

El espacio de trabajo conectado, pero limitado, de Notion

La IA de Notion hace un trabajo ligeramente mejor al mirar fuera de sus propias paredes al integrarse con algunas herramientas clave como Slack y Google Drive. Este es un gran primer paso, reconociendo que las cosas importantes suceden fuera de la base de conocimientos principal. Para los equipos que dependen en gran medida de estas aplicaciones específicas, la IA de Notion puede ofrecer una imagen más completa que Confluence.

El problema es que la lista de integraciones sigue siendo muy corta. No se conecta a otros sistemas empresariales esenciales como los servicios de asistencia (Zendesk, Intercom), la suite completa de Microsoft 365 u otras herramientas de gestión de proyectos. Así que, aunque es una mejora, todavía deja grandes lagunas, obligando a tu equipo a adivinar qué aplicación tiene la información que realmente necesita.

La defensa de una fuente de conocimiento verdaderamente unificada

Para la mayoría de las empresas, el conocimiento no está solo en dos o tres aplicaciones; está en todas partes. Es por eso que las herramientas de búsqueda integradas que viven dentro de una plataforma siempre tendrán dificultades. Están tratando de resolver un problema de toda la empresa con una herramienta que solo tiene una visión parcial.

Aquí es donde una herramienta que no está atada a ninguna plataforma, como eesel AI, puede marcar una verdadera diferencia. A diferencia de la IA nativa en Confluence o Notion, eesel está diseñada específicamente para conectarse a todas tus diferentes herramientas. Con más de 100 integraciones, puede extraer conocimiento de Confluence, Notion, Slack, Microsoft Teams, Zendesk, Google Drive y todos los demás lugares donde tu equipo trabaja.

Una captura de pantalla que muestra la variedad de aplicaciones con las que eesel AI puede integrarse, proporcionando una fuente de conocimiento unificada.

Con un producto como eesel AI Internal Chat, un empleado puede hacer una pregunta en Slack y obtener una respuesta clara compilada de todo el conocimiento de la empresa. Elimina las barreras entre aplicaciones que las herramientas nativas simplemente no pueden superar, dándote una genuina única fuente de verdad.

Comparación práctica de características y experiencia de usuario

Más allá de dónde puede buscar la IA, la experiencia diaria de usar estas herramientas realmente importa. Cómo haces las preguntas, cómo se ven las respuestas y qué puedes ajustar, todo afecta qué tan útiles son a largo plazo.

Comparación de plataformas

Usar Rovo AI en Confluence se siente como una versión más inteligente de la barra de búsqueda habitual. Escribes una pregunta y, en lugar de solo una lista de páginas, obtienes una respuesta directa resumida en la parte superior, junto con enlaces a los documentos de origen. Está integrado directamente en la interfaz que ya conoces, por lo que no hay una gran curva de aprendizaje.

Notion, por otro lado, convierte su búsqueda con IA en una experiencia de chatbot distintiva. Abres la sección de preguntas y respuestas de Notion AI para iniciar un chat. Este formato es ideal para preguntas más complejas, como pedirle que resuma un PDF que acabas de subir o refinar tu búsqueda con consultas de seguimiento. Se siente menos como un motor de búsqueda y más como si estuvieras trabajando con un asistente.

Tabla comparativa de características

Aquí tienes un vistazo rápido y comparativo de cómo Confluence AI, Notion AI y una plataforma dedicada como eesel AI se comparan en las características más importantes.

Característica	Confluence (Rovo AI)	Notion AI	eesel AI
Consulta en lenguaje natural	Sí	Sí	Sí
Búsqueda multiplataforma	Limitada a la suite de Atlassian	Limitada (Google Drive, Slack)	Amplia (más de 100 integraciones)
Búsqueda desde herramientas de chat	No	Sí (solo Slack)	Sí (Slack y Microsoft Teams)
Implementación	Integrada (planes Premium y superiores)	Complemento	Configuración propia en minutos
Personalización	Mínima	Mínima	Control total sobre la personalidad y acciones de la IA
Prueba antes del lanzamiento	No	No	Sí, con un potente modo de simulación

Costo, limitaciones y escalabilidad

Una herramienta de IA puede parecer genial en el papel, pero si es demasiado cara o no puede crecer con tu empresa, no es una opción práctica. Profundicemos en los costos reales y el potencial a largo plazo de cada opción.

Precios y limitaciones de la IA de Confluence

Confluence tiene varios puntos de precio diferentes, pero aquí está el truco: Rovo AI solo está incluido en sus planes Premium y Enterprise.

• Standard: 6,05 $ por usuario/mes

• Premium: 11,55 $ por usuario/mes (IA incluida)

Si tu equipo está en el plan Standard, no puedes acceder a las funciones de IA. Esto hace que el precio de entrada sea bastante elevado. Aparte del costo, el mayor problema sigue siendo el enfoque de ecosistema cerrado para la búsqueda. Para cualquier empresa que no esté 100 % comprometida con el ecosistema de Atlassian, se sentirá incompleto. Tampoco hay forma de probarlo antes de lanzarlo para todo tu equipo, así que simplemente tienes que activarlo y esperar lo mejor.

Precios y limitaciones de la IA de Notion

La IA de Notion no forma parte de sus planes estándar; tienes que comprarla como un complemento de pago.

• Plan Plus: 8 $ por usuario/mes (facturado anualmente)

• Plan Business: 15 $ por usuario/mes (facturado anualmente)

• Complemento de IA de Notion: 8 $ adicionales por usuario/mes (facturado anualmente)

Esto significa que un equipo en el plan Plus terminaría pagando 16 $ por usuario al mes por Notion con IA. Para equipos más grandes, ese costo se acumula rápidamente. Y aunque se conecta a más aplicaciones que Confluence, todavía omite muchos sistemas importantes. Además, el estilo de "lienzo en blanco" de Notion puede ser tanto una bendición como una maldición. A medida que una empresa crece y más personas contribuyen, puede convertirse en un desorden un tanto desorganizado, lo que dificulta que la IA encuentre una única fuente de verdad confiable.

Cuándo una plataforma de conocimiento dedicada es la mejor opción

La búsqueda con IA integrada es una buena idea, pero los equipos con conocimiento disperso en un conjunto de herramientas moderno y variado alcanzarán sus límites rápidamente.

Una herramienta dedicada y agnóstica de plataforma como eesel AI está diseñada para resolver este problema exacto sin hacerte cambiar de plataforma. Conecta todo tu conocimiento, sin importar dónde se encuentre. La configuración es autoservicio y toma solo unos minutos, no semanas o meses. Además, con funciones útiles como la capacidad de simular cómo la IA responderá a las preguntas basándose en tus datos pasados antes de que siquiera lo lances, puedes implementarlo con confianza. El precio de eesel AI también es sencillo, por lo que es una solución mucho más escalable a medida que tu empresa crece.

Una captura de pantalla de la función de prueba y simulación de eesel AI, que permite a los usuarios ver cómo se desempeñará la IA antes del lanzamiento.

¿Qué herramienta es la adecuada para tu equipo?

Entonces, ¿cómo decides? Realmente se reduce a dónde se almacena el conocimiento de tu equipo y cuánto estás dispuesto a comprometer.

• La IA de Confluence es una elección lógica para equipos que están totalmente inmersos en el ecosistema de Atlassian y no dependen mucho de herramientas externas.

• La IA de Notion es una buena opción para equipos pequeños y medianos cuyos principales centros de trabajo son Notion, Slack y Google Drive, y que no tienen problemas con el costo del complemento.

Pero para la mayoría de las empresas, el verdadero problema es que ninguna de las dos herramientas puede ofrecer la experiencia de búsqueda única y unificada que necesitas cuando tu trabajo está repartido en tantas aplicaciones diferentes. En lugar de intentar forzar una herramienta a hacer algo para lo que no fue diseñada, podría valer la pena considerar una que fue diseñada desde el principio para conectarlo todo.

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